Das virtuelle Onboarding neuer Mitarbeiter bringt eine Reihe logistischer, technischer und kultureller Herausforderungen mit sich, vor allem in Hinblick auf Remote- und Hybrid-Arbeitsumgebungen, die zunehmend zur Norm werden. Kluge Unternehmen schaffen Erfahrungen für neue Mitarbeiter, die vom ersten Tag an für ein Zugehörigkeitsgefühl sorgen. Wie machen sie das? Wir haben uns an die Experten gewandt, um das herauszufinden.

Bei der jüngsten Open Forum-Veranstaltung „Building Belonging“ setzte sich Greenhouse Senior Customer Success Managerin Olivia Hirsch mit Dom Merritt, VP, People bei Buildout, und LoriBeth Manzolillo, Human Resources Lead, People Operations bei Hudson River Trading, zusammen. In ihrem Gespräch, Zugehörigkeit von überall her schaffen: Überwindung von Onboarding-Herausforderungen an Fern- und hybriden Arbeitsplätzen, erörtern die Diskussionsteilnehmer die Herausforderungen des Onboardings an Fern- und hybriden Arbeitsplätzen. Sie geben Tipps, wie man inklusive Erlebnisse schafft, Automatisierung mit einer persönlichen Note verbindet und sicherstellt, dass nichts – und niemand – ausgeschlossen wird.

Lesen Sie die wichtigsten Erkenntnisse aus der Diskussion hier nach oder schauen Sie sich die On-Demand-Aufzeichnung an, um nichts zu verpassen.

Anpassung des Onboarding an die Herausforderungen der Pandemie

Die plötzliche Umstellung auf Fernarbeit bedeutete, dass die wichtigsten Meilensteine des ersten Arbeitstages eines neuen Mitarbeiters neu überdacht werden mussten. „Von heute auf morgen musste sich alles ändern“, sagt LoriBeth. Anstatt neue Mitarbeiter mit einem Frühstück und einer Führung durch das Büro willkommen zu heißen, musste das People Operations Team mit dem Systems Team zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass jeder neue Mitarbeiter einen Computer hatte und wusste, wie er oder sie ihn zu benutzen hatte. LoriBeth sagt: „Mit der Einrichtung eines Computers zu beginnen, ist nicht gerade ein herzliches Willkommen, also mussten wir nach anderen Wegen suchen, um diese Erfahrung zu schaffen.“

Dom sagt, dass es für sein Team wichtig war, einige der Momente der Verbundenheit und Zugehörigkeit zu schaffen oder wiederherzustellen, die Mitarbeiter normalerweise an ihrem ersten Tag im Büro erleben. Ist dies in einer Fernumgebung wirklich möglich? „Es ist schwierig, aber nicht unmöglich“, sagt er. Ein Ansatz, der sich für sein Team bewährt hat, war die Einrichtung von Standup-Events für neue Mitarbeiter auf Zoom. Diese Treffen haben dazu beigetragen, das anfängliche Bedürfnis nach „Kennenlernen“ zu befriedigen. Das People-Team hat außerdem ein Buddy-Programm für neue Mitarbeiter und private Slack-Kanäle eingerichtet, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter mehrere Möglichkeiten haben, Antworten auf ihre Fragen zu erhalten und Mitarbeiter außerhalb ihres unmittelbaren Teams zu treffen.

Perfektionierung des Preboarding zum Aufbau von Zugehörigkeit

Neu eingestellte Mitarbeiter sind sich vielleicht nicht bewusst, wie viel Arbeit hinter den Kulissen geleistet wird, um ihnen einen reibungslosen ersten Arbeitstag zu ermöglichen, aber das Preboarding ist ein entscheidender Teil der Erfahrung für neue Mitarbeiter. Als Dom zu Buildout kam, war der Preboarding-Prozess sehr manuell. Es ging darum, sich an vieles zu erinnern: Haben wir einen Computer bestellt? Haben wir die Mitarbeiter versorgt? Haben wir Willkommensgeschenke verschickt? „Vieles konnte durch das Raster fallen – und manchmal tat es das auch“, sagt er. Um diese Einstellungsschwierigkeiten zu überwinden, unternahm er eine strategische Investition in Greenhouse Onboarding. „Wir haben es genutzt, um Wege zu finden, intelligent statt hart zu arbeiten.“ Jetzt kann Doms Team das Gesamtbild des Erlebnisses, das sie schaffen wollen, im Auge behalten und den Großteil der Kommunikation und der logistischen Details mit Greenhouse automatisieren.

