Haben Sie schon einmal die perfekte E-Mail an eine*n (Ihrer Meinung nach) großartige*n potenzielle*n Bewerber*in geschickt, die dann nicht einmal gelesen wurde? Großartige potenzielle Bewerber*innen zu finden, ist nur die halbe Miete – und noch relativ einfach, im Vergleich dazu, tatsächlich Kontakt mit ihnen aufzunehmen.

Wie Sie bereits wissen, haben großartige potenzielle Bewerber*innen meistens bereits einen Job. Daher ist es oft nötig, proaktiv nach potenziellen Bewerber*innen zu suchen, statt passiv darauf zu warten, dass sie sich bewerben. Eine der Arten, der sich Personalvermittler*innen oft bedienen, ist eine Kaltakquise per E-Mail. Dies ist zwar ein effektiver und effizienter Weg, um mit potenziellen Bewerber*innen in Kontakt zu treten, aber zu wissen, wie man sie am besten anspricht, kann eine Herausforderungen darstellen.

Um potenzielle Bewerber*innen davon zu überzeugen, dass sie großartige Bewerber*innen für Ihre offenen Stellen sind, müssen Sie Zeit dafür aufwenden, Ihre E-Mails zu personalisieren, um zu zeigen, dass Sie sie auf den Empfänger zugeschnitten haben.

Da die Personalisierung von E-Mails zeitaufwendig sein kann, stellen wir Ihnen einige bewährte Vorgehensweisen vor, die Sie befolgen sollten, und häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten. So können Sie bei der Erstellung personalisierter E-Mails Zeit sparen, und diese E-Mails werden sich von anderen abheben, mehr Aufmerksamkeit erregen und es wird öfter darauf geantwortet werden.

Bewährte Verfahren für die Personalisierung von E-Mails.

1. Potenzielle Bewerber*innen mit dem von ihnen bevorzugten Namen begrüßen
   Auch wenn die Begrüßung in E-Mails eher dezent ist, so ist sie doch ein wirksames Mittel, um die Kultur und die Werte Ihres Unternehmens zu vermitteln.
   
   Ihre Begrüßung und die Eröffnungszeile vermitteln potenziellen Bewerber*innen einen Eindruck davon, wer Sie sind und welche Absichten Sie haben. Daher ist es wichtig, die Gelegenheit zu nutzen, einen guten Eindruck zu hinterlassen.
   
   Eine Möglichkeit, einen guten Eindruck zu hinterlassen, ist die Verwendung des bevorzugten Namens der Bewerber*innen. Wenn Sie feststellen, dass jemand auf LinkedIn einen bevorzugten Namen hat, verwenden Sie diesen in Ihrer Nachricht. Wenn der Name eines Bewerbers beispielsweise William ist, er aber lieber Will genannt wird, ist es möglicherweise persönlicher, ihn mit diesem Namen zu begrüßen.
   
   Sie können in Ihrer E-Mail aber auch freundliche Begrüßung wie z. B. Hi/Hallo [Vorname] verwenden.
   
2. Erwähnen Sie relevante gemeinsame Interessen oder andere Gemeinsamkeiten
   Wenn Sie mit einem/einer potenziellen Bewerber*in noch keine persönliche Verbindung haben, versuchen Sie eine zu schaffen, indem Sie einschlägige gemeinsame Interessen oder Gemeinsamkeiten hervorheben, auf die Sie bei Ihrer Recherche gestoßen sind. Dazu können gemeinsame LinkedIn-Verbindungen gehören oder die Erwähnung einer (oder mehrerer) Ziele und Initiativen Ihres Unternehmens, die bei dem potenziellen Bewerber oder der potenziellen Bewerberin Anklang finden könnten. Wenn jemand beispielsweise Wert auf interne Karrieremobilität oder flexible Arbeitszeiten legt, kann es sinnvoll sein, das in der Nachricht zu erwähnen.
   
3. Leistungen von potenziellen Bewerber*innen anerkennen
   Wenn auf LinkedIn oder auf der Website von potenziellen Bewerber*innen Fähigkeiten, Erfahrungen oder Leistungen angeführt sind, die für die zu belegende Stelle interessant wären, sollten Sie dies in Ihrer E-Mail erwähnen. Es ist wichtig, dass Sie bei der ersten Kontaktaufnahme deutlich machen, warum Sie den/die potenzielle(n) Bewerber*in kontaktieren, vor allem, wenn seine/ihre Fähigkeiten und sein/ihr Hintergrund genau für die Stellen passen, für die Sie jemanden suchen. Potenzielle Bewerber*innen werden die Zeit und Mühe zu schätzen wissen, die Sie für die sorgfältige Recherche aufgewandt haben.
4. Die einzigartigen Werte des Unternehmens und der Rolle hervorheben
   Personalvermittler*innen sollten potenziellen Bewerber*innen gegenüber unbedingt die einzigartigen Werte des Unternehmens und der Rolle hervorheben. Warum sollten sie diese Stelle und Ihr Unternehmen einer anderen Gelegenheit vorziehen?
   
