GESUCHT: Multitasking-Fachleute für Personalangelegenheiten mit einer Vorliebe für Prozesse und der Leidenschaft, neue Mitarbeiter*innen herzlich willkommen zu heißen.

Hauptverantwortlichkeiten: Erledigung sämtlicher rechtlicher, steuerlicher und gehaltsbezogener Formalitäten, Bereitstellung von Informationen über das Unternehmen und Planung von Orientierungsprogrammen und -aktivitäten für neue Mitarbeiter*innen.

Das Problem

In den ersten sechs Monaten einer*eines Mitarbeiter*in besteht die größte Gefahr, dass sie*er das Unternehmen verlässt. Tatsächlich treffen 90 % der Mitarbeiter*innen in dieser Zeit die Entscheidung, ob sie langfristig im Unternehmen bleiben werden. Sie kommen frisch von der Jobsuche und zweifeln möglicherweise an ihrer Entscheidung, ihre vorherige Stelle zu verlassen oder sich für ein Unternehmen zu entscheiden, anstatt ein anderes konkurrierendes Angebot anzunehmen. Wenn sie sich in ihrem neuen Unternehmen nicht willkommen und unterstützt fühlen, entscheiden sie sich vielleicht einfach zu gehen.

Bietet ein Unternehmen hingegen ein durchdachtes und umfassendes Programm für die Einführung von neuen Mitarbeiter*innen an, kann es die Zeit bis zur Produktivität verkürzen, die Mitarbeiterbindung erhöhen und die Mitarbeiter*in-Erfahrung verbessern.

Die Lösung

Die neuen Personalteams sind der Ansicht, dass ihre Arbeit an dem Tag beginnt, an dem ein*e Bewerber*in ein Angebot unterschreibt, und bis zu dem Moment andauert, an dem sie*er ihre*seine Kündigung einreicht – und ihr Ziel ist es, die Zeitspanne zwischen diesen beiden Ereignissen zu verlängern.

Die*der Onboarding-Manager*in hat die Aufgabe, einen reibungslosen Übergang von Bewerber*in zu Mitarbeiter*in zu gewährleisten. Je nach Größe des Teams und den Anforderungen des Unternehmens kann ein Personalbetriebsteam eine*n eigene*n Onboarding-Manager*in haben, oder diese Aufgaben können einer*einem Personalbetriebs-Spezialist*in, Personalbetriebs-Manager*in, Direktor*in für Personalbetrieb oder Büromanager*in übertragen werden.

Onboarding-Manager*innen kümmern sich um alle Prozesse und Formalitäten, mit denen neue Mitarbeiter*innen auf ihren neuen Job vorbereitet werden. Sie stellen aber auch Programme und Ressourcen zur Verfügung, mit denen neue Mitarbeiter*innen ihr Unternehmen und ihre Kolleg*innen kennenlernen können.

Die Möglichkeiten für Initiativen für die Einführung von neuen Mitarbeiter*innen sind grenzenlos, aber hier sind ein paar Dinge, die ein*e Onboarding-Manager*in organisieren könnte:

• Zusammenstellen und Versenden von Werbegeschenken an neue Mitarbeiter*innen vor ihrem ersten Arbeitstag

• Bestellung und/oder Organisation eines speziellen Mittags, für eine Klasse von neuen Mitarbeiter*innen und deren Teams

• Einrichtung und Betreuung eines Ansprechpartner-Programms, das neue Mitarbeiter*innen mit erfahreneren Mitarbeiter*innen zusammenbringt

• Planung laufender Sitzungen mit Abteilungsleiter*innen oder wichtigen Stakeholdern, damit neue Mitarbeiter*innen einen Überblick über alle Teams und Abteilungen des Unternehmens erhalten

• Versendung einer Befragung zur Einführung von neuen Mitarbeiter*innen, Überwachung der Ergebnisse und entsprechende Anpassung des Programms zur Einführung von neuen Mitarbeiter*innen

Die*der Onboarding-Manager*in (oder ein anderes Mitglied des Personalbetriebsteams, das für die Einführung von neuen Mitarbeiter*innen zuständig ist) hat eine gewaltige Aufgabe: Sie*er muss alle neu eingestellten Mitarbeiter*innen auf den Erfolg im Unternehmen vorbereiten. Sie müssen wenigstens Leute aus verschiedenen Teams (IT, Verwaltung, Gehaltsabrechnung usw.) zusammenbringen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter*innen alles haben, was sie brauchen, um schnell starten zu können – sei es ihre E-Mail-Adresse und ihr Laptop oder der einfache Zugriff auf wichtige Dokumente und Verzeichnisse.

Ihre Aufgabe ist es aber auch, dafür zu sorgen, dass sich neue Mitarbeiter*innen in ihrer neuen Arbeitsumgebung wohlfühlen, in die Unternehmenskultur integriert sind und von ihren Kolleg*innen geschätzt werden. Dies ist keine Aufgabe für eine einzelne Person, sondern erfordert die Beteiligung des gesamten Unternehmens. Ein*e effektive*r Onboarding-Manager*in findet genau die richtige Balance zwischen der Verwaltung einer nicht enden wollenden Aufgabenliste und dem Nachdenken über Möglichkeiten zur Verbesserung der Mitarbeiter*in-Erfahrung mit Weitblick.