Wenn Sie mit dem Konzept des Structured Hiring vertraut sind, wissen Sie wahrscheinlich auch, welche wichtige Rolle es auf dem Weg zum Erfolg von Talenten spielt. Falls Sie die Idee noch nicht kennen: Das Structured Hiring ist ein Einstellungskonzept, bei dem von Anfang bis Ende und an jedem Punkt dazwischen – in Ermangelung eines besseren Wortes – Struktur in Ihren Einstellungsprozess gebracht wird. Dies beginnt mit der Definition einer neuen offenen Position während einer Kickoff-Besprechung und setzt sich fort bis zur evidenzbasierten endgültigen Entscheidung, wem ein Angebot gemacht werden soll. Wir bei Greenhouse sind davon überzeugt, dass Structured Hiring zu besseren Ergebnissen und einer besseren Erfahrung im gesamten Unternehmen führt.

Aber selbst für die aufgeschlossensten Menschen kann es eine Herausforderung sein, Prozesse zu ändern. Warum? Selbst wenn Sie persönlich der Idee gegenüber aufgeschlossen sind, bedarf es einer echten Abstimmung – einer Gruppenhaltung in allen Teams Ihrer Organisation -, um einen neuen Prozess, gleich welcher Art, unternehmensweit erfolgreich zu unterstützen.

Die gute Nachricht ist, dass wir täglich Hunderten von Kund*innen wie Ihnen helfen, diese Herausforderungen zu meistern. In unserer neuen Serie zum Thema Einstellung teilen wir unsere Tipps und bewährten Praktiken für die Implementierung eines Structured Hiring-Prozesses in Ihrem Unternehmen, beginnend mit unserem ersten Schwerpunkt: Einführung eines Bewerber*in-Berichtsbogens.

Was ist ein Bewerber*in-Berichtsbogen?

Ein Bewerber-Berichtsbogen definiert die für den Erfolg in einer bestimmten Position erforderlichen Eigenschaften. Diese Attribute sollten sich an den Unternehmenszielen für die Stelle orientieren und können Qualifikationen, technische Fähigkeiten, Soft Skills oder höchstwahrscheinlich eine Kombination aus all diesen Faktoren umfassen.

Die Verwendung von Berichtsbögen stellt sicher, dass Ihr Vorstellungsgesprächsprozess auf das Wesentliche ausgerichtet ist, indem jede Frage einem bestimmten Attribut zugeordnet wird. Sie erleichtern auch das Feedback von mehreren Parteien zu den wichtigsten Punkten. Im Folgenden finden Sie einige Fragenbeispiele für das Vorstellungsgespräch, die sich bestimmten Attributen zuordnen lassen.

Durch die Einführung von Berichtsbögen werden auch sich wiederholende Fragen vermieden, was zu einer besseren Bewerber*innen-Erfahrung führt und für alle einen Gewinn darstellt.

Und schließlich trägt die Einführung von Berichtsbögen dazu bei, unbewusste Voreingenommenheit durch eine einheitliche Bewertung aller Bewerber*innen zu mindern – eine Schlüsselkomponente einer guten DE&I-Strategie.

Nachdem Sie nun wissen, was ein Berichtsbogen ist und was er Ihren Teams ermöglichen kann, wollen wir zur Sache kommen und lernen, wie man einen hervorragenden Berichtsbogen erstellt.

Erstellung eines erfolgreichen Berichtsbogens

Berichtsbögen können nicht in einem Silo erstellt werden. Sie sind ein Produkt der Zusammenarbeit zwischen Hiring Manager*innen und Personalvermittler*innen – eine Beziehung, die weit über die Erstellung von Berichtsbögen hinausgeht. Um eine gesunde Arbeitsbeziehung aufzubauen, sollten Sie zunächst einen Schritt zurücktreten und prüfen, ob Sie bereits eine Service-Level-Vereinbarung (SLA) haben.

Eine effektives SLA legt die Verantwortlichkeiten beider Parteien für jeden Schritt der Suche fest – beginnend mit der Kickoff-Besprechung. Eine Kickoff-Besprechung stellt die Weichen für eine erfolgreiche Suche, indem es alle Beteiligten auf die Unternehmensziele für die Rolle einstimmt und die Fähigkeiten, Eigenschaften und Qualifikationen (zusammenfassend als Attribute bezeichnet) definiert, die jemanden erfolgreich machen würden. Erst nach diesem wichtigen Schritt wird ein Berichtsbogen erstellt.

Durch die Definition dieser Attribute und ihre Zuweisung an verschiedene Interviewer*innen während des gesamten Prozesses kann ein Personalvermittler*in sicherstellen, dass die Bewerber*innen effizient nach den wichtigsten Aspekten geprüft werden. Weitere Tipps finden Sie in diesem Blog-Beitrag darüber, wie Sie Greenhouse Recruiting für die Gestaltung erfolgreicher Berichtsbögen nutzen können.

