Ein Meer von qualifizierten Bewerber*innen zu haben, kann sowohl ein Segen als auch ein Fluch sein. Sie sind begeistert, aber Sie möchten auch sicherstellen, dass Sie die richtige Einstellung vornehmen. Die folgenden fünf Tipps für Telefoninterviews können Ihnen dabei helfen, Ihren Pool an Bewerber*innen einzugrenzen, bevor Sie sie zu Vorstellungsgesprächen vor Ort einladen.

Es ist kein Geheimnis, dass wir bei Greenhouse Structured Hiring lieben (und gerne darüber sprechen), daher werden wir hier nicht näher darauf eingehen. Aber es ist wichtig zu verstehen, wo und warum das erste Telefoninterview im Structured Hiring-Prozess eine Rolle spielt.

Sparen Sie Zeit, Energie und Geld

Ein vorausgehendes Telefoninterview (oder Telefonscreening) ist ein hervorragendes Tool, um Ihren Einstellungsprozess zu optimieren. Ein offensichtlicher Grund ist, dass sie für alle Beteiligten viel weniger Zeit in Anspruch nehmen. In diesem ersten Gespräch können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten in Bezug auf Gehaltsvorstellungen, Verfügbarkeit und Qualifikationen auf einer Linie liegen. Sie brauchen nicht zu pendeln oder lange persönliche Vorstellungsgespräche zu führen, es sei denn, Sie sind sich sicher, dass die*der Bewerber*in zu Ihren Top-Kandidat*innen gehört.

Lernen Sie die*den Bewerber*in über den Lebenslauf hinaus kennen

Obwohl Sie den Hintergrund der*des Bewerber*in bereits kennen sollten, wenn Sie sie*ihn in die Phase des Telefonscreenings geschickt haben, bietet dieses Vorstellungsgespräch eine hervorragende Gelegenheit, sie*ihn über den Lebenslauf hinaus kennenzulernen. Wenn zum Beispiel ein*e vielversprechende*r Bewerber*in für eine Stelle als Softwareentwickler ein Jahr Pause gemacht hat, um sich im Backen zu üben, können Sie das „Warum“ ergründen und dann eine fundierte Entscheidung darüber treffen, ob ihre*seine neu entdeckte Leidenschaft eine Bereicherung für das Team wäre.

Hier sind fünf Tipps für Telefoninterviews, wenn Sie bereit sind, den Anruf zu tätigen:

Telefoninterview Tipp 1: Frühzeitiges und effizientes Screening

Ihr Bewerbungsformular sollte so strukturiert sein, dass unqualifizierte Bewerber*innen nicht in Ihre Pipeline gelangen. Bei vielversprechenden Bewerber*innen ist ein Telefoninterview zu den wichtigsten Fähigkeiten und Eigenschaften eine hilfreiche Methode, um Ihren Talentpool frühzeitig einzugrenzen, sodass Sie sich bei persönlichen Gesprächen und Tests auf die Bewerber*innen konzentrieren können, die am wahrscheinlichsten eingestellt werden. Sie sollten dieses Vorstellungsgespräch kurz nach der Prüfung der Bewerbung ansetzen, da die besten Bewerber*innen möglicherweise nicht allzu lange engagiert bleiben.

Telefoninterview Tipp 2: Bereiten Sie (intelligente) Interviewfragen vor

Jedes Interview, das Sie führen, sollte einen bestimmten Zweck haben, egal ob es sich um ein erstes Telefonscreening, eine Zusammenarbeit im Team oder ein kulturspezifisches Interview handelt. Dann ist es wichtig, dass Sie eine Reihe von Fragen für das Vorstellungsgespräch erstellen, die sich auf die Qualifikationen und Aufgaben der Stelle beziehen. Denken Sie daran: Wenn Sie mehrere Vorstellungsgespräche führen, sollte das Telefonscreening alle grundlegenden Punkte abdecken, die Aufschluss darüber geben, ob die*der Bewerber*in überhaupt im Rennen bleiben sollte, z. B. die Bestätigung, dass sie*er in den USA arbeiten kann und die Gehaltsvorstellungen übereinstimmen.

