Wie viele Personalvermittler*innen sind für die Einstellung von 10 Ingenieur*innen erforderlich? Auch wenn das wie der Anfang eines schlechten Witzes über die Talentakquise klingt, ist es doch eine legitime Frage, die auf jeden Fall korrekt beantwortet werden sollte. Shane Noe, Leiter der Abteilung Recruiting Operations & Analytics bei Okta, formuliert es so: „Der wichtigste Teil meiner Arbeit ist die Kapazitätsmodellierung.“

Für Shane ist der richtige Ansatz zur Kapazitätsmodellierung von höchster Bedeutung, weil viel auf dem Spiel stehe: „Das ganze Unternehmen hängt von der Personalbeschaffung und unserer Fähigkeit ab, offene Stellen mit neuen Mitarbeiter*innen zu besetzen. Wenn wir keine Verkäufer*innen einstellen können, können wir auch keine Produkte verkaufen. Und wenn wir keine Ingenieur*innen präsentieren können, können wir keine Produkte herstellen.“

Wie können Sie die Kapazitätsmodellierung so konfigurieren, dass Sie sowohl die historische Performance verstehen als auch die Performance der Zukunft vorhersagen können? Auf der Greenhouse Roadshow 2019 in San Francisco erläuterte Shane jeden der einzelnen Schritte, die er für die Entwicklung eines Kapazitätsmodells empfiehlt.

Sind Sie eher der visuelle Lerntyp? Hier können Sie sich alle Folien von Shanes Präsentation ansehen.

Warum brauchen Sie eine Kapazitätsmodellierung?

Mithilfe der Kapazitätsmodellierung können Sie verstehen, was sich in der Vergangenheit ereignet hat, sodass Sie besser vorhersagen können, was in der Zukunft wahrscheinlich passieren wird. Außerdem verstehen Sie besser, was gut (und was weniger gut) funktioniert, und Sie können Ihre Glaubwürdigkeit im Unternehmen stärken. Als ehemaliger Finanzexperte weiß Shane aus der Perspektive eines Insiders, dass von Daten gestützte Ersuchen die Bewilligung zusätzlicher Mittel ungemein erleichtern.

Shane unterteilt die Kapazitätsmodellierung in zwei Hauptkategorien: die Feststellung der historischen Produktivität und die Vorhersage der zukünftigen Performance. Wir wollen beide etwas ausführlicher beleuchten.

Teil 1: Bestimmung Ihrer historischen Produktivität

Beschließen Sie zunächst, wie Sie Ihre Daten gruppieren wollen. Dabei sollten Sie u. a. berücksichtigen, was das Unternehmen Ihrer Meinung nach gerne sehen würde, wie Ihr Personalbeschaffungsteam organisiert ist und wie Organisationen zum Zwecke der Budgeterstellung gruppiert werden. Wenn Sie nicht genau wissen, wo Sie ansetzen müssen, empfiehlt Shane, die Hierarchie Ihres Finanzteams zu kopieren. Außerdem sollten Sie Ausreißer bzw. Sonderfälle wie schwierige Einstellungen, Hochschulabsolvent*innen/Praktikant*innen und Führungskräfte separat behandeln.

Als Nächstes sollten Sie die Zahl Ihrer „Unterschriften“ pro Quartal zusammenzählen, also die Zahl der Bewerber*innen, die Stellenangebote in Ihrem Unternehmen annehmen und unterschreiben. Sie können auch die „Starts“ auf der Basis des Eintrittstermins neu eingestellter Mitarbeitender zählen, solange Sie darauf achten, die beiden Zahlen nicht miteinander zu verwechseln. Shane empfiehlt die Verwendung Ihres HRIS, da dieses die zuverlässigsten Daten bereitstellen sollte. Die folgende Tabelle enthält nach Region und Geschäftsbereich aufgeschlüsselte Beispielsdaten für das Jahr 2018.

