Haben Sie das Gefühl, der Personalbeschaffungsprozess dauert immer länger? Sie haben recht.

Im Vergleich zu 2009 dauert der Prozess für Personalbeschaffung heute im Durchschnitt 15 Prozent länger. Heutzutage benötigen Unternehmen durchschnittlich 23 Tage, um den Screening-Prozess abzuschließen, was die ohnehin schon lange Wartezeit für die Bewerber*innen noch weiter verlängert.

Sie sollten in dieser Phase versuchen, das Interesse der Bewerber*innen aufrechtzuerhalten, sonst riskieren Sie, Ihre Top-Kandidat*innen an andere Unternehmen zu verlieren. Sie können davon ausgehen, dass sie sich nicht nur bei Ihnen beworben haben.

Im Laufe der Wochen ist es wichtig, die Kommunikation mit den Bewerber*innen nicht abbrechen zu lassen, um die Talente, die Sie einstellen möchten, nicht zu verlieren und gute Beziehungen zu denjenigen zu pflegen, die noch nicht bereit sind, eingestellt zu werden.

Hier finden Sie einige Tipps, um die Dinge am Laufen zu halten, während Sie sich noch in der Auswahlphase befinden:

Antworten Sie schnell nach dem ersten Vorstellungsgespräch

Wenn Sie nach dem Vorstellungsgespräch zu viel Zeit verstreichen lassen, gehen viele Bewerber*innen davon aus, dass Sie nicht interessiert sind und konzentrieren sich auf andere Stellenangebote. Sie sind am Zug! Setzen Sie sich kurz nach dem Vorstellungsgespräch mit dem*der Bewerber*in in Verbindung. Selbst eine kurze Nachricht innerhalb einer Stunde nach dem ersten Vorstellungsgespräch kann Wunder bewirken, wenn es darum geht, eine positive Beziehung zu den Bewerber*innen aufzubauen. Ein Beispiel für eine Nachricht könnte so aussehen:

„Hallo Herr Schumann, es war schön, Sie in dem persönlichen Gespräch heute kennengelernt zu haben. Wir möchten uns herzlich bei Ihnen für das Vorstellungsgespräch bedanken. Wir werden uns in den nächsten Tagen bei Ihnen melden, um Ihnen mitzuteilen, wie weit wir in unserem Einstellungsprozess sind.“

Dadurch erhalten sie eine Zeitschiene, wann sie mit weiteren Informationen rechnen können, und können ihre Zweifel zerstreuen. Liz Ryan, CEO und Gründerin von Human Workplace sagt: „Gute Personalbeschaffung ist schnell. Die besten Bewerber*innen sind am schnellsten weg vom Markt.“

Statistiken bestätigen ihre Aussage: 29 Prozent der Bewerber*innen halten einen Einstellungsprozess für langwierig, wenn sich der*die Personalvermittler*in nicht innerhalb von zwei Wochen nach dem ersten Vorstellungsgespräch bei ihnen meldet. Und 46 Prozent verlieren das Interesse, wenn sie zu lange auf eine Antwort warten müssen.

Vergessen Sie nicht, nachzufassen

Jetzt haben Sie ihnen mitgeteilt, dass Sie sich melden werden. Dann müssen Sie das auch wirklich tun. Sie müssen den Bewerber*innen nicht sagen, ob sie die Stelle bekommen oder nicht, aber Sie müssen etwas sagen. Irgend etwas. Längeres Schweigen bedeutet den Tod bei der Personalbeschaffung und signalisiert Bewerber*innen oft, dass Sie nicht an einer Einstellung interessiert sind und dass es keine Priorität für Sie hat, eine positive Bewerber*innen-Erfahrung zu schaffen. Jetzt ist es an der Zeit, Sie daran zu erinnern, dass es Websites wie Glassdoor gibt. Bewerber*innen haben die Möglichkeit, ihre Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen im Vorstellungsgespräch sehr detailliert zu beschreiben. Ihre Arbeitgebermarke kann darunter leiden, wenn das Personalbeschaffungsteam Benachrichtigungen und fortlaufende Kommunikation während des Vorstellungsgesprächsprozess verspricht, dies aber nicht einhält.

Ein einfaches Follow-up wie das folgende kann viel dazu beitragen, dass der*die Bewerber*in das Gefühl hat, auf dem Laufenden zu sein: „Hallo Frau Schuster, wir haben uns sehr gefreut, Sie neulich kennenzulernen, und wollten uns nur kurz melden. Wir sind noch nicht zu einer Entscheidung gekommen, aber wenn Sie Fragen haben, zögern Sie nicht, sich bei uns zu melden.“

Dadurch lassen Sie sie wissen, dass sie noch auf Ihrer Liste stehen. Außerdem halten Sie sich damit auch die Möglichkeit für eine weitere Kommunikation offen, was Sie ja wollen. Ja, es ist zeitaufwendiger, wenn Bewerber*innen Fragen stellen. Aber sie bleiben motiviert, während Sie Ihre Entscheidungen treffen.

Außerdem können Sie über Smart Content Sharing in Kontakt bleiben. Durch das Versenden eines relevanten Blogs oder Assets, in dem die Kultur und die Werte Ihres Unternehmens detailliert beschrieben werden, erhalten Bewerber*innen während des Vorstellungsgesprächsprozesses kontinuierlich Informationen über Ihr Unternehmen, wodurch die Bewerber*innen-Erfahrung und Ihre Arbeitgebermarke gestärkt werden.

