Ganz gleich, ob Sie sich gerade erst an die neue Norm der Arbeit von zu Hause aus gewöhnen oder bereits mit dem verteilten Lebensstil vertraut sind, es kann eine Herausforderung sein, ein/e gute/r Manager/in für diejenigen zu sein, die nicht physisch um ihre Mitarbeiter/innen herum ist.

In den letzten sechs Jahren habe ich bei Greenhouse per Fernzugriff gearbeitet, die meiste Zeit davon als Manager von verteilten Teams. Obwohl ich die Arbeit per Fernzugriff absolut liebe und jedem, der es hören will, von verteilten Teams erzähle, sind die Vorteile der Fernarbeit nicht ohne Herausforderungen. Und als Fernmanager/in oder als Manager/in eines verteilten Teams ist man mit noch größeren Herausforderungen konfrontiert. Keine dieser Herausforderungen ist unüberwindbar, und ich glaube, dass die Vorteile des verteilten Arbeitens die Kosten überwiegen.

Wie sieht ein verteiltes Team bei Greenhouse aus?

Bei Greenhouse betrachten wir ein Team als verteilt, wenn es mindestens ein Mitglied hat, das seinen Hauptsitz an einem anderen Ort hat als der Rest des Teams. Das kann jemand sein, der von zu Hause aus oder in einem Co-Working-Space arbeitet, oder jemand, der in einem anderen Büro arbeitet. Es könnte sich auch um ein vollständig verteiltes Team handeln, bei dem sich keines der Mitglieder im selben Büro befindet. Oder es handelt sich um ein teilweise verteiltes Team, in dem ein oder mehrere Mitglieder gelegentlich an einem anderen Ort arbeiten.

Wenn man bedenkt, wie üblich es ist, dass Menschen gelegentlich von zu Hause aus arbeiten, würde ich wetten, dass die meisten Teams in die Kategorie der teilweise verteilten Teams fallen. Dies ist eine wichtige Unterscheidung, denn diese teilweise verteilten Teams sind immer noch verteilte Teams! Sie werden mit denselben Problemen konfrontiert wie voll verteilte Teams und sie werden von denselben bewährten Verfahren profitieren, die auch voll verteilte Teams nutzen.

Die damit verbundenen Herausforderungen

Obwohl ich ein ständiger Befürworter von dezentraler und verteilter Arbeit bin, wurde ich regelmäßig von Leuten zurückgewiesen, die befürchteten, dass der Wechsel von einem co-lokalen Team zu einem verteilten Team Probleme verursachen würde. Und wissen Sie was? Sie haben völlig recht – Fernarbeit und verteilte Teams sind schwierig, und der Übergang zu verteilten Teams kann störend sein.

Verteilte Teams verursachen zusätzlichen Kommunikationsaufwand, der Schwachstellen in den Teamprozessen aufdeckt. Wenn ein Team darauf angewiesen ist, nah beieinander zu sitzen, um effektiv zu kommunizieren, wird es Probleme bei der Verteilung haben. Wenn ein Team nur über unzureichende Fähigkeiten für Videokonferenzen verfügt, werden die Teilnehmer, die sich in die Besprechungen einwählen, kaum einen Beitrag leisten können. Wenn ein Team nicht über eine Kultur der schriftlichen Kommunikation, eine gute Dokumentation oder ein gemeinsames Online-Ablageverzeichnis für seine Arbeit verfügt, wird es Probleme haben, wenn es verteilt arbeitet.

Eine meiner Theorien besagt, dass viele der Probleme, die bei verteilter Arbeit auftreten, auch Probleme sind, die auftreten, sobald ein Team eine bestimmte Größe erreicht. Ein Drei-Personen-Team, das auf ein Acht-Personen-Team skaliert, wird vielleicht auf viele dieser kommunikationsbasierten Skalierungsprobleme stoßen, aber ein verteiltes Team wird sie früher erfahren. Meine Theorie ist, dass der Aufbau eines kleinen Teams, das von Anfang an verteilungsfähig ist, dazu beitragen kann, dass es später besser skaliert.

