Es ist wichtiger denn je, Ihre Strategien zur Mitarbeiterbindung zu überdenken.

Nicht nur, dass die globale Pandemie die Fernarbeit zur Norm gemacht hat, die Teams zwangsweise trennt und dazu führt, dass sich viele Arbeitnehmer*innen isoliert und abgekoppelt fühlen, der Markt und die moderne Arbeit werden gleichzeitig immer komplexer und wettbewerbsintensiver. Die Menschen in Ihrem Unternehmen und das Ausmaß, in dem sie sich engagieren, haben Einfluss darauf, wie schnell und wie weit sich Ihr Unternehmen entwickeln wird.

Das hat sich bei Workato gezeigt, wo wir unsere weltweite Mitarbeiterzahl in nur wenigen Jahren verdreifacht haben, und das sowohl wegen unserer Mitarbeiter*innen als auch wegen unseres Produkts. Als Head of People and Culture optimieren mein Team und ich ständig Prozesse, um die Flexibilität des Unternehmens zu erhöhen, und setzen gleichzeitig Initiativen zur Verbesserung des Engagements um, von denen wir wissen, dass sie sich in Geschäftswachstum niederschlagen.

Eine verstreute Belegschaft muss nicht gleichbedeutend mit einer unengagierten Belegschaft sein. Hier finden Sie drei Möglichkeiten, wie Sie globale Teams bei der Fernarbeit einbinden können.

1. Gestalten Sie die Erfahrung bei Vorstellungsgesprächen so schmerzlos wie möglich

Wir kümmern uns um die Erfahrungen von Bewerber*innen/zukünftigen Workato-Mitarbeiter*innen von der ersten Minute an, in der sie sich bewerben – die Erfahrungen der Bewerber*innen bilden die Grundlage für das Engagement der Mitarbeiter*innen. Hiring Manager*innen, Personalverantwortliche und Technologie-Teams werden ebenfalls vom Einstellungsprozess beeinflusst.

Je verwaltungsintensiver dieser Prozess ist, desto größer ist der Spielraum für Fehler, Engpässe und Hindernisse für das Engagement der*des Bewerber*in und des einstellenden Teams. Und angesichts unseres Einstellungstempos und der Tatsache, dass wir keine Vorstellungsgespräche mehr im Büro führen, ist es umso wichtiger, die Prozesse zu straffen und die Transparenz für alle Beteiligten zu erhöhen.

Dazu automatisieren wir so viele Schritte im Einstellungsprozess wie möglich. Wir tun dies, indem wir unser Ökosystem von SaaS-Anwendungen über unser eigenes Produkt, die Workato-Plattform, verbinden.

Alles, was die*der Interviewer*in braucht, wo und wann sie*er es braucht

So vergisst man beispielsweise leicht, dass ein Vorstellungsgespräch ansteht, was dazu führen kann, dass die*der Interviewer*in unzureichend vorbereitet ist, zu spät kommt oder im schlimmsten Fall gar nicht erscheint. Also haben wir eine Interview-Erinnerung erstellt, die durch eine Greenhouse-Slack-Automatisierung ermöglicht wird.

Am Tag des Vorstellungsgesprächs erhält die*der Hiring Manager*in zehn Minuten vorher eine Erinnerung auf Slack mit den wichtigsten Informationen zur*zum Bewerber*in. Diese Informationen werden automatisch von Greenhouse abgerufen, einschließlich des Namens der*des Bewerber*in und der Rolle, für die sie*er sich beworben hat, mit Links zu ihrem*seinem Lebenslauf und dem Berichtsbogen nach dem Vorstellungsgespräch. Die*der Hiring Manager*in verschwendet keine Zeit mehr mit der Suche nach diesen Informationen in E-Mail-Threads oder gemeinsam genutzten Laufwerken, und das Personalbeschaffungsteam muss nicht mehr mit manuellen Erinnerungen nachfassen.

