Navan ist eine All-in-One-Plattform für das Management von Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen, die auf Technologie basiert. Dieses zukunftsorientierte Unternehmen hat diesen traditionellen Sektor revolutioniert, indem es die Benutzererfahrung priorisiert und künstliche Intelligenz (KI), Cloud-Technologie und Datenwissenschaft nutzt, um die Prozesse für die Buchung, Anzeige und Verwaltung von Geschäftsreisen und Reisekosten zu optimieren. Wie viele Unternehmen, die Dutzende – oder sogar Hunderte – von Tools hatten, stand Navan vor einer Herausforderung, als sie zwei wichtige Plattformen miteinander verbinden wollten: die Planungssoftware und die Personalbeschaffungssoftware. Das Team für die Finanzplanung und -analyse (FP&A) von Navan nutzte Anaplan, um die Anzahl der Mitarbeitenden vorherzusagen, während Personalvermittler*innen sich bei ihren Einstellungsbedürfnissen auf Greenhouse verlassen haben.

Aber ohne eine optimierte Möglichkeit, die beiden Plattformen zu verbinden, und mit einem mühsamen manuellen Prozess konnte das FP&A-Team nicht mit den ständigen Änderungen mithalten, die eine genaue Prognose mit sich brachten.

Die FP&A- und Personalbeschaffungsteams mussten auf einen gemeinsamen Nenner kommen. Sie benötigten eine Personalbeschaffungsintegration, die eine gemeinsame Sprache für ihre Tools etablieren und die Datengenauigkeit verbessern würde.

Teams, Daten und Prozesse verbinden

Mit durchschnittlich 900 Neueinstellungen pro Jahr war ein sinnvoller Personalbeschaffungs- und Einstellungsprozess bei Navan unverzichtbar. Olga Kozlov, Senior People Systems Program Managerin, hat jedoch eine Diskrepanz zwischen den FP&A- und Personalbeschaffungsteams und den verwendeten Tools festgestellt.

Greenhouse, Workday und Anaplan sind wie die unheilige Dreifaltigkeit – die drei Tools, die viele Unternehmen haben, die nicht intuitiv miteinander verbunden sind.

– Kunal Agarwal, Senior Vice President, Strategic Finance bei Navan

Diese Trennung brachte einige Herausforderungen mit sich:

• Ein verlangsamter Personalbeschaffungsprozess aufgrund von Datenungenauigkeiten und der Notwendigkeit eines Datenabgleichs zwischen getrennten Plattformen
• Ein langwieriger und komplizierter Genehmigungsprozess, weil viele verschiedene Teams involviert sind
• Ungenaue Daten, verursacht durch einen großteils manuellen Prozess, der anfällig für menschliche Fehler ist
• Prognose der Mitarbeiterzahl unmöglich, da jeder die wichtigen Metadaten bearbeiten kann und es ständig Änderungen gibt

Eine gemeinsame Sprache, die Tools und Teams verbindet

Die Harvest API von Greenhouse war die Antwort, die Navan brauchte, um die nötige Prozesseffizienz für eine genaue Personalplanung zu ermöglichen. Eine gemeinsame Sprache für den Tech-Stack von Navan – Greenhouse, Anaplan und Workday – war für die Transformation des Personalbeschaffungs- und Einstellungsprozesses von größter Bedeutung. Das Team von Navan hat diese gemeinsame Sprache mit einer benutzerdefinierten Einstellungsintegration und der Greenhouse Harvest API geschaffen, die Daten, Tools und Teams miteinander verbindet.

Diese innovative Technologielösung ist die erste ihrer Art. In Zusammenarbeit mit Greenhouse und Anaplan hat sie unser globales Unternehmensproblem Nr. 1 gelöst. Unsere Führungskräfte, Finanzabteilung, Personalbeschaffung/HR sprechen jetzt alle die gleiche Sprache und arbeiten mit den gleichen einheitlichen genauen Daten und den gleichen Perspektiven für eine optimierte Personalplanung und ein besseres Reporting.

- Amy Dearking, Global Recruiting Leader(interim)/Infrastructure & Operations Leader, Navan

Für Navan hatte die Verbindung von Greenhouse mit Anaplan folgende Vorteile:

• Sie löste Probleme mit der Datengenauigkeit
• Der Personalbeschaffungsprozess wurde beschleunigt, da Daten nicht mehr abgeglichen werden müssen
• Der Prozess für eine Stellenausschreibung findet jetzt von Anfang bis Ende an einem Ort statt und bietet kontrollierteren Zugriff
• Die FP&A- und Personalbeschaffungsteams sind effektiver miteinander verbunden und der Genehmigungsprozess wurde optimiert

Verbesserte Prozesse, um eine genauere Personalplanung zu gewährleisten

Olga und ihr Team haben die individuelle Integration in einer kleineren Abteilung getestet, um eine reibungslose unternehmensweite Einführung zu gewährleisten. Nach einigen Änderungen hat Navan Greenhouse über die Harvest API erfolgreich mit Anaplan verbunden. Die Ergebnisse sind bahnbrechend.

• Wesentliche Probleme bei der Personalplanung wurden gelöst. Durch den eingeschränkten Zugriff zur Bearbeitung, die Implementierung von Workflow-Automatisierungen und die Entfernung unnötiger Stakeholder vom Genehmigungsprozess hatten die Teams mehr Zeit und gewannen mehr Vertrauen in die Daten.
• FP&A hat mehr als 1.000 Stunden pro Jahr beim Datenabgleich eingespart. Die Finanzabteilung kann darauf vertrauen, dass die Daten in Anaplan korrekt und aktuell sind, da die Harvest API die Daten von Anaplan und Greenhouse miteinander verbindet – sie müssen die Daten nicht mehr stundenlang überprüfen.
• Der Genehmigungsprozess wurde optimiert. Durch einen eingeschränkten Bearbeitungszugriff und die Entfernung unnötiger Stakeholder aus dem Genehmigungsprozess hat das Unternehmen einen effizienteren Prozess geschaffen, um mit der schnellen Einstellungsrate Schritt halten zu können.
• Eine gemeinsame Sprache. Die Harvest API hat eine gemeinsame Sprache für die Bereiche Finanzen und Personalbeschaffung geschaffen, sodass das FP&A-Team Daten in Anaplan eingeben und den Rest des Personalbeschaffungsprozesses leiten kann. Sie müssen nicht mehr vorher überprüfen, was sich in der Personalbeschaffung gerade tut.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie die Greenhouse Harvest API in Ihrem eigenen Unternehmen einrichten können, laden Sie diesen kurzen Leitfaden herunter.

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