Neena Kovuru, Assistant Director of HR bei der Stadtverwaltung von Fort Worth, Texas, enthüllt, wie sie sich für Greenhouse entschieden hat und Greenhouse zur Schaffung eines datengesteuerten Einstellungsprozesses nutzt, mit dem talentierte Mitarbeiter*innen angezogen und gebunden werden können.

Die meisten von uns, die im Bereich Talentakquise tätig sind, wissen, wie wichtig es ist, eine datengesteuerte Kultur zu schaffen. Dies gilt sowohl für die Einstellung wie auch für alle anderen Aspekte des Arbeitslebens. Wie Autor und Professor Dr. W. Edwards Deming so zutreffend formulierte: „Ohne Daten sind Sie einfach nur eine weitere Person mit einer Meinung.“

Alle, die Einstellung als strategischen Geschäftsvorteil beurteilen, wissen: Wenn man talentierte Leute anwerben will, muss man eine hervorragende Bewerber*innen-Erfahrung bieten. Ich wusste, dass wir die richtigen ergebnisorientierte Investition tätigen mussten, um dieses Ziel zu erreichen, das Bewerber*innen-Engagement zu optimieren und den Einstellungsprozess zu modernisieren, während gleichzeitig alle unsere Aktivitäten von Transparenz und Messbarkeit geprägt sein müssen. Von diesem Moment an war es sehr wichtig, ein Tracking-System für Bewerber*innen (Applicant Tracking System, ATS) zu finden, das mir dabei helfen kann, Daten zu allen Aspekten der Einstellung zu erfassen, um unseren Einstellungsprozess auf die nächste Ebene zu bringen.

Ein kritischer Blick auf unsere Anforderungen

Es ist schwierig, zu wissen, wie man Verbesserungen vornehmen kann, wenn man sich nicht die angemessene Zeit nimmt, um die Nuancen Ihres Einstellungsprozesses zu verstehen. Als ich Anfang 2019 mit der Analyse unserer Talentakquise-Pesonalbeschaffungspraktiken begann, erkannte ich, dass es viele Ineffizienzen und Probleme gab.

Probleme

Zunächst bemerkte ich, dass Personalvermittler*innen Aufgaben manuell erledigten und Bewerber*innen auf der Grundlage von numerischen Bewertungen, die mithilfe von Vorauswahlfragen festgelegt wurden, an Hiring Manager verwiesen. Ohne fundierte Gründe für diese numerischen Entscheidungen konnten wir nicht sicherstellen, dass keine Vorurteile oder Vorbehalte vorhanden waren.

Der Einstellungsprozess war umständlich und veraltet. Die Abteilungen druckten Informationen während der Vorstellungsgespräche auf Papier aus und scannten die Dokumente dann für das Talentaquise-Team, wenn die Vorstellungsgespräche vorbei waren.

Der Prozess vor dem Onboarding umfasste ebenfalls gedruckte Dokumente und das daraufhin erforderliche Einholen von Unterschriften am ersten Tag der Orientierung neuer Mitarbeiter*innen. Mittels Umfragen und Recherche stellte ich fest, dass unser Onboarding-Prozess zeitaufwendig und ineffektiv war und neue Mitarbeiter*innen nicht mit unserer Mission, Vision und unseren Werten verband (was für die Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur und die Bindung von Mitarbeiter*innen absolut unerlässlich ist).

Lösungen

Während ich mich detaillierter mit den Problemen bei der Einstellung talentierter Mitarbeiter*innen befasste, erkannte ich auch, dass es keine klaren Angaben zu Diversity, Gleichheit und Inklusion (DE&I) in unserem Einstellungsprozess gab, eine wichtige Priorität für viele Organisationen, darunter die Stadt Fort Worth und ihr Führungsteam. Ich musste viele Probleme beheben und benötigte ein System, das dazu beitragen könnte, vier Dinge zu liefern:

1. Einen nahtlosen, ansprechenden Onboarding-Prozess mit dem Ziel, neue Mitarbeiter*innen an ihre Rollen und Mission und Werte der Stadt Fort Worth zu gewöhnen, während wir gleichzeitig die Erfahrung neuer Mitarbeiter*innen messen können
2. Ein Structured Hiring-Prozess, der Diversity bei Einstellungen fördert, indem unbewusste Vorurteile beseitigt werden
3. Eine optimierte Journey für Bewerber*innen mithilfe von datengesteuerten Erkenntnissen, mit denen Personalvermittler*innen strategisch vorgehen können
4. Eine Möglichkeit zur Verfolgung der Marketing-Effektivität und Kapitalrenditen mithilfe von Analysen

Oh je! Das hörte sich nach sehr viel an, deshalb begann ich mit der schwierigen Aufgabe, ein System zu finden, das all diese Anforderungen erfüllt.

Suche nach einem ATS, das unseren Werten entspricht

Nach mehreren Interaktionen und Beurteilung mehrerer verschiedener Anbieterprodukte fand ich das System, das all unsere Anforderungen erfüllte: Greenhouse. Im Kern ist es das Ziel von Greenhouse, jedes Unternehmen bei der Einstellung durch strukturierte Prozesse optimal aufzustellen.