Die Attribute der Berichtsbögen variieren von Unternehmen zu Unternehmen und von Stelle zu Stelle, aber der wichtigste Ratschlag bleibt derselbe:

1. Einfach halten. Je mehr Attribute Sie haben, desto mehr Vorstellungsgespräche müssen Sie führen, um sie abzudecken.
2. Seien Sie realistisch. Stellen Sie sicher, dass Ihre Attribute für den Erfolg absolut notwendig sind. Definieren Sie Ihre absolut notwendigen Fähigkeiten getrennt von Ihren wünschenswerten Fähigkeiten.
3. Lassen Sie sich gegenseitig ausschließen und gemeinsam erschöpfend sein. Achten Sie darauf, dass sich die Attribute nicht überschneiden und dass sie zusammen ein ganzheitliches Bild der*des idealen Bewerber*in ergeben.
4. Scheuen Sie sich nicht, Anpassungen vorzunehmen. Der Prozess und der Berichtsbogen können immer wieder geändert werden. Es ist ein fortlaufender Prozess. Und das ist okay.

Nachdem Sie nun einen erfolgreichen Berichtsbogen erstellt haben, lassen Sie uns zu dem übergehen, worum es in dieser Serie geht: die Förderung unternehmensweiter Verhaltensänderungen.

Verhaltensänderung vorantreiben: Einführung eines Berichtsbogens

Prozessänderungen sind das Nebenprodukt eines gesunden, wachsenden Unternehmens. Um den Wandel erfolgreich zu gestalten, muss man jedoch den Eindruck überwinden, dass er erzwungen wird, indem man den Menschen, die ihn übernehmen, den Wert deutlich macht.

Einstellung ist etwas, das alle Mitarbeiter*innen in einem Unternehmen betrifft. Ganz gleich, ob Sie Hiring Manager*in oder Mitarbeiter*in sind, wir alle gewinnen, wenn wir Mitarbeiter*innen einstellen und mit ihnen zusammenarbeiten, die über die notwendigen Fähigkeiten verfügen, um erfolgreich zu sein. Die Einführung eines Structured Hiring-Prozesses ist daher für uns alle von großem Nutzen.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen helfen können, die Einführung eines Bewerber*in-Berichtsbogens erfolgreich zu gestalten:

Definieren Sie Ihr Ziel

Die Kommunikation eines definierten Ziels hilft denjenigen, die einen neuen Prozess oder ein neues System einführen, dessen Wert zu verstehen. Ein gut definiertes Ziel für die Einführung des Bewerber*in-Berichtsbogens könnte zum Beispiel so aussehen:

Die Einführung des Bewerber*in-Berichtsbogens stellt sicher, dass wir bei der Skalierung unseres Unternehmens bewusst objektive, datengestützte Einstellungsentscheidungen treffen, um sicherzustellen, dass es sich um die richtige Einstellung für die kommenden Aufgaben handelt. Jedes Mal.

Definieren Sie es. Kommunizieren Sie es. Kommen Sie oft darauf zurück.

Identifizieren Sie Ihre Antriebskräfte

Stellen Sie sicher, dass es eine klar definierte Antriebskraft für die Veränderung gibt. Im Idealfall handelt es sich dabei um eine Person auf Führungsebene, die die Einführung mit anderen funktionsübergreifenden Führungskräften erfolgreich vorantreiben, mit gutem Beispiel vorangehen und möglicherweise sogar die Einführung in die Leistungskennzahlen einbeziehen kann. Bei Greenhouse nennen wir diese Mitarbeiter*innen Talent Leader.

Schulungen anbieten

Es ist immer gut, in Zeiten des Wandels durchdachte und gründliche Schulungen und Unterstützung anzubieten. Bei Greenhouse durchlaufen alle neuen Mitarbeiter*innen die Interview 101-Schulung als Teil ihrer Einführung von neuen Mitarbeiter*innen. Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um einen Structured Hiring-Prozess und die Verwendung von Bewerber*in-Berichtsbögen einzuführen.

Darüber hinaus führen wir zusätzliche Schulungen für Hiring Manager*innen durch, um ihnen das nötige Rüstzeug für die erfolgreiche Durchführung eines Structured Hiring-Prozesses zu vermitteln und die festgelegten SLAs zu stärken.

Beobachten. Anpassen. Verbessern.

Denken Sie daran – es ist alles ein fortlaufender Prozess. Beobachten Sie weiterhin die Ergebnisse und bitten Sie die Mitarbeiter*innen auf allen Ebenen um Feedback. Sammeln und analysieren Sie Daten regelmäßig, und scheuen Sie sich nicht, Anpassungen und Verbesserungen vorzunehmen. Schließlich wird der Prozess nur dann von Dauer sein, wenn der Wert Ihres Ziels deutlich wird. Viel Spaß beim Einstellen!