Cecilia Landholt ist Beraterin für Unternehmenskultur. Sie arbeitet und forscht im Bereich der Unternehmenskultur und ist mit ihren Vorteilen vertraut. Sie weiß, wie man Strategien, Prozesse und Programme für wachsende Start-ups entwickelt. Sie ist eine selbsternannte Abenteurerin, hat viel Energie und löst gerne Ninja-Aufgaben. Sie finden Cecilia auf about.me.

Zum modernen Arbeitsleben gehört das genauso wie Zwist wegen der Bürotemperatur und Beschwerden über die Internetgeschwindigkeit: Menschen verlassen jeden Tag Unternehmen, das ist ein ganz natürliches Phänomen. Trotzdem sind wir oft geschockt, wenn jemand kündigt.

Eine der besten Herangehensweisen an eine freiwillige Kündigung besteht darin, sie als Lernmöglichkeit aufzufassen. Was funktioniert in Ihrem Unternehmen? Und was nicht? Was veranlasst ein*e Mitarbeiter*in, nach anderen Möglichkeiten zu suchen oder diese anzunehmen? Gastautorin Cecilia Landholt bietet einige Tipps, wie Sie Entlassungsgespräche einrichten können, um so viel wie möglich von ausscheidenden Mitarbeiter*innen zu lernen und zu erfahren, wie diese Ergebnisse kommuniziert werden können, um Änderungen zu bewirken.

Entlassungsgespräche: worum es bei effektivem Offboarding geht

Mitarbeiterabwanderung ist während der Lebenszeit eines Unternehmens ganz normal. Es gibt viele Gründe, warum ein*e Mitarbeiter*in das Unternehmen verlassen könnte, aber freiwillige Abgänge bieten das größte Potenzial für Erkenntnisse zu dem, was nicht funktioniert, und fördern interne Veränderungen.

Während sich viele Unternehmen eher darauf konzentrieren, sicherzustellen, dass ihr Onboarding-Programm erfolgreich ist, priorisiert eine kleinere Gruppe von Unternehmen ein reibungsloses und nahtloses Ende des Beschäftigungsverhältnisses.

Hier ist Ihre Chance, das zu ändern. Es besteht eine tolle Gelegenheit, Ihr Offboarding-Programm für den Erfolg aufzustellen.

Als erster und wichtigster Schritt müssen Sie das Entlassungsgespräch priorisieren. Stellen Sie es sich vor: Sie geben Bewerber*innen, die kein Angebot erhalten, wertvolles Feedback, wie sie ihre Vorstellungsgespräche oder Fähigkeiten verbessern könnten. Gleichermaßen wäre es für Sie von Vorteil, zu erfahren, warum Mitarbeiter*innen sich entschließen, Ihr Unternehmen zu verlassen. Viele Unternehmen lassen Mitarbeiter*innen einfach gehen, ohne ihre wertvollen Erkenntnisse zu erfassen. Das ist schade, denn diese Erkenntnisse könnten später sehr nützlich sein.

Ich war People Operations und Happiness Manager bei Unternehmen, in denen es Abgangswellen gab, die Teams aber immer noch gestresst waren, wenn sie nicht genau wussten, warum jemand das Team verlassen wollte. Ich erkannte, dass ich durch das Integrieren von Entlassungsgesprächen in den Offboarding-Prozess viel von Abgängern erfahren und dieses Feedback nutzen konnte, um bei Führungsteams Veränderungen zu bewirken.

Hier finden Sie vier Schritte zur Implementierung eines effektiven Entlassungsgesprächs-Programms, damit Sie ein klares Verständnis davon erhalten, warum Mitarbeiter*innen Ihr Unternehmen verlassen und dieses Wissen nutzen können:

1. Sorgen Sie für Unterstützung durch die Führung

Der wichtigste Punkt, den Sie sicherstellen müssen, ist, dass das Führungsteam gegenüber Feedback und vorgeschlagenen Änderungsmöglichkeiten offen ist. Ohne diesen Buy-in wird ein Entlassungespräch zum schwarzen Loch, das nur Zeit und Energie verschwendet. Mitarbeiter*innen wissen, wenn Feedback respektiert wird und wenn nicht. Wenn sie sehen, dass mehrere Mitarbeiter*innen aus dem gleichen Grund kündigen und sich nichts ändert, fragen sie sich, warum es überhaupt ein Entlassungsgespräch gibt. Stellen Sie daher sicher, dass es zählt und dass die abgehenden Mitarbeiter*innen dies auch spüren können.

