Warum ist es wichtig, Ihren Personalbeschaffungs-Trichter zu analysieren?

Üblicherweise begann James seine Gespräche mit einigen Gründen, warum es wichtig ist, Personalbeschaffungs-Trichter zu analysieren. Laut ihm ist Personalbeschaffung wie ein Kartenhaus – es gibt so viele Punkte, an denen ein*e Bewerber*in aus dem Prozess herausfallen kann, entweder weil er/sie aussteigt oder ein Unternehmen sich entscheidet, nicht mit ihm/ihr weiterzumachen. Aber wenn Sie Ihre Pipeline nicht im Auge behalten, ist es schwer, sich wiederholende Probleme auf Ihrer Seite des Prozesses zu erkennen.

Gleichzeitig ist Personalbeschaffung teuer – ganz gleich, ob Sie dies auf der Grundlage von Werbekosten, Agenturgebühren, Employer-Branding-Initiativen oder einer Reihe anderer Faktoren berechnen. Angesichts der hohen Kosten der Personalbeschaffung sollten Ihre Investitionen in diesem Bereich gute Rendite abwerfen. James plädiert hier für „Ursachenforschung“, d. h. genau zu verstehen, was und wo etwas schiefläuft. Auf diese Weise können Sie fundierte Hypothesen aufstellen und Lösungen entwickeln, anstatt nur zu raten, was möglicherweise nicht funktioniert.

Wie Sie Ihren Personalbeschaffungs-Trichter analysieren: Ein 8-stufiger Prozess

Nachdem wir nun wissen, warum es so wichtig ist, Ihre Pipeline zu analysieren, stellt sich die Frage, wie Sie dabei am besten vorgehen. Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über den von James empfohlenen Prozess.

Schauen wir uns die ersten drei Schritte im Detail an.

Schritt 1: Definieren Sie Ihren Personalbeschaffungsprozess

James empfiehlt, mit einem gut definierten Personalbeschaffungsprozess zu beginnen. Skizzieren Sie sowohl die Kernprozesse als auch die wichtigsten Prozessphasen und Schritte, die Interessent*innen und Kandidat*innen durchlaufen. Diese Phasen umfassen die Aktivitäten, die Ihr Unternehmen durchführt, z. B. Outbound-Messaging oder Telefongespräche mit Personalvermittlern. In der nachfolgenden Tabelle finden Sie weitere Informationen. Passen Sie diese gegebenenfalls auf der Grundlage Ihrer eigenen Prozesse an.

Schritt 2: Benchmarks festlegen

Benchmarks bieten Ihnen einen vereinheitlichten Bezugspunkt, mit dem Sie die Performance Ihres Prozesses vergleichen und beurteilen können. James empfiehlt, sich auf sechs wichtige Metriken zu konzentrieren: von Outbound-Messaging bis zum Telefongespräch mit dem/der Personalvermittler*in, vom Telefongespräch mit dem/der Personalvermittler*in bis zur Bewerbung, von der Bewerbung bis zum Telefongespräch mit dem/der Hiring Manager*in, vom Telefongespräch mit dem/der Hiring Manager*in bis zum Vor-Ort-Vorstellungsgespräch, vom Vor-Ort-Vorstellungsgespräch bis zum Angebot und vom Angebot bis zur Annahme des Angebots.

Die Benchmarks von James in der obenstehenden Tabelle basieren auf mehr als 8 Jahren an Daten und mehr als 100 Unternehmen, die Binc beraten hat. Jedoch: Laut James ist kein Unternehmen wie das nächste. Er empfiehlt daher auch, diese Richtwerte als Ausgangspunkt zu verwenden und sie je nach Unternehmensgröße, Markenbekanntheit und Zielen anzupassen.

Schritt 3: Daten sammeln

Nachdem James skizziert hatte, welche Phasen ein Unternehmen analysieren sollte, und einige Benchmarks für jede dieser Phasen erarbeitet hat, erklärte er, welche Daten diese sammeln sollten. Es ist wichtig, Daten hinsichtlich der einzelnen Prozessphasen zu erfassen: Vom Datum, an denen die einzelnen Phasen abgeschlossen wurden über die Anzahl an Kandidat*innen, die einzelne Phasen erfolgreich durchlaufen in Prozent über die Zeit in Tagen, die zwischen einzelnen Phasen liegt bis hin zu den primären und sekundären Gründen, warum Kandidat*innen nicht von der einen in die andere Phase kommen. Der letzte Punkt ist besonders wichtig, weil er Ihnen dabei hilft, Probleme auf Ihrer Seite zu erkennen. Der primäre Grund dafür, dass ein*e Bewerber*in nicht von einer Phase in die nächste wechselt, kann zum Beispiel sein, dass er/sie sich freiwillig aus dem Prozess zurückgezogen hat, aber der sekundäre Grund könnte sein, dass er/sie in der Zwischenzeit ein anderes Angebot erhalten hat. Das kann ein Indiz dafür sein, dass Ihr Prozess zu langsam ist.

Zum Abschluss des Gesprächs konzentrierte sich James auf die drei wichtigsten Erkenntnisse aus der Analyse. Er empfiehlt, in das Wertversprechen für Bewerber*innen zu investieren – definieren Sie klar, was Ihr Unternehmen und diese Stelle für Bewerber*innen attraktiv macht. An welchem großen Problem arbeiten Sie gerade? Wie trägt diese Rolle konkret zur Lösung dieses Problems bei? Ein klares Wertversprechen für Kandidat*innen kann dabei helfen, in jeder Phase des Trichters bessere Ergebnisse zu erzielen.

Schlechte Ergebnisse bei der Personalbeschaffung müssen Sie nicht als gegeben betrachten. Wenn Sie über einen klar definierten Personalbeschaffungsprozess, Mechanismen zur Datenerfassung und Benchmarks verfügen, haben Sie alle Werkzeuge an der Hand, die Sie brauchen, um den Prozess zu optimieren.

Ein letzter Punkt: Es kommt auf die Ursachen an, d. h. Sie sollten die von Ihnen ermittelten Problembereiche wirklich genau unter die Lupe nehmen, um herauszufinden, was die tatsächlichen Ursachen für die suboptimalen Ergebnisse sind.

Mehr Informationen über die Analyse des Personalbeschaffungs-Trichters, häufige Problembereiche und Lösungen für diese sowie Trainings-Analysen, die Sie selbst durchführen können, finden Sie im Webinar hier.