Bringt die bloße Erwähnung des Wortes „Feedback“ Ihr Herz zum Rasen und Ihre Handflächen zum Schwitzen? Falls ja, sind Sie nicht allein. Wenn wir uns konstruktiver Kritik stellen (oder sie selbst äußern), kann selbst die*der selbstbewussteste Talentfachmann*frau den Wunsch verspüren, sich unter dem Schreibtisch zu verkriechen. Aber Feedback muss kein abschreckendes Konzept sein.

In dem kürzlich durchgeführten Webinar „The Dos and Don’ts of Delivering Feedback to Candidates and Employees“ (Regeln für das Feedback an Bewerber*innen und Mitarbeiter*innen) haben wir einige Strategien vorgestellt, die Ihnen dabei helfen, Feedback selbstbewusst und kompetent zu geben. Ariana Moon, Recruiting Manager bei Greenhouse, Annette Cardwell, Head of Content Marketing bei Lattice und Jaime Petkanics, VP of People bei Brooklinen berichteten über ihre bewährten Praktiken und Erfahrungen, damit Sie Ihre Fähigkeiten, Feedback zu geben und zu empfangen, verbessern können.

Wir fassen hier kurz einige ihrer Erkenntnisse zusammen und haben Ariana gebeten, einige Fragen zu beantworten, die wir nicht live beantworten konnten. Sie möchten die gesamte Präsentation ansehen? Hier können Sie die Aufzeichnung auf Abruf ansehen.

Einrichtung des Feedback-Prozesses für Bewerber*innen

Wir haben eine kurze Umfrage unter den Webinarteilnehmer*innen durchgeführt, um herauszufinden, wie sie derzeit Feedback an Bewerber*innen und Mitarbeiter*innen geben, und die Ergebnisse waren sehr aufschlussreich.

Nur 20 % der Teilnehmer gaben an, dass ihr Unternehmen über Richtlinien oder einen formellen Prozess verfügt, um sowohl Bewerber*innen als auch Mitarbeiter*innen Feedback zu geben, während 34 % angaben, dass sie einfach ihr eigenes Ding machen.

Ariana Moon, Recruiting Manager bei Greenhouse, sagt, wenn es um das Feedback für Bewerber*innen geht: „Machen Sie es nicht einfach aus dem Stegreif. Es ist wichtig, dass Sie bei Ihrem Prozess sehr bewusst vorgehen.“

Wie können Sie das machen? Hier einige der Vorschläge von Ariana:

• Halten Sie Ihre Personalvermittler*innen dazu an, während des gesamten Einstellungsprozesses transparent und kommunikativ zu sein – stellen Sie sicher, dass die Bewerber*innen die einzelnen Phasen des Interviews, den Zweck jedes Gesprächs und den gesamten Zeitplan für die Einstellung verstehen.
• Halten Sie auch Ihre Hiring Manager*innen und andere Interviewer*innen auf dem Laufenden. Informieren Sie sie über den Zweck der Vorstellungsgespräche oder Beurteilungen, an denen sie beteiligt sind, und legen Sie die Erwartungen an die Art des Feedbacks fest, das Sie von ihnen erwarten.
• Schaffen Sie einen skalierbaren Ansatz für das Geben von Feedback. Bei Greenhouse bedeutet dies, dass wir jeder*jedem Bewerber*in, die*der an einem persönlichen Vorstellungsgespräch teilgenommen hat, ein Feedback-Telefonat anbieten.
• Geben Sie Ihrem Personalbeschaffungsteam die Möglichkeit, Feedbackgespräche zu üben. Rollenspiele nehmen dem Ganzen etwas von seiner Unbeholfenheit und Beklemmung.

Einrichtung des Feedback-Prozesses für Mitarbeiter*innen

Nicht nur Personalvermittler*innen können den Feedbackprozess als einschüchternd empfinden, auch Führungskräfte sind oft unsicher, wie sie ihren direkten Mitarbeiter*innen am besten Feedback geben sollen.