Darüber hinaus konzentriert sich die Software darauf, Unternehmen vielfältiger zu machen. Dazu werden keine vagen Versprechungen gemacht, sondern es werden ergebnisbestimmte DE&I-Funktionen bereitgestellt, die Vorurteile verhindern und Verhaltensänderungen erzwingen. Greenhouse Inclusion übernimmt greifbare Funktionen, wie z. B. das Hiring Manager und Interviewer*innen, dazu zu bringen, sich auf arbeitsrelevante Qualifikationen zu konzentrieren und Verhaltensweisen zu beseitigen, die implizite Vorurteile im Einstellungsprozess fortsetzen. Dieser einheitliche zugrunde liegende Wert von DE&I hat für unser Team hohe Priorität. Deshalb wusste ich, dass wir mit einem Unternehmen arbeiten wollten, dass dieses Prinzip nicht nur praktisch in seinem Produkt umsetzt, sondern auch in seiner eigenen Mission von Grund auf lebt.

Die richtigen Funktionen für uns

Daten- und Analyse-Reporting: Wir können jetzt datengesteuerte Einstellungs- und Beschaffungs-Investitionsentscheidungen treffen und gleichzeitig sicherstellen, dass unser Einstellungsprozess quantifizierbar und messbar ist. Während wir mit der Erfassung von Personalbeschaffungs-Kennzahlen einschließlich der Mitarbeiter*innen-Zufriedenheit beim Onboarding, der Zufriedenheit der Hiring Manager und der Kosten pro Einstellung (Cost per Hire) beginnen, erhalten wir ein besseres Verständnis dafür, wie verschiedene Bereiche des Einstellungsprozesses sich auf die Organisation auswirken, vom Umsatz bis hin zur Leistung.

Vorstellungsgesprächs-Kits: Wir müssen nichts mehr drucken, scannen oder per Fax schicken. Wie überall sonst auf der Welt auch ist unser Vorstellungsgesprächs-Prozess dank der Vorstellungsgesprächs-Kits von Greenhouse papierlos. Wir sind auch von der numerischen Bewertung auf symbolische und chromatische Bewertung umgestiegen, um sicherzustellen, dass unsere Hiring Manager die Bewerber*innen einheitlich und fair beurteilen. Darüber hinaus können unsere Interviewer*innen Scorecards in der Mobil-App ausfühlen und von überall aus Structured Hiring ermöglichen.

Nahtlose Integrationen: Als zusätzlichen Bonus bietet Greenhouse mehrere weitere Vorteile, wie z. B. das Veröffentlichen unserer Stellen direkt auf LinkedIn oder Twitter mithilfe seiner Social-Media-Integrations-Tools, die hervorragend für die Erstellung und Pflege von Pools mit potenziellen Kandidat*innen nach Einstellungsveranstaltungen geeignet sind.

Business Intelligence: Wir haben auch den Business Intelligence Connector genutzt, der über Greenhouse bereitgestellt wird. Wir können jetzt Einstellungstrends messen und mit einem Klick im Voraus Erkenntnisse zur Entscheidungsfindung erhalten.

Onboarding-Tools: Pre-Boarding und Onboarding sind jetzt sowohl für Bewerber*innen als auch unser Team nahtlose Prozesse. Bewerber*innen können ihre Dokumente noch vor dem Startdatum unterzeichnen, sodass sie sich ganz auf das Wichtige konzentrieren können: sich geschätzt, willkommen und bereit zu fühlen, ihren Beitrag zu leisten. Mit diesem von uns speziell angepassten Prozess können wir uns als Arbeitgeber erster Wahl etablieren und neuen Mitarbeiter*innen unsere Kultur, Werte und Mission klar machen.

Der Hauptaktivposten einer Organisation sind ihre Mitarbeiter*innen, die Menschen, die täglich zum Erfolg der Organisation beitragen. Wir freuen uns, unsere Personalbeschaffungs-Aufgaben die Datenvisualisierung insgesamt auf freundliche und effektive Weise standardisiert zu haben, um die Aufgabe des Anziehens, Engagements und der Entwicklung von Talenten zu einer für Bewerber*innen wie Interviewer*innen gleichermaßen faszinierenden Erfahrung zu machen.

Ich schreibe diesen Blog-Beitrag nicht als jemand, der oder die eine Marketing-Partnerschaft nutzen möchte, sondern als leidenschaftliche Talentakquise-Fachkraft, die anderen Unternehmen dabei helfen will, ihr volles Potenzial zu erreichen und hevorragende Talente einzustellen. Hoffentlich erhält jemand dadurch den nötigen Anreiz, Einstellung zu einem Wettbewerbsvorteil zu machen, so wie wir bei der Stadtverwaltung von Fort Worth das gemacht haben.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Greenhouse Recruiting Ihnen helfen kann, einen datengesteuerten, fairen Einstellungsprozess zu entwickeln, eine positive Bewerber*innen-Erfahrung zu schaffen und talentierte Mitarbeiter*innen anzuwerben.