Da immer mehr Unternehmen internationale Niederlassungen gründen, werden die Herausforderungen zunehmen. Eine dieser Herausforderungen ist die Skalierung des Personalbeschaffungs-Funktionsbereichs. In neuen globalen Märkten müssen Sie verschiedene Kulturen, gesetzliche Vorgaben und Gebräuche berücksichtigen, die sich alle auf Ihren Personalbeschaffungs-Prozess auswirken können. Es ist viel mehr Recherche und strategische Planung erforderlich als bei der Personalbeschaffung für neue inländische Niederlassungen.

Fragen Sie nur Declan Fitzgerald, Global Recruiting Director bei HubSpot, dem führenden Anbieter von Inbound-Marketing. Er ist für sowohl Nordamerika als auch alle internationalen Niederlassungen weltweit verantwortlich. Wir haben uns neulich mit Declan ausgetauscht und erfahren, wie HubSpot mit Hauptsitz in Cambridge, Massachusetts, erfolgreich auf vier neuen globalen Märkten Personalbeschaffung betrieben und Mitarbeiter*innen eingestellt hat: Dublin, Australien, Singapur und Japan.

Lesen Sie weiter, um ein besseres Verständnis der Vorgehensweise von HubSpot bei der Personalbeschaffung (und beim Onboarding!) auf diesen globalen Märkten zu gewinnen und Tipps und Tricks zu erhalten, die Ihrem Personalbeschaffungs-Team helfen werden, ähnliche Erfolge zu erzielen.

Internationale Personalbeschaffungs-Philosophie

Um eine internationale Niederlassung zu gründen und herauszufinden, welche Personalbeschaffungsstrategie verwendet werden sollte, untersucht Declan Unternehmen, die das bereits gemacht haben, und bestimmt, ob ihre Vorgehensweise für HubSpot sinnvoll ist. Hier nutzt er sein eigenes Netzwerk von Personalvermittler*innen, insbesondere aus seinen früheren Unternehmen wie LinkedIn und Microsoft, um Tipps von ihnen einzuholen: Was sollte man machen und was nicht? Diese Unternehmen haben bereits Erfahrung damit. Daher hört er auf ihre Personalvermittler*innen, um sich besser mit den Unterschieden zwischen verschiedenen Kulturen weltweit vertraut zu machen, was ohne Erfahrung recht schwierig sein kann. Seine Standardfrage lautet: „Wenn Sie das alles nochmal machen müssten, was würden Sie verstärkt und was anders machen?“ Offensichtlich hat er die Personalbeschaffungs-Philosophie von HubSpot als von anderen lernen, das Beste übernehmen und daraus die eigene Strategie entwickeln verfestigt.

Darüber hinaus ergreift Declans Team Maßnahmen zur Schaffung eines brandneuen Personalbeschaffungsprozesses, der hilft, talentierte Mitarbeiter*innen aus der Ferne anzuziehen. Genauso wie HubSpot seinen Kund*innen beibringt, mithilfe von Inbound-Marketing Leads zu generieren, wendet es die gleiche Strategie auf die Personalbeschaffung an – ein Prozess, den alle Inbound-Recruitment nennen. Das Fundament dieser Strategie basiert auf dem Culture Deck des Unternehmens, das die Mission und Werte des Unternehmens betrifft und potenziellen Bewerber*innen eine genaue Darstellung dessen vermittelt, wie es wirklich ist, bei diesem Unternehmen zu arbeiten. Der Fokus auf die Kultur (das „Deck“), die fast 3 Millionen Mal angezeigt wurde, zeigt potenziellen internationalen Bewerber*innen, wie wichtig der Culture Fit bei HubSpot ist, und funktioniert daher gut, um die richtigen Bewerber*innen anzuziehen (und ungeeignete von einer Bewerbung abzuhalten).

Im Allgemeinen wendet das Team auch viel Zeit darauf auf, zu überlegen, wie man Empfehlungen und Leads durch die Netzwerke der Mitarbeiter*innen fördert und sich auf direkte Beschaffung passiver Bewerber*innen durch ihre Personalvermittler*innen spezialisiert, aber auch durch ihre Hiring Manager, denen sie ebenfalls Beschaffung beibringen.

Wir haben nun ein besseres Verständnis der Personalbeschaffungs-Philosophie von HubSpot. Wir wollen betrachten, wie das Unternehmen dies auf die Schaffung von Teams in ein paar speziellen internationalen Märkten angewendet hat.

