Es macht keinen Unterschied, ob Ihre Einführung neuer Mitarbeiter*innen persönlich oder auf Remote-Basis stattfindet – was sich immer wieder als wahr erwiesen hat, ist die Tatsache, dass das Onboarding die Gesamterfahrung des*der Betreffenden im positiven oder negativen Sinne entscheidend beeinflussen kann. Beim Onboarding entsteht der erste Eindruck, der darüber entscheidet, mit welcher Einstellung neue Mitarbeiter*innen an ihrem Arbeitsplatz erscheinen und mit ihrer neuen beruflichen Aufgabe zurechtkommen werden. Es liefert nicht nur den wichtigen fundamentalen Kontext, der den*die Mitarbeiter*in während seines*ihres Verbleibs bei Ihrem Unternehmen auf Erfolgskurs bringt, sondern es erzeugt auch ein gewisses Zielbewusstsein und ein Gefühl der Zugehörigkeit – und das sind wichtige Gründe, weshalb Menschen Ihnen auf Jahre hinaus die Treue halten.

Wenn Mitarbeiter*innen richtig eingeführt werden, schafft das Onboarding einen Eigenwert für Ihr Unternehmen.

Was aber tun Sie, wenn Ihr Unternehmen, wie das häufig der Fall ist, sein Onboarding ausschließlich auf Remote-Basis durchführt? Ein solider virtueller Onboarding-Plan ist ebenso wichtig wie ein Plan für ein persönliches Onboarding. Ungeachtet dessen, ob Sie unerwartet vom Homeoffice aus arbeiten oder schon seit einiger Zeit ein Plan für ein verteiltes Arbeiten in Kraft ist, werden sich Investitionen in Ihr virtuelles Onboarding-Programm langfristig bezahlt machen.

Egal ob Sie gerade aktiv Mitarbeiter*innen einstellen oder vorhaben, dies in Bälde zu tun – wenn der richtige Zeitpunkt gekommen ist, brauchen alle Ihre neu bei Ihnen tätigen Arbeitnehmer*innen ein hochwertiges virtuelles Onboarding-Programm. Wir haben drei Fokusbereiche bestimmt, um Ihnen die Kooperation mit Ihren neu eingestellten Mitarbeiter*innen und deren Unterstützung möglichst einfach zu machen.

1. Kommunizieren Sie zielbewusst und auf transparente Weise

Ein wesentliches Element einer positiven Erfahrung mit dem virtuellen Onboarding ist die Vermittlung eines Gefühls der Sicherheit unter neu eingestellten verteilten Mitarbeitert*innen. Verwenden Sie ein „Kickoff-Deck“ für neue Mitarbeiter*innen, mit dessen Hilfe Manager*innen im Rahmen einer virtuellen Kickoff-Besprechung zielbewusst über Dinge wie Arbeitszeiten und Kommunikationsstandards für das Team und das Unternehmen sprechen können. Schaffen Sie den nötigen Freiraum, damit neu eingestellte Mitarbeiter*innen unbefangen darüber sprechen können, wie sie am liebsten kommunizieren. Stellen Sie zu diesem Zweck Fragen wie „Haben Sie eine bevorzugte Kommunikationsmethode?“ Vergessen Sie auch nicht, sie zu fragen, was sie brauchen, um eine virtuelle Verbindung mit ihrem Team aufrechtzuerhalten.

Um ihnen das besagte Sicherheitsgefühl zu vermitteln, können Sie den neu eingestellten Mitarbeiter*innen auch Möglichkeiten für virtuelle Besprechungen aufzeigen. Hier bei Greenhouse haben alle Neuankömmlinge vor Antritt ihrer Arbeit Zugang zum Greenhouse Onboarding. Die Begrüßungserfahrung in GHO ist ganz auf ihr spezifisches Team und ihren geografischen Arbeitsplatz zugeschnitten (auch wenn es sich dabei um einen unternehmensfernen Ort handelt). Neu eingestellte Mitarbeiter*innen erhalten Zugang zu bestimmten Informationen, also etwa dazu, was sie in den ersten Paar Wochen der Einführungsphase zu erwarten haben. Außerdem können Sie mit diesem Tool Kontakte zum Team im Allgemeinen herstellen, mit dem sie vor ihrem ersten Arbeitstag interessante Fakten austauschen und über private Hobbys und Interessen sprechen können.

