Wer sagt, dass Sie ein riesiges Team brauchen, um einen großen Einfluss in Ihrem Unternehmen zu erzielen? Nicht Josie Sandlin, Talent Acquisition Manager bei Nutrabolt! Josies kleines, aber mächtiges Team von zwei Personen kümmert sich um die Personalbeschaffung für die 3 Büros ihres 200-Personen-Unternehmens.

Aber es geht nicht nur um bloße Zahlen – seit der Einführung von Greenhouse hat Josie den Personalbeschaffungsprozess bei Nutrabolt strukturiert und optimiert. Sie konnte Daten mit Hiring Managern teilen, kulturbasierte Bewertungen zu persönlichen Vorstellungsgesprächen hinzufügen und Interviewer*innen Rechenschaftspflicht zuweisen.

Was machen Sie bei Nutrabolt?

Ich bin der Talent Acquisition Manager und zusammen mit einem Personalbeschaffungskoordinator kümmere ich mich um alle Personalbeschaffungsbemühungen für unser Unternehmen (derzeit haben wir etwa 180 Mitarbeiter*innen an drei Standorten). Neben dem Management des Personalbeschaffungsprozesses möchte ich auch strategisch denken, nach Möglichkeiten suchen, unsere Personalbeschaffungsbemühungen zu verbessern und Vordenker in der Personalbeschaffungswelt zu werden.

Wie war Ihr Personalbeschaffungsprozess vor Greenhouse?

Es war ein ziemlich vergleichbarer Prozess bis hin zur Bewerbungsüberprüfung, Telefoninterviews und dann abschließenden Vorstellungsgesprächen mit Personen. Nach meinem Beitritt stellte ich schnell fest, dass wir nicht effektiv Feedback in jeder Phase des Prozesses sammelten. Stattdessen führten wir Gespräche im Vorbeigehen und tauschten E-Mails aus.

Was waren einige der wichtigsten Herausforderungen und Frustrationen, die Sie erlebt haben?

Es hielt diesen Status quo bei, aber es half uns nicht, an den Punkt der Exzellenz zu gelangen, an dem wir sein wollten. Mit dem vorherigen System gab es keine Möglichkeit, die monatlichen Berichte zu erstellen, was ich hoffentlich jetzt mit dem neuen System tun kann. Das war ein großer Aspekt, der fehlte.

So auch der Berichtsbogen. Das war ein eklatantes Problem beim vorherigen System und konnte auch nicht behoben werden. Wir haben tatsächlich Papier-Berichtsbögen erstellt. Sie ausdrucken, in Ordnern ablegen und an die Interviewer*innen liefern. Alles Papierarbeit. Es gab aber keine Möglichkeit, sie zu verfolgen oder sie bei einer Nachbesprechung zu projizieren, um unser kollektives Feedback zu sehen. Wir erhielten einfach nicht diesen konsolidierten Einblick in Bewerber*innen.

Wie hat sich das verändert, nachdem Sie Greenhouse eingeführt haben?

Was sich mit Greenhouse sofort sichtbar änderte, war der Berichtsbogen-Aspekt. In der Lage sein, alle diese Informationen tatsächlich zu verfolgen und auf den Datensatz zurückzublicken und zu fragen: „Warum haben wir diese Person abgelehnt, was war das Problem?“ hat das System wirklich sofort differenziert.

Zum anderen die Berichterstattung – unser anderes ATS war sehr einfach. Einer der großen Vorteile war, unseren Hiring Managern Einblick zu geben, wo Bewerber*innen sich im Prozess befanden. Die wöchentlichen Personalbeschaffungsberichte, die wir ohne zusätzliche Arbeit meinerseits generieren konnten, waren fantastisch, sodass sie schnell sehen können, wie viele Bewerber*innen sich in jeder Phase des Prozesses befinden. Ich bin dabei, monatliche Berichte zusammenzustellen, um sie an Hiring Manager zu senden, also eher ein Gesamtbild: wie viel Geld wir für Bewerber*innen ausgegeben haben, wie viel Zeit sie durchschnittlich benötigen, um Bewerber*innen zu überprüfen, und wie lange sie sich in jeder Phase des Prozesses befinden. Sie müssen ihnen nur etwas mehr Bewusstsein dafür geben, wie gut sie als Hiring Manager abschneiden.

