Hier erfahren Sie, wie Jobber das Greenhouse CRM nutzt, um sich selbst und andere Unternehmen bei der Einstellung zu unterstützen

Was die Einstellung von Personal angeht, so war das Jahr 2020 ein echter Störfaktor. Talentteams haben in so kurzer Zeit viele Veränderungen erlebt: von der Einstellung von Mitarbeitern vor Ort bis hin zur Rekrutierung aus der Ferne, von lokaler bis hin zu dezentraler Arbeit, von einer konstanten Einstellungsrate bis hin zu einem geringen, langsamen oder hohen Einstellungsvolumen.

Wissend, dass so viele Unternehmen mit dem Einstellungsstopp konfrontiert sind, haben sich viele weitere Unternehmen eingeschaltet, um Kandidaten zu unterstützen - und sich der sozialen Verantwortung des Unternehmens zu stellen. Talentteams auf der ganzen Welt beteiligten sich an Einstellungs-Webinaren, Online-Foren und telefonischen Gesprächen, um zu verstehen, wie man in dieser Zeit nicht nur überleben, sondern auch gedeihen kann.

Eine Geschichte, die wir besonders hervorheben möchten, ist die des Greenhouse-Kunden Jobber. Als Softwareunternehmen, das kleinen Heimdienstleistern bei der Organisation ihres gesamten Geschäftsbetriebs hilft, beschloss Jobber, nicht nur sein eigenes Unternehmen zu vergrößern, sondern auch lokale Bewerber zu unterstützen, die von den Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt betroffen sind. Wir haben uns mit Yiorgos Boudouris, Talent Attraction Manager bei Jobber, getroffen, um mit ihm über die Motivation des Unternehmens zu sprechen, mehr als das Übliche zu tun.

Können Sie uns ein wenig über Ihre Rolle bei Jobber erzählen?

Yiorgos: Ich bin seit etwas mehr als 15 Jahren als Personalvermittler tätig und konnte in dieser Zeit beobachten, wie sich die Einstellungstechnologie weiterentwickelt und stark verändert hat. Ich meine, ich weiß, wie es ist, einen Lebenslauf zugefaxt zu bekommen! Früher gab es noch keine Gespräche darüber, was ein Applicant Tracking System (ATS) oder ein Candidate Relationship Manager (CRM) ist. Heute sieht die Sache schon ganz anders aus. Kimberly Moore, Talent Attraction Manager bei Jobber, war diejenige, die das Greenhouse ATS für unser Team entdeckt hat. In meiner Funktion als Talent Attraction Manager kann ich sowohl das Greenhouse ATS als auch das CRM jeden Tag nutzen.

Ich erkenne wirklich, wie viel einfacher mein Leben durch die Einstellungssoftware geworden ist.Yiorgos Boudouris, Talent Attraction Manager bei Jobber

Auf welche Bereiche konzentrieren Sie sich bei der Arbeit mit Bewerbern besonders?

Yiorgos: Ich konzentriere mich auf unsere technischen Aufgaben, die unsere Produktentwicklungsorganisation unterstützen. Ich arbeite von unserem Büro in Toronto aus und berichte an unsere Hauptgeschäftsstelle in Edmonton. Als ich anfing, hatten wir etwa 15 Mitarbeiter*innen in Toronto und jetzt sind es über 50 - ich habe also ein deutliches Wachstum in unserem Team erlebt. Um einen genaueren Zeitplan zu erstellen, haben wir vor ein paar Jahren mit der Nutzung von Greenhouse ATS begonnen und Anfang 2020 das Greenhouse CRM in Betrieb genommen. Das hat die Art und Weise, wie wir an unseren Prozess herangegangen sind, völlig verändert.

Was war die Motivation innerhalb Ihres Teams, das Greenhouse CRM zu aktivieren?

Yiorgos: Bei all dem Wachstum, das wir erlebten, war es für uns wirklich wichtig, unsere Talentdatenbank weiter auszubauen und alle Bewerber, die wir in den verschiedenen Phasen des Personalbeschaffungszyklus kennengelernt haben, besser zu verwalten, sei es formell oder informell. Wir hatten schon vorher einen Prozess, um interessierte Bewerber aufzuspüren, aber nichts war formalisiert. Die Daten, die wir von diesen Kandidaten erhalten haben, sowie die Berichte, die wir aus diesen Daten erstellen konnten, haben uns nicht überzeugt. Angesichts der Tatsache, dass wir in den nächsten Jahren als Unternehmen wachsen wollten, mussten wir das Talentteam für den Erfolg vorbereiten. Der Weg dorthin war die Einführung eines CRM.

Zu was hat Ihnen ein CRM verholfen, was Sie vorher nicht erreichen konnten? Und warum Greenhouse?

Yiorgos: Ein CRM ist für Unternehmen, die skalieren und Daten zur Verbesserung von Einstellungsprozessen nutzen möchten, unerlässlich. Bei Jobber mussten wir jedes Mal, wenn wir mit passiven oder aktiven Bewerber*innen sprachen, alte E-Mails durchforsten oder uns an Gespräche auf dem Flur erinnern, die wir im Vorbeigehen geführt hatten. Es gab Notizen, die in den Bewerberprofilen zu finden waren, die aber leicht verloren gehen können, weil sie nicht spezifisch für eine zukünftige Stelle sind. Wenn das Wissen im Kopf des Personalvermittlers oder des Personalchefs gespeichert ist, ist es nicht skalierbar, weil es nirgendwo erfasst wird.

