Das Onboarding von Ingenieuren kann ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess sein – muss es aber nicht. Aaron Gibralter, Director of Engineering bei Greenhouse, ist der Meinung, dass ein strukturiertes Onboarding der Schlüssel für eine konsistente und wiederholbare Einarbeitung neuer Ingenieure ist. Wir haben uns mit Aaron unterhalten, um zu erfahren, wie das Greenhouse-Engineering-Team einen iterativen Ansatz für das Onboarding neuer Mitarbeiter verfolgt.

Profi-Tipp: Sie müssen kein*e technische*r Teamleiter*in sein, um diese Ideen anzuwenden. Aarons Empfehlungen gelten für alle, die am Onboarding neuer Mitarbeiter*innen beteiligt sind.

Woher wissen Sie, dass es an der Zeit ist, den Onboarding-Prozess zu überarbeiten?

Es gibt eine Reihe von Gründen, warum Sie Ihre Vorgehensweise beim Onboarding überdenken sollten. Vielleicht hören Sie von neuen Mitarbeiter*innen, dass ihre Erfahrungen ein wenig klobig, verwirrend oder ineffizient waren. Vielleicht stellen Sie fest, dass sich neue Teammitglieder nicht so schnell einarbeiten, wie Sie es gerne hätten. Vielleicht stehen Sie aber auch vor einer Phase schnellen Wachstums und hoher Einstellungszahlen, in der die gleichen alten Ansätze einfach nicht mehr funktionieren.

Für das Ingenieurteam von Greenhouse war 2019 ein großes Einstellungsjahr – was zu einer gewissen Selbstreflexion führte. Aaron sagt: „Bis zu diesem Zeitpunkt haben wir die Dinge ad hoc behoben. Wir hatten es uns zur Gewohnheit gemacht, die letzte Person, die das Onboarding durchlaufen hat, zu bitten, den Prozess für die nächste Person zu verbessern. Dieser Ansatz funktioniert zwar, lässt sich aber nicht unbedingt skalieren, wenn man viele Mitarbeiter*innen auf einmal einstellt.“ Es war an der Zeit, den Onboarding-Prozess neu zu gestalten, um ihn wiederholbar und skalierbar zu machen.

Das Team bildete einen Onboarding-Ausschuss mit mehreren technischen Manager*innen und neu eingestellten Mitarbeiter*innen. Sie trafen sich alle zwei Wochen, um den bestehenden Onboarding-Prozess für Ingenieur*innen zu bewerten und zu planen, wie er mithilfe des Greenhouse Onboarding-Produkts verbessert werden kann.

Schauen wir uns den Prozess an, den der Onboarding-Ausschuss verwendet hat, um dies zu erreichen.

Überarbeitung des Onboarding-Prozesses für Ingenieur*innen bei Greenhouse: Ein Vier-Stufen-Prozess

Schritt 1: Definieren Sie die Ziele des Programms

Der Onboarding-Ausschuss definierte zunächst sein Ziel und die Ziele, die er mit dem Onboarding erreichen wollte. Man entschied sich dafür, neue Mitarbeiter*innen so schnell wie möglich einzuarbeiten und ihnen einen nachhaltigen Beitrag zu ermöglichen.

Alle Manager*innen möchten, dass ihre neu eingestellten Mitarbeiter*innen schnell einsatzbereit sind, aber für Softwareentwickler*innen ist dies besonders wichtig, da sie eine teure Ressource darstellen. „Je schneller wir sie produzieren lassen können, desto besser sind die Ergebnisse für das Unternehmen“, sagt Aaron.

Ein effizienteres Onboarding kommt auch neuen Mitarbeiter*innen zugute, fügt Aaron hinzu, denn sie fühlen sich motiviert und sind zufriedener, wenn sie einen aktiven Beitrag zum Team leisten.