„Feedback ist ein großer Teil dessen, warum Lattice existiert. Es ist ein großer Teil von allem, was wir hier tun“, sagt Lattices Head of Content Marketing, Annette Cardwell. Hier sind einige von Annettes Richtlinien für die Einführung eines Feedback-Prozesses für Mitarbeiter*innen:

• Das Geben und Erhalten von Feedback ist kein einmaliges Ereignis. Es sollte ein kontinuierlicher Prozess sein, der in jedem persönlichen Gespräch und jeder Leistungsbeurteilung stattfindet. Dies trägt dazu bei, dass eine schwierige oder negative Jahresbeurteilung nie eine Überraschung ist. Sie wollen den Mitarbeiter*innen die Möglichkeit geben, im Laufe des Jahres Kurskorrekturen vorzunehmen.
• Das Feedback sollte positiv und konstruktiv sein. Konzentrieren Sie sich nicht nur auf das Negative. Und loben Sie bewusst öffentlich, da dies schnell Teil der Unternehmenskultur werden kann.
• Stellen Sie sicher, dass die Manager*innen gut geschult sind und ihre Rolle im Feedback-Prozess verstehen. Ihr Ziel ist es, dafür zu sorgen, dass es den Manager*innen leicht fällt, Feedback zu geben, und ihnen das nötige Selbstvertrauen zu vermitteln, damit sie wissen, wann und wie sie es am effektivsten geben können.

Exklusiv nach dem Webinar: Recruiting Manager Ariana Moon beantwortet Fragen der Teilnehmer

Nachdem wir nun besprochen haben, wie Sie einen Rahmen für Feedback in Ihrem Unternehmen schaffen können, lassen Sie uns nun einige der Fragen aus dem Publikum behandeln, die während des Webinars aufkamen.

Frage aus dem Publikum: Empfehlen Sie das Radical Candor Framework, um Feedback zu geben?

Arianas Antwort: Cheryl Roubian, unsere VP of People, sagt oft, dass das Buch Radical Candor von Kim Scott „zu gleichen Teilen repräsentativ und erstrebenswert“ ist, wie wir uns gutes Management bei Greenhouse vorstellen. Dem stimme ich zu, und ich versuche, diese Idee der persönlichen Fürsorge und der Herausforderung direkt in meinem eigenen Team zu verwirklichen. Bei Bewerber*innen hat man nicht so viel Zeit, eine Beziehung aufzubauen, wie bei Mitarbeiter*innen, da man nur eine begrenzte Anzahl von Gesprächen führen kann, aber trotzdem bemühe ich mich, mich persönlich um das Feedback der Bewerber*innen zu kümmern, denn so kann ich mein Feedback verbessern.

Frage aus dem Publikum: Verwenden Sie eine Vorlage für das Geben/Empfangen von Feedback und nutzen Sie diese als Leitfaden für die Diskussion, um sicherzustellen, dass das Gespräch innerhalb der beabsichtigten Vorgaben bleibt?

Ariana’s Antwort: Ich prüfe das Feedback immer in unserem internen Greenhouse, bevor ich meine Antworten gebe. Da wir bei der Einstellung einen strukturierten Ansatz verfolgen, ist das Feedback in unseren Berichtsbögen spezifisch auf die fachlichen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten ausgerichtet, die für die jeweilige Rolle erforderlich sind. So kann ich sicherstellen, dass mein Feedback für den Job relevant ist, für den sie sich beworben haben.

