Ob Sie nun selbst Personalvermittler*in sind oder Ingenieur*in, der*die an der Einstellung beteiligt ist: Sie haben wahrscheinlich schon von den folgenden beiden Personalbeschaffungs-Kennzahlen gehört: Time to Hire (also Zeit bis zur Einstellung) und Cost per Hire (Kosten pro Einstellung). Dabei handelt es sich wirklich um die beiden Kennzahlen, die jedes Personalbeschaffungs-Team, das etwas auf sich hält, verfolgt. Time to Hire ist wichtig, weil Sie damit planen können: Wenn die Besetzung einer bestimmten Rolle historisch drei Monate gedauert hat, werden Sie sich anders verhalten, wenn Sie eine Stelle wieder neu besetzen müssen, als wenn das nur zwei Wochen dauert. Traditionell waren Cost per Hire ebenfalls ein Planungs-Tool: Wenn Sie Personalbeschaffungs-Budgets für das nächste Jahr festlegen und eine bestimmte Personalzahl im Auge haben, ist es sehr hilfreich, wenn Sie sehen können, was letztes Jahr für die Personalbeschaffung ausgegeben wurde.

Bei den Kosten pro Einstellung, Cost per Hire (oder kurz CPH), gibt es aber ein Problem. CPH werden in der Regel über ALLE Ihre Einstellungsmöglichkeiten hinweg kombiniert und sind nur auf die Personalbeschaffungsausgaben beschränkt. Wenn die ganzheitlichen CPH berechnet und nur auf die Ausgaben des Personalbeschaffungs-Teams reduziert werden, werden Probleme mit Ihrem Trichter verdeckt und die Qualität all Ihrer Bewerber*innen-Quellen kann nicht verglichen werden. Und was am schwersten wiegt: Dabei wird wohl das Wichstigste überhaupt übersehen – wie viel Zeit Ihr Team tatsächlich für die Einstellung aufwendet. Bei weiterer Betrachtung fällt auf, dass insbesondere die Engineering-Zeit, die zwar eine der teuersten Ressourcen darstellt, in der Regel nicht in die Gesamtkosten pro Einstellung aufgenommen wird. Stattdessen wird sie als Teil der allgemeinen Geschäftskosten verbucht. Der Widerspruch dabei besteht darin, dass bei einem typischen Vorstellungsgesprächs-Prozess der Anruf der*s Personalvermittler*in am Anfang des Prozesses steht, um Engineering-Zeit zu sparen. Wenn wir aber die Engineering-Zeit nicht messen und quantifizieren, können wir auch nichts sparen!

Das Twitterverse (meine Follower sind zu 50/50 Ingenieur*innen und Personalvermittler*innen) scheint dem zuzustimmen. Hier sind die Ergebnisse (und einige dazugehörige Kommentare) einer Umfrage, die ich zu diesem Thema durchgeführt habe:

Und trotzdem machen das die meisten von uns nicht. Warum? Liegt es daran, dass die Dinge nicht gemessen werden, die Personalvermittler*innen am Herzen liegen? Oder dass es so schwierig ist? Oder liegt es daran, dass wir nichts ändern können, warum also der Liebesmüh? Schließlich müssen Ingenieur*innen Vorstellungsgespräche führen, sowohl Telefon-Screenings als auch vor Ort, und wir versuchen bereits, sie so stark wie möglich abzuschirmen, indem Bewerber*innen mit Personalvermittler*innen sprechen oder zunächst Programmierprobleme lösen müssen. Was können wir sonst noch tun?

Wenn Sie direkt erfahren möchten, wie Sie bessere, inklusivere CPH berechnen, können Sie direkt zu unserer praktischen Kalkulationstabelle springen. Ansonsten lesen Sie weiter!

Ich habe sowohl als Ingenieurin als auch als Personalvermittlerin gearbeitet, bevor ich interviewing.io gründete. Daher habe ich den Vorteil, die Grenzen der CPH-Messung aus beiden Perspektiven betrachtet zu haben. Daher schlage ich in diesem Beitrag zwei Möglichkeiten vor, mit denen wir die Cost per Hire-Berechnung nützlicher machen können – indem wir die Engineering-Zeit einschließen und sie nach Bewerber*innen-Quelle aufschlüsseln – und versuchen, zu quantifizieren, warum genau diese Verbesserungen wirkungsvoll sind … während wir besseren Rapport zwischen Personalbeschaffung und Entwicklung schaffen (und die Beziehungen zwischen beiden können ehrlich gesagt verbesserungsbedürftig sein). Wir wollen zunächst darüber sprechen, wie die CPH in der Regel berechnet werden.

