Ein neues Jahr beginnt – eine Zeit, in der Sie Kräfte sammeln und sich neu orientieren können. Für die meisten Personalvermittler steht die Frage im Vordergrund, welche Ziele bei der Personalbeschaffung Priorität haben sollten. Das ist entscheidend, um die Leistung eines Personalvermittlers zu messen, die richtigen Talente einzustellen und vieles mehr.

Damit Sie wirklich verstehen, was Sie und Ihr Team leisten, ist es unerlässlich, Rekrutierungsziele festzulegen – und diese zu kontrollieren.

Was sind eigentlich Personalbeschaffungsziele und welche sollten Sie sich setzen? Wir gehen diesen Fragen nach und erfahren Wissenswertes dazu von Maria Culbertson, Senior Managerin für Talentakquisition und -planung, und Michelle Yoshihara, Managerin für Talentplanung bei Greenhouse.

Was sind Personalbeschaffungsziele?

Personalbeschaffungsziele – auch Personalbeschaffungs-KPIs oder Einstellungsziele genannt – sind die Kennzahlen, mit denen überwacht wird, wie und welche Leistungen ein Talentakquise-Team erbringt. Es kann für Sie von Vorteil sein, Aktivitäten wie die Anzahl der Telefonscreenings, die ein/e Personalvermittler*in durchführt, oder die Anzahl der Bewerbungen, die täglich bewertet werden, zu verfolgen, damit Sie wissen, wie Ihr Team seine Zeit verbringt. Allerdings werden Sie wahrscheinlich mehr von ergebnisorientierten Zielen profitieren, die Ihnen helfen, die Effektivität und Wirkung Ihres Talentakquiseteams zu verstehen. „Wenn es ein bestimmtes Ziel gibt, bei dem das Team unterdurchschnittlich abschneidet, kann das ein Hinweis darauf sein, dass es seine Strategie ändern muss, oder darauf, wo zusätzliche Ressourcen benötigt werden“, so Maria.

Warum sollten Sie sich Personalbeschaffungsziele setzen?

Laut Maria und Michelle gibt es verschiedene Gründe für die Festlegung von Personalbeschaffungszielen. Erstens: „Wenn Sie Ziele für die Personalbeschaffung festlegen, stellen Sie sicher, dass Ihr TA-Team klare Vorstellungen davon hat, worauf es sich bei seiner täglichen Arbeit konzentrieren sollte“, so Maria. „Außerdem können die Manager*innen die Leistung des gesamten Teams gerecht steuern und beurteilen, indem sie die Fortschritte bei der Verwirklichung der Ziele verfolgen.“

Michelle fügte hinzu: „Ziele für die Personalbeschaffung stellen sicher, dass Sie eine gesunde Personalpolitik haben, deren Ergebnisse dem Unternehmen helfen, seine Ziele zu erreichen.“ Mit anderen Worten – die Festlegung von Personalbeschaffungszielen hilft letztendlich Ihrem Unternehmen, erfolgreicher zu sein!

Was sind einige Beispiele für Personalbeschaffungsziele?

Ein paar Beispiele für Personalbeschaffungsziele, die sich Ihr Team setzen sollte, sind:

• Tage bis zum Angebot (in der Regel gemessen zwischen dem Zeitpunkt, an dem sich ein/e Bewerber*in zum ersten Mal auf eine Stelle bewirbt, und dem Zeitpunkt, zu dem Sie dann ein Angebot unterbreiten)
• Zeit bis zur Stellenbesetzung (in der Regel gemessen zwischen dem Zeitpunkt, an dem Sie eine Stelle ausschreiben und dem Datum, an dem ein/e Bewerber*in ein Angebot annimmt)

Bei zeitbasierten Personalbeschaffungszielen wie diesen ist Ihr erster Schritt, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, wie lange es dauert, ein Angebot zu unterbreiten oder eine Stelle zu besetzen. Haben Sie erst einmal eine Ausgangsbasis geschaffen, können Sie damit beginnen, diese genauer zu analysieren und zu sehen, ob Sie bestimmte Stadien oder Arten von Bewerber*innen identifizieren können, die mehr Zeit als der Durchschnitt benötigen, und nach Möglichkeiten suchen, effizienter zu werden.

• Angebotsannahmequote (in der Regel gemessen an der Anzahl der Bewerber*innen, die ein von Ihrem Unternehmen unterbreitetes Angebot annehmen, geteilt durch die Gesamtzahl der unterbreiteten Angebote)

Die Angebotsannahmequote kann zwar eine rein quantitative Kennzahl sein, Sie sollten aber auch ein qualitatives Element hinzufügen. Bei einigen Unternehmen werden Bewerber*innen, die ein Angebot ablehnen, gebeten, eine kurze Erklärung abzugeben, warum. Die Auswertung dieser Antworten im Laufe der Zeit kann Ihnen helfen zu verstehen, ob es ein Problem mit der Vergütung, dem Einstellungsprozess oder sogar der Art und Weise, wie die Unternehmenskultur oder Werte vermittelt werden, gibt.