Woher weiß das Ingenieurteam, wann ein*e neue*r Mitarbeiter*in voll einsatzfähig ist? Der Onboarding-Ausschuss legte eine Reihe von Meilensteinen und Verhaltensweisen fest, die er von den neuen Mitarbeiter*innen in den verschiedenen Phasen des Prozesses erwarten würde. Aaron zufolge handelt es sich dabei eher um „Richtlinien“ als um eine Checkliste.

Schritt 2: Arbeiten Sie rückwärts, um zu überlegen, was Sie tun müssen

Nachdem der Onboarding-Ausschuss die übergeordneten Ziele seines Onboarding-Programms verstanden hatte, überlegte er rückwärts, was er tun musste, um diese Ziele zu erreichen. Aaron sagt, dass sie ein klassisches Software-Ingenieur-Retro als Rahmen für ihre Arbeit verwendet haben. Sie fragten sich, was gut lief, was nicht und welche Fragen die neuen Mitarbeiter*innen am Ende des Onboardings noch hatten.

Anschließend erörterten sie auf der Grundlage ihrer Erkenntnisse Aktionspunkte und setzten Prioritäten. „Wir haben alles, was wir konnten, beim Greenhouse Onboarding kodifiziert“, sagt Aaron. Für jedes Teil des Puzzles wurde die ideale Person ermittelt, die die Verantwortung für die*den neuen Mitarbeiter*in trägt, und dies in den Greenhouse Onboarding-Plan für Neueinstellungen in der Ingenieursabteilung aufgenommen.

So wusste der Ausschuss beispielsweise, dass „Ingenieur*innen neuen Mitarbeiter*innen bei der Einrichtung ihrer Entwicklungsumgebung helfen sollten“ innerhalb der ersten fünf Tage nach ihrer Einstellung. Aber Manager*innen sind oft zu beschäftigt, um sich mit neuen Mitarbeiter*innen zusammenzusetzen und sie durch diese Aufgabe zu führen. Der Ausschuss entschied sich schließlich für ein Ansprechpartner-System, bei dem jeder*jedem neuen Mitarbeiter*in ein Teammitglied als Ansprechpartner*in zugeteilt wird, der*dem dann beim Greenhouse Onboarding Aufgaben zugewiesen werden.

Die Ingenieursabteilung bei Greenhouse umfasst mehrere Teams und Funktionen, wie z. B. Produktingenieur*innen und Ingenieur*innen für Websitezuverlässigkeit. Einige Aufgaben gelten für alle Ingenieur*innen, andere sind spezifisch für eine bestimmte Rolle oder ein bestimmtes Team. Der Onboarding-Ausschuss arbeitete mit dem Personalteam von Greenhouse zusammen, um diese verschiedenen Fälle zu skizzieren. Wenn zum Beispiel ein*e Software-Ingenieur*in im Produktentwicklungsteam anfängt, wird er*sie mit „andere Kriterien“ gekennzeichnet, damit ihm*ihr die richtigen Aufgaben für seine*ihre Rolle zugewiesen werden.

Schritt 3: Beginnen Sie mit der Umsetzung einer halbwegs guten Version des Prozesses

Der Ausschuss erkannte, dass er nicht alle Änderungen auf einmal vornehmen konnte. Aaron sagt, sie behandelten den Prozess wie das Produktmanagement, wobei das „Produkt“ ein*e neue*r Ingenieur*in ist, die*der hochgefahren wird. Sie verfügten bereits über ein minimal realisierbares Produkt, an dem sie laufend Änderungen vornehmen würden.

Anstatt zu versuchen, eine perfekte und vollständige Version des neuen Onboarding-Prozesses in einem Rutsch zu erstellen, setzte der Ausschuss Prioritäten bei den Aufgaben. Sie verfolgten einen ähnlichen Ansatz wie bei ihrer normalen Arbeit als Ingenieure, indem sie überlegten, was die größte Wirkung haben würde und gleichzeitig am einfachsten zu bewerkstelligen war. Im Laufe der Zeit konnten sie zu Aufgaben übergehen, die mehr Aufwand erfordern, aber auch eine große Wirkung haben.

