Großvolumige Personalbeschaffung ist ein schwieriges Unterfangen! Als Personalvermittler*in müssen Sie schnell handeln, denn gute Talente bleiben nicht lange auf dem Markt. Die Realität sieht oft folgendermaßen aus: Ihr einstellendes Team brauchte gestern neue Mitarbeiter. Sie müssen eine einschüchternd große Anzahl von Vorstellungsgesprächen führen, um alle erforderlichen Einstellungen vornehmen zu können. Und als ob das nicht schon genug wäre, wenn Sie lernen, wie man in einem unbekannten Markt/Standort rekrutiert, kommt noch eine weitere Ebene der Komplexität hinzu!

Genau an diesem Punkt fand ich mich Anfang 2019 wieder, als Greenhouse mit der Personalbeschaffung von Kundenservice-Mitarbeiter*innen für unser neues Büro in Denver begann. Ich stand vor der Aufgabe, innerhalb kürzester Zeit sechs Spezialisten einzustellen, und obwohl ich mit der Aufgabe vertraut war, war dies das erste Mal, dass ich – und Greenhouse als Ganzes – mich auf den Talentmarkt in Denver wagte.

Um diesen Personalbedarf erfolgreich zu decken, mussten wir anders vorgehen und kreativ werden. Hier sind einige Taktiken, mit denen ich das Ziel erreicht habe.

1. Bitte das Team um Hilfe!
   
   Eine der ersten Maßnahmen, die ich ergriff, als ich begann, diese große Personalbeschaffungsaufgabe anzugehen, war, herauszufinden, wie viele Telefonscreenings ich führen musste, um unsere Einstellungsziele zu erreichen. Dank der Berichte, die wir in Greenhouse erstellen können, konnte ich historische Daten aus unseren früheren Suchen nach Kundenservice-Mitarbeiter*innen verwenden und vorhersagen, wie viele Telefoninterviews ich in der ersten Phase des Interviewprozesses durchführen musste, um diese Einstellungen vorzunehmen. Am Ende waren es über 200 Telefonscreenings. Das war natürlich zu viel für mich, um es in der mir zur Verfügung stehenden Zeit zu bewältigen, und außerdem musste ich noch für mehrere andere Aufgaben Personal beschaffen. Ich hätte über 6 Wochen gebraucht, um diese Werte allein zu erreichen! Also wandte ich mich an das einstellende Team und bat um Hilfe. Gemeinsam erarbeiteten wir einen Plan, um Mitglieder*innen unseres Support-Teams in die Durchführung von Erstscreenings einzubinden (mit einer Schulung für Vorstellungsgespräche), und konnten so den Zeitaufwand für die Erreichung dieser Zahl um die Hälfte reduzieren. Dies verschaffte mir auch mehr Spielraum, um meine Bemühungen auf die proaktive Ansprache passiver Bewerber zu konzentrieren.
   
2. Einsatz externer Ressourcen!
   
   Die Durchführung von mehr als 200 Telefonscreenings ist an sich schon ein Kunststück. Das bedeutet auch, dass Sie genügend Bewerber*innen an der Spitze des Trichters generieren müssen, um so viele Screenings zu erstellen. Ausgehend von unserer Analyse historischer Daten bedeutete die Einstellung von sechs Personen, dass wir 900 Bewerbungen benötigten! Das war ein deutliches Zeichen, dass wir zusätzliche Hilfe brauchten, und zwar schnell. Unsere wunderbare Partnerschaft mit Planted. Planted ist eine Personalbeschaffungsplattform, die Bewerber*innen dabei hilft, an Top-Unternehmen vermittelt zu werden, die ihre Teams vergrößern wollen. In einem kurzen Telefongespräch ermittelte Planted gemeinsam mit uns das Profil unserer Zielbewerber*innen und hob die Fähigkeiten und Qualifikationen hervor, die bei unseren Bewerber*innen Must-Haves und Nice-To-Haves sind. Innerhalb weniger Tage hatten wir hochwertige Bewerber*innen in unserer Pipeline. Mein Lieblingsaspekt an dieser Partnerschaft war, dass ich Feedback zu allen Bewerber*innen geben konnte, die nicht ganz zu uns passten, und dass unser Customer Success Manager bei Planted diese Informationen nutzte, um sich besser an uns anzupassen. Und da sich Planted nahtlos in Greenhouse integriert, hat die Zusammenarbeit mit ihnen meinen normalen Arbeitsablauf nicht um zusätzliche Schritte erweitert. Durch unsere Partnerschaft waren wir in der Lage, unsere Einstellungsziele innerhalb eines Monats zu übertreffen!
   
   
3. Angepasst auf den Talentmarkt!
   
   Wenn Sie an einem neuen Standort mit der Personalbeschaffung beginnen, ist es wichtig, so viel wie möglich über den dortigen Talentmarkt zu erfahren, insbesondere darüber, wie die besten Bewerber*innen eine Stelle finden. Eine meiner wichtigsten Erkenntnisse aus dieser Suche ist, dass das, was an einem Ort funktioniert, an einem anderen möglicherweise nicht funktioniert. Nachdem wir uns bei den derzeitigen Mitarbeiter*innen des Büros in Denver erkundigt und Kontakte im Bereich der Talentakquise geknüpft hatten, stellten wir fest, dass es mehrere beliebte Jobbörsen gab, die wir nicht nutzten. Es war augenöffnend zu hören, dass Jobbörsen, die ich nicht kannte oder die für Greenhouse an anderen Standorten keine qualitativ hochwertigen Quellen waren, zu den Top-Plätzen gehörten, die Bewerber*innen in Denver bei ihrer Jobsuche nutzten. Als wir begannen, uns auf diese Jobbörsen zu konzentrieren, nutzten wir Tracking-Links, um den ROI dieser Quellen anhand der Quantität und Qualität der Bewerber*innen zu messen – ein weiterer nützlicher Greenhouse-Bericht. Insgesamt konnten wir einen deutlichen Anstieg der Bewerbungen verzeichnen, was zu qualitativ hochwertigen ersten Screenings und Einstellungen führte.

Als Personalvermittler ist die Eröffnung einer neuen Stelle für mich immer eine aufregende Zeit. Eine neue Stelle in einer Stadt auszuschreiben, in der ich zuvor noch nicht eingestellt hatte, verstärkte dieses Gefühl noch. Das bedeutete auch, dass ich die Techniken, mit denen ich am meisten vertraut war, anpassen musste, um meinen Hiring Manager*innen ein effektiver Partner zu sein. Was mir geholfen hat, unsere Einstellungsziele zu erreichen, war die Erkenntnis, dass die Personalbeschaffung eine Teamleistung ist, dass externe Ressourcen zur Verfügung stehen und dass man sich flexibel auf einen neuen Talentmarkt einstellen muss.