Angesichts des raschen Wandels in der Wirtschaft und der Unsicherheit in der Welt um uns herum müssen viele Unternehmen ihre Geschäftsstrategien umstellen. Wenn Sie Personalvermittler*in sind, haben Sie vielleicht festgestellt, dass sich Ihr Einstellungsplan innerhalb eines kurzen Zeitraums dramatisch geändert hat.

Diese plötzliche Einstellungsverlangsamung wird definitiv eine gewisse Anpassung erfordern. Aber es kann auch eine unglaubliche Gelegenheit für Ihr Team sein, Ihre Prioritäten intern neu zu setzen. Anders ausgedrückt: Sie haben jetzt das Geschenk der Zeit, sich auf all die Projekte, Prozesse und Ideen zu konzentrieren, die normalerweise auf die lange Bank geschoben werden. Eine der Herausforderungen, vor denen wir stehen, ist die Möglichkeit, den Schwerpunkt auf die Projekt- und Programmarbeit zu verlagern.

Wir haben uns mit einigen Mitgliedern des Greenhouse Talent Acquisition-Teams unterhalten – Recruiting Manager Ariana Moon und Recruiter Kate MacAllister und Generi Talens – um ihre Tipps und Tricks zu erfahren, wie man in einer Flaute bei der Personalbeschaffung erfolgreich ist. Hier ist, was sie zu sagen hatten.

Ihr Unternehmen hat gerade eine Verlangsamung der Einstellungen angekündigt. Was machen Sie jetzt?

Zunächst sollten Sie mit den Manager*innenn Ihres Unternehmens zusammenarbeiten, um klar zu definieren, was passiert ist. Pausieren Sie bei allen Positionen oder nur bei bestimmten? Was geschieht mit den Bewerber*innen, die sich in verschiedenen Stadien der Pipeline befinden? Haben Sie einen Zeitplan, wann Sie Ihre regulären Einstellungsaktivitäten wieder aufnehmen wollen? Sobald Sie die Antworten auf diese Fragen kennen, können Sie die folgenden Schritte unternehmen:

Erkundigen Sie sich nach den Bewerber*innen. Nehmen Sie sich bei allen Bewerber*innen, mit denen Sie noch im Gespräch sind, einen Moment Zeit, um sich zu erkundigen, wie es ihnen geht. Geben Sie der*dem Bewerber*in die Gelegenheit, ihre*seine Erfahrungen mitzuteilen, und fragen Sie sie*ihn, ob der Zeitpunkt für ein Vorstellungsgespräch noch günstig ist. Vor allem angesichts der Tatsache, dass so viele Menschen mit gestörten persönlichen Zeitplänen zu kämpfen haben, müssen Personalvermittler*innen so flexibel und entgegenkommend wie möglich sein.

Es ist wichtig, dass die*der Personalvermittler*in unangenehme Situationen erkennt und sich in die Erfahrungen der*des Bewerber*in einfühlt.Bei so viel Ungewissheit in der Welt ist es menschlich, die*den Bewerber*in einfach zu fragen, wie es ihr*ihm geht.

-Ariana Moon, Recruiting Manager bei Greenhouse

Stellen schließen. Schließen Sie alle offenen Stellenangebote, die davon betroffen sind, sowohl auf der Karriereseite Ihres Unternehmens als auch in externen Stellenanzeigen.

Kommunizieren Sie. Informieren Sie sorgfältig alle Bewerber*innen in Ihrer Pipeline, deren Bewerbungen sich wahrscheinlich verzögern oder pausieren werden. Generi empfiehlt beispielsweise, vielversprechenden Bewerber*innen mitzuteilen, dass Sie sie für geeignet halten und der Einstellungsstopp eine strategische Geschäftsentscheidung ist. Generi fügt hinzu, dass es wichtig ist, so viele Details wie möglich bereitzustellen und die Bereiche, in denen Unsicherheiten bestehen, transparent darzustellen.

Wenn Sie eine Stelle schließen oder pausieren, achten Sie darauf, Ihre Kommunikation mit den Bewerber*innen zu personalisieren, insbesondere mit denen, die es in die späteren Phasen Ihrer Pipeline geschafft haben und vielversprechend sind. Schaffen Sie eine positive Erfahrung, damit sie wieder mit Ihnen zusammenarbeiten wollen, wenn Sie grünes Licht für die Wiederbesetzung der Stelle erhalten.
-Kate MacAllister, Recruiterin bei Greenhouse

Organisieren Sie Ihr Candidate Relationship Management (CRM). Nutzen Sie Ihr CRM-Tool und erstellen Sie eine Möglichkeit, alle Bewerber*innen nachzuverfolgen, die von der aktuellen Bewerbungspause betroffen sind. Auf diese Weise können Sie 1) diese Bewerber*innen darüber auf dem Laufenden halten, wann Sie die Einstellung wieder aufnehmen oder beschleunigen wollen, und 2) Ihre Stellensuche mit warmen Leads starten, sobald Sie bereit sind, sie wieder zu öffnen.

Daten überprüfen. Stellen Sie sicher, dass Sie über vollständige Daten und Informationen, wie z. B. Berichtbogen-Feedback, für alle Bewerber*innen verfügen, die sich derzeit in der Pipeline befinden, damit keine Lücken entstehen, wenn Sie die Einstellung erneut in Angriff nehmen. Möglicherweise müssen Sie bei den Hiring Manager*innen nachhaken, um sicherzustellen, dass sie ihren Teil dazu beigetragen haben!

Sie haben sich um alle unmittelbaren Bedürfnisse gekümmert. Was kommt als Nächstes?

