Als Personalvermittler*in ist Talentbeschaffung wohl eine der wichtigsten Aktivitäten, die Sie unternehmen, insbesondere, wenn Sie für ein neueres Unternehmen ohne etablierte Arbeitgebermarke arbeiten. Es gibt einige Gründe, warum per Beschaffung kontaktierte Bewerber*innen in Vorstellungsgesprächen in der Regel bessere Leistungen erbringen als Direktbewerber*innen:

1) Die besten Stellenbewerber*innen sind oft bereits beschäftigt und fallen in den Pool der Personen, die beschafft werden müssen, und 2) Beschaffung bedeutet, dass Sie eine Vorauswahl der potenziellen Bewerber*innen vornehmen, um sicherzustellen, dass sie einen idealen Satz von Qualifikationen bieten. Darüber hinaus ermöglicht Beschaffung das Priorisieren von Diversity und Inklusion und Sie können bewusst aus Talent-Pools mit vielfältigen Hintergründen schöpfen.

Aber woher wissen Sie, ob sich Ihre Talentbeschaffungs-Bemühungen auszahlen? Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um dies zu messen. Wir sprachen mit Greenhouse Senior Recruiter Ariana Moon, um zu erfahren, wie das Greenhouse Recruiting-Team Daten und Analysen nutzt, um den Erfolg seiner Beschaffungsbemühungen zu messen

.In diesem Beitrag teilen wir einige der Datenpunkte, die Sie erheben sollten, sowie einige spezifische Berichte, die Sie in Greenhouse abrufen können. Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Daten in Ihre Personalbeschaffungs-Bemühungen insgesamt integriert werden können? Sehen Sie sich den ersten Beitrag dieser Serie an, „Was haben Daten damit zu tun? Messen der Personalbeschaffungs-Leistung in Echtzeit.“

Was sollten Sie in puncto Talentbeschaffung messen?

Ariana merkt an, dass sich der Einstellungsprozess je nach Rolle signifikant unterscheiden kann. Daher sollten Sie Ihre Beschaffungsbemühungen bei den unterschiedlichen Stellen messen. Hier einige wichtige Datenpunkte, die Sie für jede Rolle erheben sollten:

• Antwortquote

Eine der offensichtlichsten und aussagekräftigsten Kennzahlen ist die Antwortquote oder der Prozentsatz der Personen, die auf Ihre Outreach-Bemühungen reagieren.

Dies variiert je nach Rolle. Ariana teilt mit, dass das Recruiting-Team bei Greenhouse bei seinen anfänglichen Beschaffungs-E-Mails eine durchschnittliche Antwortquote von 30 bis 50 % erwartet.

Allerdings sind nicht alle Personen, die antworten, bereit, potenzielle Bewerber*innen zu werden. Aber nur weil etwas heute nicht klappt bedeutet das nicht, dass es morgen genauso ist! Es lohnt sich immer, auf das Ergebnis Ihres Messagings zu achten und für zukünftige Stellen Beziehungen mit potenziellen Kandidat*innen aufzubauen. Fügen Sie diese responsiven potenziellen Kandidat*innen Ihren Talent-Pools hinzu. Auf diese Weise können Sie sich leichter wieder mit ihnen in Verbindung setzen, wenn Ihre Einstellungsanforderungen besser mit den Anforderungen der potenziellen Kandidat*innen ausgerichtet sind. Darüber hinaus gilt: Hat ein*e potenzielle*r Kandidat*in eine positive Interaktion mit Ihnen, egal ob er*sie an Ihren offenen Rollen interessiert ist, besteht eine gute Chance, dass er*sie Kolleg*innen aus seinen*ihren eigenen Netzwerken empfehlen könnte, die evtl. gut zu Ihrem Unternehmen passen. So fand Ariana den ersten Sales Engineer bei Greenhouse, eine der am schwierigsten zu besetzenden Rollen in unserem Vertriebsteam.

• Bewerber*innen-Conversion Rate

Ein weiterer wichtiger zu verfolgender Datenpunkt ist die Bewerber*innen-Conversion Rate, also wie viele potenzielle Kandidat*innen letztendlich Bewerber*innen werden. Wir berücksichtigen den Conversion-Punkt von potenzielle*n Kandidat*innen zu Bewerber*innen in dem Moment, in dem ein*e potenzielle*r Kandidat*in zustimmt, mit einem*einer Personalvermittler*in für ein erstes Screening zu telefonieren.

