Gehen Sie davon aus, dass Sie eine offene Stelle besetzen und damit ganz von Vorne anfangen müssen. Sie suchen stundenlang nach geeigneten Bewerber*innen, um Ihre Pipeline mit dem perfekten Kandidat*innen-Mix zu füllen, und Sie wickeln den Prozess Schritt um Schritt ab. Sie verschicken Hunderte von Nachrichten, mit denen Sie sich selbst, Ihr Unternehmen und die jeweilige Funktion vorstellen, erhalten aber nur wenige Antworten. Also müssen Sie noch mehr Zeit mit der Akquise und Kontaktaufnahme verbringen. Letztlich dauert es länger, um die gewünschte Person einzustellen – länger, als Sie wollen, und länger, als dies mit den Anforderungen des Unternehmens vereinbar ist.

Kommt Ihnen bekannt vor?

Es geht auch anders! Wir haben uns mit einigen Fachkräften in verschiedenen Sektoren (Technologie, Recht, Finanzwesen, Medien) unterhalten und diese um ihre ungefilterten Eindrücke von den Outreach-Bemühungen von Personalvermittler*innen gebeten – was funktioniert und was nicht.

Wie also sehen besonders erfolgversprechende Strategien aus? Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie dafür sorgen können, dass Ihre Kontaktversuche auch aufgegriffen und Ihre entsprechenden Nachrichten gelesen werden. Das garantiert bessere Antwortquoten und mehr Kandidat*innen für Vorstellungsgespräche.

1. Der persönliche Touch ist ein Muss

Nach Auskunft von LinkedIn bestehen 70 % der globalen Arbeitnehmerschaft aus „passiven“ Talenten, die nicht aktiv nach einer Stelle Ausschau halten. Spitzenbewerber*innen können sich das Unternehmen ihrer Wahl aussuchen, und die meisten von ihnen erhalten jeden Monat Dutzende von Nachrichten von Personalvermittler*innen. Das heißt, dass eine Extraprise Personalisierung und Kreativität erforderlich ist, um Ihre Nachricht von allen anderen abzuheben, damit Sie deren stets gefürchtetes Schicksal – sie bleiben ungelesen und werden in Masse gelöscht – vermeiden können.

Wenn Ihren Kontaktversuchen dieser persönliche Touch abgeht, sie eindeutig Teil einer Spam-Massenkampagne sind oder sie zu häufig unter den Hashtag #recruiterfail fallen, erreichen Sie mit Ihrer Nachricht eventuell das Gegenteil dessen, was Sie beabsichtigt hatten: Sie schaden dem guten Ruf Ihres Unternehmens und schrecken den*die Bewerber*in vielleicht sogar davon ab, Ihr Unternehmen jemals ernsthaft in Betracht zu ziehen.

„Aus der Perspektive einer Stellensuchenden ist das einfach nur frustrierend“, empört sich Ashley, eine Finanzanalystin in New York City. „Wenn das Messaging nicht spezifisch genug ist und die Stelle meinen Erfahrungen und Interessen rein gar nicht entspricht, läuft das auf eine riesige Zeitverschwendung aller Beteiligten hinaus.“

Dagegen ist es viel reizvoller und erfolgversprechender, beim Umgang mit vielversprechenden Bewerber*innen Kreativität zu entfalten. Wie wäre es mit dieser Idee „von der Stange“: Laden Sie potenzielle Bewerber*innen zu spontanen Gesprächen ein, bei denen das einstellende Team die Gelegenheit erhält, die interessantesten Projekte zu präsentieren, an denen es gerade arbeitet. Setzen Sie diese erste Begegnung dann mit einem Meet-and-Greet fort. Eine einfachere, aber ebenso effektive Strategie besteht gegebenenfalls in der Präsentation von Bild- und ausführlichem Textmaterial, in dem die Unternehmenskultur beschrieben ist (z. B. ein Foto eines Teamausflugs).

Ashley hält diesen Rat bereit: „Werfen Sie einen Bick auf mein Profil – auch wenn es nur darum geht, eine allgemeine Verbindung zwischen meinem Profil und Ihrer Aufgabe herzustellen. Damit demonstrieren Sie eine Art von Aufmerksamkeit, für die ich dankbar bin und die die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass ich Ihnen antworten werde. Damit verfalle ich nicht auf den Gedanken, dass Sie jeder einzelnen Person auf meinem Fachgebiet, die auf Ihrer Liste steht, eine E-Mail geschickt haben.“

2. Kompetenz wird vorausgesetzt

Sie müssen die Stelle, für die Sie Personal suchen, in- und auswendig kennen. Das beinhaltet die Branche, den Markt, die Konkurrenz und die mit der neuen Aufgabe verbundenen Verantwortungsbereiche.

„Es wird erwartet, dass sie über grundlegende Kenntnisse des für mich vorgesehenen Aufgabenbereichs verfügen, und dass sie auf dieser Basis Überzeugungsarbeit leisten können“ sagte Jevta, Operations Managerin bei einem Technologieunternehmen in Seattle. Das ist nicht immer der Fall, und eine unvorbereitete Kontaktaufnahme kann häufig in einer Enttäuschung enden, insbesondere wenn die richtigen Informationen nicht verfügbar sind.