Im Idealfall sollten Sie das erfasste Feedback und Ihre Empfehlungen für Änderungen beim gleichen Meeting präsentieren. Dadurch ist es für Führungskräfte einfacher, Ihre Vorschläge zu nutzen, anstatt sich dafür verantwortlich zu fühlen, selber eine Lösung zu finden. Wenn Sie herausfinden, ob jemand aufgrund von Kultur, Management, Geld oder Standort ein Unternehmen verlassen hat, kann einen großen Unterschied machen. Mitarbeiter*innen sprechen miteinander. Einige Mitarbeiter*innen werden bereits wissen, warum jemand geht, aber wenn das Führungsteam Erkenntnisse aus dem Abgang erhalten kann, kann es Optionen proaktiv erforschen, anstatt lediglich zu reagieren, nachdem Mitarbeiter*innen gekündigt haben.

Wenn Mitarbeiter*innen aufgrund einer besseren Gelegenheit in einem ähnlichen Unternehmen mit höherem Gehalt gehen, könnte es lohnenswert sein, Vergütungspakete unter die Lupe zu nehmen und zu beurteilen, ob sie auf dem Markt wettbewerbsfähig sind. Falls ein*e Mitarbeiter*in aufgrund von Managementproblemen geht, sollten Sie sich vielleicht etwas Zeit nehmen, um die Moral des Team zu ergründen und festzustellen, ob der*die Manager*in Unterstützung oder persönliches Feedback benötigt. Manche Mitarbeiter*innen verlassen das Unternehmen und wechseln die Branche oder gründen ihre eigenen Unternehmen. In diesen Fällen können Sie in der Regel tolles Feedback zum Unternehmen und zur Kultur erhalten, was Sie mit dem gesamten Führungsteam und Unternehmen teilen können, um darüber zu informieren, was funktioniert und was fortgesetzt werden sollte.

2. Kommunizieren Sie den Wert des Feedbacks an die richtigen Mitarbeiter*innen

Manchmal können Entlassungsgespräche mit viel Emotionen verbunden sein. Egal, ob jemand geht, der*die zum integralen Bestandteil der Unternehmenskultur geworden ist, oder jemand, der*die bei Ihrem Unternehmen wirklich aufgeblüht ist, zu einem anderen Unternehmen wechselt: Oft ist es schwierig, sich einen Abgang nicht zu sehr Herzen zu nehmen. Dabei geht es oft auch darum, wie sich ein*e Mitarbeiter*in beim Verlassen des Unternehmens fühlt. Manchmal reichen Mitarbeiter*innen ihre Kündigung am gleichen Tag ein, das führt zu einem Rennen, um noch alles erledigt zu bekommen. In anderen Fällen gibt es einen längeren Übergang und ein Team kann helfen, die Projekte des*der Mitarbeiter*in abzuwickeln und sie*ihn auf die Entlassung vorzubereiten.

Um sicherzustellen, dass ein*e abgehende*r Mitarbeiter*in einen nahtlosen und freundlichen Abgang hat (aus Sicht des Personalteams), ist es nützlich, ein System für Entlassungsgespräche einzurichten. Sie können 20 Minuten der Zeit eines*r abgehenden Mitarbeiter*in vor dem letzten Tag einplanen, um Feedback zu erfassen. Beim Entlassungsgespräch sollten Interviewer*innen den aufgeregten Mitarbeiter*innen versichern, dass ihr Feedback einen wertvollen Beitrag für das Personalteam leisten wird.

Dieser abschließende Beitrag kann besonders nützlich sein, insbesondere aus der Perspektive der Unternehmenskultur. Falls Sie solides Feedback erhalten möchten, schätzen und respektieren Sie, was Sie hören. Menschen sind in der Regel hinsichtlich ihres Abgangs sehr offen, weil sie ehrlich gesagt nichts zu verlieren haben, und viele von ihnen wollen wirklich, dass sich Ihr Unternehmen verbessert und erfolgreich ist. Interviewer*innen können dieses ehrliche Feedback verwenden, um Probleme zu identifizieren und mit allen Beteiligten an Lösungen zu arbeiten, egal ob es sich dabei um ein spezifisches Team, bestimmte Manager*innen oder die gesamte Unternehmensführung handelt. Selbst wenn jemand seine Zeit bei einem Unternehmen beendet, sollten Sie diese Person wissen lassen, dass ihr Feedback trotzdem noch sehr wertvoll sein kann!

3. Halten Sie das Gespräch einheitlich, objektiv und einfach

Entlassungsgespräche sollten von einem Mitglied des Personalteams oder einem*r anderen Personalverantwortlichen durchgeführt werden. Falls diese Rollen in Ihrem Unternehmen nicht existieren, sollten Sie eine*n Manager*in aus einer anderen Abteilung dafür einsetzen. Da eine bedeutende Zahl von Mitarbeiter*innen wegen ihrer Beziehung zu ihrer*ihrem Manager*in gehen, und Sie Manager*innen bitten, Entlassungsgespräche mit den ihnen direkt unterstellten Personen zu führen, kann dies zu unangenehmen und potenziell unzutreffenden (und dadurch nicht hilfreichen) Entlassungsgesprächen führen. Eine an der täglichen Arbeit der*des Mitarbeiter*in nicht direkt beteiligte Person das Entlassungsgespräch führen zu lassen stellt einen für beide Parteien etwas objektiveren Ansatz sicher.