Dublin: Entwicklung eines auf Empfehlungen konzentrierten, proaktiven Beschaffungsprogramms

Declan hat mehr als 20 Jahre Erfahrung mit dem Markt Dublin und konnte sofort die Bedeutung von Mitarbeiter*innen-Empfehlungen dort erkennen, weil in Dublin einige der weltweit führenden Softwareunternehmen angesiedelt sind. Das bedeutete, dass es dort viele hochqualitative Talente gab, man musste diesen Vorteil nur nutzen! Das Team machte sich daran, den Standort Dublin auf der Grundlage eines empfehlungszentrischen, proaktiven Beschaffungsmodells aufzubauen, bei dem Mitarbeiter*innen ihre eigenen Netzwerke nutzen und einen starken finanziellen Anreiz dazu erhalten. Die Ergebnisse waren hervorragend. 2016 stammen weltweit ganze 35 % der neuen Mitarbeiter*innen aus dem Empfehlungskanal. Ebenso wichtig ist die Verwendung verschiedener Tools für die Suche nach Top-Talenten in Irland und ganz Europa. Dazu hat Declan ein ganzes Personalbeschaffungs-Team gebildet und talentierte Personalvermittler*innen mit Beschaffungserfahrung von Hand ausgewählt.

Australien: Personalvermittlungen und Beschaffung für die erste Einstellungswelle dezentral nutzen

Als Nächstes beschlossen Declan und sein Team, Personalvermittlungen zu nutzen, um Mitarbeiter*innen für die neue Niederlassung in Australien anzuwerben, weil die Zeit bis zur Einstellung für den Projektstart von kritischer Bedeutung war. Es kam auf Geschwindigkeit an. Sie hatten sehr aggressive Zeitpläne für die ersten 10–15 Einstellungen und beschlossen daher, sich auf einige vertrauenswürdige Partner vor Ort zu verlassen, die schnell und einfach Zugriff auf Qualitätstalente bieten konnten.

Aber das ist nicht alles: Das Team kombinierte den Agenturansatz mit viel passiver Beschaffung auf LinkedIn und nutzte das Culture Deck als Ausgangspunkt für Gespräche mit passiven Kandidat*innen. Nach der ersten Einstellungswelle stellte Declan schnell eine*n Personalvermittler*in ein und wandelte das Modell dann auf ein 100 % beschaffungsbasiertes Modell um. Laut Declan ist die Einstellung einer*s Vollzeit-Personalvermittler*in für einen internationalen Standort gerechtfertigt, wenn in einem Jahr mehr als 20 Mitarbeiter*innen eingestellt werden sollen. Andernfalls sollten Sie sich an eine Agentur wenden, wenn eine Einstellung benötigt wird, und dies evtl. damit verbinden, Ihren Personalvermittler*innen in anderen Regionen eine ausgedehnte Zielvorgabe zu geben, in der neuen Region zu arbeiten, wenn sie die nötige Bandbreite und das Gefühl haben, dass sie damit ihre Fähigkeiten weiterentwickeln können. Zudem hilft dies Personalvermittler*innen, einen ganzheitlichen Blick auf das gesamte Unternehmen zu erhalten.

Singapur: Förderung einer kontinuierlich gesunden Personalbeschaffungs-Pipeline

In Singapur verfolgte das Team für die erste Einstellungswelle einen ähnlichen Ansatz wie in Australien, indem eine örtliche Personalvermittlungs-Agentur beauftragt und dann auch direkt beschafft wurde. Es kam zu dem Schluss, dass die Bemühungen am besten kombiniert werden sollten, also ein*r Personalvermittler*in die Beschaffung aus Dublin betreiben und dies mit Einstellung durch eine*n erfahrene*n Personalvermittler*in vor Ort in Singapur ergänzt werden sollte, um die Personalbeschaffungs-Pipeline weiter zu fördern. Beim gesamten Prozess mit Agentur und eigener Beschaffung war das Culture Deck von HubSpot wiederum entscheidend, um talentierte Mitarbeiter*innen zu identifizieren, die erfolgreich beim Unternehmen arbeiten und zur einzigartigen Kultur passen – eine Kultur, die auch über Ozeane hinweg nicht in der Übersetzung verloren gehen sollte.

In der Niederlassung in Singapur arbeiten jetzt 25 Beschäftigte und Mitarbeiter*innen-Empfehlungen werden immer wichtiger für das weitere Wachstum des Teams. Declan weist auch darauf hin, dass die Implementierung von Arbeitgeber-Branding-Initiativen und die Nutzung der PR-Perspektive Wunder bewirkt, um Traffic auf die Karriereseite zu bringen. Spezifisch für Singapur unternahm das Team starke PR-Bemühungen zu Beginn der Einstellungskampagne und erregte mit der Ankündigung der großen Zahl an Arbeitsplätzen, die HubSpot auf diesem Markt schuf, Aufsehen.

Japan: Ein westlicher Ansatz bei Vorstellungsgesprächen

HubSpot stieg vor zwei Monaten in Japan ein. Von Beginn an beschloss das Personalbeschaffungs-Team, aufgrund der großen kulturellen Unterschiede zwischen den USA und Japan und des Wunsches, sicherzustellen, dass in der japanischen Niederlassung die HubSpot-Kultur gewahrt blieb, einen westlichen Ansatz bei Vorstellungsgesprächen zu verfolgen, insbesondere bei der ersten Einstellungswelle. Der Vorstellungsgesprächs-Prozess sollte weniger formell und traditionell sein als bei anderen japanischen Unternehmen und stattdessen eher westlich und informell und aus persönlichen Meetings bestehen, um Bewerber*innen viele Möglichkeiten zu bieten, Fragen zu stellen, einfache Gespräche mit Personalvermittler*innen zu führen und insgesamt ein Gefühl dafür zu bekommen, wie es ist, für ein amerikanisches Unternehmen wie HubSpot zu arbeiten.

