Durch die Optimierung des Einstellungsprozesses unternimmt Ihr Unternehmen einen wichtigen Schritt zur Erreichung der Geschäftsziele – heute, morgen und darüber hinaus. Ganz gleich, wie sich 2020 auf Ihr Unternehmen ausgewirkt hat, ob Sie mehr Einstellungen vorgenommen haben, oder wenige bzw. gar keine: Die Entwicklung einer starken Einstellungsgrundlage sollte stets ganz oben auf Ihrer Liste stehen.

Doch ein guter Einstellungsprozess entsteht nicht von heute auf morgen. Bei unserer Arbeit mit Tausenden talentierten Teams weltweit konnten wir beobachten, wie Unternehmen sich durch ihre Reifekurve bewegen und im Laufe der Zeit in puncto Einstellungen immer besser werden. Diesem Rahmenwerk folgend verwenden wir die Greenhouse Hiring-Maturity-Kurve als Modell, damit Unternehmen besser verstehen können, wo sie sich aktuell befinden und was sie tun müssen, um besser zu werden.

Ein solches Unternehmen, Talkdesk, stieg in nur einem Jahr vom unteren Ende der Greenhouse Hiring-Maturity-Kurve bis an die Spitze auf. Ihr Talentteam bildet das Rückgrat des Unternehmens und setzt die strategische Vision der Unternehmensführung in eine operative Strategie um. In unserem jüngsten Webinar befragte Jon Stross, Mitgründer und Präsident von Greenhouse, Shauna Geraghty, SVP, Head of Global People bei Talkdesk, wie das cloudbasierte Unternehmen mit einer strukturierten Herangehensweise Einstellungserfolge erzielte und wie das auch andere Unternehmen umsetzen können.

Nachfolgend finden Sie einige wesentliche Erkenntnisse aus dem ersten Teil des Gesprächs (wir werden dieses Thema in Teil 2, der demnächst folgt, weiter eruieren). Zunächst wollen wir die Beweggründe hinter der Greenhouse Hiring Maturity genauer betrachten.

Greenhouse Hiring Maturity verstehen

Bei der Entwicklung dieses Rahmenplans für erfolgreiche Einstellungen konnten wir beobachten, dass viele Teams bei der Bewältigung der täglichen Einstellungsarbeit feststecken. Sie sind so damit beschäftigt, dringende Maßnahmen umzusetzen, dass sie keine Zeit oder Kapazitäten haben, um einen effektiven Einstellungsprozess zu entwickeln. Transformativer Erfolg stellt sich aber erst dann ein, wenn Sie sich die Zeit nehmen, um neue, nachhaltige Fähigkeiten aufzubauen. Um zu verstehen, wie Sie in puncto Einstellungsprozesse besser werden können, lohnt es sich, zu beurteilen, wo sich Ihr Unternehmen derzeit auf der Greenhouse Hiring-Maturity-Kurve befindet.

Moderatorin Carin Van Vuuren, CMO bei Greenhouse, begann das Webinar mit der Bitte an Jon, Hintergrundinformationen zur Greenhouse Hiring Maturity beizusteuern, wie dieses Konzept entstanden ist und warum wir es als unsere Herangehensweise einsetzen, um unsere Kund*innen zum Erfolg zu führen.

„Greenhouse Hiring Maturity ist ein Konzept, über das wir schon vor der Gründung des Unternehmens gesprochen haben“, so Jon. „Greenhouse ist von einer Mission getrieben. Wir versuchen, jedem Unternehmen dabei zu helfen, bei Einstellungen besser zu werden.“

Heute erkennen Unternehmen mehr denn je, dass der Einstellungsprozess eine strategische Geschäftsfunktion darstellt.

Jon Stross, Mitgründer und Präsident von Greenhouse.

Jon erklärte, dass die meisten Unternehmen bei der Optimierung ihrer Einstellungsprozesse einer Lernkurve folgen. Diese Entwicklungsreise wird im Wesentlichen durch die Greenhouse Hiring-Maturity-Kurve dargestellt.

Die vier Phasen der Greenhouse Hiring-Maturity-Kurve:

Kundendaten unterstützen diese Herangehensweise und zeigen die vielen Vorteile von Verbesserungen am Einstellungsprozess bei den von uns unterstützten Unternehmen auf. Zum Beispiel verzeichnen Greenhouse-Kunden eine durchschnittliche Reduzierung ihrer Zeit bis zur Einstellung um 27 % und eine durchschnittliche Verbesserung der Kosten pro Einstellung um 31 %. Bei den von uns unterstützten Unternehmen weist Greenhouse durchschnittlich eine Kundenbindungsrate von 94 % auf.