Schnelle Rückmeldung an die Bewerber*innen und effizientere Erfassung von Feedback

Ein weiterer wichtiger Faktor für das Engagement der Mitarbeiter*innen ist die Rückmeldung der*des Arbeitgeber*in innerhalb einer angemessenen Zeitspanne. Wenn jedoch nicht alle Interviewer*innen ihre Berichtsbögen unmittelbar nach dem Interview ausfüllten, musste sich das Einstellungsteam in Greenhouse einloggen, um zu überprüfen, ob die Berichtsbögen ausgefüllt waren, und wenn nicht, die*den Interviewer*in manuell kontaktieren, um dies nachzuholen.

Dies führte zwangsläufig zu Verzögerungen im Einstellungsprozess, was dem Einstellungsteam nicht gefiel, da die Bewerber*innen ungeduldig auf eine Entscheidung warteten.

Also haben wir eine einfache Automatisierung entwickelt, die verfolgt, ob Berichtsbögen nach dem Vorstellungsgespräch bei Greenhouse eingereicht worden sind. Ist dies nicht der Fall, werden innerhalb von 24 Stunden automatisch bis zu drei Erinnerungen an die Interviewer*innen verschickt, die sie auffordern, ihre Berichtsbögen über einen direkten Link zu Greenhouse auszufüllen.

Sobald das Feedback übermittelt wurde, wird das Personalbeschaffungsteam über Slack benachrichtigt und kann die nächsten Schritte für die*den Bewerber*in einleiten.

Dank dieses Arbeitsablaufs konnten wir die Bearbeitungszeit für die Beantwortung von Bewerbungen drastisch verkürzen. Außerdem muss das Personalbeschaffungsteam nicht mehr jedes Vorstellungsgespräch manuell nachverfolgen und nachbearbeiten, wodurch Zeit und Energie frei werden, die das Team für wichtigere Aufgaben verwenden kann.

2. Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter*innen, die Leistung zu steigern

Wenn es darum geht, Leistung zu fördern, konzentrieren wir uns oft auf einfache Dinge, wie die Arbeitsumgebung und die verfügbaren Ressourcen. Wenn sich die Mitarbeiter*innen wohlfühlen und in einem Umfeld arbeiten können, das auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, sind sie motivierter, gute Arbeit zu leisten.

Eine förderliche Arbeitsumgebung war eine Selbstverständlichkeit, als wir unsere globalen Büros eröffneten, die wir bewusst mit dem Raum, den Tools und den Ressourcen ausstatteten, die das Team benötigte, um sich zu konzentrieren und produktiv zu sein. Jetzt, wo jeder von zu Hause aus arbeitet, gibt es genauso viele Büroumgebungen wie Angestellte, und viele Heimbüros bringen Ablenkungen mit sich.

Kurz nach der Umstellung auf Fernarbeit führten wir eine Umfrage durch, um herauszufinden, wie wir die WFH-Erfahrung verbessern könnten. Dabei stellte sich heraus, dass unser globales Team Bedarf an Headsets hat. Um diesen Bedarf weltweit effizient und präzise zu decken, haben wir einen Asset Request Bot in Slack entwickelt, der Mitarbeiter*innen durch den Prozess der Auswahl ihres bevorzugten Headsets führt.

Dieser Bot machte den Prozess einfach, nicht nur für die Technologie- und Personalteams, die die Beschaffung und Lieferung der Headsets koordinierten, sondern auch für unsere Mitarbeiter*innen, die nur einen geführten Fragebogen auf Slack ausfüllen mussten. Ohne diesen Bot wäre der Prozess komplexer und langwieriger gewesen und hätte Genehmigungen von Manager*innen und Ausgabenberichte erfordert.

Dank dieser Automatisierung waren wir in der Lage, den Kauf und die Lieferung von 133 Headsets an unsere Kolleg*innen in neun Ländern in etwas mehr als einem Monat abzuschließen, und das auf dem Höhepunkt der Pandemie, inmitten weltweiter Engpässe und massiver Auftragsrückstände. Unsere virtuellen Besprechungen fühlen sich jetzt so an, als ob wir uns im selben Raum befinden würden.