Wie werden CPH in der Regel berechnet und warum wird dabei auf die Engineering-Zeit verzichtet?

Wie bereits erwähnt, besteht der primäre Zweck der Berechnung der Cost per Hire darin, das Budget der Personalbeschaffungs-Abteilung für den nächsten Zyklus zu planen. Ausgehend davon finden Sie nachstehend die Formel zur CPH-Berechnung, die Sie auch per Google finden können:

Um Ihre CPH zu berechnen, addieren Sie alle externen und internen Kosten, die während eines Personalbeschaffungs-Zyklus entstanden sind, und teilen dies durch die Anzahl der Einstellungen.

„Extern“ bezieht sich hier auf alle Mittel, die an Dritte geflossen sind. Beispiele währen Job-Börsen, Tools (z. B. Beschaffung, Beurteilung, Ihr ATS), Agenturgebühren, Bewerber*innen-Reise- und Unterkunftskosten und Personalbeschaffungs-Veranstaltungen/Jobmessen.

„Intern“ bezieht sich auf alle Mittel, die Sie innerhalb Ihres Unternehmens ausgeben: Gehälter des Personalbeschaffungs-Teams sowie alle ausgezahlten Empfehlungsboni über den Verlauf des letzten Zyklus.

Bitte beachten Sie, dass die internen Kosten keine Engineering-Gehälter enthalten, weil die Engineering- und Personalbeschaffungs-Teams in der Regel aus verschiedenen Budgets bezahlt werden. Einstellungen sind Aufgabe der Personalbeschaffungs-Teams und es bezahlt dafür aus eigener Tasche. Und Ingenieure zahlen für ... das Engineering-Zeugs.

Problematisch daran ist, dass diese Kennzahl zwar „Cost per Hire“ lautet, aber eigentlich eher angibt, was die Personalbeschaffungs-Abteilung ausgibt, statt dem, was wirklich ingesamt ausgegeben wurde. Während die Verfolgung der Personalbeschaffungs-Ausgaben zur Budgetplanung sinnvoll ist, wird diese Kennzahl dank ihres sehr unpräzisen Namens oft für etwas herangezogen, wofür sie ironischerweise gar nicht vorgesehen war: zu ermitteln, wie viel das Unternehmen tatsächlich ausgibt, um Mitarbeiter*innen einzustellen.

Warum ist die Berücksichtigung der Engineering-Zeit wichtig?

Wie Sie oben gesehen haben, berechnen wir damit die CPH falsch, weil die Zeit oder Ressourcenausgaben außerhalb des Personalbeschaffungs-Teams nicht berücksichtigt werden (wobei die Engineering-Ausgaben den größten Kostenpunkt darstellen). Ist die Engineering-Zeit aber wirklich so wichtig?

Ja, das ist sie, und zwar aus den folgenden drei Gründen:

1. Viel mehr Engineering-Zeit als Personalbeschaffungs-Zeit fließt in Einstellungen (wie Sie in diesem Beitrag sehen werden!)
2. Engineering-Zeit ist teurer
3. Engineering-Ausgaben können je nach Kanal stark variieren

Um zu ermitteln, ob diese Aussagen wirklich stimmen, wollen wir einen typischen Einstellungs-Trichter betrachten. Für die Zwecke dieser Übung starten wir mit dem Trichter beim Personalvermittler*innen-Screening und gehen davon aus, dass die Kosten der Beschaffung von Bewerber*innen fix sind.

Die grünen Pfeile sind Conversion Rates zwischen jedem Schritt (z. B. 50 % der Personen, die Angebote erhalten, akzeptieren diese und werden eingestellt). Der kleine graue Text am unteren Rand jedes Feldes gibt an, wie lange dieser Schritt für eine*n Ingenieur*in oder Personalvermittler*in dauert (oder beide, bei einem Vor-Ort-Vorgang). Die schwarze Zahl gibt an, wie oft dies geschehen muss, um basierend auf den Conversion Rates (grüner Pfeil) letztendlich eine Einstellung vorzunehmen.

