Es ist leicht, die Erfahrung zu vergessen, die man als neue*r Mitarbeiter*in macht. Von der Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche über das Verständnis des Unternehmens und die Diskussion darüber, ob das Unternehmen zu ihnen passt, bis hin zur endgültigen Zusage haben neue Mitarbeiter*innen viel Zeit damit verbracht, sich auf ihre ersten Tage und Wochen im Job vorzubereiten. Deshalb ist es umgekehrt auch so wichtig, dass jedes Unternehmen seinen neu eingestellten Mitarbeiter*innen eine hochwertige Orientierung bietet.

Als neuer Mitarbeiter bei Greenhouse habe ich vor kurzem unsere Orientierung aus erster Hand erlebt. Dabei entdeckte ich, dass die Orientierung für neue Mitarbeiter*innen wie mich nicht ganz einfach ist – tatsächlich sollte der Prozess der Aufnahme eines neuen Teammitglieds nicht an einem Tag oder gar in einer Woche abgeschlossen sein. Tatsächlich vollzieht sich das Schaffen einer optimalen Erfahrung für neu eingestellte Mitarbeiter*innen in mehreren Phasen. So wie man sich mit jemandem anfreundet und die Freundschaft im Laufe der Zeit ausbaut, so behandeln auch die Mitarbeiter*innen neue Teammitglieder auf dieselbe Weise. Im Grunde pflegen Sie die hohe Kunst der Menschlichkeit.

Was passiert, wenn die Erfahrung der Mitarbeiter*innen bei Neueinstellungen nicht als geschäftskritisch angesehen wird? Nun, Bersin by Deloitte hat festgestellt, dass sich 22 % der Arbeitnehmerfluktuation in den ersten 45 Tagen nach dem Antreten einer neuen ereignen. Des Weiteren wissen wir von Deloitte, dass 90 % aller neu eingestellten Mitarbeiter*innen innerhalb der ersten sechs Monate entscheiden, ob sie ihrem neuen Arbeitgeber auf lange Sicht treu sein wollen.

Nachdem ich bei Greenhouse angefangen hatte, stellte ich fest, dass unsere eigene Einführungserfahrung für neue Mitarbeiter*innen mit der Absicht gestaltet wurde, eine menschliche Verbindung zu jeder*jedem Mitarbeiter*in herzustellen. Die unserem Whitepaper „How to understand the ROI of investing in people“ zugrunde liegenden Recherchen haben ergeben, dass ein besseres Programm zur Einführung von neuen Mitarbeiter*innen (Onboarding-Programm), das auch die Aspekte Pre-Boarding, Erfahrungen neu eingestellter Mitarbeiter*innen und Schulungen beinhaltet, die „Hochfahrzeit“ von Arbeitnehmer*innen um 30 % reduzieren kann. Und Unternehmen mit einem robusten Onboarding-Prozess verbessern nach Angaben der Brandon Hall Group die Bindungsrate neu eingestellter Mitarbeiter*innen um 82 % und die Produktivität um mehr als 70 %.

Wir wenden diese und weitere Erkenntnisse auf unsere eigene Mitarbeitererfahrung an – und arbeiten weiter daran, sie zu verbessern – aber nicht nur Greenhouse kann davon profitieren. Auf der Basis meiner eigenen Erfahrungen mit dem Orientierungsprozess für neu eingestellte Mitarbeiter*innen bei Greenhouse möchte ich im Folgenden über meine wichtigsten Erkenntnisse berichten, die jedem Unternehmen von Nutzen sein können, das seine Einstellungspraxis optimieren möchte.

Mehr Menschlichkeit vor der ersten Woche

Brian Kopp, Group Vice President des Bereichs HR Practice des Marktforschungsunternehmens Gartner, sagt (so Forbes), dass der Zeitraum zwischen dem Tag, an dem einem*einer Bewerber*in eine Stelle angeboten wird, und seinem*ihrem ersten Tag beim neuen Arbeitgeber eine besonders wichtige Phase sei, in der die Kommunikation unbedingt aufrechterhalten werden müsse. Niemand mag es, wenn sie*er eine vertraute Rolle in einem früheren Unternehmen aufgegeben hat und dann über längere Zeit keinen Kontakt zu seiner*seinem neuen Arbeitgeber*in hat. In dieser Phase, bevor sie sich wirklich als Teil des Teams fühlen, sind neu eingestellte Mitarbeiter*innen in der Regel besonders verletzlich.

