Vom ersten Telefongespräch bis zum letzten persönlichen Vorstellungsgespräch – Personalvermittler*innen wissen, was Sie erwarten müssen, wenn sie es mit hochqualifizierten Talenten zu tun haben (und natürlich kennen sie auch das Wann, Warum und Wie). Angesichts dieses vertrauten Fundaments geht es nur noch um die Optimierung.

Da sich die Welt der Arbeit heute aber in einem umfassenden Wandel befindet, entwickeln sich auch die Erwartungen, wann, wo und wie Personalvermittler*innen mit Bewerber*innen Kontakt herstellen und halten, in einem rasanten Tempo weiter. Ganz auf Remote-Basis durchgeführte Vorstellungsgespräche und verteilte Einstellungspraktiken sind jetzt die neue Normalität, und daran wird sich in absehbarer Zeit vermutlich auch nichts ändern.

Vielleicht sind Sie ja versucht, auf Vertrautes zurückzugreifen und dieses direkt auf eine virtuelle Umgebung anzuwenden. Vielleicht glauben Sie beispielsweise, Meetings oder Vorstellungsgespräche einfach durch Videokonferenzen ersetzen zu können. In der Theorie mag das ja funktionieren, aber in der Praxis haben viele Personalvermittler*innen mit diesem 1:1-Szenario ganz spezifische Probleme. Dieses Medium ist viel nuancenreicher als Situationen, in denen sich die Beteiligten im selben Zimmer befinden.

Aber keine Bange! Greenhouse hilft Ihnen gerne weiter. Wir arbeiten mit Hunderten von Unternehmen, die ihren Prozess schon lange vor 2020 ganz auf Remote-Vorstellungsgespräche umgestellt haben – Unternehmen wie InVision, Webflow, Mozilla, Elastic und GitLab. Mithilfe von Greenhouse können Teams jeder Größe großartige Talente einstellen, ganz egal, wo Sie und Ihre Bewerber*innen sich physisch aufhalten.

Im Folgenden beschreiben wir drei Herausforderungen im Zusammenhang mit Remote-Vorstellungsgesprächen und nennen Lösungen, die Ihnen beim Umgang mit diesem Prozess helfen sollen.

1. „Ich habe bei meinen Vorstellungsgesprächen immer wieder technische Schwierigkeiten (und meine Bewerber*innen auch)“

Wenn Vorstellungsgespräche ganz auf Remote-Basis stattfinden, muss ein reibungsloser Prozess sichergestellt werden, und zwar sowohl bei Ihnen als auch aufseiten der Bewerber*innen. Technische Probleme lassen sich am besten vermeiden, wenn man sorgfältiger plant als bei persönlichen Vorstellungsgesprächen.

Bevor Sie Ihre erste Kalendereinladung versenden, beschließen Sie, ob das Vorstellungsgespräch per Viceoschaltung oder am Telefon stattfinden soll. Auch wenn das vielleicht nicht auf den ersten Blick einleuchtet, muss nicht jedes Vorstellungsgespräch in Form eines Video-Chats stattfinden. Indem Sie sich selbst und Ihrem*r Bewerber*in gestatten, sich in verschiedenen Medien miteinander in Verbindung zu setzen, können Sie Ihr Verständnis dafür diversifizieren, wie er*sie für die ihm*ihr angedachte Stelle passt.

Wenn Sie sich für ein Videointerview entscheiden, werden Sie dann die Möglichkeiten des Screen-Sharings nutzen oder dem*der Bewerber*in im Vorfeld etwas zur vorbereitenden Lektüre schicken? Stellen Sie im Voraus sicher, dass Sie alle Ihre Materialien griffbereit haben, um nicht in letzter Minute krampfhaft danach suchen zu müssen. Wenn Sie sich besser vorbereitet fühlen und das nötige Selbstbewusstsein mitbringen, wird die von Ihnen ausgehende Energie wahrscheinlich auch Ihrem Gesprächspartner die Nervosität nehmen.

