Es gibt viele Praktiken, mit denen das Greenhouse Engineering Team gesund und leistungsstark geworden ist. Aber wenn ich nur eine auswählen müsste, um sie einem anderen Team zu vermitteln, dann wäre es die Retrospektive. Sie ist für ein Personalteam leicht zu übernehmen und sie ist der einzige Prozess, der all Ihre anderen Praktiken verbessern kann.

Agile Softwareentwicklungsteams nutzen Retrospektiven seit 2001, um ihre Arbeit kontinuierlich zu reflektieren und alles von Kodierungsstandards über UX-Design bis hin zur teamübergreifenden Zusammenarbeit zu verbessern.

Eine Retrospektive ist ein wöchentliches Treffen, bei dem das Team aktuelle Problempunkte bespricht und Aktionspunkte zu deren Lösung beschließt. Das Format ist sehr praktisch, weil es nicht spezifisch für eine Art von Problem oder Domäne ist. Es ist in jeder Umgebung mit sich wiederholenden Arbeitsmustern anwendbar, wie z.B. bei der Erstellung von Software, der Leitung eines Teams oder der Einstellung hervorragender Mitarbeiter. Die einzige andere Voraussetzung ist das Interesse an einer Verbesserung.

Bewährte Verfahren zur Retrospektive

Ein retrospektives Treffen ist mit drei bis sieben Teilnehmern am effektivsten. Die Teams treffen sich in der Regel alle zwei Wochen für eine Stunde im Laufe eines Projekts oder während der Laufzeit eines Teams. In der Anfangsphase eines Projekts kann es vorteilhaft sein, Sitzungen jede Woche abzuhalten oder sie auf anderthalb Stunden zu verlängern. Ein Moderator sollte im Voraus ausgewählt werden, in der Regel am Ende der vorherigen Retrospektive. Es ist eine gute Idee, die Moderatorenrolle bei jedem Treffen zu wechseln.

Die Ideenfindungsphase

Zu Beginn der Sitzung stellt der Moderator einen Timer auf 15 Minuten ein. Dies ist die Ideenfindungsphase des Treffens. Jedes Teammitglied erhält einen Stapel leerer Karteikarten und einen Sharpie und schreibt kurz auf (etwa in der Länge einer Überschrift), worüber gesprochen werden soll. Jeder Teilnehmer gibt an, ob dieses Thema ihn „glücklich“, „gleichgültig“ oder „unglücklich“ stimmt. Jedes Thema erhält eine eigene Karteikarte.

Sobald der Timer abgelaufen ist, müssen die Sharpies weggelegt werden. Der Moderator stellt einen Timer auf 10 Minuten ein. Sie sammeln die Karteikarten und ordnen sie in die drei Kategorien „Glücklich“, „Unglücklich“ und „Gleichgültig“ ein. Sie besprechen dann alle Karten mit dem Team. Jede Karte wird laut vorgelesen, wobei 30 zusätzliche Sekunden eingerechnet werden, falls das Thema noch etwas mehr erklärt werden muss. Dies ist nicht der Zeitpunkt, um eine Diskussion über jede Karte zu führen; der Moderator sollte das beachten.

Die Karteikarten mit der Aufschrift „Glücklich“ sind ein Anlass zum Feiern. Jubel und Applaus sind hier üblich und sollten gefördert werden. Es ist hilfreich, alle aufzumuntern, da die anschließenden Diskussionen Stress auslösen können. Der Moderator behält die Zeit im Auge, um sicherzustellen, dass alle Karten laut vorgelesen werden können, bevor der Timer abgelaufen ist.

Die Auswahlphase

Das Team ist nun in die Auswahlphase eingetreten. Der Moderator legt einen Zeitplan für fünf Minuten fest, und das Team stimmt darüber ab, wie die restliche Zeit des Treffens für die Diskussion genutzt werden soll. Jedes Teammitglied erhält drei Stimmen, wobei es mit seinem Sharpie seine Stimme auf den Karten markiert. Wenn sie möchten, können sie alle drei Stimmen auf eine Karte setzen. Wenn alle fertig sind oder die Zeit abgelaufen ist, werden die Karten auf der Grundlage der abgegebenen Stimmen geordnet.

