In den letzten Wochen haben wir uns mit den Themen Mitarbeiter*innen-Abgänge und Best Practices beim Offboarding beschäftigt. Sehen Sie sich unsere vorherigen Beiträge an, um zu sehen, warum es wichtig ist, über Mitarbeiter*innen-Abgänge zu sprechen, und warum es unabdingbar ist, eine Strategie für den Umgang damit zu entwickeln. Wenn Sie alle diese Inhalte an einem Ort erhalten möchten, sollten Sie unser E-Book Employee Departure Best Practices (Bewährte Praktiken beim Ausscheiden von Mitarbeiter*innen) herunterladen.

Es gibt eine Reihe von Dingen, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Mitarbeiter*innen das Unternehmen verlassen. Wie Sie diese Informationen an das Team und die Kolleginnen und Kollegen der Mitarbeiter*innen weitergeben werden. Wer deren Verantwortlichkeiten übernehmen wird. Ob Sie eine Abschiedsparty abhalten, und falls ja, ob Johannes seinen etwas seltsamen Stand-up-Comedy-Auftritt vorführen sollte.

Aber ganz im Ernst: Mit am wichtigsten beim Ausscheiden von Mitarbeiter*innen ist die Frage der Compliance. Sie möchten sich nicht in juristisch problematischen Situationen wiederfinden. Daher ist es wichtig, sich darüber bewusst zu sein, was Sie machen sollten und was nicht. Bitte beachten Sie, dass die Arbeitsgesetze je nach Rechtsgebiet unterschiedlich sind. Daher dienen die folgenden Empfehlungen lediglich als Richtwerte. Wenden Sie sich unbedingt an Ihre Rechtsabteilung, um zu erfahren, was in Ihrer spezifischen Situation gilt!

In der Regel können Personalabgänge in zwei Hauptkategorien unterteilt werden: freiwillig und unfreiwillig.

Verlassen Mitarbeiter*innen das Unternehmen freiwillig, sind einige rechtliche und steuerliche Fragen zu beachten.

• Verwendet Ihr Unternehmen eine NDA oder eine Klausel zum Wettbewerbsverbot? Falls ja, stellen Sie sich, dass der*die ausscheidende Mitarbeiter*in diese Dokumente ausgefüllt hat.

• Stellen Sie sicher, dass der*die Mitarbeiter*in für alle ausstehenden Spesen und Urlaubstage ausbezahlt wird.

• Informieren Sie den*die Mitarbeiter*in über weitere Versicherungs- und Nebenleistungsoptionen.

• Bitten Sie den*die Mitarbeiter*in, seine*ihre aktuelle Postanschrift anzugeben (und teilen Sie ihm*ihr mit, wer zu kontaktieren ist), um die nötigen Dokumente für Steuererklärung o. ä. zu erhalten.

Verlässt ein*e Mitarbeiter*in das Unternehmen unfreiwillig, gelten alle vorherigen Punkte weiterhin, doch gibt es einige zusätzliche Überlegungen, die man beachten sollte.

• Stellen Sie sicher, dass die Kündigung den Unternehmensrichtlinien und früheren Maßnahmen entspricht (Sie können z. B. ein*e Mitarbeiter*in nicht für eine Handlung entlassen, für die in der Vergangenheit bereits ein*e andere*r Mitarbeiter*in gerügt wurde).

• Dokumentieren Sie wichtige Fragen in einem Audit-Trail, um das Unternehmen vor Ansprüchen wegen einer ungerechtfertigten Entlassung zu schützen.

• In besonders sensiblen Fällen ist es evtl. von Vorteil, dass weitere Vertreter*innen der Personalabteilung anwesend sind.

• Falls Sie ein Abfindungspaket anbieten, klären Sie die genauen Bedingungen der jeweiligen Angebote.

Nehmen Sie sich die Zeit, alles zu umreißen, was zu tun ist, und einen festen Prozess zu schaffen, mit dem sichergestellt wird, dass nichts übersehen wird, die Wahrscheinlichkeit von Schreib- oder Sekretariatsfehlern reduziert wird und der zu einer insgesamt besseren Unternehmenskultur beiträgt. Sie haben viel Zeit und Mühe investiert, um Ihre Mitarbeiter*innen während der restlichen Zeit bei Ihnen gut zu behandeln. Es gibt keinen Grund, dass dies bei deren Ausscheiden abrupt enden sollte.