Es wird heutzutage viel über die Bedeutung von Daten bei der Personalbeschaffung gesprochen und das aus gutem Grund! Da Personalbeschaffungsteams ihr Verständnis des Personalbeschaffungs-Trichters weiterentwickeln und kennzahlenorientierte Ansätze implementieren, die denen im Vertrieb und im Marketing ähneln, ist es eine natürliche und notwendige Folge, dass wir uns genauer ansehen, wie wir Daten verwenden und diese berichten.

Unser Personalbeschaffungsteam bei Greenhouse ist damit sehr erfahren. Wir verwenden fünf KPIs oder Key Performance Indicators, um vierteljährlich den Fortschritt und die Performance unseres Teams zu messen (hier können Sie sich über unsere KPIs informieren). KPIs sind jedoch Kennzahlen auf einer übergeordneten Ebene, daher möchte ich Ihnen in diesem Beitrag eine detailliertere, alltägliche Nutzung von Daten zeigen.

Warum sind Daten bei der Personalbeschaffung wichtig?

Letztendlich sind Ihre Hiring Manager Führungskräfte, die viel zu tun haben, und die harte Wahrheit ist, dass sie viele andere tägliche Aufgaben über die der Personalbeschaffung stellen müssen. Aber das ist okay, denn hier können Sie glänzen. Unser Job als Personalvermittler*in besteht darin, ein proaktiver Partner zu sein und unsere Hiring Manager auf dem neuesten Stand zu halten, indem wir Ihnen Daten zur ihrer Jobsuche bereitstellen, die strukturiert und hilfreich sind. Und das schaffen wir vor allem durch Berichte. Ich werde im Folgenden auf einige der wichtigsten Berichtsformen eingehen.

Nr. 1: Der Pipeline-Report

Der Pipeline Report ist einer der einfachsten, aber aussagekräftigsten Berichte. Es ist eine Momentaufnahme des Personalbeschaffungs-Trichters für einen bestimmten Job (oder mehrere Jobs) in einem ausgewählten Zeitraum. Dieser Bericht listet alle Phasen des Bewerbungsverfahrens für diesen Job auf und bietet hochwertige Daten über die Aktivitäten der Bewerber*innen in jeder Phase. Wenn Sie ein ATS haben, das Ihnen diesen Grad an Erkenntnissen bietet, können Sie den Zustand Ihrer Personalbeschaffungs-Pipeline jederzeit beurteilen.

Wie Sie im folgenden Bild sehen können, teilen wir diese Informationen in Greenhouse in verschiedene Kategorien ein:

Gesamt: Die Gesamtzahl der Bewerber*innen, die in diese Phase eingetreten sind.

Aus den oben genannten Zahlen kann ich erkennen, dass für eine Einstellung 53 anfängliche Screenings erforderlich waren. Das sind wertvolle Informationen, die ich als Benchmark verwenden kann, insbesondere wenn mein Hiring Manager davon ausgeht, mehr als eine Person für die jeweilige Stelle einzustellen.

Bestanden-Rate: Der Prozentsatz der Bewerber*innen, die in die nächste Phase wechseln, weil sie „bestanden“ haben.

Wenn ich mir die Bestanden-Rate für die Test für zuhause (THT)-Phase im obigen Pipeline-Report anschaue, schrillen bei mir die Alarmglocken. 92 % ist eine sehr hohe Conversion Rate, was bedeutet, dass diese Phase kein starker Filter ist, insbesondere wenn die nächste Phase das Vorstellungsgespräch vor Ort ist – die zeitaufwendigste Phase in meinem Prozess. Ich frage mich sofort, ob die THT-Phase genug unqualifizierte Bewerber*innen herausfiltert? Wenn nicht, wie können wir Bewerber*innen besser beurteilen, bevor wir sie zum Vorstellungsgespräch einladen?

Bei Greenhouse habe ich einmal das genaue Gegenteil erlebt. Die THT-Phase verzeichnete eine Bestanden-Rate von nur 10 %, was zu nur sehr wenigen Vorstellungsgesprächen vor Ort und einem sehr besorgten Hiring Manager führte. Nach weiteren Untersuchungen kamen der Hiring Manager und ich zu dem Schluss, dass durch bestimmte Aspekte des Tests die Bewerber*innen zu aggressiv aussortiert wurden. Letztendlich haben wir durch die Überarbeitung des THT die durchschnittliche Conversion Rate auf 50 % erhöht, was uns die Möglichkeit gab, mehr Bewerber*innen persönlich kennenzulernen und ein besseres Gefühl für die Talente auf dem Markt zu bekommen.