Profitieren Sie von Texten

Das Texten ist der beste Freund einer*s Personalvermittler*in, denn Sie können Bewerber*innen direkt auf einem Gerät erreichen, das mit Sicherheit immer in Reichweite ist. Auf einen Text erhalten Sie eine schnellere Antwort, sodass Sie Ihren Terminplanungsprozess optimieren und möglicherweise sogar den gesamten Screening-Prozess verkürzen können, und das einfach nur, weil Sie auf einer effizienteren Plattform kommunizieren.

Centria Healthcare, ein Anbieter für häusliche Gesundheitsfürsorge, nutzt Textnachrichten, um mit ihren Bewerber*innen in allen Phasen des Prozesses zu kommunizieren, vom ersten Kontakt bis zum Onboarding. Der Director of Operations und Healthcare Recruiting von Centria sagte sogar: „Ohne Textnachrichten wären wir nicht in der Lage, unserer aktuellen Pipeline und dem Volumen an Vorstellungsgesprächen Herr zu werden, ganz zu schweigen von der Einführung von neuen Mitarbeiter*innen.“

Beantworten Sie ihre Fragen

Unabhängig davon, ob Sie die Bewerber*innen dazu ermutigen, Fragen zu stellen oder nicht, kann es sein, dass diese sich mit Fragen zu Sozialleistungen, langfristigen Möglichkeiten, der Möglichkeit eines Umzugs und anderen Dingen an Sie wenden. Das Schlimmste, was Sie tun können, ist, ihre Fragen zu ignorieren. Das gibt ihnen das Gefühl, dass sie Ihre Zeit nicht wert sind, und kann dazu führen, dass sie das Interesse verlieren. Der Stellenmarkt ist ein Käufermarkt. Bewerber*innen werden ihre Erfahrungen aus dem Vorstellungsgespräch und die Art und Weise, wie sie behandelt wurden, nutzen, um sich eine Vorzustellung davon zu machen, wie sie als Mitarbeiter*in in Ihrem Unternehmen behandelt werden.

Denken Sie daran, dass es in dieser Phase darum geht, die Kommunikation aufrechtzuerhalten. Wenn sich die Bewerber*innen also spontan an Sie wenden, sollten Sie sich die Zeit nehmen, zu antworten.

Stellen Sie Ihr Unternehmen in einem guten Licht dar

Natürlich müssen die Bewerber*innen während des Screening-Prozesses ihre Fähigkeiten unter Beweis stellen, aber die Geschäftswelt ist kein königlicher Palast, und es ist unangemessen, sich zurückzulehnen, die Arme zu verschränken und darauf zu warten, dass Bewerber*innen kommen und Sie wie die Hofnarren von früher unterhalten. Wenn das Ihre Taktik ist, verpassen Sie die einmalige Gelegenheit, zu zeigen, warum sich die Bewerber*innen für Sie entscheiden sollten.

Obwohl Sie nur einen kleinen Teil der Bewerber*innen einstellen, die sich für eine Stelle bewerben, haben Sie doch aufmerksame Zuhörer*innen vor sich, die genau darauf achten, was Sie sagen. Nutzen Sie diesen Vorteil und überzeugen Sie die Bewerber*innen von Ihrem Unternehmen.

Sprechen Sie über wichtige Meilensteine und die Vorteile der Arbeit für das Unternehmen und seine Vision für die Zukunft. Diejenigen, die in dieser Runde nicht eingestellt wurden, werden von dem Unternehmen überzeugt und wenn die Zeit reif ist, sind sie vielleicht großartige Bewerber*innen für die Zukunft.

Wenn Sie das gut machen, werden sie möglicherweise zu Fürsprechern Ihrer Marke und erzählen ihren qualifizierten Freunden und Kolleg*innen davon. Im Grunde genommen ist es eine Möglichkeit, den Ruf Ihres Unternehmens bei hochqualifizierten Bewerber*innen zu verbessern und sicherzustellen, dass Sie immer über einen Pool von erstklassigen Bewerber*innen verfügen, aus dem Sie auswählen können.

Akzeptieren Sie, dass das Screening Zeit in Anspruch nimmt

Sowohl für Bewerber*innen als auch für Personalvermittler*innen kann es frustrierend sein, zu warten. Vielleicht fühlen Sie sich unter Druck gesetzt, weil Sie sicherstellen wollen, dass ein*e großartige*r Bewerber*in nicht durchs Raster fällt und Sie ihn*sie dadurch an die Konkurrenz verlieren.

Möglicherweise sind Sie versucht, den Prozess der Vorstellungsgespräche schnell hinter sich zu bringen, nur um sich den*die Traumbewerber*in zu schnappen. Tun Sie es nicht. Nehmen Sie sich Zeit und schließen Sie den gesamten Screening-Prozess ab. Nichts ist teurer und zeitaufwendiger als die falsche Person einzustellen. Oft zeigt sich erst in diesen letzten Phasen und in den letzten Gesprächen, wer tatsächlich für die Stelle geeignet ist und wer nicht.

Es kann schwierig sein, Bewerber*innen während der Entscheidungsfindung motiviert zu halten, aber gute Personalvermittler*innen wissen, wie wichtig dies ist. Sorgen Sie für eine aktive Kommunikation mit Ihren Bewerber*innen, schicken Sie ihnen regelmäßig aktuelle Informationen und beantworten Sie ihre Fragen, um die besten Bewerber*innen so lange zu halten, bis Sie den Auswahlprozess abgeschlossen haben.