Die Bedeutung der Berichterstattung bei der Personalbeschaffung

Zum Jahresende beginnen Unternehmen mit der Planung für das kommende Jahr, mit neuen Zielen und Erwartungen. Performance zu verstehen ist der Schlüssel zum Festlegen von Erwartungen und Zielen. Die Berichterstattung über die Personalbeschaffung ist da keine Ausnahme. Eine umfassende Zusammenfassung am Ende des Jahres gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihrem Führungsteam und den wichtigsten Stakeholdern die Fortschritte Ihres Teams einfach und verständlich zu präsentieren.

Die Fortschritte Ihres Teams bei der Einstellung von Mitarbeiter*innen zu präsentieren bietet Ihrem Team auch eine Plattform, um zu zeigen, wie Sie dabei unterstützt haben, die übergeordneten Unternehmensziele zu erreichen. Wenn es beispielsweise um die Unternehmensdarstellung geht, ist dies eine perfekte Gelegenheit, die Arbeit der Personalbeschaffung und deren Einfluss auf die Außenwirkung des Unternehmens zu würdigen.

Personalbeschaffungskennzahlen können zwar Aufschluss über die Leistung des gesamten Teams geben, aber es ist trotzdem essenziell, die wichtigsten Kennzahlen herauszustellen, über sie zu berichten und sie mit den übergeordneten Unternehmenszielen abzustimmen. Wenn Sie beispielsweise die besten Quellen für Bewerber*innen durch Analyse der Kandidat*innen, die Sie eingestellt haben, identifizieren können, erhalten Sie so Hinweise darauf, wo Sie Ausgaben für Job-Börsen oder -agenturen mit schlechten Ergebnissen minimieren können. Berücksichtigen Sie bei der Festlegung der für Sie wichtigen Kennzahlen auch die Unternehmensziele, z. B. im Vertrieb, und wie die Arbeit der Talentakquise zu diesen unternehmensweiten Zielen beitragen.

Die Kennzahlen, auf die wir uns bei Greenhouse konzentrieren

Frage: Haben wir einen vielfältigen Pool von Bewerber*innen?

Demografische Repräsentation am oberen und unteren Ende des Trichters: Als Unternehmen legt Greenhouse natürlich großen Wert auf strukturierte und gerechte Einstellungsverfahren. In diesem Zusammenhang verfolgen wir aktiv demografische Daten in der Bewerber*innen-Pipeline, um zu verstehen, wo unterrepräsentierte Demografien unverhältnismäßig häufig von Suchaufträgen abgelehnt werden. Wir verfolgen die demografischen Daten am am oberen Ende des Trichters, um sicherzustellen, dass wir eine repräsentative Gruppe von Bewerber*innen haben. Und wir verfolgen die demografischen Daten am unteren Ende des Trichters, um anhand einer demografischen Aufschlüsselung sicherzustellen, dass unsere Prozesse keine negativen Auswirkungen auf unterrepräsentierte Gruppen haben. Wir unterstützen diese Bemühungen mit Diversity-Sourcing-Strategien und Interviewer*innen-Schulungen, die auf DE&I ausgerichtet sind.

Untersuchen Sie die demografische Repräsentation in Ihrem Unternehmen: Wir treffen keine Einstellungsentscheidungen auf Grundlage der Identität einer Person (dies sollte nie der Fall sein), aber wir haben uns mit unseren Personal- und Rechtsabteilungen zusammengetan, um die demografischen Daten des Unternehmens zu analysieren. Dies hat uns einen Einblick in die Auswirkungen unserer Arbeit auf die tatsächliche Repräsentation innerhalb unseres Unternehmens gegeben. Natürlich liegt die demografische Aufschlüsselung Ihres Unternehmens nicht allein in der Verantwortung des Talentakquise-Teams, aber es ist dennoch von Vorteil, den Einfluss dieses Teams auf das Endergebnis zu betrachten, insbesondere wenn Sie Zeit und Ressourcen in den Aufbau einer DE&I-Personalbeschaffungsstrategie investiert haben.

Frage: Liefern wir das, was das Unternehmen braucht?

Vollständig abgeschlossene Einstellungsprozesse: Diese Metrik zeigt uns, ob und wie wir den tatsächlichen Bedarf des Unternehmens in Bezug auf Neueinstellungen und Nachbesetzungen decken. Das Ziel ist nicht, 100 Prozent zu erreichen, denn dies ist fast unmöglich, wenn man die Fluktuation berücksichtigt, aber idealerweise erreichen Sie jedes Quartal mindestens 90 Prozent. Diese Kennzahl ist eine Momentaufnahme der effektiven Unterstützung Ihres Teams für die Führungsebene.

Zeit bis eine Stelle besetzt wird: Diese Kennzahl gibt Aufschluss darüber, wie schnell wir in der Lage waren, den Personalbedarf des Unternehmens zu decken. Dies kann bei der Planung helfen, wann ein Einstellungsprozess initiiert werden sollte. Eine Aufschlüsselung nach der Senioritätsebene oder dem Standort der Stelle kann dabei helfen, zu verstehen, wie verschiedene Faktoren diese Kennzahl beeinflussen. Überlegen Sie zum Beispiel, wie viel Zeit Sie für die Einstellung eines Direktors im Vergleich zu einer Einstiegsposition benötigen, und wie sich das auf Ihren Planungsprozess auswirken kann.

