Abstimmungsprobleme am Arbeitsplatz sind unvermeidlich. Das gilt insbesondere für die Beziehungen zwischen dem*der Personalvermittler*in und dem Hiring Manager. Um diese Probleme abzustellen, haben Greenhouse und Glassdoor gemeinsam und unter strategischen Aspekten hilfreiche Tipps entwickelt, wie sich Personalvermittler*innen und Hiring Managers zusammenschließen und ein gemeinsames Ziel erreichen können: die besten Talente einzustellen, die es auf dem Markt gibt.

Das klingt recht einfach, nicht wahr? Wenn Sie einfach nur mit Ihrem Hiring Manager sprechen, ist das schon in Ordnung.

Wie aber jede*r Personalvermittler*in weiß, ist es unglaublich kompliziert, eine*n wirklich überzeugende*n Bewerber*in zu finden. Ganz egal, um welche Stelle es sich handelt, und ungeachtet des fluktuierenden Marktes oder der Jahreszeit setzt ein erfolgreicher Abschluss des Einstellungsprozesses eine Menge Arbeit und den Einsatz zahlreicher Ressourcen voraus. Wenn Sie Ihrer Gleichung dann noch einen anderen wichtigen Stakeholder hinzufügen, suchen Sie im Prinzip nach einem rosa Eichhörnchen oder einem anderen Fabelwesen – mit anderen Worten, nach einem*r Bewerber*in, den*die es einfach nicht gibt.

Worin liegt also die Lösung und wie können Sie diese Hürden überwinden? Die drei folgenden Schritte werden Ihnen und Ihrem Hiring Manager dabei helfen, auf dieselbe Wellenlänge zu kommen:Die drei folgenden Schritte werden Ihnen und Ihrem Hiring Manager dabei helfen, auf dieselbe Wellenlänge zu kommen:

1. Schritt: Rollendefinition

Hier bei Greenhouse sehen wir die Personalbeschaffung als eine strategische Partnerschaft. Personalvermittler*innen haben ein Gespür für den Talentmarkt. Sie sprechen direkt mit den Bewerber*innen und können zu jedem beliebigen Zeitpunkt Einblicke in den Personalbeschaffungsprozess bieten.

Der Hiring Manager dagegen kennt die einer jeden Neueinstellung zugrunde liegenden geschäftlichen Anforderungen und weiß, welche konkreten Ziele der*die neue Mitarbeiter*in in seinen*ihren ersten 30, 60 oder 90 Tagen erreichen muss. Letztendlich liegt die Entscheidung darüber, welche*r Bewerber*in ein Angebot erhält, beim Hiring Manager.

Die Klärung, wofür jede Funktion zuständig ist, ermöglicht von Anfang an die Festlegung der Verantwortlichkeiten und die weitere Abstimmung. Es ist wichtig, dass beide Parteien verstehen, dass Sie effektiv zusammenarbeiten und die mit jeder Rolle verbundenen Vorteile voll ausschöpfen müssen, um das gewünschte Endresultat zu erhalten – ein*e in jeder Hinsicht überzeugende*n neue*n Mitarbeiter*in.

2. Schritt: Problemdefinition

Wenn ein*e Personalvermittler*in behauptet, er*sie arbeite nicht gerne mit einem bestimmten Hiring Manager zusammen, ist das meist eine recht unspezifische Aussage. Was genau missfällt ihm*ihr?

Stellen Sie sicher, dass Sie in dem Fall, dass sich derartige Stress- oder Frustgefühle einstellen, eine Ursache ausmachen. Es geht nie nur um eine Person, sondern um eine bestimmte Situation. Um in diesen Situationen eine Lösung zu finden, müssen Sie das eigentliche Problem herausfinden, z. B.: Ist Ihr Hiring Manager schwer erreichbar? Ist er*sie der Meinung, für das Vorstellungsgespräch sei einzig und allein der*die Personalvermittler*in zuständig? Oder stellt er*sie Ihnen nach dem Vorstellungsgespräch mit dem*der Bewerber*in kein hilfreiches Feedback zur Verfügung?