Durchschnittliche Anzahl an Tagen pro Phase: Die durchschnittliche Anzahl an Tagen, die ein*e Bewerber*in benötigt, um eine Phase zu durchlaufen.

Diese Kennzahl zeigt auf, an welcher Stelle des Prozesses Sie bereits effizient sind und an welcher Stelle es noch Verbesserungsbedarf gibt. Besonders in einem wettbewerbsfähigen Markt ist die Geschwindigkeit Ihres Personalbeschaffungsprozesses ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal. Wenn Sie die besten Mitarbeiter*innen für Ihr Team einstellen möchten, sollten Sie bedenken, dass die besten Bewerber*innen auch von anderen Personalvermittler*innen und Arbeitgeber*innen umworben werden. Es macht also einen großen Unterschied, Ihre Bewerber*innen mit Priorität zu behandeln, schnell zu reagieren und den Personalbeschaffungsprozess voranzutreiben.

Im Pipeline-Bericht oben ist die Tatsache, dass Bewerber*innen durchschnittlich 11 Tage in der ersten Screening-Phase verbringen, ein Warnsignal. Es stellt sich mir die Frage: Ist das ein Koordinationsproblem bei uns oder brauchen die Bewerber*innen etwas länger, um zu reagieren? Was können wir tun, um dieses Problem zu lösen?

Gesamtstunden: Wie viel Zeit investieren Sie und Ihr Team in Vorstellungsgespräche?

Der obige Pipeline Report zeigt, dass ich insgesamt 23,5 Stunden für die Durchführung eines ersten Screenings für diese Stelle verbracht habe. (Greenhouse berechnet diese Zahl, indem es die Zeit, die Sie für das erste Screening-Gespräch veranschlagt haben, mit der Zahl der geplanten Erstgespräche multipliziert.) Diese Daten sind besonders nützlich, um die Erwartungen für Ihren Hiring Manager am Anfang der Jobsuche festzulegen. Bei Greenhouse ziehen wir historische Pipeline-Daten heran, um unseren Hiring Managern nicht nur die Anzahl der Vorstellungsgespräche aufzuzeigen, die sie für die Stelle erwarten sollten, sondern auch die Anzahl der Stunden, die sie und ihre Teams mit Vorstellungsgesprächen verbringen werden. Auf diese Weise können wir diese Informationen als Benchmark für unseren Prozess nutzen. Nehmen wir an, ich arbeite an der Besetzung einer Stelle, bei der ich erwarte, dass ich 7 persönliche Vorstellungsgespräche durchführen muss, um die Stelle zu besetzen. Das Team hat aber bereits 12 Vorstellungsgespräche geführt, wie oben dargestellt. Die Offenlegung darüber, wie viele zusätzliche Stunden das Team mit Vorstellungsgesprächen verbracht hat, kann Ihnen und Ihrem Hiring Manager helfen, zu analysieren 1) ob wir dem Einstellungsprozess so weit vertrauen, dass er uns aufzeigt, wann wir die richtige Person für die Stelle gefunden haben und 2) ob der Prozess so gut funktioniert wie er sollte.

Nr. 2: Wöchentliches Update zur Personalbeschaffung

Das Wöchentliche Update zur Personalbeschaffung ist eine weitere Funktion bei Greenhouse, bei der eine Liste über die aktiven Bewerber*innen in ausgewählten Interviewphasen in Ihrem Prozess generiert wird. Wenn Ihnen so eine Funktion nicht zur Verfügung steht, empfehle ich trotzdem, die Daten für Ihre Hiring Manager manuell zu erstellen, wie ich es in meinen Tagen vor Greenhouse gemacht habe. Ich verspreche Ihnen, dass Ihre Hiring Manager das zu schätzen wissen (ob sie es Ihnen nun sagen oder nicht)!

In diesem Bericht kann ich die einzelnen Phasen anpassen. In der Abbildung oben habe ich einen Bericht generiert, der alle Bewerber*innen in den Phasen THT und persönliches Vorstellungsgespräch auflistet. Diese Daten sind für meine Hiring Manager viel sinnvoller als eine Liste aller Kandidat*innen, die sich in der ersten Screening-Phase befinden, weil 1) diese Bewerber*innen Zeit des gesamten Interview-Teams in Anspruch nehmen werden und 2) sie bereits die Bewerbungsprüfung und die erste Screening-Phase bestanden haben und daher als qualifizierter gelten als der*die durchschnittliche Bewerber*in.