Des Weiteren empfiehlt es sich, Ihre Bewerber*innen darauf vorzubereiten, was sie erwartet. Lassen Sie sie wissen, mit welchen Arten von Tools und auf welchen Plattformen Sie arbeiten werden, damit sie vor dem Gespräch mit Ihnen alles Nötige herunterladen können. Wenn Sie ein Videointerview durchführen, fragen Sie den*die Bewerber*in, ob er*sie irgendwelche Materialien hat, die er*sie präsentieren oder live freigeben möchte. Wir haben diese praktische Liste für Bewerber*innen zusammengestellt, die Sie diesen zusenden können, bevor sie ein Videointerview angehen. Dieser Artikel beschreibt andere technische Aspekte wie Audio, WLAN und mehr.

Indem Sie sich im Vorfeld per E-Mail kurz miteinander in Verbindung setzen, gewährleisten Sie, dass Sie und Ihr*e Bewerber*in viel entspannter in das Vorstellungsgespräch hineingehen. Damit schaffen Sie die Voraussetzungen für ein produktives und interessantes Gespräch, und das Risiko technischer Probleme wird reduziert.

2. „Ich habe Schwierigkeiten, Remote-Bewerber*innen unsere Unternehmenskultur zu erklären.“

Es ist richtig, dass ein ganz auf Remote-Basis abgewickelter Interviewprozess nicht dieselbe Leichtigkeit ermöglicht, wenn Sie einem*einer interessierten Bewerber*in die Kultur in Ihrem Unternehmen beschreiben möchten. Es spricht viel für die Vorteile, die mit dem physischen Besuch eines Büros verbunden sind: Die Lage des Gebäudes, die Konfiguration der vorhandenen Räumlichkeiten, das Verpflegungsangebot im Pausenzimmer und die Anordnung der Konferenzzimmer und Schreibtische sagen viel über Ihre Unternehmenskultur aus.

Wenn dieses persönliche Element fehlt, ist es besonders wichtig, unkonventionell zu denken. Wie kann man die Kultur eines Unternehmens außerhalb seiner rein physischen Räumlichkeiten zum Ausdruck bringen? Alles – von den von Ihnen verwendeten Kommunikationstools (Slack oder E-Mail? Zoom oder Google Hangouts?) bis zu der Art und Weise, wie Sie ein inklusives Umfeld für Remote-Mitarbeiter*innen schaffen (Möglichkeiten für Mitarbeiter*innen, außerhalb der Arbeitszeit oder während der Mittagspause Beziehungen zueinander aufzubauen) – spricht Bände für alle, die einen Wechsel zu Ihrem Unternehmen in Erwägung ziehen. In diesem Sinne kann die Unternehmenskultur als die Fähigkeit Ihres Unternehmens verstanden werden, sich Veränderungen anzupassen und diese zu begrüßen; gleichzeitig beinhaltet sie die Suche nach kreativen Möglichkeiten, für menschliche Verbundenheit und Inklusion Sorge zu tragen.

Bei Greenhouse haben wir es beispielsweise zur Priorität gemacht, für alle Besprechungen eine Videokonferenz-Option anzubieten, um sicherzustellen, dass Remote-Mitarbeiter*innen, die zur Teilnahme eingeladen werden, schnell und einfach mitmachen können. Außerdem verfügen wir über die notwendige Technik, um die Inklusion von Remote-Mitarbeiter*innen über Video-Chats in allen unseren Konferenzräumen zu unterstützen. Angesichts der Tatsache, dass eine Gruppe unserer eigenen Greenhouse-Mitarbeiter*innen auf verteilter Basis tätig ist, ist es uns wichtig, dass wir ihnen zeigen, dass sie ebenso ein Teil unserer Arbeitsgemeinschaft sind wie all jene, die jeden Tag persönlich ins Büro kommen. Darüber hinaus planen wir für alle unsere Mitarbeiter*innen, die unsere Räumlichkeiten nicht mit uns teilen können, virtuelle Happy Hours, Coffee-Chats und mehr.

Um sicherzustellen, dass sich Remote-Bewerber*innen in Ihrem Unternehmen wohl fühlen, sollten Sie es sich überlegen, Ihre*n Gesprächspartner*in während des Interviewprozesses über jedes Stadium des Mitarbeiter-Lebenszyklus zu informieren: was passiert, bevor er*sie die Arbeit für Sie aufnimmt, was während seines*ihres Onboardings als neue*r Mitarbeiter*in geschieht, und was zu erwarten ist, wenn er*sie ein regelmäßiges Mitglied Ihres Teams ist. Werfen Sie einen Blick auf den Blog-Beitrag zu einer Remote-Arbeitskultur für vorhandene Mitarbeiter*innen, wenn Sie sich näher mit diesem Thema beschäftigen möchten. Dort finden Sie Anregungen dafür, was Sie Bewerber*innen mitteilen sollten.

