Auch wenn sich der Einstellungsbedarf eines Unternehmens von Jahr zu Jahr, von Saison zu Saison und manchmal sogar von Minute zu Minute ändern kann, ist eines sicher: Jedes Unternehmen wird irgendwann vor der Entscheidung stehen, seine Personalbeschaffung auszulagern. Unabhängig davon, ob Sie eine*ein Startup-Gründer*in, eine*ein Vizepräsident*in der Personalabteilung oder eine*ein Direktor*in der Personalabteilung sind, werden Sie in Erwägung ziehen, externe Firmen mit der Einstellung zu beauftragen. Es ist nichts falsch daran, sich zusätzliche Hilfe zu holen, wenn man sie braucht.

Outsourcing ist attraktiv für schnelle Erfolge (z. B. die Einstellung von fünf neuen Mitgliedern des Vertriebsteams) und zur Ergänzung von Lücken in Ihrem internen Talentakquise-Team. Das kann jedoch gefährlich werden.

Wie jede Funktion, die Sie außerhalb Ihres Unternehmens aufbauen, kann die Auslagerung Ihrer Talentakquise zu einer Notlösung werden, die sich dauerhaft negativ auf Ihr Team und Ihr Unternehmen auswirkt. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum Sie den Personalbeschaffungsprozess nicht auslagern sollten.

4 Gründe dafür, den Personalbeschaffungsprozess nicht auszulagern.

1. Outsourcing ist nicht nachhaltig

Ähnlich wie bei der allabendlichen Bestellung von Essen zum Mitnehmen zahlen Sie bei der Zusammenarbeit mit Personalvermittlungsunternehmen eine Gebühr für die von Ihnen eingestellten Talente. In vielen Fällen 20–30 % des Gehalts Ihrer*s neuen Mitarbeiter*in im ersten Jahr nach 90 Tagen. Das bedeutet, dass ein*e Softwareentwickler*in, der*dem Sie jährlich 100.000 Euro zahlen, Sie im ersten Quartal, in dem sie*er in Ihrem Unternehmen arbeitet, fast 50.000 Euro kostet. Das nenne ich eine Vorabinvestition!

Nicht nur, dass die Prämien für Neueinstellungen hoch sind, diese Gebühren schmälern auch den Employee Lifetime Value (ELTV), d. h. den ROI, den ein Unternehmen von jeder*jedem Mitarbeiter*in erwarten kann, wenn man die Einstellungskosten, die Einarbeitungszeit und die Dauer der Betriebszugehörigkeit berücksichtigt. Wenn Unternehmen Personalbeschaffungsfirmen als Hauptquelle für Einstellungen nutzen, wird ihr durchschnittlicher ELTV sinken, da die Kosten steigen, die Einarbeitungszeit zunimmt und die Verweildauer der Mitarbeiter*innen sinkt. In der Zwischenzeit geben Sie Ihrem internen Team eine Ausrede, nicht effizienter bei der Einstellung zu werden, wenn alle Lern- und Iterationsprozesse außerhalb Ihres Unternehmens stattfinden.

2. Outsourcing ist eine Lösung für die Einstellung, nicht für die richtige Einstellung

Während es die Aufgabe einer*eines internen Personalvermittler*in ist, die richtige Person für ein Unternehmen zu finden, ist es die Aufgabe einer*eines externen Personalvermittler*in, offene Stellen schnell zu besetzen. Sie haben nicht den Anreiz, Ihr Team dauerhaft aufzubauen, sondern sie haben den Anreiz, Ihr Team jetzt aufzubauen. Die einzelnen Mitarbeiter*innen der Agenturen müssen ihre Quote für die Besetzung von Stellen erfüllen. Sie können es ihnen nicht verübeln, wenn sie versuchen, in ihrem Job mehr zu leisten, aber bedenken Sie, dass ihre Anreize nicht gerade mit den Ihren übereinstimmen.

3. Das Lernen geschieht außerhalb Ihres Unternehmens

Der am häufigsten übersehene Bereich, in dem Outsourcing Ihrem Team schadet, sind die verpassten Gelegenheiten zum Lernen und Sammeln von Daten. Durch das Outsourcing verpassen Sie die Möglichkeit, die Ansprache und das Messaging zu testen, unmittelbares Feedback von den Bewerber*innen zu erhalten und Schlüsseldaten zu synthetisieren, um neue Trends zu erkennen. Alltägliche Lernmöglichkeiten sind nicht nur der Schlüssel zur Verbesserung des Personalbeschaffungs-Marketings und Ihrer Arbeitgebermarke, sondern auch der Pulsschlag Ihres gesamten Unternehmens.

4. Die Vermittlung von Grundwerten und Unternehmenskultur wird zu einem Spiel am Telefon

Wenn Personalvermittler*innen Ihre Unternehmenskultur nicht aus erster Hand erfahren, ist es für sie schwierig, Dinge wie die Grundwerte und die Arbeitsbedingungen in Ihrem Unternehmen zu vermitteln. Im Vergleich zu einem glücklichen, sachkundigen Mitglied des internen Talentakquise-Teams können Personalvermittler*innen, die ein Skript ablesen, die Kultur, den Auftrag und das Tagesgeschäft möglicherweise nicht so überzeugend vermitteln. Angesichts der Tatsache, dass 64 % der Millennials angeben, dass die Arbeit in einem Unternehmen, das einen Sinn hat, für sie Priorität hat, können Sie es sich nicht leisten, dass jemand Ihre Werte aus einem Skript abliest.