Ein weiterer Aspekt dieses Berichts ist, dass die Namen der Bewerber*in mit ihren Profilen in Greenhouse verlinkt sind. Wenn Ihr Hiring Manager weitere Informationen über eine*n Bewerber*in benötigt, kann er sich ganz einfach in Greenhouse hineinklicken. Die Informationen über unsere Bewerber*innen sind so schnell abrufbar, dass es dem Hiring Manager schwerfallen wird, dies nicht in Anspruch zu nehmen!

Ich persönlich sende dieses Wöchentliche Update zu Personalbeschaffung jeden Freitag an jeden meiner Hiring Manager und füge zu jedem/r einzelnen Bewerber*innen eine kurze, einzeilige Zusammenfassung hinzu. Wenn Sie Ihren Hiring Managern regelmäßig ein einheitliches, wöchentliches Update zur Verfügung stellen, trägt das dazu bei, dass diese engagiert bleiben und sich der Arbeit bewusst sind, die in ihre Suche fließt.

Nr. 3: Qualität der Bewerber*innen nach Quelle

Die Qualität der Bewerber*innen nach Quelle ist eine weitere nützliche Berichtsfunktion in Greenhouse. Im Wesentlichen misst sie die Wirksamkeit der Quellen, die Sie nutzen, um Bewerber*innen zu finden. In Greenhouse gibt dieser Bericht nicht nur Aufschluss über die Anzahl der Bewerber*innen, die sich durch die einzelnen Quellen angesprochen fühlten (Quellen beziehen sich hier auf das Marketing des Unternehmens, die Akquise, Empfehlungen, Stellenbörsen Dritter usw.), sondern auch über die Qualität der generierten Bewerber*innen, gemessen daran, wie weit sie in Ihrem Bewerbungsverfahren kommen. Die Bedeutung von Daten bei der Personalbeschaffung in Bezug auf die Qualität der Bewerber*innen kann gar nicht hoch genug eingestuft werden. Sie haben die Möglichkeit, einen enormen finanziellen Einfluss auf das Team zu nehmen, indem Sie sicherstellen, dass Sie Ihr Geld in die Quellen investieren, die sich für Sie am meisten rentieren.

Apropos Qualität, in der Personalbeschaffung ist es allgemein anerkannt, dass Empfehlungen eine sehr gute Quelle für qualifizierte Bewerber*innen sind. Mithilfe des Berichts „Qualität der Bewerber*innen nach Quelle“ können Sie dies Ihrem Hiring Manager aufzeigen und ihm*ihr sowie dem Team Anreize bieten, mehr Empfehlungen zu machen (sowie Jobbeschreibungen in ihren sozialen Netzwerken zu veröffentlichen – eine weitere Funktion in Greenhouse). So wurden beispielsweise im dritten Quartal 2016 5 % der von uns empfohlenen Bewerber*innen eingestellt, was einen wesentlich höheren Prozentsatz darstellt als die 0,03 % der nicht empfohlenen Bewerber*innen, die in diesem Quartal eingestellt wurden. Wenn Sie diese Datenpunkte in Ihrem Unternehmen kommunizieren, kann es dazu beitragen, dass mehr Kandidat*innen empfohlen werden.

Schlussfolgerung

Man kann die Bedeutung von Daten bei der Personalbeschaffung nicht leugnen! Das Tracking von KPIs, um die Wirksamkeit Ihres Personalbeschaffungsprozesses zu messen, ist von unschätzbarem Wert. Ich hoffe, dass Sie durch die Lektüre dieser praktischen und leicht zu generierenden Berichte ein besseres Gefühl dafür bekommen konnten, wie Sie Daten tagtäglich verwenden können, um Ihre Hiring Manager informiert und involviert zu halten.

Unabhängig davon, ob Sie Greenhouse, ein anderes ATS oder gar kein Tool verwenden: Es geht um Kennzahlen, die Sie nutzen können, um wertvolle Einblicke in Ihren Personalbeschaffungs-Workflow zu erhalten. Die wichtigste Erkenntnis ist, dass eine erhöhte Transparenz Ihrer Bemühungen als Personalvermittler*in zu mehr Akzeptanz und Vertrauen bei Ihren Hiring Managern führt, wodurch Sie langfristig zu einem erfolgreicheren, strategischer Partner werden.