Wie lassen sich Daten am besten für die Personalbeschaffung nutzen? Diese Frage stellt sich immer wieder, aber wir haben als Branche noch keinen Konsens über die wichtigsten Kennzahlen erreicht, die es zu verfolgen gilt, und darüber, warum es uns nichts ausmachen sollte, unseren Führungskräften zu sagen, dass sie sich auch um diese Kennzahlen kümmern sollen.

Bei Greenhouse haben wir viel über diese Kennzahlen – diese Key Performance Indicators (KPIs) – nachgedacht. Wir haben mit unseren Kund*innen darüber gesprochen, was sie verwenden, haben über ihre Messbarkeit und Zuverlässigkeit nachgedacht und sie intern mit unserem Personalbeschaffungsteam implementiert, um zu erfahren, was funktioniert und was nicht, und welche Messwerte am aussagekräftigsten sind und sich am besten umsetzen lassen.

Also, was genau ist ein KPI? Und welche sollten für Sie wichtig sein? Lesen Sie weiter, um den Greenhouse-Ansatz für KPIs in der Personalbeschaffung kennenzulernen.

Zunächst einmal – was ist ein KPI?

Ein Key Performance Indicator ist nicht dazu gedacht, allein ein detailliertes Bild zu liefern. Vielmehr sollten Ihre KPIs in ihrer Gesamtheit ein Bild von den allgemeinen Erfolgen oder Herausforderungen Ihrer Personalbeschaffungsorganisation zeichnen. Sie dienen als Signal dafür, wo Sie Lobeshymnen anstimmen, wo Sie tiefer eintauchen sollten, um die Ursache einer Veränderung oder Anomalie zu verstehen, oder wo Sie Änderungen zur weiteren Optimierung vornehmen sollten.

Ganz einfach, KPIs sind:

• Key – konzentriert sich auf die wichtigsten Kennzahlen
• Leistungsbezogen – an die Unternehmensziele gebunden
• Indikatoren – Schlagzeilen, nicht die ganze Geschichte

Also, welche KPIs sollten uns wichtig sein?

Die Kosten der Einstellung und die Qualität der Einstellung werden weithin diskutiert und sind sicherlich wertvoll zu messen, wenn Sie über konsistente, quantifizierbare Daten verfügen. Um unsere KPIs zu definieren, haben wir uns jedoch an unseren Kolleg*innen aus dem Vertrieb und dem Marketing orientiert, die ihre Prozesse ebenfalls als Trichter bezeichnen und deren Kennzahlen von den Führungskräften gut verstanden werden.

Der Personalbeschaffungstrichter ist einem Marketing- oder Vertriebstrichter sehr ähnlich. Man beginnt mit einer Person, die nicht wirklich weiß, ob sie für ein Produkt oder einen Job geeignet ist. Man kümmert sich um ihr Interesse, prüft ihre Eignung und baut schließlich eine Partnerschaft auf. Vertrieb und Marketing haben erfolgreich branchenweite Messgrößen für ihren Erfolg und ihre Chancen definiert, an denen sie ihre Ziele ausrichten. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da es ihnen ermöglicht, 1) Ziele für das gesamte Unternehmen festzulegen und 2) sich mit ihren Wettbewerbern zu messen.

Werfen wir einen Blick auf den Vertriebs- und Marketingtrichter und die Kennzahlen, die sie zur Erfolgsmessung verfolgen: Wir haben den Ansatz von Vertrieb und Marketing genutzt, um KPIs zu ermitteln, die sich auf jedes Stadium des Personalbeschaffungstrichters beziehen. Wir suchten nach Kennzahlen, die als Signal für Veränderungen hinter den Kulissen, für Erfolge oder Schwachstellen dienen würden. Darüber hinaus sollten diese Kennzahlen einheitlich aussagekräftig sein, unabhängig davon, wie Ihr Personalbeschaffungsteam zusammengesetzt ist.

Bei der Definition der KPIs haben wir einige wichtige Merkmale vorausgesetzt:

• Eine Kennzahl sollte im Zeitverlauf modelliert werden können, um ein Gefühl für den Trend zu vermitteln
• Eine Kennzahl sollte sich zur einfachen Kommunikation auf eine einstellige Zahl reduzieren lassen
• Eine Kennzahl sollte ein Gefühl von „gut“ oder „schlecht“ vermitteln, oder anhand derer Ziele bestimmt und verfolgt werden können
  
  

Jetzt haben Sie ein paar Hintergrundinformationen darüber, warum KPIs in der Personalbeschaffung wichtig sind und wie wir sie definieren können.

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Hier finden Sie Beschreibungen aller fünf KPIs in einem handlichen E-Book, „Five recruiting key performance indicators“ (Fünf KPIs für die Personalbeschaffung).