Profitipp einer Greenhouse-Personalvermittlerin: „Es ist unerlässlich, dass Sie allen Bewerber*innen die gleichen Fragen für die gleiche Stelle stellen, damit für alle die gleichen Bedingungen gelten.

- Michelle Yoshihara

Ein gut vorbereitetes und durchdachtes Vorstellungsgespräch kann auch dazu beitragen, dass sich die*der Bewerber*in wertgeschätzt fühlt und einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen hinterlässt.

Telefoninterview Tipp 3: Planen Sie wie ein Profi

Desorganisation = Katastrophe. Weder Bewerber*innen noch Personalvermittler*innen brauchen den zusätzlichen Stress, der mit der Terminierung von Vorstellungsgesprächen einhergeht. Dank der neuen Integration von Greenhouse mit Calendly können Sie jetzt wie ein echter Profi planen. Die Plattform ermöglicht es den Bewerber*innen, Ihre Verfügbarkeit zu sehen und einen Termin zu vereinbaren, der für beide Seiten passt, ohne das übliche Hin- und Herschicken von E-Mails.

Telefoninterview Tipp 4: Weniger sprechen, mehr zuhören

Inzwischen wissen Sie wahrscheinlich, wie wichtig Telefonscreenings sind, und deshalb ist es wichtig, sie richtig zu nutzen. Führen Sie das Vorstellungsgespräch an einem Ort, an dem es wenig Ablenkung gibt, und hören Sie gut zu. Machen Sie sich eifrig Notizen, auf die Sie später zurückgreifen können und die auch anderen Gesprächspartner*innen ein gutes Bild von der*dem Bewerber*in vermitteln. Vergessen Sie aber nicht, dass auch die*der Bewerber*in immer die Möglichkeit haben sollte, der*dem Personalvermittler*in Fragen zu stellen.

Telefoninterview Tipp 5: Legen Sie die nächsten Schritte fest

Vergessen Sie nicht, am Ende eines Telefoninterviews mit der*dem Bewerber*in die nächsten Schritte zu klären. So können Sie unnötige Folgekommunikation vermeiden, z. B. Anrufe und E-Mails von Bewerber*innen, die sich fragen, wann oder ob Sie sich bei ihnen melden werden.

Profi-Tipp einer*eines Greenhouse-Personalvermittler*in: „Ich vermerke immer direkt auf dem Berichtsbogen, wann ich mich mit der*dem Bewerber*in über mögliche nächste Schritte in Verbindung setzen werde. Ich nutze auch regelmäßig die „Follow-up“-Funktion in Greenhouse, um mich an diese Zusage zu halten, damit die Bewerber*innen nicht im Regen stehen gelassen werden.

- Michelle Yoshihara

Schließen Sie ein Telefoninterview ab, indem Sie sich für die Zeit bedanken, die sie sich genommen haben, und sagen Sie ehrlich, wie weit sie im Einstellungsprozess sind und wie Sie sich bei Interesse melden werden. So weiß die*der Bewerber*in, woran sie*er ist, und es gibt weniger unnötige E-Mails, Anrufe oder unangekündigte Besuche im Büro (das kommt vor).

Insgesamt ist es wichtig, daran zu denken, dass die Durchführung eines Telefonscreenings auch entscheidend dafür ist, Ihr Unternehmen als durchdacht und organisiert zu präsentieren, und dass es bei hervorragenden Bewerber*innen einen bleibenden positiven Eindruck hinterlässt. Wir hoffen, dass diese Tipps für Telefoninterviews Ihnen dabei helfen werden, Ihre Ziele zu erreichen und Talente für sich zu gewinnen.

Ausführliche Informationen darüber, wie Sie bei strukturierten Vorstellungsgesprächen erfolgreich sein können, finden Sie in unserem E-Book Structured Hiring 101: Your Blueprint for Success.