Die Freisetzung des menschlichen Potentials bringt eine Reihe einzigartiger Herausforderungen mit sich für Manager von Remote-Teams. Wenn Mitarbeiter*innen zu einem verteilten Modell übergehen, können die Vorteile der Flexibilität schnell durch einen Produktivitätseinbruch zunichte gemacht werden.

Die gute Nachricht ist, dass diese Herausforderungen nicht unüberwindbar sind. Wenn sie gut gemanagt werden, können verteilte Teams mit der gleichen Produktivität, dem gleichen Ziel und dem gleichen Potential arbeiten wie Teams, die an einem Ort sind. In dieser zweiteiligen Serie stellen wir Ihnen einige bewährte Methoden vor, mit denen Sie die Produktivität für sich selbst und Ihr Remote-Team steigern können, angefangen bei den Grundlagen: Strukturierung für den Erfolg.

Optimieren Sie Ihre Routine

Wenn Sie morgens nur noch zu Hause vor dem Bildschirm sitzen müssen, kann Ihnen eine regelmäßige Routine schnell abhandenkommen. Ihr Tagesablauf muss nicht identisch mit dem sein, den Sie hatten, als Sie in ein Büro gingen. Aber wenn Sie Ihren Tag – und den Ihrer Teammitglieder – strukturieren, können Sie sowohl die Vorhersehbarkeit als auch die Produktivität erhöhen.

Als Manager*in können Sie Ihrem Team die Strukturierung des Arbeitstages erleichtern: mit einem einfachen und konsistenten Kommunikationsrhythmus. Sie können beispielsweise Ihrem Team mit einer freundlichen morgendlichen Nachricht oder Aufforderung über ein internes Nachrichtensystem wie Slack den Beginn des Arbeitstages signalisieren und so Ihren Mitarbeiter*innen helfen, eine mentale Verbindung herzustellen, die sie auf die Arbeit einstimmt. In ähnlicher Weise kann eine Abschiedsnachricht am Abend die Mitarbeiter daran erinnern, Grenzen zu ziehen – das beugt Burn-out vor und fördert die Konzentration auf die Selbstfürsorge.

Der Einsatz von Videotechnologie, über die Sie regelmäßig mit Ihrem Team in Kontakt treten, kann Ihren Mitarbeitern auch helfen, gesunde Gewohnheiten und Routinen zu entwickeln. Bei uns im Greenhouse-Team für Talentakquise gibt es zum Beispiel eine tägliche Koordinierung per Zoom gegen Mittag, bei der alle Teammitglieder ihre morgendlichen Erfolge und ihre Ziele für den Nachmittag austauschen. Eine (kurze) tägliche Interaktion von Angesicht zu Angesicht kann ein Gefühl der Normalität, der Verantwortlichkeit und der Verbundenheit vermitteln – was einen großen Unterschied machen kann, wenn Sie aus der Ferne arbeiten.

Planen und Prioritäten setzen

Da Sie nun einen grundlegenden Tagesablauf festgelegt haben, können Sie einfach alle angesetzten Besprechungen einplanen und den Tag als produktiv bezeichnen, oder? Nicht so schnell. Um das Beste aus Ihrer Zeit zu machen, gehen Sie einen Schritt weiter und strukturieren Sie Ihren Tag nicht nur durch Meetings. Und ermutigen Sie Ihr Team, das Gleiche zu tun.

Erkennen Sie Lücken in Ihrem Kalender und verwandeln Sie diese in strukturierte Blöcke mit Eigenverantwortung für Arbeitsaufgaben und Projekte. Und vergessen Sie nicht, Zeit für Mahlzeiten, Pausen, Familie, frische Luft und Wellness einzuplanen.

Sie möchten herausfinden, wie Sie Arbeitsaufgaben den Kalenderlücken zuordnen können? Dann stellen Sie sich diese Fragen:

• Was ist die wichtigste Aufgabe?
• Wie lange sollte ich daran arbeiten, bevor ich aufhöre?
• Wird ab einem bestimmten Punkt des Fortschritts etwas anderes wichtiger?

Work Smart – die clevere Art zu arbeiten

Probieren Sie den Einsatz einer Zeitmanagement-Technik wie etwa die Pomodoro-Technik, wenn Sie die freien Plätze in Ihrem Kalender aufteilen und zuweisen. Die Pomodoro-Methode besteht darin, in kurzen Intervallen (z. B. 25 Minuten) ohne Ablenkung zu arbeiten, gefolgt von einer kurzen Pause (z. B. fünf Minuten), und dann den Vorgang zu wiederholen. Machen Sie nach drei bis vier Zyklen eine längere 15-minütige Pause für frische Luft, Essen oder Bewegung. Zeitmanagementtechniken wie diese können besonders hilfreich für diejenigen sein, die sich um die Erziehung ihrer Kinder kümmern müssen und vielleicht nur zwei bis drei Stunden Zeit haben, während die Kinder im Bett sind.

Nehmen Sie diese Blöcke in eine tägliche Agenda auf, so wie Sie auch eine Besprechung aufschreiben würden, und lassen Sie diesen an einem Ort liegen, der für Sie im Laufe des Tages sichtbar ist. Wenn Sie sich nur schwer konzentrieren können, schauen Sie einfach auf die Agenda, um sich daran zu erinnern, was Sie tun sollten. Und denken Sie daran, dass bald eine Pause ansteht, auf die Sie sich freuen können.

Erwägen Sie ein Ritual zum Herunterfahren

Das Zuweisen und Festhalten bestimmter Aufgaben in einem Zeitplan für den kommenden Tag kann tatsächlich als ideales „Abschalt-Ritual“ dienen. Wenn Sie am Ende eines jeden Arbeitstages routinemäßig dieselbe Abfolge von Aktivitäten durchführen, können Sie eine Gewohnheit schaffen, die Körper und Geist darauf vorbereiten, dass Sie Ihre Arbeit abschließen – und sich auf einen Raum der persönlichen Verjüngung vorbereiten.

Zu einem effektiven Abschalt-Ritual könnte auch gehören, dass Sie Ihre To-do-Liste mit neuen Aufgaben aktualisieren, die Sie im Laufe des Tages in Ihren Notizen gesammelt haben. Und dass Sie einen Blick auf die nächste Woche oder die nächsten zwei Wochen werfen, um sicherzustellen, dass Sie bei den anstehenden Meetings und Terminen auf dem richtigen Weg sind. Vielleicht können Sie sogar eine Nachricht an Ihr Team verfassen, mit der Sie sich für den Tag verabschieden und sie ermutigen, den Abend nach getaner Arbeit zu genießen.

Nachdem Sie Ihr Abschalt-Ritual beendet haben, sollten Sie an diesem Tag dem Drang widerstehen, sich nochmals um berufliche Verpflichtungen zu kümmern. An den Bildschirm gefesselt? Schalten Sie E-Mail- und Slack-Benachrichtigungen auf Ihrem Smartphone aus und stellen Sie Ihren Laptop bis zum Morgen außer Sichtweite.

Denken Sie daran: Das Ziel besteht darin, das Beste aus Ihrer Zeit während des Arbeitstages zu machen und das Selbstvertrauen zu wecken, definierte Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben zu ziehen – was eine entscheidende Komponente für effektive Fernarbeit ist, wie wir im nächsten Teil dieser Serie erfahren.

In Teil 2 dieser Serie stellen wir Ihnen sechs Produktivitätstipps vor, mit denen Sie sofort loslegen können.