Alle diese Probleme können zum Aufbau von Hürden führen, die die Suche nach den besten Talenten und deren Einstellung erschweren. Und das will schließlich niemand. Ihr Ziel sollte also darin bestehen, weiter ins Detail zu gehen und das eigentliche Kernproblem zu ermitteln, damit Sie dieses, wie im folgenden dritten Schritt beschrieben, angehen können.

3. Schritt: Lösungssuche

Stellen Sie in erster Linie sicher, dass Sie keine offensichtlichen Probleme von der Hand weisen. Verfallen Sie nicht auf den Gedanken „So schlimm ist es auch wieder nicht – damit komme ich schon zurecht.“ Auch wenn das vielleicht die einfachste Lösung zu sein scheint, hat es in Wahrheit doch mehr Arbeit zur Folge! Wenn Sie das Problem links liegen lassen, ignorieren Sie auch Ihre eigentliche Aufgabe: Es gelingt Ihnen nicht, den*die beste*n Bewerber*in zu finden und zu behalten, weil es Ihnen vielleicht am Feedback Ihres Hiring Managers mangelt.

Probleme können häufig nur in Angriff genommen werden, wenn ein Gespräch auf die Tagesordnung gesetzt wird. Wenn Sie ein solches Gespräch anberaumen, vergewissern Sie sich, dass Sie einige relevante Daten zur Hand haben. Wenn Ihr Hiring Manager beispielsweise wegen seines großen Arbeitspensums Vorstellungsgespräche absagt und sich dann beklagt, dass nicht genügend Bewerber*innen den Prozess überstehen, können Sie darüber sprechen, wie viele Bewerber*innen Sie herbeigeschafft und überprüft haben, und dass die Neuansetzung der Vorstellungsgespräche den ganzen Personalbeschaffungsprozess zum Erliegen gebracht hat.

In anderen Situationen, etwa wenn Sie Stellen im technischen Bereich besetzten möchten, empfiehlt es sich, im Hintergrund an einem dieser Stand-up-Meetings des technischen Personals teilzunehmen, um sich mit den sprachlichen Gepflogenheiten und der Kultur des Teams vertraut zu machen. Beim Vorstellungsgespräch können Sie dann darauf zu sprechen kommen. Die Teilnahme an derartigen Besprechungen ist auch eine hervorragende Möglichkeit für Sie, auf sich aufmerksam zu machen und sich Gehör zu verschaffen. Sie bietet Ihnen eine Bühne, auf der Sie klarstellen können, wie wichtig Empfehlungen sind oder wie es um die Pipeline für neu einzustellende Mitarbeiter*innen für dieses Team bestellt ist.

Und wenn Ihr Hiring Manager einfach nur generell schwer zu erreichen ist, machen Sie den zusätzlichen Schritt, die betreffende Person früh am Morgen aufzusuchen. Kreuzen Sie mit Kaffee und Bienenstich in ihrem Büro auf und fragen Sie sie, ob sie nicht vielleicht 10 oder 15 Minuten Zeit habe, um sich mit Ihnen abzustimmen und ein paar dringende Aktionspunkte abzuarbeiten.

Wenn all das nichts nützt und Sie immer noch den Eindruck haben, dass die Kluft zwischen Ihnen und Ihrem Hiring Manager einfach zu groß ist, machen Sie einen Termin mit Ihrem*Ihrer Direktor*in aus und bitten Sie ihn*sie, sich separat mit dem Hiring Manager in Verbindung zu setzen.

Die Sicherstellung der nötigen Abstimmung zwischen dem*der Personalvermittler*in und dem Hiring Manager ist ein laufender Prozess. Wenn Sie aber von Vornherein ein festes Fundament errichten, können Sie beide als eine geschlossene Einheit zusammenarbeiten – und genau das ist auch nötig. Letztendlich läuft alles auf das von Ihnen beiden angestrebte Ziel hinaus: eine*n in jeder Hinsicht überzeugende*n Mitarbeiter*in einzustellen.