Anschließend stellen Sie Ihre historischen Personalbeschaffungsaufgaben für Personalvermittler*innen und -beschaffer*innen fest. Shane warnt, dass dies der arbeitsintensivste Schritt ist, und er empfiehlt das Erstellen einer Vorlage, die Sie versenden können und mit der jede*r Empfänger*in gefragt wird, wie viel Zeit er*sie in jedem Quartal mit der Unterstützung verschiedener Geschäftsbereiche verbracht hat. Fordern Sie die Betroffenen auf, ihren prozentualen Zeitaufwand zu schätzen und nicht die Anzahl der Angebote oder abgeschlossenen Suchvorgänge anzugeben.

Wenn Sie die erbetenen Prozentwerte ermittelt haben, können Sie die Anteile der für jede Gruppe arbeitenden Personalvermittler*innen und -beschaffer*innen summieren. In diesem Schritt schließt Shane die Manager*innen und Koordinator*innen aus.

Jetzt müssen Sie die Zahl der Unterschriften durch die Zahl der vollzeitäquivalenten Personalvermittler*innen und -beschaffer*innen dividieren, um die Produktivität zu berechnen. Analysieren Sie nach Möglichkeit die Daten aus mehreren Quartalen – Shane empfiehlt zwei Jahre –, denn nur so können Sie echte Trends erkennen. Wenn Ihre Daten nicht so weit zurückreichen, arbeiten Sie einfach mit den Daten, die Ihnen vorliegen. Wenn Ihnen bekannt ist, dass bestimmte Quartale Sonderfälle waren, etwa weil ein Einstellungsstopp zu beachten war, müssen Sie diese aus Ihrer Berechnung ausklammern.

Sie haben jetzt ein ziemlich gutes Gefühl dafür, wo Sie Ihre Zeit verbracht haben, wie produktiv Sie mit dieser Zeit umgegangen sind, und wo es einfacher und schwieriger ist, Mitarbeiter*innen nach Gruppe einzustellen.

Teil 2: Prognostizieren der zukünftigen Performance

Wenn Sie über ein gutes Verständnis der bisherigen Leistung verfügen, können Sie anhand derselben Zahlen die Zukunft vorhersagen.

Für diese Übung hat Shane uns die folgende Tabelle gezeigt und uns aufgefordert, uns vorzustellen, es sei Ende 2018 und wir wollten eine Prognose für das Jahr 2019 erstellen.

Shane empfiehlt, beim Rechnen von hinten anzufangen. Beginnen Sie mit der Produktivität und multiplizieren Sie diese mit der erwarteten Zahl der Personalvermittler*innen, um Ihre progostisierte Zahl von Unterschriften zu ermitteln. Anhand dieser Zahlen können Sie dann der Finanzabteilung Bescheid geben, wie viele Personen Sie pro Quartal einstellen können.

Und damit haben Sie jetzt ein Kapazitätsmodell! Jetzt können Sie verschiedene Fragen beantworten, etwa wie viele Ihrer Personalvermittler*innen und -beschaffer*innen jede Gruppe unterstützen und wie sich das im Laufe der Zeit geändert hat, um wie viel schwerer es ist, Bewerber*innen in einer bestimmten Abteilung statt in einer anderen einzustellen, wie viele Personalvermittler*innen Sie zur Unterstützung des Einstellungsplans für das kommende Jahr brauchen, und vieles mehr.

Nachdem Sie alle diese Schritte ausgeführt haben, können Sie zu komplexeren Berechnungen übergehen, etwa zur Bestimmung Ihrer Kosten pro eingestelltem*eingestellter Mitarbeiter*in. Wenn Sie sich näher mit diesem Thema beschäftigen möchten, sehen Sie sich hier das Video zur Präsentation Shanes an.

Hätten Sie diesen Vortrag gerne live miterlebt? Hier können Sie sich ein Video mit einer Wiederholung der ganzen Sitzung ansehen..