Ein großer Teil der Personalbeschaffung dreht sich um exzellenten Beziehungsaufbau: Zusammenarbeit mit Hiring Manager*innen, um zu verstehen, was sie suchen, Interaktion mit Interviewer*innen, um sie für die Teilnahme am Einstellungsprozess zu begeistern und Bilden von Rapport mit potenziellen Kandidat*innen. Das ist bereits ein beträchtlicher Druck auf die Fähigkeit eines*einer Personalvermittler*in, Beziehungen zu schaffen, zu pflegen und dafür zu sorgen, dass sie erfolgreich sind

Der Aufbau von Beziehungen nimmt jetzt eine neue Dimension an. Dabei wird die Kommunikation mit vielversprechenden Bewerber*innen, die für Ihr Unternehmen momentan (!) nicht genau richtig sein könnten, offen gehalten. Im Wesentlichen müssen Personalvermittler*innen langfristig vorgehen.

Zum Glück gibt es Tools, die diese Art von erneutem Engagement erleichtern, wie Greenhouse CRM (Candidate Relationship Management).

Wir haben uns mit einigen Mitgliedern des Greenhouse Recruiting-Teams getroffen, um zu erfahren, wie sie das CRM-System genutzt haben, um wieder mit früheren potenziellen Bewerber*innen und Kandidat*innen in Kontakt zu treten, um Stellensuchen zu beschleunigen. Hier sind ihre Geschichten.

Das Meiste aus positiven ersten Eindrücken machen

„Wir hatten letztes Quartal eine offene Stelle für eine*n Produktdesigner*in. Vor einem Jahr war ich auf einige gestoßen, daher sah ich mir zuerst meine alte Beschaffungsliste in Greenhouse CRM an“, sagt Greenhouse Recruiting Manager Ariana Moon.

Dabei fiel Ariana eine potenzielle Kandidatin besonders auf. Sie hatte sich damals bedankt, hatte aber zum damaligen Zeitpunkt keine neue Stelle gesucht. Sie sagte auch: „Ich habe immer viel Gutes von Greenhouse gehört. Viel Glück bei der Suche!“ Laut Anna war dieser letzte Teil beachtenswert. „Wenn jemand mit 'Nein danke!' antwortet und kein Interesse an den Tag legt, ist das eine Sache. Aber wenn die Person mit unserem Unternehmen oder Produkt vertraut ist oder (was noch besser ist) einen guten Eindruck von uns hat, dann ist das mehr als ein guter Lead. Weil dieser Austausch im Greenhouse CRM protokolliert wurde, konnte ich mein Gedächtnis auffrischen und nachsehen, wie wir auseinander gegangen waren.“

Auf der Grundlage der detaillierten Dokumentation, die Ariana zu ihrem vorherigen Gespräch hatte, beschloss sie, die potenzielle Kandidatin erneut anzusprechen. „Ich ließ sie wissen, dass wir unser Produktdesignteam erneut vergrößern wollten. Bei ihrer Antwort sagte sie, dass sie sich in der Tat umsah, und wir begannen unser Gespräch von neuem. Letztendlich durchlief sie unseren gesamten Vorstellungsgesprächs-Prozess und am Ende stellten wir sie in dieser Rolle ein. Ein voller Erfolg!“

Mit dem richtigen CRM können Personalvermittler*innen auf der bereits geleisteten Arbeit aufbauen und einen effizienteren Prozess schaffen.

Das Tolle an CRM ist, dass Sie vielversprechende Bewerber*innen erneut ansprechen und in den Vorstellungsgesprächs-Prozess integrieren können, bevor Sie Vorstellungsgespräche mit Direktbewerber*innen führen. Hochwertige Leads in Greenhouse CRM neu aufzusuchen ist das Erste, was ich mache, wenn ich eine neue Stelle eröffne, weil ich dann die bereits geleistete Arbeit nutzen kann, um die für eine Jobsuche aufgewendete Zeit signifikant zu reduzieren.