Nachdem wir nun dargelegt haben, warum Sie Ihren Personalbeschaffungsprozess nicht auslagern sollten, wollen wir uns nun einige Möglichkeiten ansehen, wie Sie so schnell wie möglich eine interne Einstellungskultur aufbauen können.

Wie man eine interne „Einstellungskultur“ aufbaut

Anstatt in Zeiten stressiger Personalbeschaffung nach außen zu schauen, können Teams jetzt Schritte unternehmen, um eine nachhaltige interne Einstellungskultur aufzubauen, die nicht nur das Einstellungsteam, sondern auch einzelne Manager*innen und Mitarbeiter*innen befähigt, zum Unternehmenswachstum beizutragen.

Frühzeitiger Aufbau der Talentakquise

Teams warten bis zu einer bestimmten (oft willkürlichen) Anzahl von Mitarbeiter*innen, um jemanden einzustellen, der sich um die Talentakquise kümmert, und dann verbringt diese Person ihre ersten 6–12 Monate damit, den Motor zu bauen und gleichzeitig das Flugzeug zu fliegen.

Erwägen Sie, Ihre Talentakquisefunktion frühzeitig aufzubauen, sobald Sie die ersten Schwierigkeiten erkennen. Wenn Sie Hiring Manager*innen und Führungskräften eine Ressource zur Verfügung stellen, mit der sie frühzeitig Top-Talente finden können, bedeutet dies nicht nur, dass Sie wichtige Mitarbeiter*innen früher einstellen können, sondern auch, dass Sie Zeit haben, das Vertrauen und die Beziehung zwischen Ihren Manager*innen und dem Talentteam aufzubauen.

Personalvermittler*innen und Talent Leader, die in Ihre Alltagskultur eingetaucht sind, sind auch in der Lage, die „Vision" Ihres Teams früher zu verkaufen – und Ihre Arbeitgebermarke über das Personalbeschaffungs-Marketing proaktiv aufzubauen. Sie legen nicht nur den Grundstein für eine beeindruckende Personalbeschaffung, die dazu beiträgt, Top-Talente anzuziehen, sondern interne Talent Leader erleben auch, was eine*einen Bewerber*in langfristig erfolgreich (und weniger erfolgreich) in Ihrem Team macht. Sie können diese Indikatoren nutzen, um Ihre Kernwerte und das Profil der Bewerber*innen, die in Ihrem Team erfolgreich sind, besser zu verstehen.

Stärkung der Hiring Manager*innen

Kein*e Hiring Manager*in sieht sich in erster Linie als solche*r: Sie betrachten sich als Ingenieur*in, Vermarkter*in und Führungskraft, die Ziele erreichen, Produkte ausliefern und Kunden zufrieden stellen muss, und irgendwo ganz unten auf ihrer Liste müssen sie neue Mitarbeiter*innen einstellen.

Mit einer speziellen internen Ressource können TA-Führungskräfte die erforderlichen Bewerber*in-Berichtsbögen, Interviewphasen, Fragen und Prozesse entwickeln und gleichzeitig bewährte Praktiken vermitteln, die es Manager*innen ermöglichen, effektive Einstellungen vorzunehmen, ohne ihre Ziele und Geschäftsziele aus den Augen zu verlieren.

Das interne Talentakquiseteam kann ein*e leistungsstarke*r und effektive*r Berater*in für Manager*innen sein, während sich die Manager*innen darauf konzentrieren können, wo sie am effektivsten sind: Die Beschaffung von hochwertigen Bewerber*innen über ihr eigenes Netzwerk und die Teilnahme an (oder die Ausrichtung von) relevanten Veranstaltungen, um ihr Netzwerk zu erweitern.

Talent Leader können auch eine vielfältige und integrative Belegschaft aus ehemaligen Kolleg*innen und Freund*innen Ihres Teams aufbauen und fördern, indem sie diese anwerben. Empfohlene Kandidat*innen kommen schneller voran, sind produktiver und bleiben länger als jede andere Art von Kandidat*innen. Obwohl Empfehlungen weniger als 10 % aller Kandidat*innen ausmachen, sind sie oft für 40 % Ihres Teams verantwortlich.

Zusätzlich zu den Empfehlungen können Talent Leader auch eine Lern- und Entwicklungskultur aufbauen, die Mitarbeiter*innen mit hohem Potenzial in mittlere und leitende Positionen befördert und so die Notwendigkeit einer langwierigen Suche nach Arbeitskräften verringert.

Abschließende Überlegungen

Es ist zwar nicht einfach, aber eine frühzeitige Talentakquise ist der beste Weg, um ein beständiges Unternehmen aufzubauen. Die Auslagerung der Personalbeschaffung kostet Ihr Unternehmen Geld, aber die wirklichen versteckten Kosten liegen darin, dass Sie nicht die Möglichkeit haben, Ihre Einstellungsprozesse zu erlernen und auszubauen und die Kommunikation mit den Bewerber*innen, das Personalbeschaffungs-Marketing und die Arbeitgebermarke zu verbessern. Wenn Sie frühzeitig eine hervorragende Talentakquise aufbauen, sind Sie bereit, in den kommenden Jahren mit einem äußerst wettbewerbsfähigen Einstellungsprozess zu glänzen. Wenn Sie also das nächste Mal versucht sind, „einfach die Agentur damit zu beauftragen“, denken Sie daran, dass Sie das möglicherweise weit mehr kostet als die Vermittlungsgebühren.