Letztlich sind Remote-Teams an ein asynchrones (vorab aufgezeichnetes) Arbeiten gewöhnt. Unser Onboarding-Team erarbeitet gemeinsam mit Manager*innen einen detaillierten Plan zur Einführung aller neu eingestellten Mitarbeiter*innen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, etwas präskriptiver vorzugehen, als Sie das im persönlichen Umgang miteinander tun würden (wenn es die Möglichkeit einer Zufallsbegegnung in der Küche gibt). Füllen Sie Ihren Kalender mit virtuellen Einführungstreffen, sehen Sie eine feste Struktur für diese Gespräche vor – hier bei Greenhouse bezeichnen wir sie als „Listening Tours“ – und legen Sie fest, wann in selbstbestimmten Schritten gelernt oder autonom gearbeitet werden muss, um den Faktor Unbekannt auszuschalten und den Betreffenden die Angst zu nehmen, eventuell nicht produktiv genug zu sein.

2. Schaffen Sie ein Gefühl der Zugehörigkeit und ermöglichen Sie das Herstellen von Verbindungen

Am wichtigsten ist die Erkenntnis, dass Zugehörigkeit und Inklusion gleich am ersten Tag beginnen. Wenn es bei Ihnen Employee Resource Groups (ERGs) oder Community-basierte Slack-Kanäle gibt, dann lassen Sie dies Ihre neu eingestellten Mitarbeiter*innen von Anfang an wissen. Sagen Sie ihnen, wie sie mitmachen und einen eigenen Beitrag zur Unternehmenskultur leisten können, indem sie dem Unternehmen oder der Community etwas Persönliches preisgeben.

Denken Sie als Nächstes an die vielfältigen Möglichkeiten, wie Sie Verbindungen aufbauen könnten, wenn Sie persönlich mit anderen Kontakt hätten. Wie könnten Sie diese Nähe auch im virtuellen Raum herstellen? Planen Sie Zeit für ein besseres Kennenlernen ein, von der Kaffeeküche mal abgesehen. Um ein Beispiel zu nennen: Bei Greenhouse haben wir unser bislang übliches persönliches Treffen mit neu eingestellten Mitarbeiter*innen – eine offene Einladung zu unserer Hauptniederlassung in New York – zu einem virtuellen Team-Meeting umfunktioniert. Unser Customer Success-Team begrüßte ein neues Teammitglied in einem virtuellen Szenario vor kurzem mit selbstgebastelten Begrüßungsschildern – eine kleine Geste, mit der dem*der neuen Angestellten ein ausgeprägteres Gefühl der Zugehörigkeit vermittelt wurde.

Auch wenn neu eingestellte Mitarbeiter*innen virtuell an verschiedenen geografischen Standorten ins Unternehmen eingeführt werden, ist es wichtig, dass Sie das Onboarding in virtuellen Gruppen oder Klassen fortsetzen. Wir haben selbst gesehen, dass dies gemeinsame Erfahrungen schafft und funktionsbereichsübergreifende Beziehungen stärkt. Ebenso wichtig ist es, dass Sie Ihre Manager*innen dahingehend coachen, sich in den ersten paar Wochen immer wieder zu melden. Könnten sie beispielsweise die Zahl ihrer normalerweise zu führenden Vieraugengespräche verdoppeln oder einen Team-Ansprechpartner einteilen, der sich regelmäßig meldet und eventuelle Fragen beantwortet?