Frage: Sind wir ein wettbewerbsfähiger Arbeitgeber?

Annahmequote der Job-Angebote: Dies gibt uns ein Gefühl für die Wettbewerbsfähigkeit unserer Angebote im Vergleich zu anderen, die Bewerber*innen auf dem Markt erhalten. Achten Sie darauf, warum Bewerber*innen Ihre Angebote ablehnen, um eine genauere Vorstellung davon zu bekommen, wo Ihre Angebote nicht den Erwartungen entsprechen.

Einschätzung der Bewerber*innen: Dies zeigt, wie unsere Bewerber*innen ihre Interaktionen mit uns sehen. Insbesondere die Umfrageergebnisse geben uns klare Einblicke und manchmal sogar Vorschläge, wie wir das Bewerber*innen-Erlebnis verbessern können.

Tipps für einen erfolgreichen Personalbeschaffungs-Jahresendbericht

Passen Sie den Bericht an Ihre Zielgruppe an. An wen werden diese Informationen weitergegeben? Denken Sie aus der Perspektive Ihrer Stakeholder – die Fragen, die Sie für Ihre C-Suite beantworten wollen, werden sich von denen unterscheiden, die Sie für Ihr Talentakquise-Team beantworten wollen. Stellen Sie sicher, dass die Informationen, die Sie teilen, für die jeweilige Zielgruppe relevant sind.

Tun Sie sich selbst und Ihrem Unternehmen etwas Gutes und definieren Sie diese Struktur frühzeitig. Denn eine Struktur für regelmäßige Berichterstattung ist der Schlüssel zur effizienten Erstellung von Jahresberichten in einer traditionell arbeitsreichen Zeit. Darüber hinaus zahlt es sich aus, Zeit in den Aufbau eines umfassenden Dashboards zu investieren, das zu einem früheren Zeitpunkt im Jahr problemlos in einzelne Bestandteile aufgeteilt werden kann, sodass Sie bei Bedarf leichter auf Jahresend- und andere Berichte zugreifen können.

Nutzen Sie bereits vorhandene Ressourcen! Greenhouse bietet eine Vielzahl hervorragender Vorlagen für Berichte, auf die wir regelmäßig zurückgreifen, um unsere Stakeholder zu informieren (z. B. demografische Berichte zur Bewerber*innen-Pipeline und zur Einschätzung von Greenhouse durch Bewerber*innen).

Machen Sie einen „Jahresrückblick". Was wollen Ihre Stakeholder sonst noch wissen, das normalerweise nicht in monatlichen oder vierteljährlichen Abständen veröffentlicht wird? Wenn Sie beispielsweise den Abteilungsleitern mitteilen, um wie viel Prozent die einzelnen Abteilungen im Laufe des Jahres gewachsen sind, können diese sich ein besseres Bild darüber machen, wie sich das Wachstum ihrer jeweiligen Teams im Laufe der Zeit entwickelt.

Heben Sie den Beitrag des gesamten Unternehmens zu den Erfolgen in der Talentakquise hervor. Talentakquise-Teams wären nicht annähernd so erfolgreich ohne die Unterstützung ihres Unternehmens. Von der Anzahl der eingereichten Berichte bis hin zur Anzahl der für Vorstellungsgespräche aufgewendeten Stunden – die Bekanntgabe unternehmensweiter Kennzahlen kann ebenso eine gute Gelegenheit sein, den Beitrag Ihres Unternehmens zum Einstellungsprozess hervorzuheben, wie die Leistungen des TA-Teams zu zeigen.

Berücksichtigen Sie den Kontext. Üblicherweise beziehen wir bei Greenhouse auch Teamgröße, Ereignisse innerhalb des Unternehmens, Markttrends und weitere Aspekte mit ein, um die Ergebnisse in einen weiteren Kontext zu setzen. Waren die Kapazitäten ihres Talentakquise-Teams zu dem Zeitpunkt, als die Personalplanung festgelegt wurde, ausgelastet? Entsprach diese Planung auch den Kapazitäten Ihres Teams? Wenn Ihr Vertriebsteam überdurchschnittliche Leistungen erbracht hat, wie hat sich dies auf die erforderlichen Neueinstellungen ausgewirkt? Hatte Ihr Unternehmen, wie viele andere in diesem Jahr, eine höhere Fluktuationsrate zu verzeichnen als erwartet? Ein Blick auf das große Ganze ist zu jeder Zeit des Jahres wertvoll – und zu Beginn des neuen Jahres besonders wichtig.

Wir hoffen, dass dieser Leitfaden bei der Erstellung eines erfolgreichen Jahresberichts hilfreich ist, damit Sie sich für ein erfolgreiches neues Jahr optimal aufstellen können. In diesem Video vom Greenhouse Open Forum mit SurveyMonkey und Datto erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Stakeholder mithilfe von Berichten einbinden können.