Nehmen wir an, Sie sind ein*e neue*r Mitarbeiter*in und haben soeben Ihr Angebotsschreiben unterzeichnet. Sie haben beschlossen, Ihre Stelle erst in drei Wochen anzutreten, weil Sie eine Reise geplant hatten, aber Sie sind wirklich begeistert von dem Unternehmen. Mit der Zeit stellen Sie jedoch fest, dass Sie schon eine Weile nichts mehr von Ihrer*Ihrem Arbeitgeber*in gehört haben. Sie schauen auf Ihren Kalender und stellen fest, dass Ihr erster Tag nur noch eine Woche entfernt ist. Die Nerven liegen blank, und dann kommen die Fragen. „Haben sie mich vergessen?“ „War das die richtige Entscheidung?“

Glücklicherweise wurde ich bei Greenhouse mit einer Reihe von Willkommens-E-Mails überrascht, die ich nach meinem Angebotsschreiben erhielt, bevor ich am ersten Tag das Büro betrat. Ob ich gebeten wurde, mehr Informationen über mich selbst preiszugeben (hier kommt wieder das Element der menschlichen Nähe zum Tragen) oder einfach nur Formulare für meinen neuen Arbeitgeber auszufüllen – ich hatte noch vor meinem eigentlichen Arbeitsantritt die Gelegenheit, produktiv zu sein und mich mit meinem neuen Team verbunden zu fühlen.

Es hat viele Vorteile, mit einer*einem neuen Mitarbeiter*in in Kontakt zu bleiben, bevor sie*er offiziell bei Ihnen anfängt. Nutzen Sie die Zeit auf produktive Weise, indem Sie Informationen über Ihr Büro und die bei Ihnen geltenden Regeln und Richtlinien zur Verfügung stellen, sich um logistische Aspekte wie Steuerformulare und rechtliche Dokumente kümmern und neu eingestellte Mitarbeiter*innen darauf vorbereiten, was sie nach Antritt ihrer Stelle zu erwarten haben. Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre neu eingestellten Mitarbeiter*innen dank der intensivierten Kommunikation das Gefühl haben werden, mit der Entscheidung, sich Ihrem Unternehmen anzuschließen, richtig gelegen zu sein.

Mit dieser praktischen Checkliste können Sie sicherstellen, dass Sie schon vor der ersten Arbeitswoche auf effektive Weise mit ihrem*ihrer neu eingestellten Mitarbeiter*in kommunizieren:

• Bitten Sie Ihre neu eingestellten Mitarbeiter*innen, Formulare wie Vertraulichkeitsvereinbarungen, ggf. auch Patent-/Erfindungsvereinbarungen und Steuerformulare digital auszufüllen.
• Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten (vom Personalteam zum Hiring Manager) wissen, welche Funktion sie bei der Einführung von neuen Mitarbeiter*innen haben. Weisen Sie dem*der neu eingestellten Mitarbeiter*in eine*n Ansprechpartner*in zu, der*die während der gesamten ersten Arbeitswoche als Verbindungsperson fungieren wird.
• Stellen Sie neu eingestellten Mitarbeiter*innen einen detaillierten Plan für ihren ersten Tag zur Verfügung (einschließlich eines Wegweisers zum Büro, der Namen der Personen, mit denen sie sich treffen werden, ob es einen Dresscode für das Büro und Pläne fürs Mittagessen gibt).
• Stellen Sie ein Exemplar Ihres Mitarbeiterhandbuchs und Ihres Leitfadens für Arbeitgeberleistungen zur Verfügung.
• Geben Sie neuen Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, ihren bevorzugten Schreibtisch/Computer/ihre bevorzugte Ausstattung zu beantragen.
• Geben Sie neuen Mitarbeiter*innen Zugang zum Intranet Ihres Unternehmens oder zu einer Onboarding-Software wie Greenhouse Onboarding, damit sie ihre neuen Kolleg*innen näher kennenlernen können.
• Teilen Sie die Kontaktdaten von Personalverantwortlichen oder Mitarbeiter*innen mit, die ihre Fragen vor dem Starttermin beantworten können.
• Informieren Sie alle Mitarbeiter*innen unter Nutzung der üblichen internen Kommunikationskanäle über die Ankunft des*der neu eingestellten Kolleg*in und fordern Sie sie auf, diese*n herzlich zu begrüßen.
  

