Referenzanrufe. Wahrscheinlich nicht der spannendste Teil eines Vorstellungsgesprächsprozesses, aber wenn sie sorgfältig durchgeführt werden, können sie unschätzbare Erkenntnisse liefern, die Sie durch Vorstellungsgespräche und Hintergrundüberprüfungen einfach nicht erhalten können.

Heutzutage werden Referenzanrufe oft als veralteter und hochgradig voreingenommener Teil eines Screening-Prozesses abgewiesen, was verständlich ist, da Referenzen handverlesen werden, um die wunderbarsten Dinge über Ihre Bewerber*innen zu sagen. Um den größten Nutzen aus diesen Gesprächen zu ziehen, hat sich unser Recruiting-Team entschieden, einen ähnlichen Ansatz für Referenzanrufe wie für Vorstellungsgespräche zu verwenden – wir haben etwas Struktur hinzugefügt!

Lesen Sie weiter, um die 5 Schritte zu erfahren, die wir ergreifen, um unsere Referenzanrufe bei Greenhouse optimal zu nutzen!

1. Beginnen Sie mit einem Zweck

Das mag wirklich einfach klingen, aber können Sie Ihren Grund für die Durchführung von Referenzanrufen artikulieren? Wir glauben fest an die Idee, dass Sie, um das Beste aus jedem Gespräch zu erhalten, eine Absicht festlegen müssen. Was geben Sie als Ihren Grund vor?

Bei Greenhouse definieren wir den Zweck unserer Referenzanrufe als solchen: Um die bekannte Leistung unserer Bewerber*innen bei früheren/aktuellen Arbeitgebern zu überprüfen und sicherzustellen, dass unser Vorstellungsgesprächsprozess alle Stärken und Schwächen im Zusammenhang mit unserem Berichtsbogen der Stelle aufdeckte, für die die Bewerber*innen interviewt wurden.

Einen Zweck zu haben, hilft Ihnen zu entscheiden, welche Arten von Fragen Sie stellen möchten. Ihr Zweck könnte etwas sein, das sich im Zuge der Iteration Ihres Prozesses entwickelt. Auf jeden Fall ist es besser, einen als gar keinen zu haben!

2. Kennen Sie Ihren Ansprechpartner

Um die Dinge zu vereinfachen, nehmen wir an, wir sprechen über eine Bewerberin namens Sally. Sally hat sich auf eine Stelle als Sales Team Manager bei Greenhouse beworben und hat bei allen unseren Vorstellungsgesprächen wirklich gut abgeschnitten. Jetzt sind wir in der spannenden Position, sie nach Referenzen zu fragen. Wen fragen wir also?

Im Wesentlichen fallen Referenzen in die folgenden drei Kategorien.

Manager: Ich würde Sally nach 3 bis 4 professionellen Referenzen fragen, mit der Bitte, dass mindestens 2 dieser Kontakte ehemalige Manager sind. Ein/e direkte/r Manager*in könnte ihre Stärken, ihre Verbesserungsbereiche, ihre Entwicklung im Laufe der Zeit und ihr Potenzial unterstreichen – alles Attribute, die eine/n gute/n Manager*in interessieren sollten.

Direkte Vorgesetzte: Wir möchten vielleicht auch wissen, was ihre früheren direkten Vorgesetzten von ihr halten, da die Rolle des Sales Team Managers eine Stelle im Personalmanagement ist. Angenommen, wir haben bereits bewertet, wie Sallys Ansatz für das Management mit unseren Ansichten über das Management bei Greenhouse übereinstimmt, könnte ich im Gespräch mit einem früheren direkten Vorgesetzten sehen, wie ihre Erfahrung das widerspiegelt, was sie während ihrer Vorstellungsgespräche artikuliert hat.

Peers: Peers sind gut, aber denken Sie daran, dass Peers eher Freunde sind und daher wahrscheinlich am meisten geneigt wären, Sally in einem positiven Licht darzustellen. Wenn der Peer jedoch in einer anderen Abteilung arbeitet, können Gespräche mit ihnen wertvoll sein, wenn wir nach weiteren Erkenntnissen in Sallys Fähigkeiten suchen, funktionsübergreifende Projekte mit Auswirkungen über das Vertriebsteam hinaus zu verwalten.