Max, ein Journalist in New York City, ist überzeugt, dass Personalvermittler*innen die von ihnen angesprochenen Zielgruppen kennen und gut darüber Bescheid wissen sollten, worauf die von ihnen anvisierten Bewerber*innen reagieren. „Viel zu viele Menschen haben keine Ahnung, wie man mit Journalisten spricht. Wir sind stolz darauf, was wir tun, und wir sind jedem Wirtschaftsjargon und allen Nachrichten gegenüber skeptisch, die eine aufgesetzte Fröhlichkeit verbreiten. Seien Sie selbstkritisch – seien Sie ein Mensch.“

3. Beziehungen aufbauen heißt, über die gegenwärtige Stelle hinaus zu denken

Pflegen Sie einen verlässlichen Fundus von Spitzentalenten, indem Sie perspektivisch denken. Ganz egal, ob ein*e Bewerber*in zum gegenwärtigen Zeitpunkt die richtige Person für eine bestimmte Stelle ist – das Aufbauen von Beziehungen auf der Basis dessen, womit ein*e Bewerber*in das Unternehmen in der Zukunft bereichern könnte, ist ein wertvoller Aspekt beim Herstellen von Verbindungen, auf die sie noch lange werden zurückgreifen können.

Aufgeschlossenheit und Neugier bezüglich der Interessen und Karriereziele potenzieller Bewerber*innen tragen viel dazu bei, Aufrichtigkeit zu demonstrieren – und das wird auch dankend zur Kenntnis genommen. Wenn alles richtig angepackt wird, können potenzielle Bewerber*innen auch als eine zuverlässige Quelle für Weiterempfehlungen fungieren. Ashley erwähnte, dass sie genau aus diesem Grund Kontakt mit einem Personalvermittler halte.

„Er nahm sich die Zeit für ein Gespräch mit mir, um zu verstehen, woran ich wirklich interessiert war – er vermittelte mir das Gefühl, mehr zu sein als nur ein Name auf einer Liste. Deshalb haben wir Kontakt gehalten, und ich habe auch einige meiner Freund*innen an ihn verwiesen, auch wenn daraus im Endeffekt nichts geworden ist.“

4. Nutzen Sie die richtigne Kanäle

Wenn es um das richtige Benehmen von Personalvermittler*innen und den Erhalt von Outreach-Versuchen über die richtigen Kanäle geht, nimmt Ching, ein Datenwissenschaftler aus Los Angeles, kein Blatt vor den Mund:

„Das Zeitalter der Kaltakquise ist vorbei – wenn mich jemand von einer Nummer anruft, die ich nicht kenne, hebe ich nicht ab. Und sollte ich den Anruf wider Erwarten doch entgegennehmen, dann bin ich gerade auf dem Weg zu einem Meeting oder muss in der Arbeit etwas erledigen – und dann habe ich einfach nicht die Zeit, für ein viertelstündiges Gespräch mit jemandem, von dem ich noch nie gehört habe, über eine Stelle, um die ich mich nicht beworben habe, alles stehen und liegen zu lassen“

Die Kaltakquise ist also wohl ebenso aus der Mode gefallen wie unrealistische Erwartungen, dass sich die besten Bewerber*innen von sich aus bei Ihnen melden werden. Im Gegensatz dazu ist, was die Personalbeschaffung angeht, LinkedIn für die Fachkräfte, mit denen wir gesprochen haben, heute der bevorzugte Kommunkationsmodus:

„Über LinkedIn bin ich am besten zu erreichen; dort kann man mir eine Stelle anpreisen und ein Gespräch mit mir führen“, so Ching.

Die versandten Nachrichten sollten kurz und knapp sein, Details zu der Stelle enthalten und beschreiben, inwiefern diese unter Berücksichtigung des bisherigen beruflichen Werdegangs und der spezifischen Fähigkeiten potentieller Bewerber*innen für diese relevant sein könnte.

5. Weiterverfolgung und Abschluss

Auch wenn eine Stellenbewerbung im Leeren verläuft, ist es wichtig, am Ball zu bleiben und für einen zufriedenstellenden Abschluss zu sorgen, um eine positivere Erfahrung des Bewerbers*der Bewerberin zu ermöglichen und die Tür für einen zukünftigen Dialog offen zu halten.

Niqui, ein Rechtsanwalt in einer prominenten Anwaltskanzlei in Washington, D.C., hat so seine Bedenken, wenn es um den Umgang mit Personalvermittler*innen geht. Er beschreibt seine Erfahrungen so:

„Personalvermittler*innen bitten Sie um Ihren Lebenslauf, eine Liste verschiedener Materialien... und verschwinden dann urplötzlich aus Ihrem Leben. Wenn sie den Eindruck haben, dass sie für eine Vermittlung keine Bezahlung zu erwarten haben, lassen sie einen einfach hängen. Für mich heißt das, dass ich den betreffenden Namen für immer aus meinem Gedächtnis streiche.“

Wenn die Stelle nicht mehr offen ist oder der*die Bewerber*in nicht qualifiziert war – oder die Bewerbung aus irgendeinem anderen Grund gescheitert ist – hätte man mit einem einfachen Update die negativen Folgen von Interaktionen dieser Art vermeiden können. Tatsache ist, dass sich 94 % aller Talente Feedback zu ihren Vorstellungsgesprächen wünschen, dass aber nur 41 % in der Vergangenheit eine solche Rückmeldung erhalten haben (LinkedIn).

Letztlich geht es darum, ein Gleichgewicht zwischen einer zeitnahen Kontaktaufnahme mit den jeweils qualifiziertesten Personen und einer einem optimalen Dialog förderlichen Personalisierung zu finden. Das Greenhouse-CRM unterstützt die Umsetzung eines sorgfältiger geplanten Outreach-Programms durch Personalvermittler*innen, weil diese Technologie eine an Qualität orientierte Kontaktaufnahme ermöglicht, die die alte „Spray and Pray“-Methode ersetzt.

Sind Sie daran interessiert, ein robustes Talentnetzwerk potenzieller Kandidat*innen zu entwickeln? Erfahren Sie, wie das Greenhouse-CRM Ihnen dabei helfen kann, Ihren Talent Pool so zu organisieren, dass Sie der nächsten offen werdenden Stelle immer drei Schritte voraus sind.