Mehr Menschlichkeit während der ersten Woche

Neue Mitarbeiter*innen haben sich vielleicht schon wegen der kleinsten Details Sorgen gemacht, angefangen bei ihrem ersten Teamessen (soll ich etwas mitbringen?) bis hin zu ihrem Outfit am ersten Tag (Business Casual oder Jeans?), aber wenn Sie die oben genannten Punkte beachtet haben, wissen sie bereits, was sie erwartet. Das ist ein toller Anfang! Aber die erste Woche ist häufig eine Zeit, in der sich neu eingestellte Mitarbeiter*in ziemlich überfordert fühlen.

Erinnern Sie sich an das letzte Mal, als Sie ein neues Mitglied Ihres Teams kennengelernt haben. Sie kannten die Namen Ihrer Mitarbeiter*innen bereits, weil Sie sie seit Jahren kennen, so dass es nicht schwer ist, eine neue Person hinzuzufügen. Jetzt ist es an der Zeit, den Spieß umzudrehen! Sie lernen jeden einzelnen von euch kennen und merken sich eure Namen und Informationen zu eurer Person. Je größer das Unternehmen ist, desto mehr Informationen müssen verarbeitet werden – und das sind nur die Menschen, ganz zu schweigen von den Systemen und Prozessen. Es ist leicht zu verstehen, warum diese Informationsflut jeden ermüden kann. Beschränken Sie Ihr Einführungsprogramm also um Himmels willen nicht auf einen einzigen Tag.

Bei Greenhouse war ich angenehm überrascht, dass sich die Orientierung vor Ort über eine Woche erstreckte und an jedem Tag Zeiten vorgesehen waren, in denen man sich von den Lerneinheiten erholen konnte. Jeden Tag hatte unsere Orientierungsgruppe Zeit, die Kolleg*innen besser kennenzulernen, eine Büroführung zu machen, ein gemeinsames Mittagessen einzunehmen und besser zu verstehen, was das Unternehmen ausmacht. Mein*e neue*r Ansprechpartner*in stand mir für alle Fragen zur Verfügung, und mein*e Hiring Manager*in hatte mir bereits zusätzliches Material über meine neue Aufgabe zur Verfügung gestellt. Ich habe mich nach meiner Orientierungswoche vor Ort sehr als Teil meines Teams gefühlt; ich war begeistert und motiviert.

Ein weiteres wichtiges Element, das ich im Rahmen des Orientierungsprozesses für neue Mitarbeiter*innen entdeckt habe, ist die Bitte um Feedback. Sogar während des Prozesses selbst waren die Teams bei Greenhouse bestrebt, unsere Reaktionen auf den Zeitplan für die Neueinstellungen, die präsentierten Informationen und sogar das Format und den Umfang zu verstehen, um den Prozess für alle zu verbessern. Ich wurde auch gebeten, während des gesamten Prozesses und darüber hinaus Antworten auf Umfragen zu geben. Ich fühle mich als Mitarbeiterin geschätzt und geachtet, und ich habe den Eindruck, dass man mir zuhört, wenn ich in Form von Umfragen und auch persönlich Feedback geben kann. Das stärkt die Verbindung zwischen mir und meinem Arbeitgeber.