Der allgemeine Gedanke hier ist, dass wir unabhängig davon, mit wem wir sprechen, erwarten, dass das Feedback erstaunlich ist, da jede Referenz ausgewählt wurde, um genau das für Sally zu tun. Strategisch vorzugehen, wen wir fragen und welche Fragen wir stellen (lesen Sie weiter, um mehr über Letzteres zu erfahren!), ist unsere Art, diese Vorurteile zu bekämpfen.

3. Hat jemand Vorurteile gesagt? Lassen Sie es uns überprüfen!

Die Personalbeschaffung kann ein langer und schwieriger Prozess sein, und sobald wir die Phase erreicht haben, in der wir Sallys Referenzen überprüfen, freuen wir uns ziemlich darauf, sie einzustellen. Ein Teil von mir als Personalvermittler*in hofft, dass ihre Referenzen nur Gutes zu sagen haben, aber das macht mich besonders anfällig für Bestätigungsvorurteile. Ich bemühe mich also bewusst, dies zu bekämpfen. Ich versuche, Dinge über Sally herauszufinden, die ich nicht weiß, die möglicherweise Entwicklungsmöglichkeiten und besonders nützlich für ihre zukünftigen Manager/Hiring Manager*innen sind, die sie kennen sollten.

Wenn Sie jemand sind, der seit einiger Zeit im Personalbeschaffungsbereich tätig ist, wissen Sie wahrscheinlich sehr gut, dass keine Bewerber*innen perfekt sind. Vorstellungsgesprächsprozesse sind strukturiert, um die Stärken und Schwächen von Bewerber*innen aufzudecken, und die Chancen stehen gut, dass es über Sally trotz ihrer herausragenden Leistung einige Dinge gibt, die weiter untersucht werden müssen. Sie können Referenzanrufe auch als Gelegenheit nutzen, diese Flags aufzudecken, wobei Sie im Hinterkopf behalten sollten, welchem Profil gegenüber – Manager, direktem Vorgesetzten oder Peer – Sie am besten Ihr Anliegen vorbringen sollten.

4. Jetzt zum Anruf. Kontext!

Okay, Sie haben sich also an die erste Referenz gewandt, die Sally Ihnen genannt hat: Jim von AwesomeCompany, der in der Vergangenheit einige Jahre lang ihr Manager war. Sobald Sie sich mit Jim verbunden haben, beginnen Sie Ihr Gespräch mit ihm und stellen Sie dabei Kontext her. Der Kontext ist entscheidend, um das Beste aus jedem Gespräch zu holen, insbesondere, wenn sich jemand Zeit nimmt, um mit Ihnen zu sprechen.

Ich beginne normalerweise mit diesen vier Punkten:

• Danken Sie Jim für seine Bereitschaft, ein Gespräch zu führen, und lassen Sie ihn wissen, dass der Anruf nicht länger als 10 bis 15 Minuten dauern wird.

• Fassen Sie zusammen, dass Sally in unserem Vorstellungsgesprächsprozess für unsere Stelle als Sales Team Manager wirklich gut abgeschnitten hat und wir erwägen, ihr ein Angebot zu unterbreiten.

• Lassen Sie Jim wissen, dass ich in einem Gespräch mit ihm sicherstellen möchte, dass ich ein vollständiges Bild davon habe, dass Sally für unsere Stelle geeignet ist.

• Fragen Sie schließlich Jim, ob er einen Kontext zu Greenhouse oder der Stelle als Sales Team Manager haben möchte oder ob er meine Fragen direkt beantworten möchte.

Sobald das alles abgedeckt ist, fahre ich normalerweise mit Folgendem fort: Wie ich verstanden habe, waren Sie in der Vergangenheit Sallys Manager und sie hat 2 Jahre lang bei AwesomeCompany unter Ihrer Leitung gearbeitet. Stimmt das? Ich mache meine Hausaufgaben vor dem Anruf, damit ich keine Zeit mit dem Stellen von Fragen verschwende, deren Antwort ich bereits weiß (z. B. bei welchem Unternehmen haben Sie mit Sally zusammengearbeitet und wie lange?), und ich stattdessen die Fakten schnell überprüfen und die verbleibende Zeit nutzen kann, um aufschlussreichere Themen anzusprechen.