– Ariana Moon, Recruiting Manager

Silbermedaillen-Bewerber*innen eine zweite Chance geben

Jacqui Maguire, Director of Talent Acquisition bei Greenhouse, teilte ihre eigene Erfahrung mit dem Nutzen des bestehenden Netzwerks in Form des eigenen CRM-Systems von Greenhouse. „Ich bin mir sicher, dass viele Personalteams bereits in der Lage waren, in der wir uns vor ein paar Monaten befanden. Ein*e Mitarbeiter*in sehr wichtiger Rolle verließ das Unternehmen unerwartet und zu einem Zeitpunkt, zu dem das Personalbeschaffungs-Team bereits bei voller Einstellungskapazität arbeitete.“

Um das Unternehmen zu unterstützen, ohne die Personalvermittler*innen in ihrem Team zu überlasten, beschloss Jacqui, Senior Recruiter Katie DiCioccio zu fragen, ob es vom letzten Mal, zu dem die Rolle offen war, vielversprechende Bewerber*innen geben könnte. Jacqui erklärt ihren Ansatz: „Ich hoffte, dass wir dadurch einen schnellen Start hinlegen könnten, und das hat auch geklappt!“

Katie beschreibt den Ansatz des Greenhouse Recruiting-Teams zum Aufbau von Talentpools mit vielversprechenden Bewerber*innen: Wir verwenden dies für alle, die den zweiten Platz gewonnen haben oder die wir auf irgendeine Weise in Zukunft als vielversprechend hervorheben möchten. Ich sah mir den Pool vielversprechender Bewerber*innen an, verfeinerte die Suche nach Rollentitel und teilte die Liste mit dem vorläufigen Manager dieses Teams.“

Diese schnelle Suche ergab einen Bewerber, der beim Hiring Manager wirklich hervorstach. Katie erklärt: „Anstatt von ganz vorne beginnen zu müssen, den Job auszuschreiben, den ganzen Prozess zu durchlaufen, wandte sich der Hiring Manager an den Bewerber, lud ihn zum Mittagessen ein und war sich sicher, dass sein Skill-Set wirklich stark war und genau dem entsprach, was im Team benötigt wurde. Daher stellten sie ein Angebot zusammen.“

Ausgehend von vielversprechenden Bewerber*innen im CRM „konnten wir aus einer normalerweise dreimonatigen Suche im Prinzip einen einwöchigen Prozess machen“, so Katie.

Ich glaube, dass ein attraktiver Teil dieser Geschichte die Perspektive der Bewerber*innen ist. Bei Ablehnungen sagen Unternehmen Bewerber*innen oft: 'Wir werden Ihren Lebenslauf aufbewahren, falls sich zukünftige Gelegenheiten ergeben', und in diesem Fall haben wir das auch wirklich gemacht!

– Katie DiCioccio, Senior Recruiter

Als die Stelle neu eröffnet wurde, konnte Katie dank CRM-Verfeinerungen leicht die richtigen Bewerber*innen finden, um erneut mit ihnen in Kontakt zu treten. Die Tatsache, dass so wenige Unternehmen dies derzeit tun, bietet Ihnen auch einen klaren Vorteil, weil Bewerber*innen diese Art von Interaktion nicht antizipieren. Als Katie den Bewerber kontaktierte, sagte der: „Toll, unglaublich, dass Sie Ihr Wort gehalten haben! Die meisten Unternehmen sagen das und meinen es aber nicht ernst.“

Director of Talent Acquisition Jacqui Maguire fügt hinzu: „CRM ist ein effizientes Mittel, um das Unternehmen zu unterstützen. Wären wir nicht wieder an die hervorragende Bewerber*in aus unserer vorherigen Suche herangetreten, wäre eine dreimonatige Lücke entstanden, in der niemand diese wichtige Rolle wahrgenommen hätte. Als Personalbeschaffungs-Team konnten wir eine tolle Bewerber*innen-Erfahrung bieten sowie für eine effiziente Erfahrung für unseren Hiring Manager und unsere Einstellungsteams sorgen.“

Demnächst kommen weitere CRM-Erfolgsgeschichten und Lektionen zum Aufbau von Beziehungen. Bleiben Sie für Teil 2 dran!

Erfahren Sie mehr darüber, wie Greenhouse CRM Ihre Aktivitäten zum Schaffen von Beziehungen unterstützen kann.