Wie war das, in einem Unternehmen anzufangen, zu arbeiten und eine neue Softwareplattform einzurichten, während Sie noch Ihr Team und die bestehenden Prozesse kennenlernten? Diese Situation erlebte Jen Mease, Head of Recruiting bei 23andMe, als sie im Herbst 2017 dort begann zu arbeiten. Wir lieben diese Fallstudie schnell zu lernen und sich anzupassen, während ein Unternehmen schnell wächst. Mike Boufford, Chief Technology Officer von Greenhouse, hat sich kürzlich mit Jen zu einem Kamingespräch unter dem Titel „Implementierung von HR Technologie und Struktur in einer Zeit des Unternehmenswachstums“ getroffen.

Dies sind die wichtigsten Ausschnitte aus ihrem Gespräch. Möchten Sie das vollständige Webinar ansehen? Die Aufzeichnung finden Sie hier.

Talente als Priorität bei 23andMe

Warum sind Talente so ein wichtiger Schwerpunkt bei 23andMe? Für Jen ist die Antwort einfach: „Wen Sie einstellen, ist die wichtigste Entscheidung, die Sie treffen.“ Das gilt besonders im Silicon Valley, wo sich der Unternehmenssitz von 23andMe befindet. Jen erklärt, dass es viel Konkurrenz um Talente gibt und viele Mitarbeiter*innen ihre Arbeitsstellen alle 18 Monate wechseln. Das setzt Unternehmen unter Druck, sich nicht nur im Prozess der Personalbeschaffung von anderen zu unterscheiden, es geht auch darum, Mitarbeiter*innen zu finden, die am langfristigen Erfolg des Unternehmens beteiligt sind.

Jen hat ein paar Tipps, wie man das erreichen kann. Zunächst empfiehlt sie, sicherzustellen, dass die Bewerber*innen zur Vision und Mission passen, erklärt sie. „Wenn sie nicht zu Ihren zentralen Werten passen, werden sie nicht langfristig bleiben.“ Jen empfiehlt auch, über die Leistungen nachzudenken, die den Mitarbeiter*innen zeigen, dass Sie in sie und ihre Familien investieren, weil sie sich im Gegenzug für Ihr Unternehmen engagieren. 23andMe bietet zum Beispiel Leistungen in Höhe von 20.000 Dollar für Leihmutterschaft, Adoption oder Behandlung von Unfruchtbarkeit und 16 Wochen vollständig bezahlte Elternzeit.

„Sie können ein supercooles Produkt haben, und viele Unternehmen haben das, aber wenn Sie nicht die Leute haben, um das Produkt zu erstellen und die für das Wachstum des Unternehmens sorgen, werden Sie nie innovativ sein und sich entwickeln.“ – Jen Mease, Head of Recruiting, 23andMe

Manchmal kann es für Talentteams eine Herausforderung sein, die Führungsebene des Unternehmens bei ihren Prozessen miteinzubeziehen, aber das ist bei 23andMe nicht der Fall. CEO Ann Wojcicki ist an allen Entscheidungen für die Einstellung beteiligt, bei internen Stellenwechseln und bei der Einstellung von neuen Mitarbeiter*innen. „Ich bin wirklich dankbar und es ist ein Privileg in einem Unternehmen zu arbeiten, in dem sich der CEO so stark an der Einstellung von Personal beteiligt“, sagt Jen.

Greenhouse als Talent Partner auswählen

Eine der ersten Aufgaben von Jen bei 23andMe war, zu einem neuen Bewerberverwaltungssystem (ATS) zu wechseln, einer gewaltigen Aufgabe, weil das Unternehmen seit sieben Jahren die gleiche Plattform verwendet hat. „Ich weiß, es war richtig zu wechseln, weil unser altes System das Wachstum des Unternehmens nicht gestützt hat und es schränkte unsere Effizienz ein, für mein Team, die Hiring Manager und die Interviewer*innen“, sagt Jen.

Jen wollte ohne die Unterstützung durch andere Teammitglieder nicht so eine große Entscheidung treffen. Deshalb war es ihr wichtig, mit verschiedenen Stakeholdern zu sprechen und sie am Prozess der Entscheidungsfindung zu beteiligen. „Es war wirklich wichtig, dass die Leute verstanden, warum wir eine solche Veränderung vollziehen und was der Nutzen war.“

Einer der wichtigsten Tipps von Jen für so eine Veränderung ist, die Techniker daran frühzeitig zu beteiligen. Nach ihrer Erfahrung bieten die Techniker eine kritische und andere Perspektive darauf, wie ihr Team mit dem Tool interagieren würde. Wenn man sie an Gesprächen und Entscheidungen beteiligt, unterstützen sie Sie eher bei der Einführung des neuen Systems und darüber hinaus. Als CTO von Greenhouse gibt Mike Boufford zu, dass er etwas voreingenommen sein könnte, aber er stimmt zu und sagt, dass Techniker dazu neigen, zynisch zu sein. Deshalb sei es für diese Art von Veränderung entscheidend, ihre Zustimmung zu erhalten.

Einführung neuer Technologie und Prozesse

Wann immer Sie ein neues Tool oder einen Prozess starten, empfiehlt Jen, viel zu kommunizieren. Manchmal kommt es Ihnen vielleicht vor, als wenn Sie das gleiche 20 Mal sagen, aber denken Sie daran, dass nicht jeder es jedes Mal hört, wenn Sie es sagen.

Jen empfiehlt für die Kommunikation Besprechungen von Mitarbeiter*innen, zu nutzen, Schulungen, E-Mails und Nachrichten per Slack. Spezielle Bürozeiten anzubieten funktionierte bei 23andMe auch gut. Die Recruiter*innen nahmen sich jede Woche ein paar Stunden Zeit und standen in einem Konferenzraum für Schulungen oder zusätzliche Unterstützung zur Verfügung.

Eine weitere Taktik von Jen ist es, Beziehungen zwischen Abteilungen und Teams aufzubauen. Wenn Sie eine Entscheidung treffen, wie die Einführung einer neuen Technologie sichert die Beteiligung von wichtigen Stakeholdern über verschiedene Abteilungen hinweg eine erfolgreiche Umstellung.

Aber es geht nicht nur darum, beteiligt zu sein, wenn große Entscheidungen anstehen. Jen empfiehlt Mitgliedern des Teams für die Personalbeschaffung auch, langfristig enge Beziehungen zu anderen Abteilungen aufzubauen. Wenn sie an regelmäßigen Besprechungen der Mitarbeiter*innen von Teams teilnehmen, für die sie Personal suchen, lernen die Recruiter*innen das Unternehmen besser kennen. Das verschafft ihnen auch Glaubwürdigkeit bei den Bewerber*innen, weil sie detailliert über laufende Projekte und Herausforderungen sprechen können, die einem Mitglied in einem bestimmten Team begegnen können.

Wenn sie eng mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten und Beziehungen aufbauen, läuft alles reibungsloser ab, von den täglichen Interaktionen bis hin zu großen technischen Veränderungen.

Möchten Sie mehr von Jen erfahren und wie 23andMe begann, Greenhouse in einer Zeit schnellen Unternehmenswachstums einzuführen und was sie dabei gelernt hat? Dann schauen Sie sich hier die Aufzeichnung des Webinars an.