5. Nachhaken, nachhaken, nachhaken (und seien Sie nicht schüchtern)!

Dies ist wahrscheinlich der Teil, an dem Sie am meisten interessiert sind – die tatsächlichen Fragen, die wir während unserer Referenzanrufe stellen (also danke, dass Sie so viel Geduld mit mir hatten)! Unten finden Sie eine Liste der Fragen, die ich gerne stelle, einschließlich der Gründe, warum ich sie produktiv finde.

Arbeitsbeziehung: Fragen, die es Jim ermöglichen, seine Beziehung zu Sally in seinen eigenen Worten zu formulieren, was ihn normalerweise dazu bringt, über die Aspekte von Sally zu sprechen, die den stärksten Eindruck bei ihm hinterlassen haben.

• Wie eng haben Sie mit Sally zusammengearbeitet?
• Könnten Sie einige Beispiele für die Arten von Arbeit teilen, die sie geleistet hat?

Stärken & Verbesserungsbereiche: Dies ist der Teil des Anrufs, bei dem Jim besonders darauf vorbereitet sein wird, erstaunliche Dinge zu sagen. Der Trick besteht darin, Ihre Fragen so zu formulieren, dass Sie die Dinge ansprechen können, an denen Sally arbeiten musste/muss, ohne dass Jim das Gefühl hat, dass er explizit über ihre Schwächen spricht.

• Wo hat Sally geglänzt? Welche Arten von Arbeit zog sie vor?
• Wie hat Ihr Arbeitsstil Sallys Arbeitsstil ergänzt?
• Wobei konnte Sally Ihnen helfen, etwas zu verbessern? Was ist umgekehrt etwas, womit Sie Ihrer Meinung nach ihr helfen konnten, es besser zu machen?
• Erzählen Sie mir von einer Herausforderung, die Sie gemeinsam überwunden haben.
• Haben Sie gesehen, wie Sally sich zwang, Arbeiten, die sie oder andere als weniger attraktiv erachtet haben, zu erledigen, nur, weil es notwendig war? Können Sie mir ein Beispiel geben, als sie dies tat?
• Welche Bedenken hätten Sie, wenn Sie Sally erneut einstellen/erneut mit ihr zusammenarbeiten würden?

Ziele und Motivatoren: Ich denke, es ist wichtig, einen möglichst guten Einblick in die Dinge zu erhalten, die jemanden auszeichnen. Hier sind einige Fragen, die ich stellen würde, um genau dort nachzuhaken.

• Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der Sally bei einem Projekt weit über das Maß hinausging. Was hat sie Ihrer Meinung nach am meisten dazu motiviert, dies zu tun?
• Können Sie einen Einblick in das geben, wonach Sally bei ihrer idealen Stelle suchen würde? Warum sucht sie aus Ihrer Sicht nach einer neuen Stelle?

Abschließende Überprüfung: Eine Frage, die ich immer stelle, falls Jim etwas hat, das er teilen möchte, über das er noch nicht sprechen konnte.

• Gibt es etwas, nach dem ich Sie noch nicht in Bezug auf Sally gefragt habe, das ich Ihrer Meinung nach aber wissen sollte?
• Stellen Sie im Allgemeinen keine Fragen, die mit einem einfachen Ja oder Nein beantwortet werden können. Ich mag insbesondere Fragen, die mit einem Satz wie „Erzählen Sie mir von einer Zeit, als Sie ...“ beginnen, was zu Beispielen aus der Praxis führt. Das führt zu offeneren Fragen mit all den interessanten Dingen.

Schlussfolgerung

Die Tatsache, dass ich einen ganzen Blog-Beitrag über Referenzanrufe schreiben konnte, ist der Beweis dafür, dass Sie über die Durchführung von Referenzanrufen genauso viel nachdenken können wie über die Durchführung von Vorstellungsgesprächen! Jedes Recruiting-Team hat seine eigene Philosophie dazu, wie Referenzanrufe durchgeführt werden sollen, einschließlich der Frage, ob Personalvermittler*innen oder Hiring Manager sie durchführen sollten und ob es bestimmte Stellen gibt, für die Sie sie durchführen. Nachdem Sie davon gehört haben, was wir bei Greenhouse tun und warum, erhalten Sie hoffentlich eine zusätzliche Perspektive, die Ihnen hilft, ein vollständiges Bild von Ihren Bewerber*innen zu erhalten.