Ein großes Gesprächsthema und eine Initiative für unser HR-Team ist der Aufbau starker Teams. Wenn Sie ein Hiring Manager sind, ist die Teilnahme am Einstellungsprozess in Ihrer jährlichen Bewertung enthalten. Tun Sie, was Sie tun müssen, um die Dinge voranzubringen? Wenn wir eine offene Stelle haben, gibt es einen Bedarf. Jetzt können wir sagen, dass dies Teil Ihrer jährlichen Leistung ist und sie als Gesprächsthemen für ihren Manager dienen.

Wie war der Prozess der Einführung von Greenhouse für Sie?

Mein Account Manager Andrew und ich verbrachten in den ersten paar Wochen viel Zeit zusammen. Am Anfang gab es einfach so viele Einstellungen – ich war völlig überwältigt, als ich versuchte, Personen einzustellen, geschweige denn ein neues System zu implementieren. Er hat mich großartig zur Rechenschaft gezogen, und er hat mich großartig bei der Aufgabe gehalten und sichergestellt, dass die Dinge erledigt wurden, wenn sie erledigt werden mussten.

Wie würden Sie Ihren Personalbeschaffungsprozess jetzt beschreiben?

Eines der Dinge, die in den Berichtsbogen einfließen, ist, dass wir unternehmensweit eine Liste von 15 Attributen zusammengestellt haben, die vom Zeitpunkt der Einstellung bis zum Zeitpunkt des Verlassens des Unternehmens konsistent sein werden. Dies sind die Attribute, die unserer Meinung nach unsere Mitarbeiter*innen haben sollten und worum sich das Gespräch drehen sollte. Wenn wir beispielsweise über Exzellenz sprechen, haben sie unerbittlich hohe Standards? Erhöhen sie die Messlatte? Treiben sie ihr Team an, Großartiges zu erreichen?

Sobald die Bewerber*innen die persönliche Phase des Prozesses erreichen, waren die Vorstellungsgespräch-Kits in diesem Aspekt erstaunlich. Jede Stelle hat 4 bis 5 Attribute, die wir Interviewer*innen zuweisen, also 4 bis 5 Interviewer*innen für persönliche Vorstellungsgespräche. Mit jedem dieser Attribute gibt es eine Fragenbank und es gibt mehr verhaltensbasierte Vorstellungsgespräche, die wir in der Vergangenheit nicht durchgeführt haben.

In der Vergangenheit stellte jeder die Fragen, die er stellen wollte. Uns erzählten Bewerber*innen, dass ihnen immer wieder die gleichen Fragen gestellt werden. Mit diesen Attributen geben sie tatsächlich Beispiele für ihre Erfahrungen und wie sie in bestimmten Szenarien gehandelt haben.

Wie haben Sie Greenhouse angepasst, um Ihren Personalbeschaffungsprozess widerzuspiegeln?

Wir haben maßgeschneiderte Vorstellungsgespräch-Kits erstellt, damit unsere Vorstellungsgespräche die Attribute adressieren, die alle Mitarbeiter*innen haben sollen. Wenn Sie Ihr Vorstellungsgesprächs-Kit öffnen, haben Sie als Interviewer*in alles, was Sie wissen müssen. Wir konnten unseren Interviewer*innen die Ressourcen geben, die sie benötigen, um Bewerber*innen effektiv zu interviewen.

Wir geben auch Hiring Managern benutzerdefinierte Berechtigungen, damit sie Feedback zu den Bewerber*innen hinterlassen können, aber sie können die Bewerber*innen nicht schneller durch den Prozess schleusen. Diese Anpassung war ein großer Gewinn.

Sie möchten Ihren eigenen Personalbeschaffungsprozess optimieren? In unserem E-Book Structured Hiring 101 skizzieren wir einen Schritt-für-Schritt-Plan.