Automatisierung kann ein wenig unpersönlich klingen, muss es aber nicht sein. LoriBeth sagt, dass sie sich auf automatisierte E-Mails verlässt, diese aber an das jeweilige Büro und Team eines neuen Mitarbeiters anpasst. Es ist das Beste aus beiden Welten – die Automatisierung stellt sicher, dass niemand durchs Raster fällt, und die Möglichkeit der individuellen Anpassung bedeutet, dass jeder neue Mitarbeiter eine personalisierte Kommunikation erhält.

Ein weiterer Ansatz, der sich bei Hudson River Training bewährt hat, ist die Einbeziehung neuer Mitarbeiter in Betriebsversammlungen – noch bevor sie offiziell eingestellt wurden. Ob Treffen in einem Park oder informelle Zoom-Anrufe – neue Mitarbeiter können in den Monaten vor ihrem ersten Arbeitstag an bestimmten Veranstaltungen teilnehmen. „Es ist eine großartige Möglichkeit für neue Mitarbeiter, an Bord zu kommen und ein Gefühl für die Unternehmenskultur zu gewinnen, bevor sie hier sind“, sagt LoriBeth.

Die Leitprinzipien eines guten Onboardings

Da beim Onboarding die Koordination über Teams, Abteilungen und Büros hinweg erforderlich ist, kann es leicht passieren, dass sämtliche Details an verschiedenen Stellen verstreut werden. Einige Details sind vielleicht in Google Sheets enthalten, während sich andere in Ihrem HRIS befinden und weitere gar in Ihrer E-Mail. Es ist entscheidend, all diese Informationen an einem Ort zu bündeln, so LoriBeth, vor allem, wenn man in Fernarbeit tätig ist. „Wenn man das alles in einem zentralen Bereich vor sich liegen hat, funktioniert alles andere viel besser“, sagt sie.

Dom ist außerdem der Meinung, dass Konsistenz der Schlüssel zu einem guten Onboarding ist. „Die Erstellung von Einarbeitungsplänen für neue Mitarbeiter trägt dazu bei, die Ängste und die Nervosität zu beseitigen, die mit dem Arbeitsbeginn in einem neuen Unternehmen verbunden sind“, sagt er. Was ist im Plan enthalten? Es handelt sich im Wesentlichen um einen Plan, der festlegt, was neue Mitarbeiter in den ersten 30 Tagen lernen, leisten und erleben sollten.

LoriBeth ist der Meinung, dass ein gutes Onboarding eine Kombination aus Flexibilität und größtmöglicher Automatisierung ist. Flexibilität ist entscheidend, denn es gibt so viele Faktoren, auf die man keinen Einfluss hat, z. B. wann genau ein Laptop eintrifft. Sie können die Automatisierung nutzen, um sicherzustellen, dass alle neuen Mitarbeiter eine persönliche Note erhalten, z. B. durch das Einrichten von Erinnerungen, sich nach 30 Tagen zu melden. Sie sagt, es sei „eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass man mit jedem einzelnen neuen Mitarbeiter in Kontakt bleibt, ohne einen großen Verwaltungsaufwand zu betreiben“.

Und Dom erinnert uns abschließend daran, dass es durchaus in Ordnung ist, nicht alles zu wissen. Erlauben Sie sich, Fehler zu machen – solange Sie aus ihnen lernen. Und denken Sie daran: Sie sind nicht allein und müssen das Rad nicht neu erfinden. Zögern Sie nicht, sich an Ihre Gemeinschaft oder Ihr Netzwerk zu wenden, um nach Ressourcen oder Unterstützung zu fragen.

Die Gespräche beim Open Forum geben Ihnen die Möglichkeit, von anderen Führungskräften und Talentprofis zu lernen, die vielfältige, leistungsstarke Teams aufgebaut haben. Sind Sie daran interessiert, mehr über die effektiven Sitzungen von Building Belonging zu erfahren? Sehen Sie sie hier an.