Die meisten von uns können sich noch an dieses unangenehme Gefühl erinnern, neu in einer Klasse zu sein. Der Moment, als Sie das Klassenzimmer oder die Cafeteria betreten haben, mit klopfendem Herz, Kribbeln im Bauch und nach einem freundlichen Gesicht Ausschau haltend, und sich gefragt haben, was Sie überhaupt in diese Situation gebracht hat.

Während Klassenzimmer und Cafeterien vielleicht in unserer Vergangenheit liegen, machen wir als Erwachsene jedes Mal dasselbe durch, wenn wir in ein neues Unternehmen eintreten. In den ersten Tagen und Wochen in einer neuen Umgebung haben wir Momente des Selbstzweifels und des Unbehagens.

Kein Wunder also, dass Bersin by Deloitte herausfand, dass ein erheblicher Teil der Mitarbeiterfluktuation – ganze 22 % – in den ersten 45 Arbeitstagen stattfindet. Menschen treten in eine neue Umgebung ein, fühlen sich unbehaglich und unwillkommen und entscheiden sich prompt dafür, diese zu verlassen.

Glücklicherweise gibt es einige Dinge, die Arbeitgeber tun können, um neue Mitarbeiter zu begrüßen und zu versuchen, diese unbehaglichen Momente so weit wie möglich zu minimieren. Onboarding-Programme ermöglichen es Unternehmen, Mitarbeitern schneller zur Produktivität zu verhelfen und die Mitarbeiterbindung insgesamt zu erhöhen, und eine solide Einstellungsvorbereitung schafft die Voraussetzungen dafür.

Was ist die Einstellungsvorbereitung und warum sollte sie ein wesentlicher Bestandteil Ihres Onboarding-Programms sein? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden!

Was ist unter Einstellungsvorbereitung zu verstehen?

Die Phase der Einstellungsvorbereitung (oder das „Pre-Boarding“) beginnt, sobald der Bewerber das Stellenangebot annimmt, und endet mit dem ersten Arbeitstag im Unternehmen. Dieser Zeitraum kann produktiv genutzt werden.

Sie können in dieser Phase Informationen über Ihr Büro und Ihre Richtlinien weitergeben, sich um die Logistik, wie Steuer- und Rechtsformalitäten, kümmern, den neuen Mitarbeiter darauf vorbereiten, was ihn erwartet, und ihn vielleicht sogar mit einer kleinen Überraschung willkommen heißen.

Dies sind die Vorteile einer Einstellungsvorbereitung:

1. Sie eliminiert die Nervosität am ersten Tag bei neuen Mitarbeitern.

Ein Hauptgrund dafür, dass die ersten Tage so nervenaufreibend sind, ist, dass es so viel Unsicherheit gibt. Man befindet sich in einer ungewohnten Umgebung und hat eine Menge Fragen: Wo sind die Waschräume? Wie funktioniert die Kaffeemaschine? Wohin soll man zum Mittagessen gehen?

Indem Sie eine Liste mit häufig gestellten Fragen (FAQs) zusammenstellen und diese den neuen Mitarbeitern vor ihrem ersten Tag zur Verfügung stellen, helfen Sie, ihre Ängste zu lindern. Sie zeigen ihnen, dass Sie über ihre ersten Erfahrungen nachdenken, und Sie können dies auch als Gelegenheit nutzen, ihnen ihren Ansprechpartner vorzustellen (im Allgemeinen jemand aus Ihrem Personalteam, aber es könnte auch Ihr Büroleiter sein, wenn Sie in einem kleineren Unternehmen tätig sind). Das bedeutet, dass sie im Büro ankommen, sich sicher fühlen und eine bessere Vorstellung davon haben, an wen sie sich mit ihren Fragen wenden können. Wenn neue Mitarbeiter mit Informationen versorgt werden, ist es viel unwahrscheinlicher, dass sie ihre Entscheidung, sich Ihrem Unternehmen anzuschließen, in Frage stellen.

2. Sie räumt administrative Aufgaben aus dem Weg.

Die meisten Menschen kommen aufgeregt an einen neuen Arbeitsplatz und sind bereit, sich an die Arbeit zu machen. Das einzige Problem ist, dass sie einen Großteil ihres ersten Tages damit verbringen, Formalitäten wie Steuerformulare, Geheimhaltungsverträge, Erfindungsvereinbarungen usw. auszufüllen... das Übliche.

Wenn sich jedoch bereits jemand durch die Unterzeichnung Ihres Angebotsschreibens zur Zusammenarbeit mit Ihnen verpflichtet hat, können Sie dem neuen Mitarbeiter diese Dokumente sofort zusenden und ihn bitten, diese, wenn er Zeit hat, zu unterschreiben. Wenn Sie bereits elektronische Angebotsschreiben zustellen und annehmen, sollte das Versenden von Steuerformularen und juristischen Unterlagen also keine allzu große Herausforderung darstellen.

Indem Sie diese administrativen Aufgaben im Voraus erledigen, ist der Zeitplan für die neuen Mitarbeiter am ersten Tag frei und ermöglicht es ihnen, sich auf andere, sinnvollere Aufgaben zu konzentrieren, wie das Kennenlernen ihrer neuen Teammitglieder und ihrer neuen Rolle.

3. Sie hilft Führungskräften, ihren direkt unterstellten Mitarbeitern eine bessere Erfahrung zu vermitteln.

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, wollen Sie sichergehen, dass Sie Ihre Beziehung gleich von Anfang an positiv gestalten, und das bedeutet, dass Sie sich bereits am ersten Tag Gedanken über den neuen Mitarbeiter machen müssen. Die Mitarbeiter möchten so schnell wie möglich das Gefühl haben, einen positiven Beitrag zu Ihrem Unternehmen zu leisten, und die Einstellungsvorbereitung trägt zu einer schnelleren Anlaufphase bei, indem ihre Fragen beantwortet und administrative Aufgaben erledigt werden, bevor sie überhaupt einen Fuß in das Büro setzen.

In ihrer kürzlich erschienenen Informationsschrift „How to Understand the ROI of Investing in People“, gab unsere Vizepräsidentin von People & Strategy, Maia Josebachvili, bekannt, dass ein besseres Onboarding-Programm – ein Programm, das Einstellungsvorbereitung, Erfahrung von neuen Mitarbeitern und Schulungen umfasst – die Einarbeitungszeit eines Mitarbeiters um 30 % verringern kann. Darüber hinaus verbessern Unternehmen mit einem starken Onboarding-Prozess die Bindung von neuen Mitarbeitern um 82 % und die Produktivität um über 70 %, so die Brandon Hall Group.

Es liegt auf der Hand, dass die Einstellungsvorbereitung nicht nur dazu dient, neuen Mitarbeitern eine gute Erfahrung zu vermitteln, sondern sie auch wichtige Auswirkungen auf das Geschäft hat. Es ist an der Zeit, in die Einstellungsvorbereitung zu investieren!

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