„Die Kurve zu erklimmen ist nicht von der Größe des Unternehmens oder den Finanzen abhängig, sondern von der Qualität der jeweiligen Marke. Es handelt sich lediglich um eine Funktion, wie Talentakquise betrieben wird“, erläuterte Jon. „Unsere Aufgabe ist es, unseren Kunden dabei zu helfen, die strategische Weichen zu stellen und diese beizubehalten.“

Wie Talkdesk damit begann, auf der Greenhouse Hiring-Maturity-Kurve aufzusteigen

Danach sprachen Jon und Shauna über die besondere Einstellungsentwicklung bei Talkdesk von "chaotisch" hin zu "strategisch" in nur einem Jahr. Wie legte Shauna die Grundsteine bei Talkdesk, während sie gleichzeitig den täglichen Anforderungen ihrer Rolle gerecht werden musste? Es begann mit einem Vertrauensvorschuss.

„Ich war die erste US-Mitarbeiterin bei Talkdesk und wurde während meiner Doktorarbeit in klinischer Psychologie eingestellt“, sagte Shauna. „Ich fing zunächst im Marketingteam an und erkannte schnell, dass es sich um eine einmalige Gelegenheit für mich handelte, frühzeitig bei einem Unternehmen mit rapidem Wachstum einzusteigen und ein Team in großem Umfang aufzubauen.“

Was mir an der Arbeit mit Greenhouse besonders gut gefallen hat, war die Möglichkeit, Dinge aufzubauen und anzupassen, wo es meiner Meinung nach passend war.

Shauna Geraghty, SVP, Head of Global People and Operations bei Talkdesk.

Shauna teilte mit, dass sie von 2014 bis 2016 die Marketingorganisation und das Marketingteam von Talkdesk skalierte. Aufgrund ihres akademischen Hintergrunds in der klinischen Psychologie unterstützte Shauna in diesem Zeitraum zusätzlich aktiv bei Talkdesk-Einstellungen.

„Nach der Skalierung des Teams auf ca. 120 Mitarbeiter*innen weltweit hatten wir immer noch niemanden in der Talent- oder Personalabteilung, waren aber auf der Suche nach einer Führungskraft für beide Bereiche“, so Shauna. „Ich erinnere mich daran, dass unser CEO nach einem Vorstellungsgespräch zu mir sagte: Shauna, Sie könnten das machen. Koppeln Sie Ihr Wissen über Inbound-Marketing mit der Outbound-Personalsuche, kombinieren Sie das mit Ihrer Expertise bei der Erstellung standardisierter Prozesse und steuern Sie Ihr Know-how bei klinischen Vorstellungsgesprächen bei. Ich sagte: ‚OK, ich probier es aus.‘“

Der Einstellungsprozess von Talkdesk startet in eine neue Phase

„Ich weiß, dass Sie zu Beginn Ihrer Personalbeschaffungsarbeit sehr ambitionierte Einstellungsziele hatten“, so Jon. „Sie waren zu diesem Zeitpunkt wahrscheinlich auf der Reifekurve relativ weit unten. Was ist dann passiert?“

Shauna erklärte, dass sie diese neue Position unter einem Vorbehalt angenommen hatte: „Ich bat um einen Monat, bevor wir meine neue Rolle intern mitteilen würden.“ Warum? Weil sich die Einstellungsprozesse von Talkdesk noch im Stadium "chaotisch" befanden. Alle Hiring Manager führten ihre eigenen Prozesse aus. Manche arbeiteten mit Agenturen zusammen, andere nicht und es gab keine Personalvermittler*innen. „Ich wusste, dass ich mit Anfragen überschwemmt werden würde, sobald wir die Rollenänderung bekannt geben“, sagte Shauna.

Stattdessen nutzten wir diesen Monat, um die Talentakquise-Landschaft zu erkunden und lernten von sowohl internen als auch externen Führungskräften, von Vertriebs- bis hin zu Talentteams. In diesem ersten Monat in ihrer neuen Rolle entwickelte Shauna einen vollständigen Talentakquise-Prozess und eine Strategie, die dem Unternehmen als neuer Talentplan vorgestellt werden sollte:

• Structured Interviewing entwickeln
  Shauna entwickelte einen standardisierten Interview- und Recruitmentprozess, damit jede einzelne in die Prozesse involvierte Person voll und ganz mit ihrer Rolle vertraut ist. Der Prozess bei Talkdesk beinhaltet zudem eine unvoreingenommene Abstimmung und eine Nachbesprechung aller am Vorstellungsgespräch beteiligten Personen bei der Diskussion der Bewerber*innen.
• Kriterien für eine strukturierte Bewertung aufstellen
  Mit konkret definierten Konzepten, die mit den Kernwerten verknüpft sind, adressiert die Kandidat*innenbewertung die Kriterien, die Talkdesk braucht, um eine gute Eignung für das Arbeitsumfeld zu prognostizieren.
• Die Candidate Experience fördern
  Talkdesk bewertet nicht nur, ob Bewerber*innen einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen – der/die Bewerber*in benötigt auch genügend Informationen aus dem Interviewprozess, um zu verstehen, ob der Mehrwert auf beiden Seiten besteht.