Als es darum ging, ein CRM zu wählen, war uns klar, dass wir ein Tool nutzen wollten, das sich in Greenhouse integrieren lässt. Wir kennen und schätzen unser bestehendes Greenhouse ATS und wollten uns mit der zusätzlichen CRM-Option für den Erfolg rüsten. Das Greenhouse CRM bietet uns einen Ort, an dem wir alle Informationen über unsere Bewerber aufbewahren und viel bewusster mit ihnen umgehen und unsere Arbeit dokumentieren können.

Sprechen wir also über das Jahr 2020 - haben sich die Veränderungen dieses Jahres auf Ihre Nutzung dieser Einstellungstools ausgewirkt?

Yiorgos: Dieses Jahr war eindeutig eine Zeit der Veränderung! Die ersten Monate des Jahres haben wir als Gelegenheit genutzt, um uns mit dem Back-of-House-Bereich zu befassen und zu überlegen, wie wir uns als Talentteam organisieren können. Wir haben uns wirklich die Zeit dafür genommen, zu bewerten, was COVID-19 auf dem Markt anrichtet und wie wir den Betroffenen helfen können. Da wurde uns klar, dass wir mit unserem Greenhouse CRM anderen Unternehmen tatsächlich helfen können.

Wenn wir uns das mal genauer ansehen - können Sie uns verraten, wie Sie das CRM genutzt haben, um der Business Community zu helfen?

Yiorgos: Ja, es hat sich in dieser Zeit als sehr wertvolle Ressource erwiesen. Wir stellten schnell fest, dass einige der ersten Personen, mit denen wir über unser CRM Kontakt aufnahmen, tatsächlich diejenigen waren, von denen wir wussten, dass sie aufgrund von COVID-19 entlassen worden waren. Hier in Toronto haben die Auswirkungen von COVID-19 jede einzelne Tech-Community getroffen. Wir guckten uns all diese Tabellen und Verteilerlisten an und hofften, den Betroffenen helfen zu können, neue Aufgaben zu finden.

Wir von Jobber wollten diesen Leuten Unterstützung bieten. Falls da Gesprächsbedarf bestand, oder einfach nur der Wunsch, mal einen anderen Blick auf den Lebenslauf oder das Portfolio zu werfen, oder einfach nur einen anderen Personalvermittler zu finden, der ein paar Fragen zum Vorstellungsgespräch mit ihnen durchgeht und sie auf ihre nächste Bewerbung vorbereitet - genau dafür sind wir da. Wir haben mit diesen Leuten überhaupt nicht über Jobber gesprochen, das war nicht das Ziel.

Da dies zeitgleich mit unserer CRM-Einführung geschah, konnten wir das Tool nutzen, um diejenigen zu erreichen, die in der Talentbranche auf der Suche nach ihrer nächsten Gelegenheit waren. Wir schickten E-Mails über das CRM, nahmen Leute auf und planten Anrufe, um herauszufinden, wie wir helfen konnten. Wir hatten die Idee, aber eigentlich hat das Greenhouse CRM das Ganze erst möglich gemacht.

Klingt, als hätte Ihr Team schnell gehandelt, um einen Bedarf zu erkennen und diese Dienstleistungen anzubieten.

Yiorgos: Ja, ich bin wirklich stolz auf unser Team, das so schnell reagiert hat, um zu helfen. Wir haben uns mit mehreren Hundert Personen in Verbindung gesetzt, deren Stellen betroffen waren.

Wir haben es gemeinsam durch die erste Hälfte des Jahres 2020 geschafft. Welchen Rat würden Sie Unternehmen geben, die einen skalierbaren Einstellungsprozess aufbauen wollen, um zukünftige Ziele zu erreichen?

Yiorgos: Es ist wichtig, dass Sie sich für die Tools einsetzen, die Ihr Team benötigt, um in großem Umfang einstellen zu können. Was unserem Team sehr geholfen hat, war die Bestimmung der Ressourcen. Wir haben mit der Verfolgung von Zeitabläufen begonnen - zum Beispiel, wie lange wir für ein Erstgespräch brauchten oder wie viel Zeit in eine Bewerbersuche investiert wurde, bevor ein Bewerber mit unserem Einstellungsteam in Kontakt trat. Das ist eine Arbeit, die meiner Meinung nach oft von denjenigen übersehen wird, die nicht zu den Personalbeschaffungsteams gehören.

Als wir anfingen, dies zu verfolgen, konnten wir ein Geschäftsszenario aufstellen und die Vorleistungen aufzeigen, die für eine effektive Einstellung erforderlich sind. Wir erläuterten die Vorteile eines Systems oder eines Tools, mit dem wir Talente lange vor der Aktivierung einer Stellensuche aufspüren können (ein großer Vorteil ist die Verkürzung der Zeit bis zur Einstellung). Als wir diese Informationen austauschten, stellten wir fest, dass ein CRM für unser Team notwendig war, um effektiv einstellen zu können. Und Greenhouse bleibt unsere erste Wahl, um diese Lösungen anzubieten.

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Yiorgos Boudouris ist Personalleiter in Toronto und verfügt über 15 Jahre Erfahrung in der Personalbeschaffung in verschiedenen Branchen. Yiorgos arbeitet für Jobber (laut Canadian Business und Maclean's Growth 500 das am schnellsten wachsende Softwareunternehmen Kanadas (Platz 2) und insgesamt Platz 7) und trägt dazu bei, hervorragende Teams zu gewinnen, zu fördern und zu halten.