Wir alle wissen, dass das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen eine große Sache ist… Oder? Wenn Sie das nicht glauben, sollten Sie sich diesen Blogbeitrag ansehen, in dem wir einige Statistiken zu den wichtigsten Vorteilen einer Investition in die ersten 90 Tage Ihrer neuen Mitarbeiter*innen in Ihrem Unternehmen vorstellen.

Wenn Sie jedoch bereits davon überzeugt sind, dass Onboarding wichtig ist, sollten Sie als Nächstes planen, wie Ihr Onboarding-Programm aussehen soll.

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Eine wichtige Frage, die Sie sich bei der Gestaltung Ihres Onboarding-Programms stellen sollten, ist: Wer soll für das Onboarding-Programm in Ihrem Unternehmen verantwortlich sein?

Wenn Sie denken, dass die Antwort auf der Hand liegt, dann lesen Sie weiter – Sie werden vielleicht überrascht sein, was folgt!

In diesem Beitrag werden wir die verschiedenen Parteien untersuchen, die am Onboarding neuer Mitarbeiter*innen beteiligt sein sollten.

Die üblichen Verdächtigen: HR/Personalabteilung

Sie wussten, dass wir das sagen würden, nicht wahr? Natürlich sollte das HR/People Ops Team an dem Onboarding von neuen Mitarbeiter*innen beteiligt sein. Dieses Team wird höchstwahrscheinlich das gesamte Programm überwachen, alle beweglichen Teile und den Papierkram koordinieren und den Großteil der Sitzungen planen.

Wir sind jedoch der Meinung, dass die Verantwortung für das Onboarding nicht allein auf den Schultern Ihres Personalteams liegen sollte. Kommen wir nun zu den anderen Akteuren.

Der Coach: die*der Hiring Manager*in

Einer der wichtigsten Aspekte des Onboarding ist die Vorbereitung der*des neuen Mitarbeiter*in auf ihre*seine neue Aufgabe, und die beste Person dafür ist die*der Manager*in der*des neuen Mitarbeiter*in. Das ist nicht nur unsere persönliche Überzeugung hier bei Greenhouse. Eine BambooHR-Studie ergab, dass 33 % der neu eingestellten Mitarbeiter*innen der Meinung sind, dass ihr*e Manager*in den größten Einfluss auf die Effektivität ihres Onboardings hat.

Und Hallie Pierson, ehemalige Director of Human Resources, Talent Operations & Rewards bei Constant Contact, skizziert einige der wichtigsten Möglichkeiten, wie ein*e direkte*r Manager*in in das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen eingebunden werden sollte:

• Anwesenheit und Verfügbarkeit in den ersten 30 Tagen der Beschäftigung der*des neuen Mitarbeiter*in.

• Vermittlung eines klaren Verständnisses der Unternehmensziele, der Erfolgskennzahlen und der Rolle der*des neuen Mitarbeiter*in innerhalb des Unternehmens.

• Sicherstellen, dass Ihr*e neue*r Mitarbeiter*in die Sprache, Normen und Kultur des Unternehmens versteht.

• Aufbau schneller Beziehungen durch Zuhören und Feedback.

• Coaching und Mentoring auf individualisierter Ebene vom ersten Tag an, um zu zeigen, wie Ihr*e neue Mitarbeiter*in ihre*seine Karriere weiterentwickeln kann.

• Und schließlich die Nutzung von Technologie und Hilfsmitteln zur Bewältigung der täglichen Aufgaben, die mit der Übernahme einer neuen Rolle verbunden sind.

Die*der Verbündete: die*der Ansprechpartner*in im Unternehmen

Jeder*jedem neuen Mitarbeiter*in einen Ansprechpartner zuzuweisen, kann das Knüpfen von Kontakten erleichtern und Fragen klären, die neue Mitarbeiter*innen vielleicht nur ungern mit ihrer*ihrem Manager*in besprechen, z. B. wann sie ihre Mittagspause machen oder wie lange sie jeden Tag bleiben sollen. Und wenn möglich, sollte diese*r Ansprechpartner*in aus einer anderen Abteilung kommen, um die unternehmensübergreifende Kommunikation zu fördern.

