Ende 2016 habe ich Talent Hero Media gegründet, eine Webdesign- und Online-Marketingagentur, die sich darauf spezialisiert hat, Personalvermittler*innen bei der Suche nach Kunden und Bewerber*innen zu helfen.

Ich wollte die Bedürfnisse meiner potenziellen Kund*innen besser verstehen, also habe ich etwas Verrücktes ausprobiert. Mit einer Kombination aus extremer Hartnäckigkeit, viel gutem Zureden und ein wenig Überredungskunst habe ich in nur vier Wochen 88 Interviews mit Personalvermittler*innen aus verschiedenen Branchen und Regionen durchgeführt.

Dieser halsbrecherische Zeitplan war anstrengend, aber ich habe viel über die außergewöhnliche Kreativität gelernt, mit der Personalvermittler*innen versuchen, ihr Unternehmen zu erweitern.

Es gab aber einen Personalvermittler, der aus der Menge herausstach.

Er hatte ein System zur Beschaffung von Bewerber*innen entwickelt, das auf einem ganz anderen Level war und ich möchte Ihnen gern davon erzählen.

Sourcing Automation auf Steroiden

Für viele Personalvermittler*innen kann es sehr anstrengend und mühsam sein, Bewerber*innen für die zu besetzenden Stellen zu finden.

Die besten Bewerber*innen sind oft nicht auf der Suche und schwer zu finden. Außerdem ist es schwer, herauszufinden, welche der Bewerber*innen zu der Stelle passt und auch daran interessiert wäre.

Das bedeutet, dass der/die durchschnittliche Personalvermittler*in viel Zeit damit verbringt, Menschen zu kontaktieren, die entweder nicht offen für einen Stellenwechsel sind oder nicht über die geforderten Qualifikationen verfügen.

Der Personalvermittler, mit dem ich gesprochen habe, wir nennen ihn Juan, hat diese Herausforderung verstanden und eine innovative Lösung gefunden.

Mithilfe von Standardbeschaffungsmethoden hat er eine Datenbank aufgebaut, die die Namen, E-Mail-Adressen und Jobtitel von Tausenden von Personen enthielt, die in seiner Zielbranche tätig sind.

Sobald er eine offene Job zu besetzen hat, verschickt er eine automatisierte E-Mail mit dem Stellenangebot. Die Empfänger*innen haben dann die Möglichkeit, sich schnell zwischen zwei Optionen zu entscheiden: „Ja, ich bin an dieser Stelle interessiert“ oder „Nein, ich bin nicht an dieser Stelle interessiert.“

Wenn die Person antwortet, dass sie interessiert ist, was weniger als 2 % der Zeit passiert, wird er/sie auf eine Standard-Bewerbungsseite weitergeleitet.

Wenn die Person antwortet, dass sich nicht interessiert ist, wird ein automatisierter Prozess gestartet. Die Person wird gebeten, eine Reihe von Ja/Nein- und Multiple-Choice-Fragen zu beantworten, die darauf abzielen, herauszufinden, welche Arten von Stellen für sie interessant sind und für welche sie qualifiziert sind.

Dieser Ansatz war in zweifacher Hinsicht erfolgreich.

Zum einen kann Juan eine positive Beziehung zu einem/einer potenziellen Bewerber*in aufbauen, den/die er noch nie getroffen hat. Da die gesamte Erfahrung angefangen von der einfachen E-Mail bis hin zur seriös gestalteten Umfrage nahtlos, freundlich und einfach zu bedienen ist, schätzen die Teilnehmer*innen Juans Unternehmen oft schon bevor eine menschliche Interaktion stattfindet.

Zweitens war er durch die richtige Strukturierung seiner Fragen in der Lage, eine umfangreiche Datenbank von Bewerber*innen aufzubauen. Er hat nicht nur erfasst, welche Personen für welche Arten von Stellen ihre derzeitige Stelle wechseln würden, sondern auch die Art von Stellen, für die sie gut geeignet wären.

Nachdem er die Datenbank aufgebaut hatte, konnte er bei jeder neuen Stelle diese in seine Marketing-Automatisierungs- und CRM-Plattform eingeben und erhielt sofort eine Liste von Bewerber*innen, die gut geeignet waren.

Um den Prozess noch besser zu machen, erweiterte Juan seinen Prozess um ein paar zusätzliche Tricks, von denen ich ein paar mit Ihnen teilen kann.

Zunächst fragt er bei der ersten Umfrage immer nach der Handynummer einer Person. Dadurch kann er Menschen per Textnachricht über neue Stellen informieren und verdreifachte seine Antwortquote im Vergleich zu E-Mails.

Wenn er dann eine neue offene Stelle hat, schickt er die gleiche Nachricht wie in der ersten E-Mail, aber es gibt einen Clou. Es wird per SMS versandt. Wenn sein System falsch kalibriert ist und sich herausstellt, dass die Person nicht an der Stelle interessiert ist, sendet er ihr eine Mini-Umfrage zu, um mehr über ihre/seine Präferenzen zu erfahren.

Wie geht es weiter?

Dieses System ist zwar sehr beeindruckend, aber nur der Beginn des Automatisierungsprozesses. Stellen Sie sich vor, wir integrieren das System mit einem Chatbot. Sobald der/die Bewerber*in bestätigt, dass er/sie an einer Stelle interessiert ist, können wir ihm/ihr per SMS gezielte Fragen zu dem Job senden, um sicherzustellen, dass er/sie tatsächlich gut geeignet ist.

Wenn unser Algorithmus zu dem Ergebnis kommt, dass er/sie gut geeignet ist, kann der Chatbot einen Telefontermin mit der Person vereinbaren. Wenn wir dann unseren Kalender mit unserem Chatbot synchronisiert haben, dann können wir den Termin problemlos in unseren Terminplan einfügen.

Mithilfe dieses Prozesses können wir innerhalb von fünf Minuten von einer Stelle ohne Kandidat*innen zu Vorstellungsgesprächen mit qualifizierten Kandidat*innen übergehen.

Es ist schwer zu glauben, dass man so viel Zeit sparen kann und es wird wahrscheinlich noch besser, da sich diese Technologie immer weiterentwickelt. Die automatisierte Zukunft kommt und es ist eine spannende Zeit für eine*n Personalvermittler*in.