Ich wurde ein Jahr nach meinem College-Abschluss und ohne jegliche Erfahrungen im Personalwesen oder in der Personalbeschaffung zu einem Vorstellungsgespräch bei Greenhouse eingeladen. Ich wusste, dass ich nur dann eine Chance hatte, wenn ich nicht nur den Verantwortungsbereich eines Personalbeschaffungskoordinators verstand, sondern auch die Dynamik der Beziehung zwischen mir selbst und den Personalvermittler*innen, die ich würde unterstützen müssen.

In den meisten Online-Ressourcen finden sich die folgenden Definitionen:

• Personalvermittler*in: eine Person, deren berufliche Verantwortung darin besteht, offene Stellen in Unternehmen zu besetzen.
• Personalbeschaffungskoordinator*in: eine Person, die in enger Zusammenarbeit mit Bewerber*innen und HR-Fachkräften den Personaleinstellungsbedarf eines Unternehmens unterstützt.

Bei meinem Vor-Ort-Vorstellungsgespräch bei Greenhouse wurde mir jedoch klar, dass diese Definitionen den Alltag und die Ziele des Talentakquise-Teams, dem ich hier bei Greenhouse jetzt angehöre, nicht vollumfänglich beschreiben. In unserem Unternehmen gehört zu der Beziehung zwischen einem*einer Personalvermittler*in und einem*einer Koordinator*in sehr viel mehr als das Besetzen offener Stellen und die enge Zusammenarbeit mit Bewerber*innen zur Unterstützung von Einstellungsplänen.

Lassen Sie uns einen Blick hinter die Kulissen unseres eigenen Talentakquise-Teams werfen.

Was ist ein*e Personalvermittler*in?

Die Personalvermittler*innen bei Greenhouse sind für die Bewerberbeziehungen von Anfang bis Ende verantwortlich. Um dieser Verantwortung gerecht zu werden, führen sie einen zeitnahen und datengesteuerten Personalbeschaffungsprozess aus.

Unsere Personalvermittler*innen investieren viel Mühe und machen sich ständig Gedanken über unsere Personalbeschaffungsstrategien und die Gestaltung von Vorstellungsgesprächen, und sie bauen stabile Beziehungen zwischen Hiring Managern, Interviewer*innen und Stakeholdern auf. Sie versetzen das einstellende Team in die Lage, sachkundige, unvoreingenommene Entscheidungen zu treffen, um aus den besten Bewerber*innen Mitarbeiter*innen von Greenhouse zu machen.

Was ist ein*e Personalbeschaffungskoordinator*in?

Während Personalvermittler*innen für den dem Vorstellungsgespräch zugrunde liegenden Prozess verantwortlich sind, kümmern sich die Koordinator*innen um die Details und räumen alle Hindernisse aus dem Weg, die sich unterwegs eventuell einstellen.

Das kann bedeuten, dass Vorstellungsgespräche in verschiedenen Abteilungen und Phasen des Interviewprozesses anberaumt werden, dass Terminänderungen in letzter Minute berücksichtigt werden, dass für eine schnelle und korrekte Kommunikation mit Bewerber*innen und dem einstellenden Team gesorgt wird, oder dass Stellenbewerber*innen mit einem freundlichen Lächeln begrüßt werden – Koordinator*innen haben eine breite Spanne von Verantwortungsbereichen, um Personalvermittler*innen dabei zu helfen, so effektiv wie möglich zu arbeiten.

Wie Personalvermittler*innen wirkungvoll mit Personalbeschaffungskoordinator*innen zusammenarbeiten

Bei der Optimierung der Beziehungen zwischen Personalvermittler*innen und Personalbeschaffungskoordinator*innen ist eine Menge zu berücksichtigen. Die Beachtung der folgenden Kernaspekte ist eine Voraussetzung für ihre erfolgreiche Zusammenarbeit:

Kommunikation

Wenn ein*e Personalvermittler*in und ein*e Koordinator*in ein Team für eine bestimmte Aufgabe bilden, ist es entscheidend, dass sie sich auf die erforderlichen Prioritäten einigen, bevor irgendwelche Planungen oder Vorstellungsgespräche stattfinden. Diese Abstimmung kann täglich, wöchentlich, alle zwei Wochen oder in Intervallen erfolgen, die für beide Parteien je nach Diskussionsbedarf am sinnvollsten sind.