• Bewerber*innenzufriedenheitsrate (in der Regel gemessen, indem Sie die Bewerber*innen bitten, zu bewerten, wie zufrieden sie mit dem Bewerbungsprozess sind oder wie wahrscheinlich sie sind, das Unternehmen anderen zu empfehlen)
• Zufriedenheitsrate bei Hiring Managern (ähnlich der Zufriedenheitsrate der Bewerber*innen, aber hier werden Hiring Manager befragt, wie zufrieden sie mit dem Einstellungsprozess sind)

Sie können diese Zufriedenheitsraten ähnlich wie die Net-Promoter-Scores (NPS) messen – alle, die weniger als eine 6 geben, gelten als Kritiker*innen, die Werte 7 und 8 als neutral und 9 und 10 als Promotor*innen. Sie können auch qualitativen Input sammeln, indem Sie die Befragten bitten, eine offene Frage zu beantworten, warum sie eine bestimmte Bewertung abgegeben haben.

• % der Bewerber*innen im Stadium des ersten Screenings, die aus Diversity-Sourcing-Maßnahmen stammen
• % der Bewerber*innen im Stadium der Vor-Ort-Bewerbung, die aus Diversity-Sourcing-Maßnahmen stammen

Wenn sich Ihr Unternehmen für Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion einsetzt, finden Sie es wahrscheinlich hilfreich, sich einige Personalbeschaffungsziele zu setzen, die zeigen, wie Sie diese Bemühungen umsetzen. Ziele wie der prozentuale Anteil der Bewerber*innen in verschiedenen Stadien, die durch Diversity-Sourcing-Maßnahmen gewonnen wurden, geben Ihnen auch Aufschluss darüber, welche Komponenten am effektivsten sind.

• Einstellungen im Vergleich zur Teamkapazität (gemessen an der Anzahl der Einstellungen, die Sie über einen bestimmten Zeitraum vorgenommen haben, geteilt durch die Anzahl der Einstellungen, die Ihr Team vornehmen soll. Dieser Wert basiert in der Regel auf der durchschnittlichen Anzahl von Einstellungen pro TA-Manager*in).

Wenn Ihre Einstellungsquote bei oder nahe 100 % liegt, liefert Ihr Team die erwartete Leistung entsprechend der Kapazität. Wenn diese Zahl unter 100 % liegt, erbringt Ihr Team nicht die Leistung, die erwartet wird. Das kann an Faktoren liegen, auf die das TA-Team keinen Einfluss hat, wie z. B. Einstellungsstopps oder -pausen, oder daran, dass die TA-Manager*innen ihre Arbeit nicht optimal machen. Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, können Sie herausfinden, was zu diesem Ergebnis geführt hat.

Wenn der Grund dafür in der Hand Ihres Teams liegt, sollten Sie sich darauf konzentrieren, die Anzahl der Einstellungen pro TA-Manager*in zu erhöhen. Und wenn dieser Wert über 100 % liegt, übererfüllt Ihr Team die Erwartungen. Es ist zwar immer reizvoll, eine überdurchschnittliche Leistung zu sehen, aber es könnte auch auf eine schlechte Planung in Bezug auf die Anzahl der TA-Manager*in hinweisen, die benötigt werden, um die geforderten Einstellungen vorzunehmen, was wiederum zu einem Burn-out führen könnte. Wenn dieser Wert konstant über 100 % liegt, lohnt es sich, die Aufnahme in das TA-Team in Betracht zu ziehen.

Wie können Sie mit der Festlegung von Personalbeschaffungszielen beginnen?

Jetzt, da Sie wissen, warum die Festlegung von Personalbeschaffungszielen wichtig ist, und einen Überblick über einige der gängigsten Ziele haben, möchten Sie vielleicht wissen, was Sie tun können, um mit der Festlegung und Kontrolle von Personalbeschaffungszielen in Ihrem Team zu beginnen.

Maria erläuterte die folgenden Schritte:

• Nutzen Sie alle verfügbaren Vergleichszahlen, um zu verstehen, wie Ihr Team in der Vergangenheit in diesem Bereich abgeschnitten hat. So können Sie sicherstellen, dass die von Ihnen gesetzten Ziele vernünftig und erreichbar sind.
• Stellen Sie sicher, dass das gesamte Team das Thema versteht und sich einbringt.
• Verfolgen Sie die Fortschritte des gesamten Teams bei der Erreichung der Ziele.
• Besprechen Sie in Gesprächen zur Leistungsentwicklung (vierteljährliche Bewertungen, 1:1-Meetings usw.) individuelle Fortschritte bei der Zielerreichung.

Michelle gab auch den folgenden Ratschlag: „Stellen Sie sicher, dass Sie über relevante Daten verfügen, um Maßnahmen zu ergreifen. Es ist zum Beispiel großartig, unternehmensweite Berichte zu erstellen, und wenn Sie große Abteilungen haben, ist es wahrscheinlich zielgerichteter oder hilfreicher, Berichte auf Abteilungs- oder sogar Unterabteilungsebene zu erstellen. All diese verschiedenen Bereiche des Unternehmens sollten mit den Zielvorgaben übereinstimmen, aber so haben Sie eine kleinere Personengruppe, mit der Sie zusammenarbeiten können, um Maßnahmen zur Verbesserung zu ergreifen.“

Und zu guter Letzt sollten Sie nicht das Gefühl haben, alles auf einmal tun zu müssen. „Fokussieren Sie Ihre Aufmerksamkeit!“ riet Michelle. "Wenn Sie die Möglichkeit haben, Berichte über Ihren Personalbeschaffungsprozess zu erstellen, kann die Versuchung groß sein, sich alles und jedes genau anzusehen. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche – wo können Sie und Ihr Team die größte Wirkung erzielen? Wo drückt es Sie am meisten? Welche Kennzahlen stimmen mit den wichtigsten Prioritäten des Unternehmens überein und wie können Sie diese verbessern?"

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