Hier bei Greenhouse streben wir eine Conversion Rate von 15 bis 20 % an (natürlich gilt: je höher, desto besser!). Wenn wir feststellen, dass die Conversion Rate signifikant niedriger ist als diese Zahl, passen wir unsere Strategien entsprechend an.

Einige Lektionen aus der Messung der Antwortquoten und Conversion Rates

Basierend auf jahrelanger Beschaffungstätigkeit und Messung von Antwortquoten und Conversion Rates teilt Ariana einige Beobachtungen dazu, was in puncto Outreach am besten funktioniert. Hier einige ihrer Tipps.

• So viel wie möglich personalisieren.

„Für mich ist Personalisierung der wichtigste Aspekt einer Beschaffungs-E-Mail“, so Ariana. „Ich möchte, dass es für die potenzielle*n Kandidat*innen sofort ersichtlich ist, dass diese E-Mail nur für sie bestimmt ist. Wer mag schon das Gefühl, eine*r von 100 zu sein, die mit der gleichen Botschaft bombardiert werden?“

Einige Empfehlungen zur Personalisierung bestehen darin, die aktuellen/vergangenen Rollen von potenziellen Kandidat*innen zu nennen, Unternehmen, bei denen sie bereits gearbeitet haben oder gar professionelle Inhalte, die sie in den sozialen Medien veröffentlicht haben. Eine weitere Taktik besteht darin, alles hervorzuheben, das Sie mit der*dem potenziellen Kandidat*in gemeinsam haben – vielleicht waren Sie an der gleichen Uni und können eine menschliche Verbindung herstellen oder vielleicht haben Sie beide das gleiche Hobby wie Reisen oder Klettern.

• Fassen Sie sich kurz.

Das ist besonders wichtig, wenn Sie sich an Führungskräfte wenden und für leitende Rollen Beschaffung betreiben. Die meisten Menschen schätzen E-Mails, die durchdacht und kurz sind und schnell auf den Punkt kommen.

• Betreffzeilen sind von kritischer Bedeutung.

Lernen Sie von Vermarktern und überlegen Sie, wie Sie eine Betreffzeile erstellen, die Aufmerksamkeit erregt. Ihre E-Mail kann eine von Dutzenden sein, die ein*e potenzielle*r Kandidat*in an einem bestimmten Tag erhält. Überlegen Sie daher, wie Sie sich von der Masse abheben. Auch hier ist Personalisierung sehr empfehlenswert.

• Leisten Sie die schwere Vorarbeit.

Machen Sie es potenziellen Kandidat*innen so einfach wie möglich, mehr über Ihr Unternehmen zu erfahren, indem Sie relevante Links und Materialien anfügen. Ariane schließt gern dieses Video ein, das Glassdoor aufnahm, als Greenhouse zum besten Arbeitsplatz gekürt wurde, um potenziellen Kandidat*innen Einblicke in die Unternehmenskultur bei Greenhouse zu gewähren.

• Experimentieren Sie mit verschiedenen Tools.

Es gibt eine ganze Reihe von Tools, mit denen Sie Erkenntnisse gewinnen können, ob Ihre Outreach-E-Mails geöffnet und ob Links, die Sie teilen, angeklickt werden. Experimentieren Sie mit Tools dieser Art und nutzen Sie die daraus gewonnenen Erkenntnisse, um Ihre Nachfass-Botschaft speziell anzupassen. Vielleicht haben Sie festgestellt, dass ein*e potenzielle*r Kandidat*in eine E-Mail, die Sie an ihre*seine Privatadresse geschickt haben, nicht einmal geöffnet hat. Es besteht die Wahrscheinlichkeit, dass die Privatadresse veraltet ist. Die Messaging-Funktion eines anderen Mediums wie z. B. LinkedIn InMail könnte evtl. eher zu einer Antwort führen. Messen, bewerten, iterieren und probieren Sie neue Taktiken aus.

• Verfolgen Sie einen Konversationsansatz.