3. „Es kommt immer wieder zu Terminkonflikten zwischen mir und meinen Bewerber*innen“

Es gibt keinen Zweifel: Die Welt der Arbeit ist im Fluss, und das gilt auch für die Terminplanung aller Menschen. Auch wenn wir anfangs vielleicht der Meinung waren, weniger Pendeln bedeute mehr Freizeit, wissen viele von uns inzwischen, dass es genau anders herum ist.

Wenn Ihre Terminkonflikte auf einen plötzlichen Anstieg der Zahl der Stellenbewerber*innen zurückzuführen sind, konzentrieren Sie sich darauf, Ihre Bewerber-Pipeline zuerst richtig zu organisieren und nach den gewünschten Prioritäten zu ordnen. Verzichten Sie auf das Versenden einzelner E-Mails, wenn Sie diese stattdessen bündeln und im Batch verschicken können; nutzen Sie Datenberichte, um festzustellen, ob Sie Bewerber*innen anziehen, die sich für die zu besetzenden Stellen eignen.

Überlegen Sie sich als Nächstes, ob Sie Videointerviews in Person durchführen, die Sie auch asynchron gestalten könnten (d. h. der*die Bewerberin zeichnet sein*ihr Vorstellungsgespräch auf der Basis einer Reihe vorausgewählter Fragen auf und schickt sein*ihr Video dann zu einem späteren Zeitpunkt an den*die Prüferin zurück). Mit dieser Veränderung können Sie Ihren eigenen Terminplan wie auch den Ihrer Bewerber*innen entflechten, von denen nicht wenige mit Sicherheit für die zusätzliche Vorbereitungszeit dankbar sein werden.

Und noch ein letzter Rat: Zeigen Sie Verständnis und Mitgefühl, wenn Sie den Interviewprozess aus der Ferne angehen. Viele Menschen passen sich an und nehmen Veränderungen an ihrer normalen Termingestaltung vor – ob wegen der Kinder zu Hause oder wegen gesundheitlicher Probleme. Es ist wichtig, flexibler zu sein und Terminprobleme dann zu lösen, wenn sie auftreten (soweit das angemessen ist). Auf der Basis dieser gesteigerten Flexibilität werden Personalvermittler*innen, Hiring Manager und Bewerber*innen gleichermaßen mit diesen Änderungen an ihrer üblichen Routine besser zurechtkommen.

Ein ganz auf Remote-Basis ablaufender Interviewprozess kann sich als eine Wachstumschance erweisen

Anstatt einen vorhandenen Prozess einfach nur so zu ergänzen, dass er sich für eine virtuelle Umgebung eignet, sollten Personalvermittler*innen dies als eine Gelegenheit verstehen, ihre traditionellen Prozesse abzuwandeln und etwas völlig Neues zu schaffen.

„Personalvermittler*innen und Bewerber*innen verbringen heute mehr Zeit mit Remote-Vorstellungsgesprächen, weshalb es wichtig ist, diese Interaktionen auf eine strukturierte und doch menschliche Weise anzugehen“, so Jacqui Maguire, Director of Talent Acquisition bei Greenhouse. „Egal ob der Prozess aus der Ferne oder persönlich abgewickelt wird – jeder Berührungspunkt kann die Chance bieten, die Kultur Ihres Unternehmens zu fördern und mehr über den*die Bewerber*in zu erfahren.“

Heute ist es wichtiger denn je, sich anzupassen, mit schwierigen Situationen mitzuwachsen und neue Möglichkeiten finden, alte Systeme anzupacken und alte Erwartungen zu erfüllen. Gemeinsam können wir neue Möglichkeiten sowohl für unsere Teams als auch für unsere Bewerber*innen schaffen.

In unserem neuesten E-Book finden Sie weitere hilfreiche Tipps zum Remote-Arbeiten und zu verteilten Einstellungspraktiken.