Ich spreche die ganze Zeit mit Personalvermittler*innen, die sich schuldig fühlen, weil sie wissen, dass sie alle Arten von strategischen Dingen tun sollten, wie die Überarbeitung ihrer Candidate Experience, die Pflege ehemaliger Bewerber*innen und eine proaktivere Beschaffung passiver Bewerber*innen.

Die tägliche Realität als Personalvermittler*in ist jedoch, dass sie SO BESCHÄFTIGT sind, dass sie Schwierigkeiten haben, die Zeit zu finden. Wenn ich etwas nachbohre, höre ich, dass Personalvermittler*innen den ganzen Tag über mit einmaligen Fragen und Anfragen bombardiert werden. Sie „spielen Verteidigung“.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

• Mitarbeiter*innen, die eine Empfehlung abgegeben haben, fragen ständig nach, ob ihre Empfehlung eine Runde weiter kommt.

• Eine Agentur, mit der Sie zusammenarbeiten, sendet Ihnen E-Mails, um nachzufragen, wie es um die Bewerber*innen steht, die sie eingereicht hat.

• Jemand, der ein Vorstellungsgespräch führt, kann den Lebenslauf der Bewerber*innen nicht finden, und schaut bei Ihnen vorbei, um Sie nach einer Kopie zu fragen.

• Ein Hiring Manager fängt Sie in der Küche ab, um Sie nach dem Status einer seiner offenen Stellen zu fragen (und Sie wollten nur eine Tasse Kaffee trinken!).

Ich höre, dass einige Personalvermittler*innen sagen, dass mehr als die Hälfte ihrer Zeit damit verbracht wird, diese grundlegenden Fragen zu beantworten.

Und wenn Ihr Tag so aussieht, gibt es keine Möglichkeit für Sie, strategischer über Ihre Stelle nachzudenken. So haben Sie nur sehr wenig Zeit und Gelegenheit, auf einer strategischeren Ebene zu denken ...

Hier kommt Greenhouse ins Spiel. Ich möchte etwas darüber teilen, wie wir das Produkt entwickelt haben, um dies anzugehen. Obwohl wir in diesem Blog häufig über alle Arten von „Best Practices“ sprechen, besteht in Wahrheit eine der größten Vorteile unseres Produkts darin, Raum für Personalvermittler*innen zu schaffen, um überhaupt über diese Best Practices nachzudenken.

Unsere Vision

Unsere Vision ist es, Personalvermittler*innen zu befähigen, sich bei ihren Jobs zu übertreffen. Unserer Meinung nach werden in Zukunft Routineaufgaben automatisiert, werden alle im Prozess ihre eigenen Antworten leichter finden und werden bessere Partnerschaften zwischen Personalvermittler*innen und Hiring Managern gefördert.

Wir haben von vielen Personalvermittler*innen gehört, dass sich niemand bei seinem vorherigen ATS anmelden wollte, weil die Software umständlich und verwirrend war. Daher haben wir Greenhouse als benutzerfreundliche Selbstbedienungsplattform entwickelt, auf die jeder im Unternehmen zugreifen kann. (Hier kurz nebenbei: Das soll nicht heißen, dass jeder im Unternehmen auf alles auf der Plattform zugreifen kann. Wir haben Greenhouse mit Berechtigungen entwickelt, sodass jeder nur auf die Informationen zugreifen kann, die er zur Durchführung bestimmter Aufgaben benötigt.) Es gibt jetzt eine mobile App, die es für alle einfacher macht als je zuvor, sich anzumelden und häufige Aufgaben zu erledigen.

Und es funktioniert! Wenn ich mit Personalvermittler*innen spreche, die Greenhouse implementiert haben, sagen sie, dass sich die Art und Weise, wie sie ihre Zeit verbringen, dadurch komplett verändert. Margaret Dwyer, Senior Manager of People Ops bei SiteCompli, sagt: „Greenhouse hat viele der zeitaufwendigen Verwaltungsaufgaben vereinfacht. So bleibt mehr Zeit für die Beschaffung, Vorstellungsgespräche und den Aufbau einer großartigen Arbeitgebermarke für SiteCompli.“

Durch die Verwendung von Greenhouse können Personalvermittler*innen die Zeit, die sie mit der Beantwortung von Fragen verbringen, im Grunde eliminieren – und gleichzeitig die Kommunikation und die Beziehungen zu Hiring Managern und anderen Stakeholdern stärken. Sie fühlen sich nicht mehr von Status-Updates bombardiert, und sie müssen auch andere nicht mehr dazu auffordern, bestimmte Maßnahmen zu ergreifen – Greenhouse kümmert sich darum für sie!

Lesen Sie weiter, um mehr über einige der konkreten Möglichkeiten zu erfahren, wie Greenhouse Ihnen helfen kann, Zeit zu gewinnen, um ein/e strategische/r Personalvermittler*in zu werden.

Hiring Manager

Hiring Manager möchten wissen, wie es generell um eine Stelle steht – wie viele Bewerber*innen sind in der Pipeline? Stehen Sie kurz davor, eine/n bestimmte/n Bewerber*in einzustellen? Und vielleicht möchten sie sich nach bestimmten Bewerber*innen informieren. Wenn es eine Person gab, die sie besonders begeistert hat, werden sie sich danach erkundigen, wie es ihr in den anderen Vorstellungsgesprächen erging.