Ariana empfiehlt, dass Sie in Ihren E-Mails einen Konversationston verwenden. Beschaffungs-E-Mails voller Formalitäten und Fachjargon können leicht eine negative Reaktion auslösen, insbesondere wenn potenzielle Kandidat*innen dann davon ausgehen, dass das Unternehmen auf diese Weise kommuniziert. Ein weiterer Tipp besteht darin, nicht vorauszusetzen, dass ein*e potenzielle*r potenzielle*r Kandidat*in mit Ihnen sprechen möchte. Anstatt einer E-Mail mit „Ich habe diese Woche um X Uhr Zeit für ein Gespräch“, was drängend und anmaßend wirken könnte, empfiehlt Ariana Formulierungen wie „Bitte sagen Sie mir doch Bescheid, wenn Sie interessiert sind.“

Welche Berichte können Sie in Greenhouse CRM integrieren?

Die von Ihnen in Greenhouse CRM erfassten Daten können Ihnen auch helfen, die Ergebnisse Ihrer Beschaffungsbemühungen besser zu verstehen. Hier sind drei praktische Berichte.

• Prospect Pool Activity

Egal, ob Sie das Glück haben, ein Talent-CRM zu haben, oder auf Excel angewiesen sind: Sie können potenzielle Kandidat*innen in „Pools“ organisieren, je nachdem, woher sie stammen, wie Cold Outreach, dem Absolventen-Netzwerk Ihres Unternehmens oder Menschen, die Sie bei spezifischen Karrieremessen oder Networking-Veranstaltungen kennengelernt haben. Der „Prospect Pool Activity“-Bericht in Greenhouse zeigt, wie viele Personen aus jedem der von Ihnen in Ihrem CRM erstellten Pools eingetreten und verblieben sind und wie viele konvertiert wurden. Damit werden Sie genauer über die Qualität und den Wert dieses Pools informiert.

• Prospect Conversion

Im „Prospect Conversion“-Bericht in Greenhouse CRM können Sie sehen, wie effektiv die potenziellen Kandidat*innen aus Ihren verschiedenen Talent-Pools nicht nur zu Bewerber*innen konvertiert werden, sondern letztendlich eingestellt werden (Ariana bespricht Talent-Pools ausführlicher in ihrem E-Book „How a Talent CRM Will Help You Win at Hiring“). Dabei handelt es sich um eine gute Momentaufnahme der Wirksamkeit jedes Ihrer Talent-Pools, um zu erwägen, wo Sie für zukünftige Einstellungen investieren sollten.

• Prospect Activity

Der „Prospect Activity“-Bericht in Greenhouse CRM zeigt Ihnen, wer in Ihrem Unternehmen die meisten potenziellen Kandidat*innen einreicht und sie zu den meisten Bewerber*innen und Einstellungen konvertiert. Auf der Personalbeschaffungs-Teamebene erhalten Sie damit einen schnellen Einblick in die Aktivitäten Ihrer Personalvermittler*innen und Indikatoren, wer bei der Beschaffung am effektivsten ist. Auf Unternehmensebene werden Beschaffungsaktivitäten außerhalb Ihres Personalbeschaffungsteams hervorgehoben, was nützliches Verhalten ist, das Sie möglicherweise bekanntmachen und fördern sollten.

Schlussfolgerung: Engere Annäherung an datenbestimmte Beschaffung

Wie bereits erwähnt, ist Beschaffung ein kritischer Bestandteil der Personalbeschaffung. Wenn Sie die hier genannten Kennzahlen verfolgen, können Sie die Früchte Ihrer Bemühungen messen. Bitte beachten Sie, dass alle Rollen unterschiedlich sind – selbst die gleiche Rolle, die zu einem anderen Zeitpunkt offen ist – weil der Talentmarkt sich möglicherweise geändert hat. Daher ist es immer empfehlenswert, Ihre Kennzahlen erneut unter die Lupe zu nehmen und ggf. Anpassungen vorzunehmen.

Beginnen Sie so bald wie möglich mit der Messung, legen Sie Benchmarks für Ihr Unternehmen und die Rollen fest, und suchen Sie nach Möglichkeiten, um auf der Grundlage einiger unserer Vorschläge Verbesserungen zu erzielen.

Haben Sie weitere Tipps zur Einbindung von Daten in Ihre Beschaffungs-Bemühungen? Nutzen Sie unseren Kommentarbereich und lassen Sie unsere Leser*innen an Ihren Erfahrungen und Erkenntnissen teilhaben!

Sie möchten sich detaillierter mit dem Management von Talent-Pools beschäftigen? Laden Sie das E-Book „How a Talent CRM Will Help You Win at Hiring“ herunter.