Derzeit ist das Team in der japanischen Niederlassung recht klein, es wird aber erwartet, es in den kommenden Jahren schnell zu erweitern. Es war kein einfacher Prozess, weil das Personalbeschaffungsteam Maßnahmen ergreifen musste, um Sprach- und kulturelle Barrieren zu überwinden, wie die Erstellung einer japanischen Erweiterung auf der Website und die Verwendung einer GoPro-Kamera durch ein Mitglied des Personalbeschaffungsteams für einen Tag, um das Büro und die Stadt aufzunehmen und potenziellen Bewerber*innen dadurch einen echten Sinn dafür zu vermitteln, als das nur durch die ausschließliche Betrachtung des Culture Deck möglich wäre.

Die Lernkurve ist noch recht steil und es stellen sich Fragen wie „Haben wir die richtigen Gehaltsstufen und Nebenleistungen implementiert?“ usw. Um diese Fragen zu beantworten und Anleitung zu bieten, wendet sich das Team an die japanische Organisation JETRO, die internationalen Unternehmen wie HubSpot bei der Eröffnung von Niederlassungen in Japan hilft. Das Team fragt sich auch, wie es das Wertangebot von HubSpot japanischen Mitarbeiter*innen optimal vermitteln kann – was bedeutet Inbound-Marketing in Japan? Das Team hat die Einstellung eines*r Japanisch-Trainer*in vor Ort in Erwägung gezogen, um mit Terminologie und Verständnis zu helfen, fragt sich aber, wann der beste Zeitpunkt dafür gekommen ist – bei 50 Mitarbeiter*innen? 100 Mitarbeiter*innen? Was? Für Declan und das Team war dies der bislang schwierigste Markt. Die Lernkurve in Japan war steil und das Team musste feststellen, dass LinkedIn kaum für die professionelle Vernetzung genutzt wird. Es musste die Vorstellungsgesprächs-Etikette und Vertragsverhandlungen hier und da anpassen, um besser den lokalen Gebräuchen zu entsprechen. Das Team lernt bis heute ständig dazu.

Onboarding von internationalen Mitarbeiter*innen

Wie wir wissen, geht die richtige Personalbeschaffung direkt in das richtige Onboarding über, und HubSpot nimmt seinen Onboarding-Prozess sehr ernst.

Das Unternehmen bringt alle neuen internationalen Mitarbeiter*innen für drei bis vier Wochen zum Hauptsitz in Cambridge in den USA, wo neue Mitarbeiter*innen allgemeine Schulungen erhalten, das Führungsteam kennenlernen und mehr über das Produkt erfahren. Neue Mitarbeiter*innen durchlaufen sogar einen Test, bei dem sie die Software verwenden, um ihre eigene Kampagne oder Website zu erstellen! Außerdem werden neue Mitarbeiter*innen zu Veranstaltungen wie einem Baseballspiel der Boston Red Sox mitgenommen, um etwas Lokalkolorit zu genießen. Das Team führt für seine japanischen Mitarbeiter*innen auch einen Sake-Verköstigungsabend durch, um Respekt vor ihrer Kultur zu zeigen und natürlich etwas Spaß zu haben!

Das Personalbeschaffungsteam kümmert sich aber nicht nur um die Erfahrung am Hauptsitz, sondern auch um die, wenn die neuen Mitarbeiter*innen im Heimatland zurück sind. Um sicherzustellen, dass sich alle weiterhin gut versorgt fühlen, schickt das Personalteam regelmäßig Mitglieder zu internationalen Niederlassungen, um Prozesse wie den Erhalt von Arbeitsvisa und die Durchführung von Schulungen für spezifische Rollen mitzubeaufsichtigen und zu optimieren. Für größere Niederlassungen ist es das Ziel des Personalteams, eine*n ständige*n HR-Geschäftspartner*in vor Ort zu haben, der*die Mitarbeiter*innen, zeigt, dass HubSpot für sie da ist und ihre Niederlassung genauso wichtig ist wie die anderen.

Was kommt als Nächstes?

Obgleich HubSpot bei seinen internationalen Personalbeschaffungs-Bemühungen große Fortschritte erzielt hat, steckt es im weiteren Umfang noch in den Kinderschuhen. HubSpot kann sich vorstellen, über diese vier Standorte hinaus weiter zu wachsen, und wird weiterhin jeden Markt erforschen müssen, um ihn auf persönlicher Ebene zu erreichen und dabei die einzigartige Kultur, Vorschriften und Bräuche zu berücksichtigen. Beim Wachstum wird das Unternehmen weiterhin die Grenzen bei Kulturinnovationen ausweiten und das Playbook für „Inbound-Recruitment“ definieren. Beides war in puncto Personalbeschaffung für HubSpot bislang sehr erfolgreich.

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