Wir verbringen viel Zeit damit, über die Beziehung zwischen Personalvermittler*innen und Hiring Manager*innen nachzudenken – wenn sie auf derselben Seite stehen, führt das zu einer besseren Erfahrung und einem besseren Ergebnis für alle, und wenn sie es nicht sind …nun ja, das kann zu großen Spannungen und Ineffizienz führen. Aber es gibt noch eine andere Beziehung bei Personalvermittler*innenn, über die ich heute sprechen möchte: die zwischen Personalvermittler*innen und dem Personalbeschaffungsbetrieb bzw. dem Managementteam.

Wenn Sie in einem größeren Unternehmen arbeiten, haben Sie vielleicht ein spezielles Personalbeschaffungsteam, aber wenn nicht, hat Ihr Managementteam wahrscheinlich eine ähnliche Funktion – es versucht, Trends im gesamten Unternehmen zu verstehen und sicherzustellen, dass alle auf dem richtigen Weg sind.

Das ist alles schön und gut, aber manchmal gibt es Probleme, weil Personalvermittler*innen und Betrieb/Management offenbar nicht miteinander auskommen können. Die Personalvermittler*innen sehen sich die Liste der zu besetzenden Jobs an und stellen fest, dass jeder Job anders ist, während Betrieb/Management versuchen, Daten aus dem gesamten Unternehmen zu sammeln und auszuwerten.

Personalvermittler*innen benötigen Flexibilität, während das Betriebsteam Beständigkeit benötigt. Wie können Sie diese widersprüchlichen Prioritäten in Einklang bringen? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden! Ich biete eine Lösung an, die Sie sicher interessieren wird.

Identifizierung des Problems

Beginnen wir damit, das Problem etwas genauer zu betrachten, indem wir uns überlegen, was für Personalvermittler*innen und was für den Betrieb/Management wichtig ist.

Wenn Personalvermittler*innen einen Job auf individueller Ebene betrachten, sehen sie, dass jede Stelle einzigartig ist und einen maßgeschneiderten Prozess erfordert. Für eine Stelle sind vielleicht drei persönliche Vorstellungsgespräche erforderlich, für eine andere vielleicht zwei technische Beurteilungen. Für einige Stellen sind Video-Vorstellungsgespräche vorgesehen, für andere nicht. Aus der Sicht der*des Personalvermittler*in ist also Flexibilität das oberste Gebot, damit sie*er das Vorstellungsgespräch so führen kann, wie sie*er (und die Hiring Manager*innen) es wollen.

Auf der anderen Seite betrachtet das Betriebs-/Managementteam den Gesamtprozess. Sie versuchen festzustellen, ob sich die Bewerber*innen auf einer höheren Ebene effizient durch den Prozess bewegen. Ihr Ziel ist es, Engpässe zu identifizieren und zu beseitigen. Das Betriebsteam möchte Fragen beantworten wie: Wie viele Personen haben die App-Prüfung bestanden? Wie viel Prozent der Bewerber*innen aus diesem Stellenportal erreichten das Vorstellungsgespräch? Dies sind scheinbar einfache Fragen, aber wenn Sie heterogene Pipelines haben, werden sie schwierig zu beantworten sein.

Hier finden Sie ein Beispiel für einen Pipeline-Bericht für eine einzelne Stelle. Wie Sie sehen können, ist es ziemlich einfach, die verschiedenen Phasen zu betrachten und zu sehen, wie die Bewerber*innen sie durchlaufen.

Wenn Sie jedoch versuchen, einen Bericht für mehrere Jobs zu erstellen, ist der Bericht nicht mehr so einfach zu verstehen.

Hier ist ein Beispiel dafür, wovon ich spreche. Beachten Sie, wie viele Stufen in der linken Spalte aufgeführt sind.

Es gibt so viele Phasen, weil jede Stelle unterschiedlich aufgebaut ist. Einige haben zwei interviews, einige haben Testprojekte, und einige nicht. Daher ist es schwierig, aus diesem Bericht allgemeine Schlussfolgerungen zu ziehen, abgesehen davon, dass er Informationen enthält, die nicht auf jede Position zutreffen.