   Wenn es spezielle Werte, Initiativen und Karriereziele gibt, die dem/der potenziellen Bewerber*in wichtig sind, erwähnen Sie, wie Ihr Unternehmen und diese Rolle dies bieten können. Wenn die Person beispielsweise Wert auf ein vielfältiges und einladendes Arbeitsumfeld legt, können Sie erwähnen, wie Ihr Unternehmen über DE&I-Initiativen aktiv darauf hinarbeitet.
   
   

Fehler, die Sie bei der Personalisierung von E-Mails vermeiden sollten

Bei der Personalisierung von E-Mails können leicht Fehler gemacht werden. Wir haben für Sie die vier häufigsten Fehler hervorgehoben, die Sie vermeiden sollten, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail für potenzielle Bewerber*innen relevant und interessant ist:

1. Massen an potenziellen Bewerber*innen anschreiben, statt die richtigen
   Den richtigen Bewerber / die richtige Bewerberin zu finden und einzustellen, ist bei der Personalbeschaffung von entscheidender Bedeutung. Ein häufiger Fehler ist jedoch, nicht die richtigen Bewerber*innen anzusprechen. Bevor Sie Kontakt aufnehmen, ist es wichtig, auf der Grundlage der Kriterien der Rolle eine geprüfte und segmentierte Liste mit potenziellen Bewerber*innen zu erstellen. Es wird Ihnen vorab viel Zeit sparen, wenn Sie wissen, dass die potenziellen Bewerber*innen, die Sie ansprechen, die Erfahrungen und die Fähigkeiten haben, die Sie für Ihre offenen Stellen suchen.
   
2. Nur eine oberflächliche Personalisierung
   Bei der Personalisierung von E-Mails sollten Sie versuchen, über eine oberflächliche Personalisierung hinauszugehen, wie z. B. die Erwähnung des Namens, der aktuellen Position und des Unternehmens des Bewerbers oder der Bewerberin.
   
   Ihre Nachricht sollte ausführlichere Informationen über den potenziellen Bewerber enthalten, damit klar ist, dass Sie Ihre Hausaufgaben wirklich gemacht haben. Potenzielle Bewerber*innen erkennen, ob eine E-Mail nur minimal personalisiert wurde. Es ist also wichtig, genügen spezifische Punkte anzuführen, um eine persönliche Verbindung herzustellen.
   
3. Sich selbst und Ihr Unternehmen in den Vordergrund stellen, nicht die potenziellen Bewerber*innen
   Wenn Ihre E-Mail zu sehr auf Sie und Ihr Unternehmen konzentriert ist, statt auf potenzielle Bewerber*innen, kann es diese davon abhalten, mit Ihnen in Kontakt zu treten. Potenzielle Bewerber*innen könnten dies als aufdringlich empfinden, da Sie sich darauf konzentrieren, ihnen den Job zu verkaufen, statt zu erfahren, ob die Rolle zu ihnen passt und was sie in ihrer nächsten Rolle suchen.
   
   Ein besserer Ansatz ist, potenziellen Bewerber*innen mitzuteilen, dass Sie die offene Stelle gern detailliert mit ihnen besprechen und mehr über ihre Karriereziele erfahren möchten. So können Sie mehr Informationen über die Rolle weitergeben und ein besseres Verständnis dafür erhalten, was sie sich bei ihrem nächsten Karrierewechsel wünschen. Außerdem können Sie potenzielle Bewerber*innen richtig überprüfen und frühzeitig feststellen, ob sie für die offene Stelle gut geeignet sind oder für eine andere Rolle besser geeignet wären.
   
4. Zu Anfang zu viele Informationen preisgeben
   Es ist wichtig, nicht zu viele Informationen über Unternehmen und Rolle sofort weiterzugeben, vor allem, wenn diese Ihre erste Kontaktaufnahme mit jemandem ist. Potenzielle Bewerber*innen mit Informationen zu bombardieren, während sie entscheiden, ob sie an der Rolle interessiert sind, kann sie überfordern.
   
   Halten Sie Ihre E-Mail lieber kurz und bündig und packen Sie darin gerade genügend relevante Informationen ein, dass potenzielle Bewerber*innen mehr erfahren möchten. Wenn Sie Informationen in leicht verdaulichen Stücken preisgeben, haben Sie immer neue Informationen, die Sie weitergeben können, während Sie gleichzeitig eine Beziehung zu ihnen aufbauen.

Das kann zwar zeitaufwendig sein, aber wenn Sie sich die Mühe machen, Ihre Nachrichten sorgfältig zu personalisieren, werden Sie auf lange Sicht mit Ihren E-Mails bessere Ergebnisse erzielen. Wenn Sie eine zielgerichtete und kleinere Liste von potenziellen Bewerber*innen haben, ist es von Vorteil, mehr Zeit darauf zu verwenden, Nachrichten sorgfältig zu verfassen, sodass diese bei Ihnen den gewünschten Erfolg erzielen.

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