Die folgende Checkliste soll Ihrem Unternehmen den Weg durch die erste Woche des Einführungsprozesses für neu eingestellte Mitarbeiter*innen weisen:

• Lassen Sie sich von der Personalabteilung bestätigen, dass der*die neu eingestellte Mitarbeiter*in alle erforderlichen Dokumente unterschrieben und zur Verfügung gestellt hat.
• Geben Sie über interne Kanäle im ganzen Unternehmen bekannt, dass ein*e neu eingestellte*r Mitarbeiter*in seine*ihre Stelle antritt.
• Sorgen Sie nach Möglichkeit dafür, dass neu eingestellte Mitarbeiter*in ihre Arbeit am gleichen Tag antreten und sich zu einer kurzen Begrüßung im selben Raum einfinden.
• Veranlassen Sie, dass der*die Ansprechpartner*in der neu eingestellten Person diese durch die Büros führt und ihr ihren Schreibtisch zeigt.
• Stellen Sie neu eingestellte Mitarbeiter*innen ihren Vorgesetzten und anderen wichtigen Personen vor, mit denen sie zusammenarbeiten wird.
• Falls Ihr Unternehmen Slack nutzt, fügen Sie den*die neu eingestellte*n Mitarbeiter*in den jeweiligen Kanälen hinzu, damit er*sie mit seinen*ihren Teams kommunizieren kann.
• Der*die Vorgesetzte des*der neu eingestellten Mitarbeiters*Mitarbeiterin sollte ein wöchentliches Vier-Augen-Gespräch führen, in dem er*sie die gemachten Fortschritte und Erwartungen klar zum Ausdruck bringt. Das ist eine ausgezeichnete Gelegenheit, die beruflichen Ziele neu eingestellter Mitarbeiter*innen zu erörtern.
• Weisen Sie Projekte zu, mit deren Hilfe der*die Mitarbeiter*in das Unternehmen und seine*ihre Aufgabe besser verstehen kann.
• Beraumen Sie auf seinem*ihrem Kalender Termine für wichtige Einführungsbesprechungen (etwa zu den Unternehmenswerten, Arbeitgeberleistungen, IT-Schulungskursen usw.) an.
• Setzen Sie für den*die neue*n Mitarbeiter*in ein gemeinsames Mittagessen auf den Plan, damit er*sie seine*ihre Teammitglieder kennenlernt.
• Praktizieren Sie von Anfang an Inklusion und achten Sie darauf, dass neu eingestellte Mitarbeiter*innen integriert und beteiligt werden. Laden Sie sie zu bevorstehenden Geburtstagsfeiern, Happy Hours, Teamausflügen, Karaoke-Abenden usw. ein.

Lassen Sie uns während des Eisntellungsprozesses alle mehr Menschlichkeit demonstrieren

Nach Abschluss der ersten Orientierungsphase ist es wichtig zu wissen, dass Ihr*e neue*r Mitarbeiter*in immer noch, nun ja, neu ist. Sie werden während der kritischen ersten 90 Tage in Ihrem Unternehmen weiterhin Anleitung, Schulung und Unterstützung benötigen. Und danach? Ihre ersten sechs Monate werden weitgehend entscheiden, wie sie ihre Stelle in Ihrem Unternehmen wahrnehmen. Am Anfang steht der Bau eines soliden Fundaments, das errichtet werden muss, noch bevor sich ein*e neu eingestellte*r Mitarbeiter*in erstmals in seinem*ihrem Firmen-E-Mail-Account anmeldet.

Während dieses Prozesses mehr Menschlichkeit zu zeigen, ist von kritischer Bedeutung – damit unterstreichen Sie, dass Sie sehr wohl verstehen, welche Schwierigkeiten Neuankömmlinge bewältigen müssen, dass das aber auch eine aufregende Zeit ist, die viel Spaß machen kann. Ich bin für meine persönliche, positive Onboarding-Erfahrung außerordentlich dankbar und hoffe, dass auch Sie allen Ihre neu einzustellenden Mitarbeiter*innen eine ähnlich positive Erfahrung bieten werden können.


Sie möchten alles über vielversprechende neue Onboarding-Trends in diesem Jahr wissen? Dann lesen Sie diesen Artikel von Zavvy, in dem Sie noch weitere Ideen dafür finden werden, wie Sie eine von mehr Menschlichkeit zeugende Erfahrung schaffen können.