So hilft Greenhouse: Hiring Manager haben die Möglichkeit, sich anzumelden und die Stellen-Pipeline sowie einzelne Bewerberdetails einzusehen. Sie können dies jederzeit ohne Ihre Hilfe tun, sodass sie Sie nicht nach diesen Informationen fragen müssen.

Interviewer*innen

Interviewer*innen benötigen einige Dinge, um ein effektives Vorstellungsgespräch zu führen: den Lebenslauf der Bewerber*innen, die Stellenbeschreibung, wer vor und nach ihnen Vorstellungsgespräche führt (wenn Sie beispielsweise eine Reihe von Vorstellungsgesprächen vor Ort durchführen), die Fragen, die sie stellen sollten, und ein klares Verständnis, was sie mit ihrem Feedback tun sollten.

So hilft Greenhouse: Vorstellungsgespräch-Kits bieten alle Informationen, die Interviewer*innen benötigen, an einem Ort. Sie erhalten den Lebenslauf der Bewerber*innen, das Anschreiben und den Test zum Mitnehmen (falls zutreffend) sowie eine Stellenbeschreibung und eine Liste von Fragen, die Sie während des Vorstellungsgesprächs stellen sollten, und einen Ort, um ihr Feedback zu teilen. Außerdem müssen Sie Interviewer*innen nicht ständig an ihre Verantwortlichkeiten erinnern. Greenhouse sendet automatisch Erinnerungen an Interviewer*innen an den Tagen, an denen Vorstellungsgespräche geplant sind, sowie wenn sie ihr Feedback nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens eingereicht haben.

Empfehlungen

Es gibt zwei Dinge, die Sie unbedingt tun sollten, wenn Sie ein Empfehlungsprogramm für Mitarbeiter*innen erstellen: Machen Sie es Ihren Mitarbeiter*innen einfach, die Personen in ihrem Netzwerk mit Ihrem Personalbeschaffungsteam zu teilen, und einfach zu sehen, wie es um die Person (oder Personen) steht, die sie empfohlen haben.

So hilft Greenhouse: Greenhouse macht es für Mitarbeiter*innen einfach, eine Empfehlung einzureichen. Sie können einen nachverfolgbaren Empfehlungslink generieren, den sie mit ihren Kontakten teilen, die Integrationen von LinkedIn, Facebook und Twitter nutzen, um Stellenangebote automatisch in diesen Netzwerken zu veröffentlichen. Alternativ können sie den Lebenslauf, das Anschreiben und andere Bewerbungsmaterialien ihrer Empfehlung manuell in das System hochladen. Und für jede Empfehlung, die sie geben, können sie automatisierte E-Mail-Updates erhalten, wenn sie in die nächste Phase kommen oder abgelehnt werden, oder sie können sich jederzeit bei Greenhouse anmelden, um diese Informationen zu finden.

Personalagenturen

Personalagenturen sind auch daran interessiert, herauszufinden, was mit ihren Bewerber*innen passiert, sodass Sie möglicherweise auch regelmäßige Statusaktualisierungsanfragen von ihnen stellen.

So hilft Greenhouse: Das Agenturportal ermöglicht es Unternehmen, zu steuern, wie sie mit Agenturen kommunizieren. Sie können Agenturen die Möglichkeit geben, ihre Bewerber*innen einzureichen und ihre Fortschritte zu verfolgen. Sie erhalten automatisierte E-Mail-Updates für alle wichtigen Änderungen und sie können sich jederzeit bei der App anmelden, um zu sehen, was mit bestimmten Bewerber*innen passiert. Diese Funktion funktioniert auch bei allen Kunden, sodass Agenturen sich nur einmal bei Greenhouse anmelden müssen, um ihre Bewerber*innen in allen Unternehmen zu verfolgen.

Einige abschließende Gedanken

Das richtige Tool macht nicht nur Ihr Leben als Personalvermittler*in einfacher – es gibt Ihnen die Möglichkeit, sich von administrativen Aufgaben zu lösen und hin zu einem strategischeren Ansatz für Ihre Arbeit zu entwickeln.

Sie können proaktiv Berichte verteilen, Stakeholder dazu befähigen, auf die Informationen zuzugreifen, die ihnen wichtig sind, und Zeit gewinnen, um einige der Best Practices für die Personalbeschaffung aufzugreifen, die sich zuvor so unerreichbar angefühlt haben.

Proaktive Beschaffung, Candidate Experience, bessere Vorstellungsgespräch-Kits … die Liste ist endlos lang. Auf welches Thema würden Sie sich konzentrieren, wenn Sie nur die Zeit hätten, sich darauf zu konzentrieren? Lassen Sie Greenhouse Ihnen helfen, dorthin zu gelangen.

Sind Sie bereit, über einige dieser Best Practices nachzudenken, jetzt, da Sie etwas Zeit gewonnen haben? Abonnieren Sie den The Modern Recruiter Newsletter für wöchentliche Updates zu Brancheneinblicken, Neuigkeiten und mehr!