Waren Sie jemals aufgrund mangelnder Flexibilität in Ihrem Personalbeschaffungsprozess frustriert? Dann sind Sie nicht allein! Megan Weibler, Global Director of Recruiting bei IDEO, erreichte mit ihrem Bewerber-Tracking-System die Belastungsgrenze. Einige ihrer größten Schmerzpunkte waren die mangelnde Effizienz, die unklare Kommunikation zwischen verschiedenen Teilen des Systems und die Unfähigkeit, historische Daten im Auge zu behalten. Das alles hört sich nicht nur stressig an, das war es auch!

Diese mangelnde Transparenz stellte jemanden wie mich in meiner Rolle vor große Schwierigkeiten.

Megan Weibler, Global Director of Recruiting

Wie hat IDEO seinen globalen Personalbeschaffungsprozess transformiert und optimiert?

Das Problem

Mit neun Büros auf der ganzen Welt benötigte IDEO einen transparenten, effizienten Prozess. Leider war dies nicht der Fall. Die Aufgaben benötigten viel mehr Zeit, erledigt zu werden, als sie sollten, und es gab keine einfache Möglichkeit, auf Informationen aus der Vergangenheit oder über alle Büros hinweg zuzugreifen. Hier sind einige der großen Schwierigkeiten, mit denen sie konfrontiert waren.

Unsere größten Schmerzpunkte waren:

• Wir konnten eine Gruppe von Bewerber*innen nicht schnell beurteilen.
• Wir konnten Bewerber*innen nicht einfach mit Hiring Managern teilen. Es war eine Welt des Herunterladens und Hochladens in Tabellen und E-Mails.
• Das Sammeln und Nachverfolgen von Bewerberfeedback war nicht miteinander verbunden.
• Personalvermittler*innen in den Studios hatten keinen Einblick in die Bewerbungshistorie von Bewerber*innen. Hatten sie sich an einem anderen Standort beworben? Keine Ahnung.
• Das System erzwang einen inkonsistenten Prozess an neun Standorten.

Die Anforderungen

Megan wusste, dass, damit ihr Personalbeschaffungsprozess erfolgreich war, er sowohl global als auch lokal erfolgreich sein musste. Es müsste genügend Konsistenz geben, um eine nützliche Datenerfassung und -überwachung in allen Büros zu ermöglichen, aber es müsste auch genug Spielraum geben, damit jedes Büro dem Prozess etwas Nuance und individuellen Charakter verleihen kann. Megan erkannte, dass, wenn das System zu starr war, es bei der Ankunft tot wäre. Hier ist, wie sie die Personalbeschaffungsanforderungen ihres Teams zusammenfasste.

Unsere Bedürfnisse:

• Design eines Personalbeschaffungsprozesses, der es den Personalvermittler*innen jedes Standorts ermöglicht, global zu denken und zu handeln und gleichzeitig die Nuance ihres Standorts zu unterstützen.
• Unterstützung, einen einheitlichen Personalbeschaffungs- und Vorstellungsgesprächsprozess an allen Standorten zu schaffen und aufrechtzuerhalten.
• Ein kollaboratives Tool, das unsere Effizienz erhöht und sich in unsere anderen Systeme integrieren lässt.

Die Lösung

Nach mehreren Interviews mit mehreren Benutzern und Anbietern entschieden Megan und ihr Team, dass Greenhouse nicht nur eine großartige Plattform war, sondern auch ein strategischer Gewinn für ihr Team sein könnte. Durch die Verwendung der Funktionen von Greenhouse, um die Bedürfnisse ihrer Benutzer zu erfüllen, konnte IDEO sowohl ein neues ATS als auch einen neuen Personalbeschaffungsprozess einführen.

Hier sind einige der Möglichkeiten, wie Megan und ihr Team Greenhouse verwendeten, um einen konsistenten, effizienten und flexiblen Personalbeschaffungsprozess aufzubauen.

Phasen

Megan verwendete Phasen, um einen standardisierten, strukturierten Ansatz für Vorstellungsgespräche zu erstellen. Sie lud jede Phase mit den Vorstellungsgesprächstypen vorab hoch, sodass Personalvermittler*innen aus einem Dropdown-Menü wählen konnten. Wenn ein/e Personalvermittler*in beispielsweise ein Vorstellungsgespräch in der ersten Runde plante, konnten sie aus einer Liste aller Vorstellungsgespräch-Kits auswählen, die für diese Phase geeignet waren.

Es gab aber immer noch Raum für Anpassungen. Lokale Büros hatten die Möglichkeit, den Titel zu ändern und Fragen hinzuzufügen oder zu entfernen, damit sie mit ihrer einzigartigen Kultur und den Besonderheiten der Rollen, für die sie Vorstellungsgespräche führten, im Einklang standen.

• Phasen sind konsistente Momente in der Einstellungspipeline, die jeder Personalvermittler*in verfolgen muss
• Phasen sind ein „Nicht-Berühren“-Bereich des Prozesses. Das bedeutet, dass niemand die Namen der Phasen hinzufügen, löschen oder bearbeiten kann.
• Jede Phase hat einen bestimmten Fokusbereich oder Zweck in unserem Einstellungsprozess.

Berichtsbögen

Megan füllte die Berichtsbögen der Bewerber*innen mit einem Rahmen von Fähigkeiten, Qualifikationen und kulturellen Werten, gegen die IDEO evaluierte. Die Berichtsbögen waren aber an jede einzelne Rolle anpassbar. Dies schuf eine Struktur für alle Vorstellungsgespräche und stellte sicher, dass Interviewer*innen Bewerber*innen konsequent nach Schlüsselkriterien bewerteten, anstatt einfach zu raten, welche Eigenschaften für eine bestimmte Rolle am wichtigsten waren. „Berichtsbögen stärken eine vielfältige Benutzergruppe“, erklärt Megan.

Vorlagen

Das Personalbeschaffungsteam konnte mit Vorlagen für Stellenbeschreibungen, Berichtsbögen und Phasen viel Zeit und Mühe sparen. Personalvermittler*innen und Hiring Manager haben immer noch die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen, aber die Standardisierung ermöglicht es Megan, saubere Daten zu sammeln und die Konsistenz im Vorstellungsgesprächsprozess unternehmensweit sicherzustellen. Dieser Ansatz führte dazu, dass der Vorstellungsgesprächsprozess nicht mehr mühsam, sondern schnell und effizient war.

Das Endergebnis

Durch die Implementierung von Greenhouse konnten Megan und das Personalbeschaffungsteam strategisch sein und ein globales Bedürfnis adressieren und gleichzeitig den individuellen Charakter der lokalen Büros von IDEO respektieren. Die Flexibilität von Greenhouse ermöglichte es ihnen, einen gescheiterten Prozess wieder zum Leben zu erwecken, Personalvermittler*innen das Wissen zu geben, das sie benötigten, um strategische Partner zu sein, und Mitarbeiter*innen zu befähigen, jederzeit Empfehlungen abzugeben. Das Personalbeschaffungsteam bei IDEO fühlt sich jetzt zuversichtlich, dass Bewerber*innen eine Erfahrung erhalten, die mit den Werten und Prioritäten des Unternehmens im Einklang steht.

Suchen Sie nach weiteren Beispielen für Unternehmen, die den Einstellungsprozess nun zu ihren Stärken zählen? Dann schauen Sie sich die Kundengeschichten von Greenhouse an.