3. Schaffen Sie eine Kultur der Wertschätzung und des Austauschs

Die Schaffung einer Kultur der Wertschätzung ist etwas, woran wir bei Workato ständig arbeiten.

Wir sind der Meinung, dass unsere Mitarbeiter*innen ihre Zeit und ihre Fähigkeiten investieren und dass wir diese Investition zurückgeben und belohnen sollten – vor allem für diejenigen, die konstant gute Leistungen erbringen, – um zu zeigen, dass wir sie schätzen. So entsteht eine positive Feedbackschleife, in der sich die Mitarbeiter*innen wertgeschätzt fühlen, was wiederum ihr Engagement für weitere Spitzenleistungen anspornt.

Erleichtern Sie die Anerkennung durch Kolleg*innen

Eine fortlaufende Maßnahme zur Mitarbeiterbindung bei Workato ist die Anerkennung durch Kolleg*innen. Wir fördern und ermöglichen dies durch einen speziellen Slack-Kanal, in dem Mitarbeiter*innen Erfolge teilen und Kolleg*innen loben können.

Unser Wellness Bot auf Slack fordert die Mitarbeiter*innen außerdem einmal pro Woche auf, eine Anerkennungsnachricht für eine*n Kolleg*in zu schreiben. Diese Nachrichten fließen automatisch in unseren „Kudos and Wins“-Kanal. Das gemeinsame Feiern unserer Erfolge hat dazu beigetragen, dass wir uns stärker miteinander verbunden fühlen, obwohl wir kein gemeinsames Büro haben.

Geben Sie virtuellen Social Events einen Sinn

Wir haben auch die Zahl der Social Events im Unternehmen verdoppelt, während wir alle von zu Hause aus arbeiten.

Zu diesen Veranstaltungen gehören Happy Hours, Teambuilding-Abende und Feierlichkeiten zum Quartalsende, die alle virtuell und für unser weltweites Team zugänglich sind. Wir organisieren diese Veranstaltungen, um ein wenig Spaß einzubauen und Menschen zusammenzubringen. Da wir wissen, dass wir höchstwahrscheinlich auf absehbare Zeit dezentral arbeiten werden, wollten wir auch die Teambildung auf Mikroebene fördern. Wir haben damit begonnen, Mittagessen für alle Teams zu sponsern, die ein gemeinsames virtuelles Mittagessen veranstalten möchten, um die Zusammenarbeit zu fördern.

Wir haben festgestellt, dass koordinierte Aktivitäten dazu beitragen können, dass virtuelle Veranstaltungen sowohl für Introvertierte als auch für Extrovertierte angenehm sind. Bei einer kürzlich durchgeführten Teambuilding-Veranstaltung absolvierten beispielsweise alle Teilnehmer*innen einen Persönlichkeitstest und tauschten sich über ihren Arbeitsstil aus. Die Ergebnisse halfen uns zu verstehen, wie wir uns gegenseitig besser unterstützen können, wenn wir aus der Ferne arbeiten, und wir diskutierten, wie wir auf der Grundlage von Gemeinsamkeiten und Unterschieden in den Arbeitsstilen zusammenarbeiten können.

Fazit

Distanz muss nicht gleichbedeutend sein mit Entfremdung der Mitarbeiter*innen. Bei Workato haben wir die Verwaltungsarbeit automatisiert, produktive Fernumgebungen geschaffen und die Bühne für ein soziales Miteinander bereitet, um Menschen zusammenzubringen. Keine einzelne Strategie ist besonders komplex, aber es bedarf der Überlegung und des Engagements, um die Strategien anzuwenden, die für Ihr Team am wichtigsten sein werden. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter bewusst einbinden, wird Ihr Unternehmen organisch wachsen.

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