Lassen Sie sich kreative Möglichkeiten einfallen, wie Sie neu eingestellten Mitarbeiter*innen dabei helfen können, schnell Anschluss zu finden. Wenn das möglich ist, schicken Sie neu eingestellten Mitarbeiter*innen ein „Verpflegungspaket“ mit Werbegaben für Angestellte, damit diese sich sofort als Teil des Teams fühlen. Ein paar weitere Ideen wären das Anfertigen eines Videos Ihrer Führungskräfte, die sich über historische, kulturell wichtige Momente des Unternehmens unterhalten (unter dem Motto „Storytelling“), das Zusammenstellen einer Liste mit FAQ für neue Mitarbeiter*innen oder die Verfügbarmachung eines „Wörterbuchs der Unternehmenskultur“ in Ihrem Intranet.

3. Straffen Sie Ihren Betrieb und investieren Sie in die nötigen Technologien

Ein auf mehrere Standorte verteiltes Onboarding erzeugt auch mehr Variablen, weshalb es wichtig ist, dass Sie Ihren Betrieb möglichst straffen. Zum einen schafft das die Voraussetzungen für einen Erfolg Ihres Onboarding-Teams und Ihrer neuen Mitarbeiter*innen in ihren jeweiligen Stellen, und zum anderen wird für eine standortunabhängige Gleichbehandlung gesorgt. Wie also können Sie eine eindeutige Zuweisung der verschiedenen Verantwortungsbereiche sicherstellen oder Aufgaben und E-Mail-Erinnerungen für das Onboarding-Team und die neuen Mitarbeiter*innen automatisieren? Mit Greenhouse Onboarding können Sie nachverfolgen, wer für welche Aufgaben zuständig ist. Das hilft den Onboarding-Teams bei der Ausrichtung und beim Vermeiden von Hindernissen. Anhand der ultimativen Greenhouse-Onboarding-Checkliste können Sie ferner sicherstellen, dass Sie in diesen kritischen ersten 90 Tagen nichts übersehen.

Ein weiteres wichtiges operatives Tool, das wir bei Greenhouse einsetzen, ist eine Remote-Onboarding-Orientierungshilfe für Manager*innen, in der klar beschrieben ist, welche zusätzlichen Aufgaben zu erledigen sind, wenn Sie den Onboarding-Prozess aus der Ferne ausführen, und wie persönliche Onboarding-Aktivitäten zu virtuellen Erfahrungen umfunktioniert werden können.

Abschließend ist festzuhalten, dass sich das Ausräumen von technologischen Hindernissen in der ersten Woche wirklich auszahlen und es die virtuelle Onboarding-Erfahrung verbessern kann. Kann Ihr IT-Team vor dem offiziellen ersten Tag neu eingestellter Mitarbeiter*innen eine virtuelle Onboarding-Sitzung veranstalten, damit diese von Anfang an ohne jegliche technische Probleme voll einsatzbereit sind? Welche zusätzlichen Tools können Sie Ihren Remote- oder verteilten Teammitgliedern anbieten? Mit Technologien wie Donut und dem Whiteboard in Zoom kann die Kooperation signifikant gesteigert werden, was bessere und von mehr Inklusion geprägte Erfahrungen seitens verteilter Mitarbeiter*innen gewährleistet.

Eine hochwertige – und virtuelle! – Onboarding-Erfahrung

Ganz unabhängig vom geografischen Standort Ihrer neuen Mitarbeiter*innen gilt: Eine zielbewusste Kommunikation, die Erzeugung eines Zugehörigkeits- und Verbundenheitsgefühls und Investitionen in Ihren eigenen Betrieb schaffen eine positivere Onboarding-Erfahrung. Neu eingestellte Mitarbeiter*innen, denen ein Zielbewusstsein und Zugehörigkeitsgefühl vermittelt wird, nehmen diese positive Erfahrung mit und können sich während ihres ganzen Mitarbeiter-Lebenszyklus darauf berufen. In dem Maße, in dem die Welt immer virtueller wird, verhilft Ihnen ein erfolgreiches virtuelles Programm nicht nur zum Erfolg als einstellendes Team, sondern auch zum wirtschaftlichen Erfolg.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie das Greenhouse Onboarding zu positiveren Erfahrungen neu eingestellter Mitarbeiter*innen führen kann? Fordern Sie noch heute eine Demo an.