„Wir erstellten alles, von der Entwicklung unserer Berichtsbogenkonstrukte bis zu Vorstellungsgesprächs-Kits, Phasen, Genehmigungsabläufen, Berechtigungen, Stellenbeschreibungen und mehr“, sagte Shauna

.

Der Structured-Hiring-Prozess von Talkdesk wird strategisch

- Dieses globale Unterfangen war nicht einfach, denn es musste ein ganzes Talentakquise-Team aufgebaut werden. Shauna sah dies aber als Gelegenheit, etwas von Grund auf neu zu schaffen, und das mit der Software-Unterstützung, die sie und ihr Team dafür benötigten.

„Wir verbrachten sage und schreibe die nächsten 12 Monate mit der Schulung des gesamten Unternehmens, um bei diesem Prozess zu bleiben“, so Shauna. „Wir brauchten ein Jahr, um es von ganz unten auf der Greenhouse Hiring-Maturity-Kurve bis ganz nach oben zu schaffen.“

Jon wies darauf hin, dass im Bereich der Personalbeschaffung besonders viel Zeit und Energie für das Management von alltäglichen Dingen aufgewendet werden muss. Der Schlüsselfaktor besteht laut ihm darin, einen Schritt zurückzutreten und die zugrunde liegenden Fähigkeiten zu entwickeln, damit die Recruitingteams weiterhin auftretende Probleme beseitigen und gleichzeitig auf einen optimalen Prozess hinarbeiten können. Deshalb ist Shaunas Reise und die von Talkdesk für Jon so ein besonderes und interessantes Beispiel für eine großartige Personalauswahl.

„Was ich am meisten höre, ist, dass die Leute einfach keine Zeit haben“, so Jon. „Dass sie überarbeitet sind, dass so viel Druck bei den Neueinstellungen besteht. Dass sie das alles ja zu gerne umsetzen würden, aber keine Zeit dafür haben. Wie lautet Ihr Rat an jemanden in dieser Situation? Wie können Sie mehr Zeit oder Raum schaffen, um den Prozess neu aufzubauen und das Team neu zu schulen?“

Shauna bestätigte, dass es sich um eine entscheidende Frage handelt, denn ohne die nötige Infrastruktur, die es einem Unternehmen erlaubt, seine Kernaufgaben zu skalieren und zu bewältigen, ist die Einführung eines völlig neuen Prozesses eine große Herausforderung.

„Ich würde vorschlagen, dass Sie sich zuerst mit den Geschäftsanforderungen vertraut machen und diese dann mit einer kritischen Bewertung kombinieren, was derzeit funktioniert und was in der Personalbeschaffungsorganisation verbessert werden sollte“, fügte Shauna hinzu. „Aggregieren Sie Daten aus Tools wie der Greenhouse Hiring-Maturity-Bewertung, Hiring-Manager-Befragungen, Bewerber*innen-Befragungen, Onboarding-Befragungen unter neuen Beschäftigten, Leistungsbewertungskriterien für Ihre Personalbeschaffungsorganisation sowie Leistungskennzahlen, um zu verstehen, wo Sie sich derzeit befinden und wohin Sie sich entwickeln müssen.“

Shauna empfahl außerdem das Priorisieren Ihrer Initiativen – basierend nicht nur auf dem, was sich am stärksten auf das Geschäft auswirkt, sondern auch, was Sie tatsächlich anhand Ihrer aktuellen Situation erreichen können:

• Habe ich das nötige Budget, um diese Aufgabe zu erfüllen?
• Verfüge ich über die nötigen Ressourcen?
• Steht mir die nötige Bandbreite zur Verfügung?
• Habe ich die Befugnis oder die erforderliche Unterstützung?

„Entscheiden Sie, wie Sie priorisieren werden, um diese Änderungen vorzunehmen“, sagte Shauna. „Das Wichtigste danach ist, die Fortschritte zu verfolgen. Mit anderen Worten: Vergewissern Sie sich, dass Sie das, was Sie sich vorgenommen haben, auch tatsächlich erreichen, und überarbeiten Sie Ihren Ansatz dann nach Bedarf.“

Im zweiten Teil werden wir ergründen, wie Shauna die Führungskräfte in ihrem Unternehmen dazu brachte, die strategische Vision von Talkdesk aus der Talentperspektive zu unterstützen, und wie man ein strategisches Einstellungsniveau in der Zukunft aufrechterhalten kann. Wir werden auch interessante Publikumsfragen aus dem Live-Broadcast beantworten.

Um auf das vollständige Webinar zuzugreifen und sich weiter über diese Themen zu informieren, damit Sie Ihre Einstellungsstrategie verbessern, lesen Sie Die Greenhouse Hiring-Maturity-Kurve erklimmen.