Die ersten Tage in einem neuen Büro sind mit gemischten Gefühlen behaftet – Aufregung, etwas Neues zu beginnen, und wahrscheinlich auch ein wenig Angst und Sorge, ob man mit den neuen Kolleg*innen auskommen oder in der neuen Position erfolgreich sein wird. Ein beruhigendes Lächeln oder ein kurzes Gespräch mit einem Teammitglied reicht oft schon aus, um diese negativen Gefühle zu lindern.

Doch was passiert, wenn man eine neue Stelle remote antritt? Plötzlich sind diese spontanen Momente, in denen man eine Beziehung aufbauen kann, viel schwieriger zu erreichen. Das bedeutet, dass Hiring Manager und Personalteams viel bewusster darauf achten müssen, neue Mitarbeiter*innen willkommen zu heißen.

Danny McGrath, Manager of Customer Success bei Greenhouse, hat sich kürzlich auf dem Open Forum EMEA mit Alex Duell, VP of People bei Cutover, zusammengesetzt, um zu erfahren, wie Alex das Onboarding von neuen Mitarbeiter*innen während der Pandemie angegangen ist. Die Highlights des Gesprächs lesen Sie unten, die vollständige Aufzeichnung können Sie hier ansehen.

Unterschätzen Sie die Bedeutung des Preboardings nicht

Die meisten Unternehmen denken beim Thema Mitarbeitererfahrung an Talentgewinnung, Employer Branding, Rekrutierung, Leistungsbeurteilung und Management. Dies sind zwar alles wesentliche Elemente, aber Alex sagt: „Was oft vernachlässigt wird, ist das Preboarding und Onboarding. Für mich ist das genauso wichtig – wenn nicht sogar wichtiger – als der Rest der Mitarbeitererfahrung.“

Alex weist darauf hin, dass Cutover sowohl im Vereinigten Königreich als auch in den USA Niederlassungen unterhält, sodass die Zeitspanne zwischen Einstellungsangebot und Arbeitsbeginn je nach Mitarbeiter*innen sehr unterschiedlich sein kann. Im Vereinigten Königreich kann die Vorlaufzeit bis zu drei Monate betragen, während sie in den USA oft nur wenige Wochen beträgt. „Wir versuchen, uns wirklich auf die Zeit zwischen Einstellungsangebot und Starttermin zu konzentrieren“, sagt Alex.

Greenhouse Onboarding hat diesen Prozess erheblich optimiert, sagt Alex. „Wir waren in der Lage, eine einheitliche Erfahrung zu schaffen und dies zu automatisieren, ohne dass Millionen von Tabellenkalkulationen herumfliegen oder Hiring Manager Starttermine, die sechs oder acht Wochen in der Zukunft liegen, manuell in ihren Kalendern eintragen müssen. Wir konnten sehr spezifische Abfolgen für jedes unserer Teams und neue Mitarbeiter*innen erstellen, unabhängig davon, wie lange ihre Vorlaufzeit ist.“

Remote Onboarding kann trotzdem persönlich sein

Cutover war in der glücklichen Lage, selbst während der Pandemie schnell zu wachsen. Rund 75 % der Mitarbeiter*innen des Unternehmens sind seit Beginn des ersten Lockdowns im Vereinigten Königreich im März 2020 hinzugekommen. Alex glaubt, dass dies maßgeblich dazu beigetragen hat, ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen. „Wir haben so viel Kameradschaft, Verständnis und Einfühlungsvermögen in unserem Team, da 75 % von uns in der gleichen Situation waren wie die jüngsten Neueinstellungen, die hybrid, halb- oder vollständig dezentral arbeiten.“

Alex nennt konkrete Maßnahmen, wie z. B. die proaktive Kontaktaufnahme von Mitarbeiter*innen und die Organisation virtueller Kaffee-Talks mit neu eingestellten Mitarbeiter*innen. „Das sind die Dinge, die man nicht vorschreiben kann und zu denen man die Menschen nicht zwingen kann.“

Alex sagt auch, dass ein skalierbarer und wiederholbarer Onboarding-Prozess für das Personalteam bei Cutover oberste Priorität hat. Gleichzeitig ist er dankbar, dass die Mitarbeiter*innen die Führung bei diesen persönlichen Dingen übernehmen. „Es ist die menschliche Seite der Dinge, die für uns als Kultur und Gemeinschaft bei Cutover so selbstverständlich ist. Das hat unter anderem auch dazu geführt, dass wir während der Pandemie mit dem Onboarding von so vielen Menschen großen Erfolg hatten.“

Wichtige Erkenntnisse für Personalfachleute

Wenn er darüber nachdenkt, was er in den letzten 18 Monaten bei Cutover erlebt hat, hat Alex ein paar wichtige Erkenntnisse, die er mit anderen Personalfachleuten teilen möchte.

