Stellen Sie sich vor, Sie haben nur eine*n Personalvermittler*in in Ihrem Team und keinen einheitlichen Prozess, aber 200 offene Stellen. Oje! Was machen Sie?

Christina Kane, Head of Talent bei Betterment, fand sich genau in dieser Lage. Möchten Sie erfahren, wie sie die Personalzahl ihres Unternehmens vervierfachte, indem sie auf ein internes Personalbeschaffungs-Team und Structured Hiring umstellte? Lesen Sie weiter!

Aufbau eines internen Personalbeschaffungs-Teams

2014 hatte Betterment 45 Mitarbeiter*innen, alle mit Sitz in New York. Bis zu diesem Zeitpunkt hatte das Unternehmen eine*n einzige*n Personalbeschaffungs-Koordinator*in. Diese Rolle war in erster Linie dafür verantwortlich, die Truppen (d. h. die Hiring Manager) zu leiten. Es gab aber keinen soliden Ansatz für den Umgang mit Bewerbungen und Vorstellungsgesprächen. Alle führten Vorstellungsgespräche auf ihre eigene Weise. Christina wusste, dass ein Prozess eingeführt werden musste, wenn das Unternehmen seine aggressiven Einstellungsziele erfüllen wollte.

Außerdem wurden damals 20 % der offenen Rollen von Agenturen besetzt. Christina machte sich deshalb daran, ihr eigenes Personalbeschaffungs-Team aufzubauen, um sowohl die Agenturkosten zu senken als auch mehr interne Struktur zu schaffen. Sie stellte 3 Personalvermittler*innen, 1 Personalbeschaffer*in und 2 Koordinator*innen ein. Seit diesen Einstellungen hat das Personalbeschaffungs-Team mehr als 200 Mitarbeiter*innen bis dato eingestellt und die Abhängigkeit von Agenturen auf 4 % reduziert.

Buy-In der Hiring Manager sichern

Das Personalbeschaffungs-Team zu vergrößern war ein wichtiger Schritt, konnte aber nicht alle Herausforderungen beseitigen, denen Betterment gegenüberstand. Personalvermittler*innen mussten eine Partnerschaft mit Hiring Managern aufbauen, um sich mit der bestehenden Vorstellungsgesprächs-Struktur vertraut zu machen und Strategien zu deren Verbesserung zu formulieren.

Betterment machte genau das.

Zum Glück hatte das Unternehmen von Anfang an hilfreiche Hiring Manager eingestellt. Dadurch konnte sich das Unternehmen leicht auf Kickoff-Meetings konzentrieren, bei denen Personalvermittler*innen und Hiring Manager gemeinsam artikulieren sollten, was die neue Rolle bedeutete, wie die jeweilige Person in das Team passt und wie sich die Rolle auf das Unternehmen auswirken wird. Durch Kickoff-Besprechungen arbeiten sowohl Personalvermittler*in als auch Hiring Manager auf der gleichen Grundlage und nutzen diese Zeit sogar für das gemeinsame Screening von Bewerber*innen.

Nachdem Personalvermittler*in und Hiring Manager ein Kockoff-Meeting abgehalten haben, findet ein separates Kickoff-Meeting mit allen Interviewer*innen statt (auch denen, die aufgrund von Bandbreitenbeschränkungen in Vertretung arbeiten). In diesem Kickoff-Meeting wird umrissen, warum alle darum gebeten werden, sich am Vorstellungsgesprächs-Prozess zu beteiligen, und es wird beschrieben, welche Eigenschaften der*die ideale Bewerber*in haben sollte. Bei dieser Besprechung wird sichergestellt, dass alle beim Vorstellungsgesprächs-Prozess beteiligten Personen von Anfang an einer Meinung sind. Darüber hinaus wird dadurch auch die funktionsübergreifende Zusammenarbeit intern verbessert.

Keine „Kultur-Fit“-Vorstellungsgespräche mehr

Der alte Vorstellungsgesprächs-Prozess von Betterment umfasste ein „Kultur-Fit“-Vorstellungsgespräch. Nachdem das Personalbeschaffungs-Team sich seine Greenhouse-Daten genauer angesehen hatte, beschloss es, dass das „Kultur-Fit“-Vorstellungsgespräch keine optimale Nutzung der Zeit der Interviewer*innen darstellte. Anstatt separate „Kultur-Fit“-Vorstellungsgespräche abzuhalten, wurde beschlossen, Elemente dieser Gespräche in alle anderen Schritte des Prozesses zu integrieren. Unter Betrachtung der Unternehmensmission und -vision und bei Gesprächen mit Hiring Managern und Interviewer*innen konnten 16 Kompetenzen ermittelt werden.

Nach dem Erfassen all dieses Feedbacks wurde festgestellt, dass alles auf drei Einstellungswerte hinwies: Leistung, Leidenschaft und Offenheit. Anstatt ein eigenes „Kultur-Fit“-Vorstellungsgespräch zu führen, muss nun jedes Vorstellungsgespräch mit diesen drei Werten verbunden sein.

Betterment möchte weiterhin Menschen ansprechen, die zuhören und innerhalb des Unternehmens wachsen, und stellte fest, dass ein 30-minütiges Vorstellungsgespräch einfach nicht ausreicht. Alle Interviewer*innen werden jetzt gebeten, ihre Kerneinstellungwerte mit den Antworten von Bewerber*innen zu verknüpfen und zu sehen, ob es Übereinstimmungen gibt.

Abschließende Überlegungen

Die Schaffung eines Structured Hiring-Prozesses erfordert Unterstützung und innovative Ideen, die sich speziell auf die Werte und Mission Ihres Unternehmens beziehen. Das Betterment-Team erfuhr, dass mehr Struktur dem Personalbeschaffungs-Team ermöglichte, den Vorstellungsgesprächs-Prozess besser zu verwalten und realistische Erwartungen für Bewerber*innen zu schaffen. Und das bedeutet auch, dass das Unternehmen, die Interviewer*innen und Hiring Manager sich das Feedback genauer überlegen und dazu motiviert werden, schneller zu agieren. Sie haben auch ein fundierteres Verständnis dessen, was bei Jedem Vorstellungsgespräch beurteilt wird.