Falls Ihre Einstellungen sich verlangsamt haben oder ganz pausieren, haben Sie vielleicht bereits einige Ratschläge unseres kürzlich veröffentlichten Blogbeitrags befolgt, When hiring slows down, you don't have to: A recruiter's guide to adapting (Wenn sich die Einstellungen verlangsamen, brauchen Sie das nicht auch zu tun: Leitfaden zur Anpassung für Personalvermittler*innen). Wenn ja, haben Sie sich wahrscheinlich bereits bei Ihren Bewerber*innen gemeldet und die Pause kommuniziert, ihre Profile in Ihr Candidate Relationship Management (CRM)-Tool eingegeben und offene Rollen geschlossen. Was kommt als Nächstes?

Während Ihr Team auf einen projektorientierten Workflow umgestiegen sein mag oder die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen verstärkt hat, sollte Ihre Beziehung zu Bewerber*innen nicht beeinträchtigt werden, weil Sie momentan nicht einstellen. Manche Personalvermittler*innen warten evtl. bevor wieder eingestellt wird, bevor sie sich wieder mit Bewerber*innen austauschen. Die Bewerber*innen in Ihrer Pipeline sprechen aber evtl. in der Zwischenzeit mit anderen Personalvermittler*innen und nehmen andere Möglichkeiten wahr.

Wenn wieder eingestellt wird, sollten Sie weiterhin in der Lage sein, hervorragende Bewerber*innen einzustellen. Dazu müssen Sie eine hervorragende Bewerber*innen-Erfahrung bieten. Dies fängt mit ihrer Beziehung zu Ihnen an.

Wie können Sie aktuelle und zukünftige Bewerber*innen-Beziehungen verwalten?

Organisieren Sie Ihre Bewerber*innen entsprechend

Verwenden Sie ein CRM, das Ihnen helfen kann, die Talente in Ihrer Datenbank einfach zu klassifizieren und zu pflegen. Nicht vergessen: Die Daten in Ihrem CRM sind nur so hilfreich, wie Sie sie machen. Seien Sie daher beim Organisieren der Bewerber*innen-Profile so detailliert wie möglich. Hier einige Ideen:

Erstellen Sie einen separaten Pool für die vielversprechendsten Bewerber*innen. Das macht es einfacher, die Bewerber*innen zu finden, mit denen Sie in Zukunft erneut in Kontakt treten möchten.

Erstellen Sie spezifische Phasen innerhalb dieses Pools. Diese Phasen können „Bewerbungsprüfung“, „mittlere Phase“ oder „spätere Phase“ umfassen. Durch eine derartige Klassifizierung kann Ihr Team Ihre Bewerber*innen basierend auf dem Stadium des Vorstellungsgesprächs-Prozesses organisieren, in dem sie sich zuletzt befanden. Stellen Sie auch sicher, dass Bewerber*innen in jeder Phase einem Eigner für potenzielle Kandidat*innen zugewiesen werden.

Protokollieren Sie alles. Stellen Sie sicher, dass die letzte Kommunikation mit jeder*jedem Bewerber*in im CRM protokolliert wird. Dadurch ist es für Ihr Team einfacher, den Outreach zu personalisieren.

Seien Sie bei Ihrem Outreach persönlich

Wenn Sie die vielversprechenden Bewerber*innen in Ihrem CRM gefunden haben, schreiben Sie jeder Person eine personalisierte Nachricht. Wenn Sie bei Ihren Outreach-Nachrichten gründlich und persönlich vorgehen, können Sie 1) bestimmte Details zu Bewerber*innen aufzeichnen, auf die Sie beim zukünftigen Schriftverkehr zugreifen können, und 2) stärkere Beziehungen zu Ihren Bewerber*innen aufbauen.

Profi-Tipp: Sprechen Sie am Telefon, statt sich per E-Mail auszutauschen. Dadurch können Sie besser beurteilen, wie sich Bewerber*innen fühlen, und mit mehr Einfühlungsvermögen und Verständnis reagieren.

Bleiben Sie transparent

Egal, ob Ihr Unternehmen gerade eine Einstellungspause einlegt oder nicht: Es ist wichtig, dass Sie für Bewerber*innen weiterhin transparent sind. Selbst wenn es keine offiziellen Neuigkeiten gibt, sollten Sie Bewerber*innen wissen lassen, dass Sie sich auch ohne neue Informationen von Ihrer Seite melden möchten und sich weiterhin darauf freuen, sie durch den Prozess zu führen. Dies zeigt Bewerber*innen, dass Sie von ihrer Bewerbung begeistert sind und Sie sie nicht vergessen haben.