Die Diskussionsphase

Der Moderator stellt einen Timer auf 15 Minuten ein, und die Person, die die Karte erstellt hat, erhält eine Minute, um die Diskussion zu beginnen. Das Ziel der Diskussion ist es, Aktionspunkte zu generieren.

Die Rolle des Moderators besteht darin, die Diskussion auf Kurs zu halten und die Gruppe kontinuierlich um Aktionspunkte zu ersuchen. Aktionspunkte sind das Herzstück der Retrospektive. Ohne sie hat die Besprechung keinen Sinn.

Sobald der Timer abgelaufen ist, wird die Diskussionsphase für die nächsten beiden Themen wiederholt, wobei für jedes Thema ein Timer auf fünf Minuten eingestellt wird.

Überprüfung und Zuweisung von Aktionspunkten

In den letzten fünf Minuten der Sitzung werden Aktionspunkte besprochen. Jedem wird ein Eigentümer zugewiesen – ein wichtiger Schritt in diesem Prozess, da man damit sicherstellt, dass ab sofort jemand dafür verantwortlich ist, dass die jeweiligen Themen weiterverfolgt werden.

Anpassung von Retrospektiven an Personalteams

Dies ist zwar ein sehr strukturiertes Format, aber es ist auch sehr anpassungsfähig. Wie Sie sehen können, ist kein Teil dieses Prozesses für die Software-Entwicklung spezifisch. Wenn es sich um einen Teil der Software-Entwicklung handelt, bestehen die gemeinsamen Themen aus Teststrategien, Tool-Verbesserungen, Umsetzung und zwischenmenschlicher Dynamik.

Die regelmäßige Anwendung der zweiwöchentlichen Retrospektive funktioniert jedoch für jedes Team. Personalteams unterscheiden sich dabei nicht. Die effektivsten Retros sind mit Teammitgliedern möglich, die häufig interagieren oder die gleiche Rolle innehaben. Gute Diskussionsthemen sind die Bewerbersuche, die Kommunikation mit den Bewerbern, die Verhandlungen und natürlich das „Onboarding“.

Retrospektiven sind auch für funktionsübergreifende Teams wie Ihr Einstellungsteam nützlich. Wir haben das Format „Retrospektive“ verwendet, um unseren eigenen Interviewprozess zu verbessern. Zum Beispiel luden unsere auf Technik spezialisierten Personalverantwortlichen unsere Hiring Manager für Technik zusammen mit einigen unserer Interviewer zu retrospektiven Treffen ein.

Wir haben besprochen, welche Vorstellungsgespräche in unserem Einstellungsplan gut funktioniert haben und bei welchen wir einige Bedenken hatten. Die Personalverantwortlichen brachten unsere Durchlaufquoten für Vorstellungsgespräche und die Ergebnisse von Bewerberbefragungen vor.

Alle gemeinsam waren wir in der Lage, Änderungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass wir die richtigen Bewerberattribute messen und gleiche Wettbewerbsbedingungen für Bewerber mit unterschiedlichem technischen Hintergrund schaffen. Wir erörterten auch die Annahme von Stellenangeboten und das Engagement von Bewerbern.

Als Ergebnis dessen, was wir gelernt haben, geben wir den Bewerbern jetzt mehr Zeit, ihren zukünftigen Managern Fragen über das Team zu stellen – was uns auch mehr Zeit gibt, Bewerber davon zu überzeugen, dass Greenhouse die richtige Wahl ist.

Es gibt viele Möglichkeiten, Retrospektiven auf Ihr Personalteam anzuwenden, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Prozess kontinuierlich verbessern. Wenn sie konsequent angewendet werden, können sie nicht nur dazu beitragen, die Erfahrungen der Bewerber, sondern auch die Gesundheit, die Zufriedenheit und die Effektivität Ihres Personalteams zu verbessern!