Obwohl Personalvermittler und Betrieb unterschiedliche Prioritäten haben, wollen sie letztlich dasselbe Ziel erreichen: hervorragende Mitarbeiter*innen für ihr Unternehmen zu finden. Das Problem besteht also darin, einen Weg zu finden, um all die individuellen Schritte, die ein*e Personalvermittler*in für einzelne Jobs erstellen kann, in Datenpunkte umzuwandeln, die für das Betriebsteam nützlich sind.

Das Greenhouse-Produkt ist für Personalvermittler*innen äußerst anpassungsfähig – sie haben die Möglichkeit, es für jeden einzelnen Job anzupassen. Sie können problemlos Stufen ändern, neue Namen hinzufügen, Tests zum Mitnehmen hinzufügen usw. Das bedeutet, dass manche Personalvermittler*innen Stellen mit 3 Phasen haben und andere mit 15.

Aber wie Sie sich vorstellen können, bekommen wir manchmal Beschwerden vom Personalbeschaffungsteam, dass die Pipeline-Berichte nutzlos sind. Sie können die individuelle Pipeline der einzelnen Personalvermittler*innen nicht auf eine Weise abgleichen, die für das Verständnis des Gesamtbildes besonders nützlich ist.

Warum „Meilensteine“ die Lösung sind

Diejenigen von Ihnen, die Greenhouse verwenden, haben Glück. Innerhalb unserer Plattform ermöglichen Ihnen „Milestones“ die Beibehaltung der Flexibilität und bieten gleichzeitig eine optimierte Berichterstattung.

Jede Pipeline in Greenhouse – unabhängig von der Stelle – hat jetzt fünf Meilensteine. Diese fünf Phasen gelten für alle Bewerber*innen:

1. Bewerbung: ermöglicht es Ihnen, die Anzahl der Personen zu bewerten, die sich für eine bestimmte Stelle beworben haben
2. Bewertung: bedeutet, dass die*der Bewerber*in die Phase der Bewerbungsprüfung durchlaufen hat
3. Gespräch: das Vorstellungsgespräch vor Ort
4. Angebot
5. Einstellung

Um einen Pipeline-Bericht nach Meilensteinen zu sehen, klicken Sie einfach auf „Meilenstein“ in der oberen rechten Ecke der Seite.

Sie sehen, dass die Spalte auf der linken Seite viel kürzer ist. Dies ermöglicht der*dem Betrachter*in einen schnellen Überblick über die Entwicklung der Pipeline.

Wenn Sie als Personalvermittler*in dennoch die individuellen Phasen Ihrer offenen Stellen überprüfen möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf die „Phasen“-Ansicht zurückklicken.

Behalten Sie den Überblick über die Gespräche mit dem Bericht Interviewaktivitäten

Eine weitere Dimension von Meilensteinen können Sie mit dem Bericht Interviewaktivitäten (siehe unten) abrufen. Dadurch erhalten Sie die Art der Übersicht, die das operative Team und das Management sehen möchten. So können Sie beispielsweise auf einen Blick feststellen, wie viele Bewerber*innen in der vergangenen Woche den Meilenstein persönliches Gespräch erreicht haben, wie viele Bewerber*innen abgelehnt wurden oder wie viele Berichtsbögen eingereicht wurden.

Schlussfolgerung

Der Meilenstein-Ansatz bietet das Beste aus beiden Welten: Er ermöglicht es Ihnen, die Flexibilität innerhalb Ihres Unternehmens beizubehalten, um verschiedene Stufen auf der Ebene der einzelnen Aufgaben zu entwickeln, aber wenn Sie Trends im gesamten Unternehmen erkennen oder einen Gesamtüberblick erhalten möchten, können Sie einfach Berichte nach Meilensteinen überprüfen, um einen sauberen Datensatz zu erhalten.

Ich glaube, dass dieser Ansatz der Schlüssel ist, um einige der Spannungen zwischen Personalvermittler*innen und Betrieb auszugleichen. Probieren Sie es aus und lassen Sie mich wissen, was Sie davon halten! Teilen Sie uns in den Kommentaren oder über Twitter Ihr Feedback zu den Meilensteinen mit.

Wenn Sie mehr von den Vordenkern des Greenhouse-Führungsteams erfahren möchten, sollten Sie unseren wöchentlichen Newsletter, The Modern Recruiter, abonnieren.