Wir wollen angesichts dessen sehen, wie viel Zeit Engineering und Personalbeschaffung aufwenden müssen, um eine Einstellung vorzunehmen, und wie viel diese Zeit kostet. Ich setze 100 US$/Stunde als angemessene Schätzung der Personalbeschaffungs-Vergütung und 150 US$/Stunde für die Engineering-Vergütung voraus.

Kostet die für die Personalbeschaffung aufgewendete Engineering-Zeit wirklich so viel?

Basierend auf dem oben genannten Trichter finden Sie hier die Aufschlüsselung der Zeit, die sowohl für Engineerung als auch Personalbeschaffung aufgewendet wird, um eine Einstellung durchzuführen. Die Angaben in Klammern neben jeder Zeile mit der aufgewendeten Zeit basieren darauf, wie lange dieser Schritt dauert, multipliziert mit der Anzahl der Male, die er stattfinden muss.

PERSONALBESCHAFFUNG – 15 Stunden insgesamt
10 Stunden Personalvermittler*innen-Screenings (20 Screenings erforderlich * 30 Min. pro Screening)
4 Stunden Vor-Ort-Vorgänge (4 Vor-Ort-Vorgänge nötig * 1 Stunde pro Vor-Ort-Vorgang)
1 Stunde Angebote (2 Angebotsanrufe nötig * 30 Min. pro Angebotsanruf)

Um eine Einstellung vorzunehmen, sind 15 Personalbeschaffungs-Stunden oder 1500 US$ erforderlich.

ENGINEERING – 40 Stunden insgesamt
16 Stunden Telefon-Screenings (16 Screenings nötig * 1 Stunde pro Screening)
24 Stunden Vor-Ort-Vorgänge (4 Vor-Ort-Vorgänge nötig * 6 Stunden pro Vor-Ort-Vorgang)

Für eine Einstellung sind das oberflächlich betrachtet insgesamt 40 Engineering-Stunden und damit 6000 US$ Engineering-Zeit, es gibt aber einen genaueren Multiplikator für die Engineering-Zeit, der für die Personalbeschaffungs-Zeit nicht gilt und den wir berücksichtigen müssen. Immer wenn Sie den primären Job einer*r Ingenieur*in unterbrechen, d. h. Programmcode Probleme zu lösen, braucht es Zeit, um neu zu fokussieren und sich wieder auf die eigentliche Aufgabe zu konzentrieren. Sind Sie Ingenieur*in, wissen Sie, wie sehr das stimmt. Falls nicht, sind Unterbrechungen wahrscheinlich etwas, über das Ihre Engineering-Bekannten wiederholt klagen ... weil sie so nervig sind und die anhaltende Produktivität so sehr beeinträchtigen. Als ich noch regelmäßig programmierte, benötigte ich nach einem Vorstellungsgespräch 15 Minuten der Betrachtung meiner IDE (oder auch des gelegentlichen Stöberns auf Hacker News oder Reddit), um mein Gehirn wieder auf die Arbeit zu konzentrieren. Und ich brauchte 15 Minuten vor einem Vorstellungsgespräch, um mir den Lebenslauf einer*eines Bewerber*in durchzulesen und darüber nachzudenken, was für Programmier- oder Designfragen ich stellen würde. Ich erwarte, dass meine Zeitfenster recht typisch sind. Das ergibt insgesamt eine halbe Stunde Vorlauf- und Nachlaufzeit für jede Vorstellungsgesprächs-Stunde.

Wenn wir diese Ramp-up- und Ramp-down-Zeit berücksichtigen, beläuft sich die Gesamtsumme für die Engineering-Zeit eher auf 9000 US-Dollar.

Letztendlich geben wir für eine Einstellung insgesamt 10.500 US-Dollar aus, Engineering verursacht dabei aber das 6-fache der Kosten der Personalbeschaffungs-Abteilung.

Warum ist es wichtig, unsere Cost per Hire nach Quelle aufzuschlüsseln?