Ich verwende zwar keine Vorlage, aber ich beginne immer gerne damit, dass ich der*dem Bewerber*in dafür danke, dass sie*er offen für unser Feedback ist. Ein Feedback kann unangenehm sein, daher lobe ich diejenigen, die sich dafür entscheiden! Dann lasse ich die*den Bewerber*in wissen, dass sie*er es in die Endphase geschafft hat und sich wirklich gut geschlagen hat. Ich gebe auch gerne zu, dass wir als Menschen, egal wie strukturiert wir vorgehen, andere Menschen nicht perfekt einschätzen können. Im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs ist es unmöglich, die Persönlichkeit oder die Fähigkeiten einer Person zu 100 % zu beurteilen. Man verbringt höchstens ein paar Stunden mit einer*einem Bewerber*in und muss dann auf der Grundlage dieser Momentaufnahme ein Urteil fällen.

Auf diese Weise schaffe ich die Voraussetzungen und gebe dann Feedback auf der Grundlage ihres Berichtsbogens in Greenhouse.

Frage aus dem Publikum: Wie vermeiden Sie es, dass Sie von den Bewerber*innen eine Zurückweisung bekommen?

Ariana’s Antwort: Viele Personalvermittler*innen haben Angst, dass Bewerber*innen negativ auf das Feedback reagieren, aber meiner Erfahrung nach reagieren die Bewerber*innen eher positiv als negativ. Die meisten sind einfach dankbar, weil es so selten vorkommt, dass ein*e Personalvermittler*in anruft, um ein Feedback zu geben.

Allerdings habe ich gelegentlich Rückschläge erlitten, wenn Bewerber*innen das Gefühl hatten, dass das Feedback, das sie von mir erhielten, nicht korrekt war. Aber das ist für eine*n Personalvermittler*in wirklich nützlich zu wissen.

Einmal habe ich diese Erfahrung mit jemandem gemacht, die*der sich für eine Position als Koordinator*in in meinem Team beworben hat. Unser Feedback war, dass wir uns nicht sicher waren, ob sie motiviert war, die Position als Koordinator*in zu übernehmen. Aber als ich ihr dieses Feedback in einem Telefonat mitteilte, stellte sie es infrage und zeigte, dass sie die Rolle wirklich wollte. Als die Stelle einige Monate später wieder ausgeschrieben wurde, war sie die erste, die ich anrief – und jetzt ist sie in unserem Team! Dies ist ein perfektes Beispiel dafür, wie ein Feedbackgespräch tatsächlich zu einem erstaunlichen Ergebnis führen kann.

Frage aus dem Publikum: Gibt es bei Greenhouse irgendwelche Maßnahmen, die das Feedback fördern? Wir tun uns schwer damit, unsere Hiring Manager*innen dazu zu bringen, Feedback an die Bewerber*innen zu senden, und wollten herausfinden, ob es irgendwelche Funktionen/Tools gibt, die wir vielleicht übersehen.

Ariana’s Antwort: Greenhouse (die Software) kann jeden, die*der ein Interview geführt hat, automatisch auffordern, ihr*sein Feedback gleich nach Abschluss des Interviews zu geben, solange die Erfahrung noch frisch ist. Greenhouse stellt auch sicher, dass Interviewer*innen das Feedback, das andere zur*zum selben Bewerber*in gegeben haben, nicht sehen können, bevor sie ihr eigenes abgegeben haben. Dies trägt nicht nur dazu bei, das Gruppendenken zu verringern, sondern motiviert die Interviewer*innen, die neugierig auf das Ergebnis eines Vorstellungsgesprächs sind, auch dazu, zeitnah Feedback zu geben. Und wenn wir beschließen, das Feedback zu einer*einem Bewerber*in live zu besprechen, treffen sich die Interviewer*innen erst, wenn alle Feedbacks eingegangen sind. Diese Kombination aus Greenhouse-Funktionen und bewährten Verfahren trägt dazu bei, dass wir strukturiertes und zeitnahes Feedback geben können.

Sie suchen nach weiteren Tipps und Tricks, die Ihnen helfen, Ihren Ansatz zum Feedback zu verbessern? Sehen Sie sich das vollständige Webinar an. Sie können hier die Aufzeichnung auf Abruf einsehen.