Es gibt viele Gründe, warum ein Unternehmen darüber nachdenkt, auf ein neues Bewerbermanagementsystem (Application Tracking System, ATS) umzustellen. Ganz gleich, ob Sie ein wachsendes Startup-Unternehmen sind, das eine robuste Funktionssuite sucht, ein Unternehmen, dass das Reporting verbessern und einen datenorientierten Prozess implementieren möchte oder ein Unternehmen, das seinen Personalbeschaffungsprozess von Tabellen lösen möchte: Es ist klar, dass die Einführung eines neuen ATS langfristig enorme Vorteile haben kann.

Doch mit diesen echten Verbesserungen des Personalbeschaffungsprozesses und der Strategie Ihres Unternehmens gehen auch Herausforderungen einher. Es gibt eine Menge Arbeit, die im Voraus geleistet werden muss: den Einkaufsprozess, das Erlernen und die Konfiguration eines neuen ATS, die Schulung Ihres Teams auf das neue System und die Unterstützung des Personalbeschaffungsteams und des Managements. Bei all diesen komplexen Prozessen kann die Frage, was mit historischen Personalbeschaffungsdaten geschehen soll, schnell in den Hintergrund rücken. Diese Daten können jedoch ein wertvolles Gut für Ihr Unternehmen sein, und die wenn Sie die Datenmigrationskomponenten bei der Implementierung übersehen, könnten die Daten schlecht übernommen und dadurch unbrauchbar werden. Das wiederum kann die Akzeptanz bei Ihrem Personalbeschaffungsteam beeinträchtigen.

Wir bei Greenhouse wissen, dass eine Datenmigration ein von Natur aus schwieriger Prozess ist. Keine Tracking-System gleicht dem anderen und die Datenmigration von dem einem auf das andere kann sich als schwierig erweisen. Deshalb haben wir ein engagiertes Team von Spezialisten für Datenmigration, die unseren Kund*innen bei diesem Prozess unterstützen. Als Mitglied dieses Teams ist es mein Ziel, die Verantwortung für die Datenumwandlung zu übernehmen, um mit Greenhouse zusammenzuarbeiten, und gleichzeitig den Kunden zu beraten, um sicherzustellen, dass die Migration in einer Weise erfolgt, die am besten widerspiegelt, wie der Kunde die Daten nutzen möchte. Dadurch kann sich der Kunde auf die Implementierung konzentrieren, um bei der Personalbeschaffung effektiv zu sein.

Weil jedes Unternehmen seinen eigenen Prozess hat, weist jede Datenmigration ihre eigenen Besonderheiten auf, die sie einzigartig machen, selbst wenn die Datenquelle dieselbe ist. Nachdem wir jedoch Hunderte von Migrationen für Kund*innen durchgeführt haben, hat unser Team einige grundlegende Dinge erkannt, die jede*r tun kann, um sicherzustellen, dass die Datenmigration erfolgreich sein wird. Die meisten davon drehen sich darum, vorauszudenken und einige spezifische Fragen an Ihr Personalbeschaffungsteam, Ihr vorheriges ATS (falls Sie eines haben) und das ATS, auf das Sie umstellen wollen, zu stellen. Ich habe hier einige von ihnen umrissen und ermutige jede*n, der*die das Bewerbermanagementsystem wechseln möchte (oder plant, dies zu tun), diese Fragen zu klären.

Ich habe diese Fragen aufgeteilt in: Fragen, die Sie Ihrem Team stellen sollten, Fragen, die Sie Ihrem vorherigen ATS stellen sollten, und Fragen, die Sie dem ATS stellen sollten, auf das Sie umstellen wollen.

Fragen, die Sie Ihrem Team stellen sollten:

1. Wofür möchten Sie die historischen Daten verwenden? Einige Unternehmen sind verpflichtet, historische Daten zu speichern, benötigen aber nur einige grundlegende Informationen wie die Stelle, auf die sich der*die Bewerber*in beworben hat, und zu welchem Zeitpunkt. Andere nutzen historische Daten intensiv für die Akquise und brauchen so viele Informationen wie möglich. Je größer das Spektrum ist, das Ihr Team benötigt, desto umfangreicher wird die Migration.
2. Welche Informationen sind am wichtigsten, wenn Sie sich die Daten von Bewerber*innen anschauen, die sich bereits beworben haben oder sich erneut bewerben? Zwei Beispiele, die wir am häufigsten hören, sind Kommentare/Anmerkungen und Workflow-Phasen, aber es ist definitiv empfehlenswert, alles im Voraus anzusprechen.
3. Gibt es etwas, das Sie ausschließen möchten? Aus dem Bauch heraus wird dies oft verneint, aber es lohnt sich, darüber nachzudenken, ob es spezifische Daten gibt, die schlecht gepflegt wurden und die man besser weglassen sollte.
4. Gibt es vertrauliche Daten, die für das System, auf das Sie umstellen, besonders gekennzeichnet werden müssen? Manchmal möchte man nicht, dass alle in Ihrem Team alles sehen können, und es ist gut, alle Bedenken rund um sensible Daten im Voraus zu äußern, um zu sehen, was getan werden kann, damit sie vertraulich bleiben.