Das Ansprechpartner-Programm war eine ihrer ersten Verbesserungen beim Onboarding für Ingenieur*innen. Es gab bereits ein offizielles Ansprechpartner-Programm, das vom Personalteam von Greenhouse durchgeführt wurde, aber, wie Aaron sagt: „Wir hielten es auch für wichtig, eine*n Kolleg*in zu haben, an die*den man sich als neue*r Mitarbeiter*in in den ersten Wochen wenden kann.“ Der Ausschuss kodifizierte das Ansprechpartner-System im Greenhouse Onboarding durch benutzerdefinierte Felder und Aufgaben, die der*dem Ansprechpartner*in der*des neuen Mitarbeiter*in zugewiesen werden.

Schritt 4: wiederholen und verbessern

Der Ausschuss traf sich weiterhin regelmäßig, um über die Entwicklung des Onboarding-Programms zu beraten. Sie fügten Dinge zu ihrem Arbeitsrückstand hinzu und entledigten sich der Aufgaben, die verwirrend oder nicht hilfreich waren. Schließlich waren sie in der Lage, einige der von ihnen skizzierten Aufgaben mit hohem Aufwand und großer Wirkung in Angriff zu nehmen, wie z. B. die Schaffung einer Code-Lab-Umgebung für neue Ingenieur*innen, in der sie sich ausprobieren können.

Mit der Zeit haben sich die Ausschusssitzungen weiterentwickelt. „Am Anfang haben wir uns mehr darauf konzentriert, die Liste der Ideen, die uns einfielen, zu prüfen“, sagt Aaron. „Dann ging es mehr darum, den Stand unserer Arbeit zu erörtern und festzustellen, ob jemand etwas Neues gehört hat.“

Der Ausschuss holt informell Feedback von Manager*innen und neuen Mitarbeiter*innen ein, um sicherzustellen, dass die von ihnen vorgenommenen Änderungen wirksam sind. Aaron hofft, in Zukunft einen formelleren wissenschaftlichen Ansatz für die Sammlung von Feedback zu entwickeln.

Tipps für die Gestaltung Ihres eigenen, individuellen Onboarding-Prozesses

Um diese Ideen in Ihrem Unternehmen anzuwenden, empfiehlt Aaron Feedback zu Ihrem Prozess zu sammeln – sei es durch Umfragen, Vorstellungsgespräche oder eine retrospektive Besprechung mit neuen Mitarbeiter*innen. Folgen Sie dann den Schritten, die wir gerade durchlaufen haben: „Einen Prozess starten, strukturierte Ziele setzen und schließlich messen, iterieren und verbessern.“

Wenn Sie ein Mitglied des Personalteams sind, empfiehlt Aaron, Hiring Manager*innen zu finden, die begeistert und bereit sind, eng mit Ihnen zusammenzuarbeiten: „Ich denke, es wäre schwierig, einen Prozess für ein Team zu entwickeln, dem man nicht angehört. Was dies erfolgreich machte, war, dass es von innen kam. Als Ingenieur*innen wollten wir unsere eigenen Probleme lösen.“

Aaron ist der Meinung, dass der Schlüssel zu erfolgreichen Onboarding-Programmen letztlich in einer starken Partnerschaft zwischen dem Personalteam und den Manager*innen liegt. Die Manager*innen verfügen über ein umfassendes Fachwissen darüber, was notwendig ist, um in ihrer Abteilung erfolgreich zu sein, während die Mitglieder des Mitarbeiterteams dabei helfen können, diese Informationen in klare Schritte und Aufgaben umzusetzen. Und Aaron sagt: „Ein Tool wie Greenhouse Onboarding ist eine hervorragende Möglichkeit, dies in einem System zu kodieren, das sowohl wiederholbar als auch skalierbar ist.“

Erfahren Sie, wie Greenhouse Onboarding neuen Mitarbeiter*innen zum Erfolg verhilft.