Die Kommunikation mit den Stellenbewerber*innen ist unsere oberste Priorität! Es gibt eine Vielzahl von Kennzahlen, die aufeinander abgestimmt werden müssen, z. B. Prioritäten im Vorstellungsgespräch, Informationen über Bewerber*innen, zeitliche Erwartungen, Termine usw. Die Priorität von Projekten und weniger zeitkritischen Arbeiten kann zu einem späteren Zeitpunkt festgelegt werden.

Des Weiteren eröffnet eine derartige Abstimmung die Möglichkeit zu Feedback und Iterationen. Dazu ein Beispiel: Als unser Team im vergangenen Herbst an der Besetzung einer mit einem großen Verkaufsvolumen verbundenen Stelle im Vertrieb arbeitete, trat die Situation ein, dass jede Woche mindestens fünf Bewerber*innen vorstellig wurden – und das für eine einzige Stelle! Um seine Effektivität sicherzustellen, musste das Team schnell handeln. Allerdings sah der Interviewplan vor, dass zwei Mitglieder unseres einstellenden Teams zunächst bestimmte „Hausaufgaben“ bewerten mussten, bevor weitere Bewerber*innen zu einer Vorstellung vor Ort eingeladen wurden. Dieser Prozess hatte in der Vergangenheit zwar gut funktioniert, aber angesichts der massiven Zunahme von Interviewaktivitäten mussten wir eine Neuausrichtung vornehmen: Wer sollte die Tests bewerten, wer würde bei Bedarf eine Kontrollprüfung durchführen und wer würde sich während unserer wöchentlichen Abstimmungssitzungen die Zeit für die Bewertung von Aufgaben nehmen? Auch wenn diese Prozessänderung minimaler Art war, bewirkte sie einen enormen Unterschied.

Vertrauen

Das mag selbstverständlich klingen, aber Vertrauen und Kommunikation sind entscheidende Voraussetzungen. Schließlich kommunizieren Personalvermittler*innen und Koordinator*innen nicht nur miteinander, sondern auch mit Bewerber*innen, Hiring Managern, Stakeholdern und nicht selten auch mit Führungskräften.

Beim Arbeiten mit anderen Menschen können seltsame Situationen auftreten, die eine sensible Herangehensweise erfordern. Vielleicht wird eine Stelle plötzlich auf Eis gelegt oder ein*e Bewerber*in kommt mit einer Ablehnung nicht zurecht – ungeachtet des jeweiligen Szenarios ist es wichtig, dass sowohl der*die Koordinator*in als auch der*die Personalvermittler*in einander vertrauen und sich darüber verständigen, welche Kommunikation wann und an wen zu übermitteln ist.

Als wir zusätzliche Personalbeschaffungskoordinator*innen einstellten, erhielt ich die Gelegenheit zu einer intensiveren Beteiligung am Interviewprozess, weil ich eine gute Vorstellung davon hatte, was diese Stelle beinhaltete – und weil unser Team mit der Besetzung neuer Stellen im Rahmen unseres Einstellungsplans alle Hände voll zu tun hatte! Auch wenn ich meine Stelle erst ein paar Monate innehatte, hatte ich Gelegenheit, ein paar Hausaufgaben zu bewerten, Ablehnungs-E-Mails zu versenden und darauf zu reagieren, und auch einige Bewerbungen durchzusehen. Das sind keine Aufgaben, die zum typischen Verantwortungsbereich von Personalbeschaffungskoordinator*innen gehören, aber ich habe ständig Fragen gestellt und mich proaktiv während des gesamten Prozesses um Feedback bemüht. Das Ergebnis? Mein*e Manager*in schenkte mir sein*ihr Vertrauen, wenn er*sie Hilfe brauchte, und ich konnte meine Fähigkeiten bei der Personalbeschaffung und der Interviewführung ausbauen.