Im Folgenden finden Sie einige weitere Tipps für die Einrichtung eines Ansprechpartner-Systems:

• Machen Sie das Ansprechpartner-System zu einer freiwilligen Initiative für die derzeitigen Mitarbeiter*innen. Lassen Sie die Leute entscheiden, ob sie sich beteiligen wollen.

• Legen Sie fest, wie lange ein*e Mitarbeiter*in mindestens in Ihrem Unternehmen gearbeitet haben sollte, bevor sie*er Ansprechpartner*in werden kann, damit sie*er die Gegebenheiten vor Ort kennt.

• Versuchen Sie, neue Mitarbeiter*innen mit Ansprechpartner*innen aus anderen Abteilungen zusammenzubringen, um ihnen einen umfassenden Überblick über Ihr Unternehmen und einen Einblick in die Arbeitsweise verschiedener Abteilungen zu geben.

• Übertragen Sie der*dem Ansprechpartner*in soziale Aufgaben, z. B. die Einführung der*des neuen Mitarbeiter*in in das übrige Team, die Einladung zum Mittagessen und die Beantwortung aller Fragen. Sie können Ihre Ansprechpartner*innen auch bitten, mit den neuen Mitarbeiter*innen einen Rundgang durch das Büro oder die Nachbarschaft zu machen.

Denkanstoß: Die verschiedenen Ebenen des Onboarding

Bisher haben wir uns mit den einzelnen Rollen im Unternehmen befasst, aber es könnte nützlich sein, einen Schritt zurückzutreten und zu überlegen, wie die Mitarbeiter*innen die verschiedenen Ebenen des Onboarding erleben. Das ist besonders nützlich, wenn Sie in einem größeren Unternehmen mit mehreren Büros arbeiten.

Dr. John Sullivan, Professor für Management an der SF State und Autor von The Onboarding & Orientation Toolkit, skizziert fünf organisatorische Ebenen des Onboarding:

1. Unternehmensebene

Erfasst die Leistungsanmeldungen und unternehmensweite Werte.

2. Standortebene

Erfasst Informationen und Fragen in Bezug auf das Land/die Region und das Werk/die Einrichtung, in dem/der die neue Person arbeiten wird.

3. Abteilungsebene

Erfasst die Abteilung, in der die*der neue Mitarbeiter*in eingestellt wird.

4. Team-/Arbeitsplatzebene

Erfasst das Arbeitsteam und den Arbeitsplatz der Person.

5. Individuelle Ebene

Erfasst Dinge auf Teamebene, die sich auf die einzigartigen und vielfältigen Bedürfnisse dieser Person beziehen.

Je nach Größe Ihres Unternehmens treffen einige dieser Stufen vielleicht nicht zu, aber es ist sinnvoll, über die verschiedenen Möglichkeiten nachzudenken, wie Sie neue Mitarbeiter*innen unterstützen können – und über alle Personen und Abteilungen, die an dem Onboarding beteiligt sein müssen!

Abschließende Überlegungen

Jetzt wissen Sie, dass die Antwort auf die Frage „Wer ist für das Onboarding zuständig?“ viel komplizierter ist, als es auf den ersten Blick scheint! Es bedarf wirklich des Engagements des gesamten Unternehmens, um neuen Mitarbeiter*innen dabei zu helfen, sich mit allen erforderlichen Papieren und Ausrüstungen auszustatten, sich im sozialen Umfeld Ihres Unternehmens wohl zu fühlen und die Ziele und Aufgaben ihrer Stelle in Angriff zu nehmen. Die besten Onboarding-Programme berücksichtigen, wie verschiedene Mitglieder des Unternehmens am besten geeignet sind, diese Aufgaben zu übernehmen. Denken Sie daran – die alleinige Verantwortung sollte nicht beim Personalteam liegen!

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