Wenn Sie alle unerledigten Dinge mit offenen Stellen und Bewerber*innen in Ihrer Pipeline verbunden haben, können Sie einen Schritt zurücktreten und das Gesamtbild betrachten. An welchen strategischen oder zeitaufwändigen Projekten wollten Sie die ganze Zeit schon arbeiten? „Ich frage mich: ‚Wie kann ich in meiner Rolle am nützlichsten sein? Wie kann ich anderen Abteilungen helfen?‘“ sagt Generi. „Diese Fragen zu stellen hilft mir, darüber nachzudenken, wie ich mein heutiges Wissen nutzen kann, um anderen Abteilungen zu helfen und ein strategischerer Partner zu werden.“

Hier sind einige Vorschläge unseres Teams für Talentakquise.

Überarbeiten Sie die interne Dokumentation. Sie können zum Beispiel FAQs für andere Personalvermittler*innen in Ihrem Team erstellen oder verfeinern, um Gesprächsthemen über Ihr Unternehmen bereitzustellen, oder Sie können Dokumente, die in Tabellenkalkulationen vorliegen, in interaktivere oder automatisierte Plattformen umwandeln.

Vertiefen Sie sich in Ihre Daten und Berichte. Wenn Sie keine Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) haben, weil Sie immer zu beschäftigt waren, ist es jetzt an der Zeit, diese Ziele festzulegen und sich zu überlegen, wie Sie sie in Zukunft messen und darüber Bericht erstatten werden.

Vertiefen Sie Ihr Verständnis für die Tools, die Ihr Team zur Verwaltung von Einstellungsprozessen verwendet. Wenn Sie zum Beispiel Ihre Kenntnisse über Greenhouse auf die nächste Stufe bringen möchten, können Sie Folgendes tun:

• Bereinigen Sie Ihre Greenhouse-Daten. Führen Sie ein Datenqualitätsaudit durch. Richten Sie Ihr Team auf die wichtigsten Änderungen aus und ziehen Sie eine rückwirkende Datenbereinigung in Betracht
• Vollständiger Aufbau des Structured Hiring. Durchdachte Vorlagen und robuste Vorstellungsgesprächs-Kits brauchen Zeit. Erkunden Sie diese Seite, um Ihren strukturierten Einstellungsprozess zu gestalten.
• Ermöglichen Sie Ihrem Team eine bessere Nutzung von Greenhouse. Eine Verlangsamung der Einstellungen ist ein idealer Zeitpunkt, um Ihre Ressourcen für Befähigung und interne Schulungen aufzufrischen. Nutzen Sie diese Seite als Ausgangspunkt für die Erstellung eines solideren Lehrplans für die Einarbeitung neuer Benutzer*innen in Ihre Greenhouse-Workflows.

Verbessern Sie Ihren internen Interviewprozess, indem Sie zusätzliche Schulungen und Ressourcen für Einstellungsteams erstellen.

Überarbeiten Sie Ihr Kapazitätsmodell. Siehe Grundlagen der Kapazitätsmodellierung: Vergangene Leistungen verstehen und die Zukunft prognostizieren für weitere Informationen zu diesem Thema.

Konzentrieren Sie sich auf eine gezielte Ansprache von Bewerber*innen und eine individuellere Ansprache und Einbindung. Mehr denn je sind Personalisierung, menschliche Nähe, Sensibilität und Einfühlungsvermögen beim Outreach entscheidend.

Konzentrieren Sie sich auf Ihre eigene berufliche Entwicklung. Jetzt ist es an der Zeit, einen Online-Kurs zu belegen, sich zertifizieren zu lassen oder all die Webinare in Ihrem Posteingang durchzuarbeiten.

Wenn Ihr Team strategische Projekte in Angriff nehmen wollte, wie z. B. die Erstellung einer offiziellen DE&I-Einstellungspolitik, die Überarbeitung Ihrer Berichtsbögen für Mitarbeitergespräche oder die Überarbeitung Ihrer Schulungen für Culture-Add-Interviews, können Sie jetzt an diesen Projekten arbeiten.

Erstellen Sie einen Vorrat an Inhalten für Arbeitgeber-Branding-Initiativen. Führen Sie Interviews mit Mitarbeiter*innen für Blogbeiträge oder Podcasts, sammeln Sie Fotos und Videos und schreiben Sie Texte für soziale Medien, die sich leicht einfügen lassen, sobald Sie wieder Mitarbeiter*innen einstellen.

Beteiligen Sie sich an funktionsübergreifenden Teams und Initiativen. Sie könnten mit anderen Mitarbeiterteams wie Personaloperationen, Talentmanagement, Mitarbeiter*innen-Erfahrung oder Lernen und Entwicklung beginnen oder sogar nach Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen wie Vertrieb, Customer Success oder Marketing suchen. Vielleicht können Sie Ihr CRM-Fachwissen Ihrem Customer Success-Team zur Verfügung stellen oder neueren Mitgliedern des Vertriebsteams bei ihren Outreach-E-Mails helfen. Sie haben ein einzigartiges Verständnis für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter*innen, und jetzt ist es an der Zeit, dieses Wissen weiterzugeben.

Die Anpassung an einen Einstellungsstopp oder eine Einstellungspause erfordert Kreativität und Einfallsreichtum. Glücklicherweise sind dies beides Eigenschaften, die Sie während Ihrer bisherigen Laufbahn in der Personalbeschaffung entwickelt haben. Indem Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihre Programme und Prozesse strategisch auszurichten, können Sie sicherstellen, dass Ihr Team für den Erfolg gerüstet ist, jetzt und wenn die Einstellungszahlen wieder steigen.

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