Trotzdem ist es wichtig, sich einzugestehen, dass Fehler passieren. So kann es vorkommen, dass eine Bestätigungs-E-Mail nicht versandt wird, oder dass es versäumt wurde, ein*e Bewerber*in in die nächste Phase zu lancieren. Es ist von größter Bedeutung, dass sowohl der*die Koordinator*in als auch der*die Personalvermittler*in aus diesen Fehlern lernen und sich überlegen, wie ihre Kommunikation untereinander verbessert werden kann, nicht nur in dem Bestreben, die Bewerbererfahrung zu verbessern, sondern auch in der Absicht, Vertrauen untereinander zu schaffen und zu stärken.

Wachstum

Was mir an meiner Funktion als Koordinator*in bei Greenhouse besonders gefällt, ist die Möglichkeit, von meinen Personalvermittler*innen zu lernen, damit ich mich selbst auch weiterentwickeln kann.

Ob das jetzt heißt, dass man sich an den von dem*der Personalvermittler*in bevorzugten Interviewzeiten orientiert, Best Practices der Personalbeschaffung lernt oder bei telefonischen Erstkontakten zuhört, um zu lernen, wie man richtiges „Fachchinesisch“ spricht – die Menge an Wissen, das weitergegeben und aufgenommen werden kann, ist unbegrenzt.

Vor kurzem hatte ich Gelgenheit, technische Stellen mit unserem neuesten Personalvermittler zu koordinieren. Wir haben bei dieser wirklich tollen Gelegenheit viel voneinander gelernt. Ich konnte ihm davon erzählen, wie Personalvermittler*innen und Koordinator*innen bei Greenhouse optimal zusammenarbeiten können, und er hat mir erlaubt, bei telefonischen Erstkontakten mit Bewerber*innen zuzuhören, um zu erfahren, woran unser technisches Team vor allem interessiert ist. Ich habe als passiver Mithörer einiges über den QA-Prozess bei Greenhouse und auch über die verschiedenen Selenium-Tools gelernt, unser Software-Test-Framework für Web-Apps.

Diese Lernbereitschaft und die Tatsache, dass unsere Personalvermittler*innen bereitwillig über ihre Erfahrungen berichten und ihr Wissen weitergeben, sind zwei der vielen Gründe, weshalb Greenhouse für Personalbeschaffungskoordinator*innen ein so fantastischer Arbeitgeber ist – und weshalb die Beziehungen zwischen Personalvermittler*innen und -beschaffungskoordinator*innen in unserem Talentakquise-Team so einmalig sind!

Ich hoffe, dass die Erfahrungen, über die ich hier berichtet habe, verdeutlichen, was gute Beziehungen zwischen Personalvermittler*innen und Koordinator*innen ausmacht. Personalvermittler*innen sind viel mehr als Manager des Interviewprozesses, und Koordinator*innen sind viel mehr als ein bloßes Unterstützungssystem.

Ich würde den Schlüssel für erfolgreiche Beziehungen zwischen Personalvermittler*innen und Koordinator*innen so beschreiben: Führe Abstimmungs- und Koordinationsgespräche, erkläre eine kontinuierliche Kommunikation zu einer absoluten Priorität, arbeite am Schaffen von Vertrauen und mache das Beste aus allen Gelegenheiten, zusammen zu lernen. Und dann können Sie sich zurücklehnen und entspannt zusehen, wie die Beziehungen innerhalb Ihres Personalbeschaffungsteams gedeihen und zu Erfolgen führen.

Wünschen Sie nähere Informationen darüber, wie Sie teamübergreifende Rollen in Ihrem Unternehmen optimieren können? Lesen Sie diesen Blog-Beitrag zu Best Practices von Hiring Managern und Personalvermittler*innen.