Nun zum Entlassungsgespräch: Halten Sie es kurz und einfach und stellen Sie nur eine Handvoll Fragen. Interviewer*innen sollten Highlights, Tiefpunkte und Empfehlungen für die Zukunft ansprechen. Sie können die Leute auch einfach über ihre Erfahrung beim Unternehmen berichten lassen, falls sie das wünschen. Weil das Meeting 20 Minuten dauert, wissen Sie, dass es nicht zu lange wird, und Ihnen werden bestimmt wichtige Informationen vermittelt. Bei einem Monat mit vielen Abgängen können Sie dann Feedback zum gesamten Führungsteam tragen oder einfach dem*der Teammanager*in präsentieren, wenn nur eine Kündigung in diesem Monat erfolgt ist.

4. Teilen Sie das Feedback mit allen Stakeholdern

Halten Sie alle Entlassungsgespräche an einem Ort ab und stellen Sie einen Prozess zum Teilen des Feedbacks zusammen. Ein Führungsteam möchte evtl. selbst Zugriff auf den Datenspeicher der Entlassungsgespräche haben oder, dass Sie alle Empfehlungen für Änderungen mit der*dem entsprechenden Stakeholder ausarbeiten. Manchmal hängt das vom Timing ab, weil Abgänge in Wellen oder auch einmalig vorkommen. Es könnte am besten sein, das gesamte Feedback am Monats- oder Quartalsende zu präsentieren. In jeder Situation müssen Sie sicherstellen, dass Termine mit den entsprechenden Stakeholdern eingeplant werden und ggf. Änderungsempfehlungen vorliegen, um ein schwarzes Loch beim Feedback zu vermeiden.

Es könnte einen Monat geben, in dem eine Person das Unternehmen verlässt und das Feedback direkt an den*die Manager*in gehen kann, um Empfehlungen auszuarbeiten. Es ist empfehlenswert, zu versuchen, zur Wurzel des Problems zu kommen und das Führungsteam über die ergriffenen Maßnahmen auf dem Laufenden zu halten. Falls Sie bei einem einmaligen Abgang Gesprächsfeedback erhalten haben, können Sie direkt mit dem Management an einer Lösung arbeiten. Wenn beispielsweise mehrere Mitarbeiter*innen Probleme mit Teammeetings ansprechen, können Sie mit dem*der Manager*in direkt verschiedene Möglichkeiten erkunden, um das Ziel der Besprechungen zu erfüllen oder die Meeting-Struktur evtl. zu ändern. Diese Art von Feedback und die ergriffenen Maßnahmen zum Implementieren von Änderungen können am Ende des Quartals bei einem Meeting mit der Unternehmensführung als Update angesprochen werden.

Sie stellen evtl. auch ein Muster oder ähnliche Probleme fest, wenn mehrere Entlassungsgespräche hintereinander geführt werden. In dieser Situation können Sie das Feedback gemeinsam mit dem Führungsteam besprechen und Hilfe erhalten, um eine Lösung zu finden.

Manchmal verlassen Mitarbeiter*innen ein Unternehmen, um einer neuen Leidenschaft nachzugehen oder um die Welt zu reisen bzw. ihren Bildungsweg fortzusetzen. Selbst diese Informationen können hilfreich sein, weil manchmal gar keine Veränderung erforderlich ist. Dieses Wissen zu haben und mit dem Team zu teilen kann aber bei der Moral einen großen Unterschied ausmachen.

Entlassungsgespräche sind Lernmöglichkeiten

Wenn Menschen aufgrund von Managementproblemen, Teamkonflikten oder mangelnder Anerkennung für ihre Bemühungen gehen, ist es wichtig, mit Manager*innen oder Führungskräften zu sprechen und zu ermitteln, ob Änderungen erforderlich sind, um die Situation zu verbessern. Es kann einen großen Unterschied machen, ein Meeting-Format z. B. zu ändern oder die Frequenz von Einzelmeetings zu ändern. Zu wissen, wodurch ein potenzielles Problem verursacht wird, und dann zu versuchen, neue Methoden auszuprobieren, kann einen freiwilligen Abgang zu einer Lernmöglichkeit machen.

Mitarbeiter*innen werden Unternehmen immer verlassen, das ist etwas, das Sie nicht ändern können. Sie können aber einen proaktiven Ansatz verfolgen, um zu verstehen, warum sie gehen, und sicherstellen, dass Sie alle ernsthaften Probleme angehen, die Sie entdecken. Entlassungsgespräche bieten einen wertvollen Einblick in das, was bei Ihrem Unternehmen funktioniert, und was nicht. Es liegt an Ihnen, dieses Wissen in Handlungen umzuwandeln.