Man hat weniger Zeit denn je, um einen guten Eindruck zu hinterlassen.

„Wir haben ein paar Leute gesehen, die sich nach relativ kurzer Betriebszugehörigkeit – ein Monat, drei Monate, sechs Monate – immer noch in Unternehmen eingearbeitet haben, weil sie von dem, was sie sehen, nicht beeindruckt waren. Sie haben sich nicht als Teil einer Gemeinschaft gefühlt. In dem Unternehmen, das sie verlassen, wurden sie durch das Onboarding-Verfahren nicht für den Erfolg vorbereitet“, sagt Alex. In der Vergangenheit hätten die Mitarbeiter*innen vielleicht mehr gezögert, ein Unternehmen so schnell zu verlassen, aber jetzt haben sie keine Angst, einen Schlussstrich zu ziehen und die nächste Stelle anzutreten. Das bedeutet, dass Sie alle in Ihrer Macht stehenden Hebel in Bewegung setzen müssen, um die ersten 90–180 Tage wirklich ansprechend zu gestalten. „Wir sind jetzt in einer Phase, in der wir daran arbeiten, unser Personal vom ersten Tag an zu halten und nicht erst vom ersten oder zweiten Jahr an.“

Einführung von neuen Mitarbeiter*innen ist ein Mannschaftssport.

Das Mitarbeiterteam ist dafür verantwortlich, eine Struktur zu schaffen und sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter mit den richtigen Werkzeugen, der richtigen Hardware und den richtigen Kenntnissen über ihre Aufgaben sofort loslegen können. Bei einem guten Onboarding geht es aber auch um die Entwicklung eines Gemeinschaftsgefühls, an dem viele andere Mitarbeiter*innen beteiligt sind. „Viele der Leute, die zu uns gekommen sind, haben noch nie eine*n andere*n Mitarbeiter*in persönlich getroffen. Wie können wir uns also darauf konzentrieren, dieses Gemeinschaftsgefühl aufzubauen, auch wenn wir nicht mehr an dem Punkt sind, an dem wir vor ein paar Jahren waren, als sich alle an einem Ort befanden und sich die Hände schütteln konnten, gemeinsam zum Mittagessen gingen usw.?“ An dieser Stelle setzt Alex auf das Einfühlungsvermögen von Hiring Managern und anderen Teammitgliedern, um diese proaktiven Schritte zur Begrüßung neuer Mitarbeiter*innen zu unternehmen.

Das ist ein hochanspruchsvoller Job.

In den letzten fünf bis zehn Jahren haben Personalfachleute immer wieder darauf hingewiesen, dass ihre Arbeit strategisch wichtig und entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens ist. Ein qualitativ hochwertiges Onboarding wirkt sich eindeutig auf die Geschäftsergebnisse aus, da es die Zeit verkürzt, die neue Mitarbeiter*innen benötigen, um produktiv zu „Letztendlich sind es die Geschäftsergebnisse, an denen wir ablesen können, ob wir gute Arbeit geleistet haben“, sagt Alex. „Die kleinen Dinge, die wir vor dem Eintrittsdatum einführen, können uns auf einen kritischen Pfad zum Erfolg oder zur Mittelmäßigkeit führen, wenn wir es schlecht machen. Es steht viel auf dem Spiel, und es ist höchst anspruchsvoll.“

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie ein strukturiertes und systematisches Onboarding-Programm für neue Mitarbeiter*innen erstellen können – unabhängig davon, wo sie sich befinden? Sehen Sie sich hier die Aufzeichnung des Gesprächs von Alex und Danny online an.