Fragen, die Sie Ihrem vorherigen ATS stellen sollten:

1. Ist ein Datenexport kostenpflichtig? Einige Unternehmen erheben eine Gebühr für den Export Ihrer Daten. Daher ist es definitiv ratsam, das im Voraus abzuklären, damit es keine bösen Überraschungen gibt. Auch in den Bedingungen Ihrer Service-Vereinbarung kann die Bereitstellung von Daten geregelt sein.
2. Welche Daten exportieren Sie? Wenn Ihr Team bestimmte Informationen als wichtig gekennzeichnet hat, ist es gut, diese zu nennen und sicherzustellen, dass sie bereitgestellt werden können. Wenn bestimmte Daten standardmäßig nicht verfügbar sind, können Sie eventuell mit ihnen zusammenarbeiten, um zusätzliche Berichte zu erstellen, um die gewünschten Informationen zu erhalten.
3. In welchem Format stellen Sie Daten bereit? Ihr neues ATS wird das wissen wollen. Wenn mehrere Formate verfügbar sind, teilen Sie ihnen alle Optionen mit, die Sie erhalten haben.
4. Wie lange dauert die Bereitstellung von Daten? Dadurch können Sie sich mit Ihrem neuen ATS und Ihrem Team abstimmen, damit alle wissen, was sie erwartet.

Fragen, die Sie dem ATS stellen sollten, zu dem Sie wechseln wollen:

1. Wie werden sich die migrierten Daten auf das System auswirken? Externe Daten können sich in einem neuen System manchmal seltsam verhalten. Daher ist es hilfreich, im Voraus zu wissen, ob es Risiken für die Migration von Daten gibt.
2. Können die migrierten Daten das Reporting verzerren? Da verschiedene Bewerbermanagementsysteme verschiedene Datenstrukturen verwenden, kann es zu Einschränkungen bei der Berichterstattung über migrierte Daten kommen. Es ist aber auf jeden Fall eine gute Idee, sicherzustellen, dass sich dies nicht negativ auf die Berichterstattung über Ihre neuen ATS-Daten auswirkt. Nebenbei bemerkt sollten Sie vielleicht einige Abschlussberichte in Ihrem alten ATS generieren, falls Sie später darauf zurückgreifen müssen (z. B. EEO-Berichte (Equal Employment Opportunity)).
3. Für welche Deliverables werde ich verantwortlich sein? Jede erfolgreiche Datenmigration ist ein kollaborativer Prozess zwischen Ihrem Team und dem ATS. Sie sollten damit rechnen, einige Verantwortlichkeiten oder Deliverables zu erhalten, aber es ist am besten, vorab zu klären, wie diese aussehen können.
4. Können Sie das Feld ___ migrieren? Wenn es spezifische Informationen gibt, die Ihr Team markiert hat, ist es am besten, diese im Einzelnen anzusprechen.
5. Können Sie mit dem Format importieren, das mein altes ATS zur Verfügung stellt? Manchmal werden die standardisierten Exporte in Formaten bereitgestellt, die für bestimmte Datenbanken spezifisch sind, für die Ihr neues ATS aus Kostengründen möglicherweise keine Lizenzen hat. Wenn dies der Fall ist, sollte Ihr neues ATS mit Ihnen und Ihrem vorherigen ATS zusammenarbeiten, um ein alternatives Format zu generieren, das migriert werden kann.
6. Zu welchem Zeitpunkt der Implementierung übertragen Sie die Daten? Gibt es eine „Blackout Period“? Bei einigen Bewerbermanagementsysteme kann es erforderlich sein, dass Sie weder in Ihrem alten noch in Ihrem neuen System arbeiten, während die historischen Daten extrahiert und migriert werden. Dies wird auch „Blackout Period“ genannt. Bei Greenhouse vermeiden wir Blackout Perioden während der Migration, indem wir das Projekt gegen Ende der Implementierung starten. Dadurch kann der Kunde Greenhouse nutzen, um die Einstellungsaktivitäten abzuschließen und braucht das alte ATS nicht mehr (unter der Voraussetzung, dass der Datensatz vollständig ist). Beide haben unterschiedliche Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe Ihres Teams. Daher ist es wichtig zu fragen, wann Ihr ATS die Migration durchführt und warum.

Abschließenden Überlegungen

Das mag nach einer Menge Fragen für historische Daten klingen, aber je mehr Sie im Vorfeld wissen, desto einfacher ist es, realistische Erwartungen an Ihr Team zu stellen, und desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Datenmigration erfolgreich ist. Wenn Sie sich etwas mehr Zeit nehmen, um Ihre historischen Daten zu sichten und sich Gedanken darüber machen, wie Sie sie in Ihr neues ATS einbringen, können Sie diese wertvolle Ressource nutzen und das Vertrauen Ihres Teams in das neue System stärken, was Ihr Unternehmen in die Lage versetzen wird, auch in Zukunft effektiv zu arbeiten.

Denken Sie darüber nach, ein neues Bewerbermanagementsystem zu erwerben? Im Buyer’s Guide to Applicant Tracking Systems finden Sie Tipps, Tricks und interaktive Arbeitsblätter, die Sie durch den Prozess führen.