Wenn Ihr Unternehmen wieder einstellt, fragen Sie Bewerber*innen, ob sie weiterhin an der Rolle interessiert sind, und informieren Sie sie schnellstmöglich über die nächsten Schritte.

Fassen Sie oft nach

Eine Fülle von neuen Informationen jeden Tag bedeutet, dass sich die Pläne der Leute jederzeit ändern können. Wenn Sie sich alle paar Wochen bei Ihren Bewerber*innen melden, bleiben Sie informiert, wie es ihnen geht und welche Fortschritte ihre Stellensuche macht. Konsequent nachzufassen hilft Ihrem Team auch, stärkere Beziehungen zu Bewerber*innen zu schaffen, damit diese Sie im Kopf behalten.

Bieten Sie auch andere Unterstützung an

Sie haben wahrscheinlich gesehen, dass viele Unternehmen in Ihrem umfassenderen Netzwerk aufgrund des aktuellen Zustands der Weltwirtschaft unternehmensweit Mitarbeiter*innen entlassen. Niemand hätte uns auf die aktuelle Umgebung vorbereiten können. Wir fühlen uns evtl., als hätten wir die Kontrolle verloren. Wir können aber kontrollieren, wie wir auf die Situation reagieren.

Manche von uns im Greenhouse Recruiting-Team haben eine Netzwerk-Outreach-Initiative gestartet, um Menschen bei Bedarf optimal zu unterstützen. Teammitglieder haben sich an Personen in ihren LinkedIn-Netzwerken gewandt und ihre Expertise und kostenlose Dienste wie Prüfen von Lebensläufen und Coaching für Vorstellungsgespräche für Menschen angeboten, die wieder auf dem Arbeitsmarkt sind. Dies bietet nicht nur einen Leitfaden in einer unglücklichen Situation, sondern ermöglicht auch den Aufbau positiver und authentischer Beziehungen zu Menschen, die potenziell zukünftige Bewerber*innen sein könnten.

Hier finden Sie einige Tipps für den Start einer Netzwerk-Outreach-Initiative wie dieser:

Übereinstimmung bei der Botschaft. Für Personen, die ihre Zeit freiwillig zur Verfügung gestellt haben, können Sie die Botschaft synchronisieren, die Sie an Ihr Netzwerk senden werden. Wird diese Initiative vom Unternehmen unterstützt oder handelt es sich um eine persönliche Entscheidung? Welche Art von Services wird Ihr Team anbieten? Letztendlich nehmen diese externen Bemühungen Zeit für Ihre normalen Verantwortlichkeiten in Anspruch. Daher ist es wichtig, abzustimmen, wie viel Arbeit Ihr Team investieren wird und wie dies in Ihren Botschaften am besten ausgedrückt wird.

Ziehen Sie Grenzen. Viele Menschen schätzen diese Art von Service und Ihr Team wird wahrscheinlich viel Interesse generieren. Es ist wichtig, klare Grenzen zwischen den täglichen Verantwortlichkeiten und externer Arbeit wie dieser zu ziehen. Das Greenhouse-Team reserviert Zeit in seinen Arbeitskalendern speziell für das Prüfen von Lebensläufen oder Vorstellungsgesprächs- und Karriere-Coaching, um unsere Zeit optimal zu verwalten.

Achten Sie auf sich selbst. Selbst wenn Sie viel Erfahrung beim Bewerten von Lebensläufen haben, sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Zeit schützen und auf sich selbst achten. Sie werden nicht in der Lage sein, jeder einzelnen Person zu helfen, die entlassen wurde, aber wenn Sie Grenzen festlegen, Pausen machen und nur so vielen Menschen helfen, wie Sie geistig fähig sind, können Sie kontinuierlich einen positiven Einfluss erzielen.

Der Aufbau starker Beziehungen mit Ihren Bewerber*innen bedeutet, dass Ihr Team hinsichtlich des Knüpfens von Verbindungen mit aktuellen und zukünftigen Bewerber*innen evtl. einen Schritt weiter gehen muss, als es zuvor der Fall war. Dies kann sich so manifestieren, dass Ihre Teammitglieder zusätzlich 10 Minuten mit einer externen E-Mail verbringen oder häufiger nachfassen. Diese Bemühungen machen aber einen großen Unterschied und werden Sie zu stärkeren Partner*innen und Fürsprecher*innen für aktuelle und zukünftige Bewerber*innen machen.

Haben sich die Einstellungen in Ihrem Unternehmen verlangsamt? In unserem neuen E-Book Maintaining a hiring mindset (Einstellungs-Mindset beibehalten) finden Sie praktische Leitlinien für den Aufbau einer starken Einstellungsgrundlage, auch wenn Sie gerade nicht aktiv einstellen.