Ob sich diese Theorie bewahrheitet, werde ich später testen müssen. Unabhängig davon ist es wahr, dass die meisten Probleme mit verteilten Teams auf den Kommunikationsaufwand zurückzuführen sind, der bei verteilten Teams entsteht. Die bewährten Praktiken, die ich bei meiner Arbeit als Einzelmitarbeiter, als Remote-Manager und bei der Leitung vollständig oder teilweise verteilter Teams kennengelernt habe, befassen sich alle direkt mit diesen Kommunikationsproblemen.

Einige hilfreiche Tipps für die Leitung von verteilten Teams

Behandeln Sie Ihre Teams in erster Linie als verteilte Teams
Ist Ihr Team vollständig verteilt? Ist es teilweise verteilt? Ist Ihr Team nur am Freitag verteilt, wenn die Hälfte des Teams von zu Hause aus arbeitet? Nun, wissen Sie was – Ihr Team ist verteilt, Punkt. Wenn Sie Ihr Team wie ein verteiltes Team behandeln, müssen Sie die gleichen Arbeitsmethoden anwenden wie ein vollständig verteiltes Team. Hier sind einige Ratschläge für die Leitung von Teams mit verteilten Arbeitsplätzen:

• Verwenden Sie eine Chat-App für die Teamkommunikation, anstatt sich umzudrehen und mit der Gruppe zu sprechen
• Verwenden Sie gemeinsame Bearbeitungsdienste für gemeinsam genutzte Dokumente
• Stellen Sie sicher, dass für alle Meetings automatisch eine Videokonferenz eingerichtet wird
• Berücksichtigen Sie die Zeitzonen der Teammitglieder, wenn Sie Besprechungen ansetzen
• Wenn Sie Mitglieder aus entfernten Standorten an Besprechungen teilnehmen lassen, sollten Sie in Erwägung ziehen, die Besprechungen „vollständig aus der Ferne“ abzuhalten, d.h. alle Mitglieder nehmen von ihren Schreibtischen oder Telefonkabinen aus teil, um alle gleichzustellen
• Finden Sie einen Weg, verteilte Leute zu Team-Bonding-Events über Videokonferenzen einzuladen – zwei meiner Teams haben regelmäßige „Kaffeeküchenklatsch“-Treffen, die für Freitagnachmittag angesetzt sind

All dies führt zu effektiveren Teams im Allgemeinen – zum Beispiel, ist Nutzung des Chats weniger störend als die Unterbrechung von Mitarbeitern, um eine Frage zu stellen, und außerdem sind Frage und Antwort jetzt Teil eines permanenten, durchsuchbaren Datensatzes.

Ein gutes Maß für den Erfolg verteilter Teams, das ich von Jason Webster, einem unserer Enterprise Account Manager (und selbst Remote-Manager), gelernt habe, ist, dass er sein Team als erfolgreich ansieht, wenn es nicht einmal merkt, dass er aus der Ferne arbeitet.

Gehen Sie bewusst mit Ihrer Kommunikation um
In einem kleinen Team, in dem alle in Reichweite zueinander sitzen, kann man es sich leisten, in der Kommunikation ein wenig nachlässig zu sein. Es ist einfach, die Gruppe nach dem Ort für das heutige Mittagessen zu befragen. Es ist leicht zu erkennen, ob jemand an seinem Schreibtisch sitzt und für ein Gespräch zur Verfügung steht oder ob er/sie in die Küche gegangen ist. Und was noch wichtiger ist: Es ist einfach, mit den Leuten zu reden, ein Verhältnis aufzubauen und eine Beziehung zu ihnen zu entwickeln, wenn man jede Woche mehr als 40 Stunden am selben Ort ist.

Wenn man in einem verteilten Team arbeitet, hat man diesen Luxus nicht. Um eine Beziehung zu den Teammitgliedern aufzubauen und ihr Vertrauen zu gewinnen, bedarf es Zeit, Mühe und häufiger Kommunikation. Wenn Sie keine Gelegenheit zur regelmäßigen persönlichen Kommunikation haben, müssen Sie diese bewusst suchen. Als Manager/in ist es Ihre Aufgabe, diese Beziehung zu Ihrem Team aufzubauen, und Sie können sich nicht auf Gespräche auf dem Flur verlassen, um sie kennenzulernen. Hier sind einige Ideen, wie Sie Ihre Teamkommunikation bewusst gestalten können:

• Planen Sie tägliche Teambesprechungen, die Sie nicht verpassen sollten
• Sorgen Sie für regelmäßige Teambesprechungen zur Arbeitsplanung
• Sorgen Sie für häufige Einzelgespräche, damit Sie nicht das Gefühl haben, dass Ihr Teamkollege ein Fremder ist
• Sorgen Sie für regelmäßige „Kaffeeküchenklatsch“-Gespräche oder Zeiten, in denen sich das Team gesellschaftlich trifft
• Wenn möglich, nehmen Sie sich Zeit für ein physisches Treffen, entweder in einem Büro oder an einem zentralen Ort

Formalisieren Sie die Arbeitsmethoden Ihres Teams
Dies geht Hand in Hand mit bewusster Kommunikation. Verteilte Teams können sich nicht auf die persönliche Kommunikation verlassen, um Ad-hoc-Arbeitsabläufe zu erleichtern.

Haben Sie Einfühlungsvermögen für Ihre Kolleginnen und Kollegen
Dies ist wirklich die goldene Regel für die Leitung von verteilten Teams. Wir sollten uns bemühen, allen unseren Teammitgliedern das Gefühl zu geben, dass sie dazugehören – dazu müssen wir in der Lage sein zu verstehen, wie sie sich fühlen.

„Wir schaffen Zugehörigkeit“ ist einer unserer Grundwerte bei Greenhouse, und ich denke, dass dies ein großartiger Grundsatz ist, den man als Manager/in im Allgemeinen vertreten sollte. Wenn wir unsere Teams als verteilte Teams behandeln, unsere Kommunikation bewusst gestalten und die Arbeitsweise unseres Teams formalisieren, stellen wir sicher, dass jeder in unserem Team den gleichen Beitrag leisten kann.

Sollte Ihr gesamtes Team das verteilte Arbeitsleben annehmen?

Eine weitere wichtige Überlegung für Manager ist die Frage, ob sie einer bestimmten Person die Möglichkeit geben sollten, aus der Ferne zu arbeiten. Ich ermutige zwar alle, Remote-Arbeit und verteilte Teams zu unterstützen, aber es stimmt auch, dass dieser Arbeitsstil nicht für jeden geeignet ist, und es ist besser, sich zuerst die schwierigen Fragen zu stellen, bevor man eine große Veränderung vornimmt. Bevor ich einem lokalen Teammitglied erlaube, in ein anderes Büro umzuziehen oder von zu Hause aus zu arbeiten, stelle ich folgende Fragen:

• Vertraue ich dieser Person, dass sie an einem anderen Ort effektiv arbeiten kann?
• Hat diese Person die richtige Einstellung, um von zu Hause aus zu arbeiten?
• Wird sie ein produktives Arbeitsumfeld haben?
• Bin ich als Vorgesetzter bereit, ihr die nötige Unterstützung zukommen zu lassen?

Ohne die richtige Einstellung und das richtige Support-System kann die Arbeit von zu Hause aus eine schreckliche Erfahrung sein. Ich persönlich brauche die richtige Mischung aus Familie, Freunden und Hobbys, um bei der Arbeit von zu Hause aus bei Verstand zu bleiben. Für manche extrovertierte Menschen kann keine Unterstützung den persönlichen Kontakt ersetzen, den sie brauchen, um glücklich zu sein. Vergewissern Sie sich, dass Sie oder Ihr Teammitglied auf diesen Tapetenwechsel vorbereitet sind und dass Sie bereit sind, sie oder ihn bei diesem Wechsel voll zu unterstützen.

Ob es uns nun gefällt oder nicht, Fernarbeit und verteilte Teams werden sich durchsetzen. Verteilte Teams sind mit Herausforderungen konfrontiert, die co-lokale Teams nicht haben, aber die Vorteile überwiegen bei weitem die Kosten. Als Manager stehen wir vor der zusätzlichen Herausforderung, dafür zu sorgen, dass unsere verteilten Teams erfolgreich arbeiten können. Diese bewährten Praktiken haben sich für mich als Manager eines Remote-Teams bei Greenhouse bewährt, und ich hoffe, dass sie auch für Sie hilfreich sind.

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