Hoffentlich konnte ich Sie davon überzeugen, dass die für Einstellungen aufgewendete Engineering-Zeit wichtig ist und den größten Kostenfaktor darstellt. Aber wenn wir nichts daran ändern können und das nun mal Kosten der Geschäftstätigkeit sind, warum sollten wir sie dann in CPH-Berechnungen einbeziehen? Es stellt sich heraus, dass die aufgewendete Engineering-Zeit IN DER TAT ein Hebel ist, den Sie nutzen können, und ihre Auswirkungen klar werden, wenn Sie die Cost per Hire nach Bewerber*innen-Quelle betrachten.

Um das konkreter zu machen, wollen wir uns zwei Beispiele ansehen. In beiden Fällen setzen wir voraus, dass eine unserer Bewerber*innen-Quellen an einem Schritt im Trichter eine andere Conversion Rate aufweist als die Gesamtrate. Dann ändern wir die Conversion Rate auf an einem Schritt im Trichter und versuchen zu schätzen, wie sich dies finanziell auswirkt ... und berechnen dies dann. Die Ergebnisse werden Sie überraschen.

Was passiert, wenn Sie die TPS-zu-Vor-Ort-Conversions auf 50 % erhöhen?

Wie Sie im Trichter oben sehen können, beträgt eine anständige TPS-zu-Vor-Ort-Conversion Rate 25 %. Angenommen, eine Ihrer Quellen könnte dies auf 50 % verdoppeln (z. B. mithilfe von umfassendem Top-of-Funnel-Filtern). Wie wird sich dies Ihrer Meinung nach auf die Cost per Hire auswirken?

In diesem Modell wenden wir insgesamt 10 Personalbeschaffungs-Stunden (im Wert von 1000 US-Dollar) und 32 Engineering-Stunden (im Wert von 7200 US-Dollar) auf. Im Gegensatz zum ersten Beispiel zahlen wir jetzt insgesamt 8200 US-Dollar, um eine Einstellung vorzunehmen.

In diesem Fall haben Sie die Personalbeschaffungs-Zeit um 30 % reduziert und die Engineering-Zeit um 20 %, wodurch insgesamt pro Einstellung 2300 US-Dollar eingespart werden. Wenn eine Ihrer Quellen Ihnen eine solche Effizienzverbesserung ermöglicht, sollten Sie wahrscheinlich mehr Ressourcen darauf investieren. Und obwohl die Verdoppelung der Conversion vom technischen Screening zu Vor-Ort sich super anhört und Sie das evtl. bereits über Ihre Quelle wissen, ist ohne Berechnung der Cost of Hire für diesen Channel nicht intuitiv klar, wie viel Geld Sie mit einer Trichterverbesserung von Anfang bis Ende sparen können.

Was geschieht, wenn Sie Ihre Angebotsakzeptanzrate um die Hälfte reduzieren?

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass eine Ihrer Quellen sehr gut ist, die Bewerber*innen-Qualität bis hin zum Angebot zu beurteilen, diese Bewerber*innen aber aus irgendeinem Grund doppelt so schwierig abzuschließen sind. In diesem Szenario verdoppeln Sie sowohl die Engineering- als auch die Personalbeschaffungs-Zeitausgaben und zahlen letztendlich 7500 US-Dollar mehr pro Einstellung für diese Quelle (von der Sie wahrscheinlich danach Ressourcen neu zuordnen möchten).

In beiden der obigen Beispiele ist es viel schwieriger, herauszufinden, wie Sie Ihre Ausgaben optimieren können, bis Sie die CPH nach Quelle aufschlüsseln.

Wie die tatsächlichen Cost per Hire (natürlich einschließlich Engineering-Zeit!) berechnet werden können

Die übliche Methode zur Berechnung der Cost per Hire ist definitiv nützlich, um Personalbeschaffungs-Budgets festzulegen, wie wir bereits oben besprochen haben. Wenn Sie aber herausfinden möchten, wie viel Ihr ganzes Unternehmen tatsächlich für Einstellungen ausgibt, müssen Sie den teuersten Anteil berücksichtigen: die Engineering-Zeit.

Wir schlagen hierzu eine andere Kennzahl vor, die auf der Zeit basiert, die Ihr Team aufwendet, statt auf den Gesamtgehältern und Fixkosten. Wir wollen das als „Cost per Hire Prime“ oder CPH Primebezeichnen.

CPH Prime berücksichtigt nicht die Fixkosten wie Gehälter oder Veranstaltungen, die mithilfe der oben angegebenen Formel weiterhin berücksichtigt werden können ... ist aber wichtig, damit Sie ermitteln können, welche Ausgaben Sie wirklich haben, und verschiedene Kanäle vergleichen können.

Um Ihr Leben einfacher zu machen, haben wir eine praktische Kalkulationstabelle erstellt, die Sie kopieren und in der Sie Ihre Zahlen eingeben können, wie z. B.:

Wie Sie sehen können, werden die CPH Prime für Sie berechnet, wenn Sie die hervorgehobenen mit Ihren eigenen Conversion-Zahlen (und optional Ihren Stundenlöhnen, falls sich diese von unseren Schätzwerten unterscheiden) ausfüllen können.

Und weil wir ein Unternehmen sind und möchten, dass Sie Ihre Einstellungsprozesse über unsere Plattform abwickeln, haben wir die durchschnittlichen Einsparungen für Unternehmen durch unsere Plattform mit angegeben. Wir bieten zwei große Wertschöpfungsmöglichkeiten: Wir können Ihre TPS zur Vor-Ort-Conversion drastisch reduzieren – im Durchschnitt bestehen ca. 65 % unserer Bewerber*innen das technische Screening bei Unternehmen. Sie erhalten dann Angebote und akzeptieren diese mit der gleichen Quote wie in Ihrem normalen Trichter.

Abschließende Gedanken zum Bau von Brücken zwischen Engineering und Personalbeschaffung

Warum ist es also so wichtig, die Engineering-Zeit in Ihren CPH-Berechnungen zu berücksichtigen? Ich habe bereits mehrmals betont, dass es sich dabei um den größten Kostenpunkt handelt. Es gibt aber auch noch einen weiteren, edleren Grund, die Engineering-Zeit zu berücksichtigen. In meiner Karriere war ich auf beiden Seiten tätig und musste leider einen bedauerlichen, unveräußerlichen Fakt feststellen: Engineering- und Personalbeschaffungs-Teams sind einfach nicht miteinander ausgerichtet.

Ingenieur*innen haben oft Ressentiments gegenüber Personalvermittler*innen, weil diese entscheiden, wie die Engineering-Abteilung in Bezug auf Einstellungen ihre Zeit einsetzt, ohne dass ein klarer Satz von Kennzahlen oder Zielen vorhanden wäre, um diese Zeit zu schützen.

Personalvermittler*innen haben ebenfalls oft Ressentiments gegenüber Ingenieuren, die Störungen gegenüber resistent sind und nicht die nötige Zeit aufwenden möchten, um aussagekräftiges Feedback zu Bewerber*innen zu liefern, damit die Personalbeschaffungs-Abteilung besser werden und Prozessänderungen bewirken kann.

Ehrlich gesagt könnte ein Großteil der Ressentiments auf beiden Seiten durch die Integration von Personalbeschaffungs- und Engineering-Kosten auf spezifische, umsetzbare Weise, mit der die von uns beobachtete Fehlausrichtung reduziert wird, behoben werden. Personalvermittler*innen haben in Bezug auf Einstellungspraktiken in der Regel das Sagen. Es wäre toll, wenn sie die Führung übernehmen und sich an die andere Seite wenden würden, um die bei der Einstellung aufgewendete Engineering-Zeit zu berücksichtigen und letztendlich Personalbeschaffungs- und Engineering-Zeit zu einer Kennzahl zu kombinieren, die wirklich aussagekräftig ist. Die Personalbeschaffungs-Abteilung kann die erfassten Daten dann nutzen, um bessere Entscheidungen über die Verwendung der Engineering-Zeit zu treffen und viel vom Rapport und der gegenseitigen Anerkennung wiederherzustellen, die zwischen den beiden Abteilungen verloren gegangen sind.

Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Blog interviewing.io veröffentlicht.

Sie sind an Möglichkeiten interessiert, die Leistung von Bewerber*innen in technischen Vorstellungsgesprächen optimal zu verfolgen und in einer Woche vom ersten Gespräch zum Angebot zu kommen? Besuchen Sie interviewing.io/employers.